Programación de Actividades - Carta Gantt. Un proyecto se puede

Universidad Nacional de Tucumán
Facultad de Agronomía y Zootecnia
Cátedra de Economía Agraria
Programación de Actividades - Carta Gantt.
Un proyecto se puede definir como un plan, al que si se le asignan determinados montos de
capital, permite la organizar la producción en actividades interrelacionadas, que utiliza
determinados recursos, para obtener determinados resultados, en un período de tiempo
definido.
Es decir, todo proyecto debe establecer los cursos de acción a ser seguidos (Actividades) y
los recursos a ser asignados para alcanzar un funcionamiento normal en el tiempo mínimo y
dentro de los niveles adecuados de calidad. El grado de éxito que se tenga en alcanzar los
objetivos y metas de un proyecto dependerá en medida de la orientación, secuencia,
eficiencia y eficacia con que se desarrollan las actividades que lo componen.
Supongamos el siguiente ejemplo de un proyecto de construcción de una casa, que a grandes
rasgos se compone de las siguientes actividades:
1. Cavado de Cimientos.
2. Llenado de Cimiento.
3. Construcción de Columnas y Vigas.
4. Construcción de Paredes portantes y no portantes.
5. Instalación sanitaria.
6. Contrapiso.
7. Encofrado y Llenado de Losa de Techo.
8. Colocación de Ventanas y Puertas.
9. Revoques.
10. Instalación eléctrica
11. Colocación de Pisos.
Si todas estás actividades, se producen en esta secuencia correcta, estaríamos en presencia
de una casa segura y de buena calidad, y con ello el éxito del proyecto. Por el contrarío, si
nos olvidamos de alguna actividad, como construcción de columnas y vigas, o invertimos la
secuencia en que se realizan las actividades, se podrían presentar los siguientes problemas
(en orden de importancia): (1) La casa dejaría de ser segura y se destruiría por factores
metereológicos (viento) o físicos (movimientos telúricos); (2) Aumentaría el costo de las
reparaciones posterior.
Con este fin,
las Técnicas de Programación de Actividades deben permitir el
establecimiento del “que”, “cuando”, “quién”, “cómo” y “con qué” se ejecutará, se ejecuta
o se ha ejecutado cada una de las actividades propuestas del proyecto, que tiene ciertos
objetivos y para cuya realización se cuenta con determinados recursos.

Para definir el “que” es necesario describir todas las actividades a ser cumplidas en
la instalación y puesta en marcha del proyecto.

Para precisar el “cuando”, se debe introducir la variable tiempo en el proceso de
planificación.
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
El “cómo” requiere establecer una tecnología adecuada al cumplimiento de las
tareas.

El “quién” permite establecer el / los responsables de cada una de las actividades
planificadas.

El “con qué” supone la necesidad de definir los recursos que se requerirán en el
proyecto, discriminados por actividades.
El objetivo de las técnicas de programación de actividades, es la obtención de un
instrumento, conocido como “Diagrama de Gantt”, en memoria de su inventor Henry Gantt,
popular en toda actividad que implique la planificación del tiempo, entre ellos la gestión de
los proyectos.
La incorporación de la estudio de las actividades del proyecto durante la etapa de
formulación y evaluación se apoya en el convencimiento de que por esta vía se logra
disminuir la probabilidad de aparición de problemas (actividades duplicadas, o
faltantes) durante la etapa implementación y ejecución, que encuentran su origen en la falta
de atención dispensada a las actividades durante la fase de elaboración del proyecto.
Sirve también de base para el estudio de los costos del proyecto.
Importancia de la Programación de Actividades

Proveen de instrumentos para la ejecución y el control a los responsables proyecto.

Permite una mejor asignación de los recursos disponibles entre las actividades
programadas.

Se evitan las incoherencias, duplicaciones y acciones superfluas resultantes de la
distinta compresión de lo que hay que hacer por parte de los que participan en el
proyecto.

Permite programar la necesidad de capital y recursos al establecer la calendarización
de las actividades.
Las técnicas a que se refiere este apunte (Red de Actividades y Carta Gantt) se aplica en
particular a proyectos o conjunto de acciones que no son repetitivos (tienen principio y fin).
Red de Actividades - Carta Gantt
Objetivo: Establecer un calendario de trabajo que asigne a cada actividad una fecha de
comienzo y una de término, a la vez que asegure que los recursos necesarios cada actividad
estén disponibles cuando se los necesite.
Procedimiento Básico:
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
Identificar las actividades del proyecto.

Establecer la secuencia de Actividades - Diagramar la red de actividades.

