Procedimiento Licitacion Publica

Código: GC-PD-01
Versión: 2.0
PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN
LICITACIÓN PÚBLICA
Fecha: Mayo 13 de 2014
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1. OBJETIVO: Adquirir bienes y/o servicios requeridos para el cumplimiento de las funciones
del
Ministerio del Trabajo, a través de modalidad de Licitación Pública.
2. ALCANCE: El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad y termina con la comunicación
de la designación del supervisor
supervisor.
3. Definiciones:
Certificación de Inexistencia o Insuficiencia de Personal:: Documento que se expide cuando no existe
personal de planta en el Ministerio, que pueda desarrollar la actividad para la cual se requiere contratar la
prestación del servicio, o cuando el desarrollo de la actividad requiere un grado de especialización que
implica la contratación del servicio o cuando aun existiendo
existiendo personal en la planta, éste no sea suficiente
CDP:: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Licitación Pública: Modalidad pública de selección de contratistas, totalmente reglad
reglada que se desarrolla
en virtud de los principios de publicidad,
publicidad transparencia y selección objetiva. Es la regla general para
adelantar la contratación en las entidades públicas, salvo en los casos excepcionados.
Estudio de Sector: Es el comparativo de los precios del mercado, resultante de la solicitud de cotizaciones
cotizacione
a los diferentes oferentes en el mercado, lo que permite establecer el promedio del valor de lo que se va a
contratar, para así mismo determinar el presupuesto para la contratación y solicitud del certificado de
disponibilidad presupuestal.
Estudios y Documentos
ocumentos Previos: Son los documentos que sirven de soporte para la elaboración del
contrato, de manera que se pueda valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así
como la asignación de los riesgos que la entidad propone.
Plan Anual de Adquisiciones Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales
deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del presente decreto.
Clasificador de Bienes y Servicios es el sistema de codificación de las Naciones Unidas
Unida para
estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.
Portal Único de Contratación: Herramienta virtual diseñada por el Gobierno Nacional con el fin de dar
difusión a todas las etapas contractuales de todas las entidades del estado, es de obligatorio uso por parte
de las entidades públicas, correspondiente a: www.contratos.gov.co.
GGC: Grupo de Gestión Contractual.
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DT: Dirección Territorial.
RP: Registro Presupuestal.
4. Generalidades del procedimiento:
Audiencia Pública: Audiencia abierta al público en la que se discuten temas tales como, asignación de
riesgos, aclaración de pliegos definitivos (esta Audiencia es opcional) o se adjudica un proceso de
selección.
Adenda: Documento mediante el cual se modifica
m
el pliego definitivo, como consecuencia de las
observaciones presentadas por los proponentes, a motu propio de la entidad,, y se modifica el cronograma
del proceso una vez se haya efectuado el cierre del mismo.
mismo
Acta de cierre:: Es el documento suscrito una vez se cierra el plazo de la licitación,
licitación en el cual se relacionan
la ofertas presentadas y los datos más relevantes de las mismas.
Informe de evaluación:: Documento en el cual el Comité Evaluador presenta la evaluación y calificación de
las ofertas presentadas.
Acto administrativo de adjudicación
adjudicación: Resolución en la cual se plasma el acto de adjudicación del
proceso de selección al proponente favorecido con la más alta evaluación y calificación.
Contratista:: Persona natural o jurídica a quien se le adjudicó el proceso de selección y con quien se
celebra el contrato.
Contrato:: Documento suscrito entre el MINISTERIO y el proponente favorecido con la adjudicación del
de
proceso de selección, el cual plasma el acuerdo de voluntades de las partes, fijando los derechos y
obligaciones
aciones de las partes, los productos a entregar, los plazos para su liquidación, etc.
Garantías:: Son mecanismos de cobertura establecidos en la ley de contratación para amparar los riesgos
previsibles del contrato o de la seriedad de la oferta.
Este procedimiento se rige por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y demás decretos reglamentarios.
5. Descripción de las actividades:
Nro.
1.
Actividad
Responsable
Identifica la necesidad del bien o servicio a adquirir de Dependencia
Registro
/documento
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2.
3.
4.
acuerdo con lo estipulado en el Plan Anual de solicitante
Adquisiciones.
See requiere hacer un estudio de
del sector juicioso y
diligente,, para determinar el valor estimado del bien o el
servicio a contratar;; de conformidad con los manuales
establecidos por Colombia Compra Eficiente
Determina si el bien o servicio a adquirir se encuentra Dependencia
incluido en el PAA.
solicitante
Definir de acuerdo con la necesidad y con la complejidad
la modalidad de licitación pública.
Elabora estudios previos para la realización de la
solicitud.
Dependencia
solicitante
Personal
asignado
dependencia
Los estudios previos se elaboran diligenciando el solicitante
Formato Estudios Previos para la licitación pública
aplicable a esta modalidad de contratación y de
conformidad con la normativa vigente.
Estudios previos
para contratación
–
convocatoria
pública
de
procesos
que
superan el 10%
de la menor
cuantía
Responsable
Solicitud
de
dependencia
Expedición
de
solicitante
Certificado
de
Disponibilidad
Presupuestal
Director / Jefe o Solicitud de
Coordinador (a) contratación.
del
Área
solicitante.
Secretaria Grupo Lista de Chequeo.
Gestión
Contractual.
Coordinador de
Grupo
Gestión
Contractual
5.
Solicita la expedición del CDP (De acuerdo al estudio del
sector realizado previamente)
6.
Realiza la solicitud de contratación al Grupo de Gestión
Contractual.
7.
Recibe la solicitud de contratación con todos los
documentos requeridos, e incluye lista de chequeo de
documentos.
Asigna al abogado responsable para que revise los
documentos y determine el cumplimiento
cum
de los
requisitos jurídicos y que los documentos estén
completos para iniciar el proceso.
Revisa la carpeta con la solicitud de contratación a fin de Profesional
garantizar que se encuentren los documentos asignado
requeridos: Se verifica contra la lista de chequeo.
GGC.
En caso de que la carpeta no incluya todos los
documentos requeridos y se requieran ajustes a los
estudios y documentos previos se devuelve al área
8.
9.
Documento
de
del observaciones
dirigido al área
solicitante.
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11.
solicitante, ir a actividad 4.
Como ell presupuesto oficial supera los 1000 SMMLV
SM
es
necesario presentar el tema en el Comité Asesor de
Contratación para recibir la aprobación de iniciar el
proceso de selección.
mité tiene observaciones, devuélvase a la
Si el Comité
actividad 4.
Si el Comité no tiene observaciones, continúe con la
actividad 11.
Si está completa la carpeta con todos los documentos y
los estudios previos no requieren ajustes, se procede a la
elaboración
ación del Proyecto de Pliego de Condiciones o
Convocatoria Pública de acuerdo a la modalidad de
licitación pública, así como la Resolución que conforma
el Comité Evaluador
12.
Revisado lo anterior se procede a la aprobación por parte
dell Coordinador del Grupo de Gestión Contractual.
Contractual Si se
deben realizar ajustes se devuelve al abogado
responsable.
13.
Se reciben observaciones aal proyecto de pliego de
condiciones por parte de los interesados en participar.
Traslado de las observaciones
vaciones y/o preguntas al comité
evaluador para su análisis.
álisis.
Respuesta a las observaciones presentadas y decisión
de la pertinencia de incluirlas o no el pliego de
condiciones definitivo, si aaplica.
Publicación en el SECOP del documento de respuestas
a las observaciones presentadas.
Modificación al proyecto de pliego de condiciones pasa a
ser pliego de condiciones definitivo, si hay lugar a ello, en
razón a las observaciones recibidas por parte de los
interesados en participar en el proceso.
proceso
14.
15.
Elaborar pliego de condiciones
administrativo de apertura.
a.
definitivo
y
acto
Dependencia
Acta de Comité
solicitante,
Coordinador (a)
del G.G.C y
Profesional
asignado
del
GGC.
Profesional
asignado
G.G.C.
Proyecto
de
del Pliego
de
Condiciones
o
Convocatoria
Pública.
Resolución
Comité evaluador.