Determinar la duración de cada actividad.

Elaborar el Diagrama de Gantt.

Redefinir los recursos para cada etapa.
1. Identificar las Actividades del Proyecto.
Se consideran actividades a las tareas que deben ejecutarse de un proyecto que demanda
tiempo y recursos (humanos, materiales y financieros).
La identificación de las actividades que componen el proyecto, se materializa en un listado
de las tareas, que deben estar perfectamente definidas y expresar con claridad lo que se
desea ejecutar. Son ejemplos típicos de tareas:

Cavado de Pozos

Siembra

Desinfección de Almácigos,

Compra de materiales de construcción, etc.
El mejor procedimiento consiste en definir en primer término las actividades iniciales y
finales y posteriormente incluir todas las demás sin preocuparse mayormente de orden en
que ellas serán realizadas.
Se presenta la disyuntiva, de discernir hasta que punto es conveniente “desagregar una
tarea”. Este punto está dado por el nivel en que realiza la programación. Ejemplo, La
preparación del un almacigo, se puede tomar como una sola actividad para la formulación,
sin entrar a desagregar en tareas como preparación del suelo, nivelación, desinfección, etc.,
debido a que se puede conocer su fecha probable de iniciación, y el tiempo que demandará
su ejecución total, si se cuenta con los recursos suficientes. En cambio si la programación se
realiza para controlar la ejecución de un proyecto, quizás sea conveniente mayor nivel de
desagregación dependiendo de la periodicidad en que se realice el control.
Se deben incluir también las “actividades condicionadas”, que son las que solo pueden
cumplirse con base a la existencia de determinadas condiciones, o bien en determinadas
fechas concretas. Así por ejemplo, la actividad “Tratamiento Fitosanitario” de un
cultivo, solo se ejecuta bajo la hipótesis de aparición de ciertas plagas.
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La actividad, puede representar también etapas de un proyecto que solo necesitan tiempo
para su culminación pero sin acción específica, como se está acostumbrado en la producción
agropecuaria debido a los factores biológicos del cultivo. Son ejemplo de ellas "Maduración
del Grano", "Crecimiento del Cultivo", etc.
Para representar las actividades de un proyecto se utilizan rectángulos de cartulina, todos de
igual tamaño:
Actividad:
Preparación del
Suelo
2. Establecer la Secuencia de Actividades - Diagramar la Red de Actividades.
Consiste en el ordenamiento de las actividades en una secuencia, estableciendo que
actividad debe realizarse antes de otra, cual va a continuación, y cuales pueden realizarse
simultáneamente.
Es decir, existen actividades que solamente pueden ser ejecutadas unas a continuación de las
otras, y en tal caso reciben la denominación de “Actividades en Serie”, en cambio otras
pueden ser ejecutadas al mismo tiempo y se reconocen como “Actividades en paralelo”.
Por medio de una red de actividades, se puede graficar las relaciones entre las tareas; así, la
representación gráfica de las actividades en series sería la siguiente:
Actividad:
Preparación
del Almacigo
(A)
Actividad:
Nivelación del
Almacigo
(B)
Actividad:
Desinfección
del Almacigo
(C)
Que indica que la Actividad B, solo puede comenzar cuando haya finalizado la A, y C
comenzará luego que haya concluido la B.
Las tareas en paralelo pueden representarse de la siguiente manera:
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Actividad
B
Actividad
A
Actividad
C
Actividad
E
Actividad
F
Actividad
D
Donde la tarea A, precede a las B, C, D, o lo que es lo mismo, estas últimas no pueden
comenzar mientras no haya sido totalmente concluida la tarea A. Las actividades B, C y D
son tareas en paralelo, porque pueden ejecutarse en forma simultánea. La iniciación de
cualquiera de ellas no interfiere, ni con la iniciación, ni con la ejecución de las restantes.
Nótese, que las actividades B, E y D, también pueden ser ejecutadas en forma simultánea, no
así las actividades C y E, puesto que esta última solo puede comenzar cuando termine la C.
Por último, la actividad F, solo comenzará, cuando hayan terminado las B, E y D.
Para llegar al ordenamiento secuencial buscado, resulta útil formular las siguientes preguntas
frente a cada actividad:



¿Qué tarea/s debe/n ejecutarse después?
¿Qué tarea/s puede/n desarrollarse simultáneamente?
¿Qué tarea/s debe/n realizarse necesariamente antes?, o ¿Qué tarea/s debe/n terminar
para empezar esta actividad?
De esta manera, se puede construir la red de actividades, representando las mismas en
rectángulos de cartulina e ir estableciendo la secuencia de actividades sobre una mesa.
Un método para construir la red de actividades consiste en empezar con una Caja de Inicio
del Proyecto y desarrollar la secuencia desde el comienzo del proyecto hacia adelante,
formulándose las dos primeras preguntas.
Otra manera alternativa, es comenzar con la Caja de Fin del Proyecto y desarrollar la
secuencia hacia atrás, respondiendo a las dos últimas preguntas. Esté último método tiene la
ventaja de que es una exigente prueba de lógica y constituye la principal ventaja de
comenzar por el fin del proyecto.
3. Determinación de la Duración de Cada Actividad.
Una vez definida la secuencia de actividades de un proyecto, se procede a determinar la
duración de cada actividad.
Si bien en general, resulta difícil determinar la duración en tiempo que demandará cada
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actividad, sobre todo cuando la duración de una actividad depende, en muchos casos, de los
recursos disponibles (humanos, materiales y financieros), siempre es posible asociar a cada
actividad un valor con una cierta probabilidad de cumplimiento.
Cuando se desconozca la duración probable de una actividad (como en el caso de proyectos
nuevos), es posible desagregar la actividad en sus tareas elementales, y calcular la duración
de esas tareas. La duración de la actividad será la suma de las tareas individuales cuando
estas se realicen en serie. Por ejemplo, suponga que se desconoce la duración de la actividad
“Preparación de Suelos”, se podría descomponer la actividad en sus labores elementales
como Pasada de Arado. Pasada de Rastra etc., calculando a cada una su duración. La suma
de la duración de las labores corresponderá a la actividad “Preparación del Suelo”.
Tenga en cuenta, que para la duración de una actividad hay que incluir también los tiempos
de espera que se producen entre el cambio de una labor y otra, que en el ejemplo anterior
correspondería al tiempo entre la Pasada de Arado, y la Pasada de Rastra, etc.
Cuando una actividad, se relaciona con una característica biológica de una determinado
cultivo, en la cual hay que esperar un tiempo para que se cumpla un determinado evento,
como ejemplo, maduración del grano en Maíz, ese tiempo también debe incorporarse como
tiempo de la actividad.
En la producción agropecuaria, donde pueden producirse acciones repetitivas, y que
dependen de determinadas condiciones, como por ejemplo los tratamientos fitosanitarios,
que depende generalmente de la aparición de determinadas plagas, la construcción de la red
de actividades, y el cálculo de la duración de las actividades suele ser complicada. En esos
casos conviene, no tomar cada acción como una actividad, sino englobar todo este conjunto
de acciones bajo una denominación de actividad única, como por Ejemplo: “Cuidados
Culturales” o “Manejo del Cultivo”. Por supuesto que esto depende, también, del nivel de
programación que se considere.
Para establecer la duración de una actividad, puede tomarse un solo valor, pero para tener
mayor certeza es conveniente estimar tres tiempos de ejecución posible, que corresponden a:
Tiempo Optimista (to): Es el tiempo, empleado en efectuar las tareas suponiendo que
ocurran en ellas todas las situaciones favorables.
Tiempo Normal (tn): Corresponde al tiempo empleado en condiciones normales (ó más
frecuente) en realizar la actividad.
Tiempo Pesimista (tp): Es el tiempo empleado suponiendo que se den todas las condiciones
en forma desfavorable.
Con estos tres tiempos, se calcula el tiempo esperado (te) que es el tiempo en que
probabilísticamente, se espera que se cumpla la tarea.
te = (to + 4 tn + tp )
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Conocidos los tiempos esperados, y ajustados a valores enteros de las actividades de
proyecto, se puede calcular la duración total del proyecto, y los tiempos o momentos
(fechas) en que cada actividad debe comenzar. Lo determinamos recorriendo la red de
actividades ya diagramada.
Para las técnicas de programación de actividades, se calculan cuatro momentos diferentes
para cada actividad:
1.
2.
3.
4.
Fecha de comienzo temprano (FCTe)
Fecha de finalización temprana (FFTe)
Fecha de comienzo tardío (FCTa)