Coordinador
Publicación del
Grupo
Gestión Proyecto
de
Contractual.
pliego
de
Profesional
condiciones
o
asignado
del Convocatoria
G.G.C.
Pública en el
SECOP.
Profesional
Correo electrónico
asignado GGC / y Documento de
Coordinador
respuestas.
GGC.
Dependencia
solicitante.
Profesional
asignado GGC y
Responsable
dependencia
solicitante.
Profesional
asignado G.G.C.
Pliego de
condiciones
definitivo.
Pliego de
Condiciones y
Resolución de
Apertura.
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16.
Revisión
ión del pliego de condiciones definitivo y acto
administrativo de aperturra, se procede a la aprobación
por parte dell (la) Coordinador (a) del Grupo de Gestión
Contractual,, y Subdirector Administrativo y Financiero,
mediante vistos buenos y firma del Ordenador
Ordena del Gasto
de la Resolución de Apertura.
Apertura Si se deben realizar
ajustes se devuelve al profesional asignado del G.G.C.
17.
Publicación de los documentos en el SECOP.
18.
Llevar a cabo la Audiencia
udiencia P
Pública de asignación de
riesgos, mediante la cual se debe presentar el análisis
de los riesgos efectuados y hacer la asignación de
riesgos definitiva.
19.
Coordinador (a)
Grupo
Gestión
Contractual.
Profesional
asignado
del
G.G.C.
Subdirector
Administrativo,
Ordenador
del
Gasto.
Profesional
asignado GGC
Profesional
asignado G.G..C. /
Coordinador
G.G.C.
Dependencia
solicitante.
Comité Evaluador.
Resolución de
Apertura.
Recibir y analizar las obse
servaciones y/o preguntas por
los interesados en el térm
rmino establecido en el pliego de
condiciones.
vaciones y/o ppreguntas al comité
Trasladar las observaciones
evaluador para su análisis,
álisis, respuesta y decisión de la
pertinencia de modificar
ificar el pliego de condiciones
definitivo.
Elaborar formulario de respuestas con el comité
evaluador.
Proyectar adenda(s), si aplican.
a
Grupo
Gestión
Contractual/
Responsable
dependencia
solicitante. Comité
Evaluador.
Correo electrónico
y Documento de
respuestas.
20.
Suscripción de la Adenda si aplica por parte del
Ordenador del Gasto, previa revisión del Coordinador del
Grupo Gestión Contractual,
Contractual Subdirector Administrativo y
Financiero/ Ordenador del Gasto.
Gasto
21.
Recibir ofertas. Elaborar acta de cierre del proceso.
Elaborar memorando remitiendo
r
ofertas a Comité
Coordinador
ador de Adenda.
Contratos/
Subdirector
Administrativo y
Financiero/
Ordenador
rdenador
del
Gasto /
Grupo
Gestión Acta de cierre.
Contractual
Memorando
Publicación.
Acta de
asignación de
riesgos
Adenda.
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Evaluador.
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23.
24
25.
26.
Realizar la verificación
ión y evaluación
evalua
de la (s) oferta (s)
de requisitos habilitantes de carácter técnico, jurídico y
financiero y la calificación de las propuestas y
determinar si es procedeente solicitar aclaraciones al o
los oferente(s).
Recibir documentos subsanables y dar traslado de los
mismos a los miembros del Comité Evaluador.
Consolidar informe y publicar en el SECOP. (traslado
otorgado por ley a los proponentes).
Comité Evaluador
Grupo
Gestión
Contractual/
Responsable
dependencia
solicitante.
Presentar en Comité Asesor de contratación el informe Coordinador
de evaluación y la recomendación proferida por el Grupo
Gestión
Comité Evaluador
Contractual/
Abogado
asignado G.G..C. y
Responsable
dependencia
solicitante/Comité
Evaluador/
Celebrar Audiencia Púública de Adjudicación o de Coordinador
Declaratoria de Desierto del proceso.
proceso
Grupo
Gestión
Contractual/
Abogado
asignado G.G..C. y
Responsable
dependencia
solicitante/Comité
Evaluador/
Subdirector
Administrativo/
Ordenador
del
Gasto.