Fecha de finalización tardía (FFTa)
que, para una mejor organización de la red de actividades ya construida, se colocan en los
rectángulos de cartulina de las actividades en los siguientes lugares:
FCTe
FFTe
Actividad:
Preparación del
Suelo
FCTa
FFTa
Estas cuatro “momentos”, pueden ser determinadas en fechas calendario, si se conoce la
fecha de inició de la ejecución del proyecto, o determinadas en base a la cantidad de tiempo
transcurrido (días, meses, años) desde el inicio del proyecto, si por el contrario aún no se
conoce la fecha del mismo. En este caso, se considera que el “Inicio del Proyecto”
corresponde al “Día 0” adoptando la convención fin del período
Para determinar las FCTe y FFTe, se recorre la red de actividades desde la “Caja de Inicio
del Proyecto”, y se suman los tiempos esperados (o duración esperada) de las actividades
que componen cada serie. Las actividades que comienzan en la Caja de Inicio tienen una
FCTe de 0, si a este valor le sumamos la duración de la actividad vamos a obtener el tiempo
temprano en que cada actividad puede terminar (FFTe), que corresponderá al tiempo de
comienzo temprano (FCTe) de de la actividad siguiente en la serie y así sucesivamente hasta
llegar a la “Caja de Fin de Proyecto” determinando también la duración total del proyecto.
Para determinar las fechas de comienzo y finalización tardía de la actividad (FCTa y FFTa),
se recorre la red de actividades en “sentido inverso” (desde el Fin del Proyecto hacia el
Inicio del Proyecto). En cada actividad se determina primero la FFTa, que es igual a la FCTa
de la actividad que le sigue en la serie, y por resta se calcula la FCTa de la actividad. Se
continua hasta la Caja de Inicio del Proyecto que debe volver a ser “Dia 0”.
Un ejemplo hipotético esclarece la metodología de cálculo:
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Inicio del
Proyecto
Día: 0
0
3
Actividad A
Duración: 3
2
5
3
5
Actividad C
Duración: 2
5
7
0
2
Actividad B
Duración: 2
0
2
2
6
Actividad D
Duración: 4
3
7
7
12
Actividad F
Duración: 5
7
12
2
7
Actividad E
Duración: 5
2
7
Fin del
Proyecto
Día: 12
Explicación:
Se determina primero las FCTe y FFTe de cada actividad (cifras superiores de los cuadros).
La actividades A y B, por partir del inicio del proyecto (Día 0), ambas tienen FCTe de 0. Al
sumar la duración en días (A = 3 y B = 2) se obtienen las FFTa de 3 y 2 respectivamente.
La actividad C, tiene como FCTe el día 3 (igual a la FFTe de la actividad A que es anterior
en la serie), que al sumar su duración de 2 días se obtiene una FFTe de 5. Se procede de
igual manera con las actividades D y E, que tienen el mismo valor en FCTe (por provenir de
la misma actividad anterior, la B) que al sumar sus duración en días, se obtienen las FFTe de
6 y 7 respectivamente.
Observe que la actividad F, tiene 3 actividades anteriores en la serie (C, D y E de FFTe de 5,
6 y 7 respectivamente), que deben estar finalizadas al comenzar la misma, por ello, su fecha
de comienzo temprano corresponde a la mayor fecha de finalización (Día 7), que al sumar su
duración se obtiene una FFTe correspondiente al día 12, que corresponde también a la
duración total del proyecto, por ser la actividad que finaliza el proyecto.
Luego se determinan las FCTa y FFTa de cada actividad (cifras inferiores de los cuadros)
procediendo en sentido inverso, desde el final del proyecto y restando los valores
correspondientes a la duración del proyecto.
El cuadro “Fin del Proyecto” tiene una fecha de finalización de 13. Por lo tanto la fecha de
finalización tardía de su actividad posterior (F) será también de 13. Si se resta su duración se
obtiene su FCTa de 7 (12 – 5 = 7). Se procede de igual manera para obtener las fechas tardías
de las actividades. Observe que la actividad B tiene dos actividades posteriores (D y E) con
distintas FCTa (2 y 3 respectivamente), en este caso se toma el valor menor como FFTa de la
actividad B (a diferencia del cálculo en la fechas tempranas) porque se considera esta
actividad debe terminar para que puedan ejecutarse las actividades D y E.
Una prueba lógica de todo el proceso lo constituye el cuadro de inicio del proyecto que debe
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quedar nuevamente con un valor de 0.
Determinadas las fechas tempranas y tardías de cada actividad se puede construir la siguiente
tabla en base a las fechas de comienzo de las actividades:
Actividades
Inicio
A
B
C
D
E
F
Fin
Duración
(días)
0
3
2
2
4
5
5
0
Fecha de Comienzo
Temprano
Tardío
0
0
0
2
0
0
3
5
2
3
2
2
7
7
13
13
Holgura
(días)
0
2
0
2
1
0
0
0
Donde se denomina Holgura, a la diferencia del tiempo entre el comienzo más tardío de una
actividad, y el comienzo más temprano, y representa el tiempo en que se puede demorar una
actividad, sin que afecte la duración total del proyecto.
Se observa, en este ejemplo, que las actividades A, C y D tienen la posibilidad de demoras en
el comienzo de la actividad mientras que las actividades B, E y F no presentan esta
posibilidad (por tener holgura igual a cero). A estas actividades que no tienen posibilidad de
demora, se les denomina Actividades Críticas, y son actividades a las cuales hay que
prestarle especial atención, en cuanto a disponibilidad de recursos y tiempo para completar su
tarea, porque una demora en su ejecución provoca un atraso en la fecha de finalización del
proyecto, generalmente con una aumento en los costos.
4. Elaborar el “Diagrama de Gantt”
Básicamente, el Diagrama de Gantt o Carta Gantt, es un gráfico, en el que las actividades se
representan en el eje vertical, y en el eje horizontal se mide el tiempo, en un determinado
período de tiempo (días, meses o años) a partir del comienzo de de la ejecución del proyecto,
o en fechas calendarias, cuando ya se tiene una fecha de iniciación prevista del proyecto, o se
esta ejecutando el mismo.
Cada actividad se representa por una barra horizontal, a su nivel correspondiente, que va
desde la fecha en que se inicia, hasta la fecha en que termina. Las “actividades críticas” se
representan como barras llenas de color rojo, mientras que las actividades que tienen holgura
se representan como barras ralladas o de color negro.
Las actividades se ordenan en el eje vertical en el orden en que deben ser realizadas.
A veces suele representarse dos barras horizontales por cada actividad, correspondiendo la
primera, a la duración de la tarea planificada, y la segunda a la duración de la tarea ejecutada.
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Desde el punto de vista de la ejecución del proyecto, es un importante elemento de control, ya
que permite al responsable de la ejecución, conocer en forma rápida, que tareas deben
ejecutarse en una determinada fecha.
Desde el punto de vista de la, planificación, si al gráfico le agregamos los recursos necesarios
para ejecutar cada actividad, y lo comparamos con los disponibles, permite planificar el uso
los recursos, ya sea para que estén disponibles cuando se los necesite, o en caso contrario,
asignándolos a tareas o actividades que se encuentran en su etapa crítica (como las
actividades críticas).
Ejemplo del Diagrama de Gantt:
Actividades
Días
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Inicio
A
B
C
D
E
F
Fin
5. Redefinir los Recursos para cada actividad.
Con el Diagrama de Gantt, se puede estimar los recursos (humanos,
materiales y financieros) necesarios para cada etapa, agregando a continuación del diagrama,
los recursos necesarios, para poder compararlos con la disponibilidad de recursos existentes.
Por ejemplo: Si tenemos la siguiente necesidad de mano de obra (jornales) estimada para
cada una de las actividades:
Actividad A:
Actividad B:
Actividad C:
Actividad D:
Actividad E:
Actividad F:
2 Jornales/ha/día.
4 Jornal/ha/día.
1 Jornal/ha/día.
1 Jornal/ha/día.
1 Jornales/ha/día
4 Jornales/ha/día
Se puede estimar la necesidad diaria de mano de obra que necesitamos para llevar a cabo la
actividad si los comparamos con los recursos disponibles (por ejemplo 4 personas/días/ha).
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Actividades
Días
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Inicio
A
B
C
D
E
F
Fin
Recursos
A. Necesarios
Mano de Obra
6
6
4
3
3
2
1
4
4
4
4
4
B. Disponibles
Mano de Obra
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
Diferencias
Mano de Obra
-2
-2
0
1
1
2
3
0
0
0
0
0
Redistribución (Comenzando A el día 3 y C el 6)
A. Necesarios
Mano de Obra
4
4
4
4
4
3
3
4
4
4
4
4
Diferencias
Mano de Obra
0
0
0
0
0
1
1
0
0
0
0
0
Como se puede observar en el cuadro, si solo disponemos de 4 personas para llevar a cabo la
actividad, en los 2 primeros días falta mano de obra, mientras que en los días 4 a 7 sobra la
mano de obra disponible. Esto se podría solucionar, ya sea contratando mano de obra (2
persona más para los dos primeros días) y ocasionando mayores costos, o bien atrasando las
actividades A y C, que sabemos que tiene una holgura de 2 días, por lo que la actividad A
podría empezar el día 3 y C el día 6 para solucionar la necesidad de mano de obra sin incurrir
en mayores costos.
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