Realizar la minuta del contrato.
Profesional
asignado
del
G.G.C.
remisión
propuestas.
Publicación en el
SECOP.
Correo
electrónico.
Informe
y
Publicación en el
SECOP.
Acta del Comité
Asesor
de
Contratación.
Acta. / Resolución
de Adjudicación o
Declaratoria de
Desierto
del
Proceso.
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28.
29.
30.
Revisión de la minuta del contrato por parte del
Coordinador del Grupo de Gestión Contractual/
Subdirector Administrativo y Financiero y Ordenador del
Gasto.
Coordinador
Grupo
Gestión
Contractual/
Subdirector
Administrativo/
Ordenador
del
Gasto.
Firma del contrato por parte del contratista.
Proveedor,
Contrato
Contratista
o
Representante
Legal
del
Proveedor
o
Contratista
Realiza la numeración y/o asignación de fecha al Secretaria Grupo Contrato
con
contrato.
de
Gestión número y fecha.
Contractual
Los contratos se enumeran de manera secuencial
ascendente independiente de su modalidad y por
períodos anuales, lo incluye en la base de datos vigente.
Solicita el Registro Presupuestal.
31.
Secretaria Grupo Registro
de
Gestión Presupuestal.
Contractual
Solicita al contratista las garantías respectivas.
Profesional
asignado
del
El tipo y cubrimiento de las garantías depende de la G.G.C.
naturaleza del proceso y su complejidad.
32.
Recibe, revisa y aprueba la (s) garantía(s
garantía(s) solicitadas.
Profesional
asignado
Revisa la garantía recibida a fin de verificar que la G.G.C. /
información allí contenida se ajuste a lo solicitado en el Coordinador
contrato,, en caso contrario, se debe requerir al G.G.C.
Contratista para que de manera inmediata adelante el
trámite de modificación de la garantía ante la respectiva
Aseguradora.
Si se cumplen los requisitos, se aprueba la póliza
suscribiendo el acta de aprobación de ggarantías.
Acta
del aprobación
Garantía.
de
de
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33.
34.
Comunica al contratista la aprobación de la garantía.
Profesional
asignado
G.G.C. /
Coordinador
G.G.C.
Comunica al supervisor la designación para ejercer Profesional
supervisión o interventoría al contrato.
asignado
G.G.C. /
Coordinador
G.G.C.
Fin
Comunicación
del
Memorando.
del
6. Requerimientos Técnicos del Procedimiento (puntos de control)
Actividad 7. Se revisa que la solicitud de contratación contenga los documentos establecidos en la lista
de chequeo que para el efecto ha definido el Grupo Gestión Contractual.
Actividad 9. Se revisa
evisa la carpeta con la solicitud de contratación a fin de garantizar que se encuentren
los documentos requeridos según la lista de chequeo.
Actividad 12. Se revisa documento del
del proyecto de pliego de condiciones del proceso licitatorio con
base en los estudios y documentos previos y en la normativa que regula la Contratación de la
Administración Pública.
Actividad 16. Se revisa el documento de pliego de condiciones definitivo del proceso licitatorio,
teniendo en cuenta si se presentaron observaciones al proyecto de pliego de condiciones y si éstas
dieron lugar a ser incluidas en el mismo,
mismo e igualmente se debe revisar la resolución de apertura del
proceso, verificando la información contenida en los estudios y documentos previos y el pliego definitivo
del proceso.
Actividad 20. Se revisa el documento de adenda que dará lugar a la modificación del pliego de
condiciones definitivo del proceso licitatorio;
licitatorio para lo cual se tendrá en cuenta el formulario de
respuestas elaborado por los miembros del Comité Evaluador del proceso, a las observaciones
presentadas por los posibles proponentes durante el período
período de observaciones a los pliegos definitivos
del proceso.
Actividad 32. Se revisa que la garantía única del contrato,, se encuentre suscrita en los términos del
mismo,, en particular se revisa:
Información de la aseguradora que expide la garantía
Datos del contratista
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Datos del contratante
Datos del contrato
Fechas de cobertura
Porcentajes de la cobertura.
Firmas
7. Anexos. N/A.