Presentación

METODOLOGÍA PARA LA
DISPOSICIÓN FINAL DE
SERIES DOCUMENTALES
Luis Fernando Sierra Escobar
[email protected]
¿Qué
Q é es la
l Disposición
Di
i ió Final?
Fi l?
Decisión resultante de la
valoración hecha en
cualquier etapa del ciclo
vital de los documentos,
registrada en las tablas
de retención y
y/o tablas de
valoración documental,
con miras a su
conservación total,
eliminación, selección y/o
reproducción. (AGN,
2006)
Tablas de Retención Documental (TRD)
“listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos”
((Acuerdo 027,, 2006).
)
5003/
5003/
1.
1.1
5003/
2.
ACTAS
Actas Comité Paritario de Salud Ocupacional
- Actas
- Citación a reuniones
- Documentos para estudio
ACTOS ADMINISTRATIVOS
5003/
2.1
5003/
3.
5003/
5003/
4.
4.1
5003/
5.
5003/
6.
2 años
18 años
Circulares
2 años
10 años
APORTES SEGURIDAD SOCIAL
- Planilla única de aportes (EPS, AFP, ARP)
- Listados (cesantías, subsidio familiar)
- Certificados (escolaridad, supervivencia)
CONTRATOS
Control de Contratos
- Contrato de investigación
- Pago contrato de investigación
- Cuadro de pago
- Comunicaciones internas departamento de
investigaciones
CONVOCATORIAS A JURADOS DE VOTACIÓN
- Solicitud de Listados de personal administrativo y
docente
- Citación para ser jurado de votación
- Listados remitidos del personal inactivo
- Correo certificando su notificación
- Planillas de la Registraduría
- Justificaciones de no asistencia
- Memorados de capacitación
- Circulares de instrucciones
- Control de compensatorios
- Memorando informativo del personal que debe
acercarse a la Alcaldía Mayor de Bogotá
DOTACION AL PERSONAL
- Comunicación interna a cada dependencia
- Listado de dotación al personal
3 años
17 años
3 años
X
X
X
X
X
X
Estos documentos por ser de carácter histórico se debe microfilmar
por seguridad y no destruir.
Estos documentos se deben microfilmar para posteriores consultas y
luego eliminar el soporte papel.
Estos documentos por ser de carácter histórico se debe microfilmar
por seguridad y no destruir.
X
Se deben conservar 3 años en el Archivo de Gestión y eliminar ya
que los originales se encuentran en el Archivo de la División
Financiera
1 año
5 años
X
Estos documentos después de cinco años en el Archivo Central se
pueden destruir.
2 años
5 años
X
Se elimina por que finalizan los valores primarios.
Tablas de Valoración Documental ((TVD))
“listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de
permanencia en el archivo central, así como una disposición final” ” (Acuerdo 027,
2006).
2006)
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
Estructura Organica Periodo: B
30 de Julio de 1996 A 9 de Septiem bre de 1997
ENTIDAD PRODUCTORA: LA PREVISORA VIDA S.A.
DEPENDENCIA PRODUCTORA:
CÓDIGO:
B10
CÓDIGO
B10.1
ASUNTO O SERIE
ACTAS
B10.1.7
Actas Junta Directiva
B10.18
CORRESPONDENCIA
B10.18.2
Correspondencia Externa Enviada y Recibida
B10.18.3
B10.23
Correspondencia Interna Enviada y Recibida
INFORMES
B10.23.4
Informes de Gestión
B10.23.8
Informes Seguimiento Dependencias
B10.29
MANUALES
B10.29.1
B10.37
Manuales Técnicos
PROGRAMAS
B10.37.1
Programa de Bienestar Social
Hoja No.
PRESIDENCIA
RETENCIÓN
A.C.
DISPOSICIONES
CT
E
M
S
PROCEDIMIENTOS
10
X
X
Una vez cumplidos el tiempo de retención, conservar totalmente por
poseer valores sucundarios para la entidad y por sólo encontrarse
una muestra de la documentación, el restante reposa en La
Previsora S.A. Seguros Generales. Se podrán microf ilmar para su
10
X
X
Estos documentos se deben microf ilmar transcurridos 10 años en el
Archivo Central para posteriores consultas. Una vez cumplidos el
tiempo de retención transf erir al archivo histórico ya que constituye
la memoria institucional, de allí se podrá buscar inf
10
5
10
X
Se realizará un muestreo aleatorio, tomando una selección del 2%
sobre el total de los expedientes producidos en el respectivo año,
año
se conservará la muestra permanentemente para evidenciar la
gestión administrativa de La Previsora Vida S.A. y se eliminar
Una vez prescribe el lapso administrativo se microf ilma cumplido el
periodo de retención en el Archivo Central y luego se elimina el
soporte papel, debido a que se actualiza o renueva el respectivo
manual.
X
X
En el Archivo Central se toma una muestra del 10% de los planes
más relevantes en el desarrollo organizacional y de talento humano
durante el respectivo año y se conservará la muestra
permanentemente, eliminando los restantes expedientes ya que
f inalizan
Metodología
Propuesta
Identificación Documental
Primera etapa de la labor archivística que consiste en indagar, analizar y
sistematizar las categorías administrativas y archivísticas en que se
sustenta la estructura de un fondo.
Fuente: http://www.tknika.net/irudiak_dd/zentrua/organigrama
Fuente: Archivo General de la Nación de México, 2005.
Clasificación Documental
Labor intelectual mediante la
cual se identifican y establecen
las series que componen cada
agrupación documental (fondo,
(fondo
sección, y subsección), de
acuerdo
a
la
estructura
orgánico-funcional de la entidad.
La correcta asimilación y
aplicación de este concepto es
fundamental para integrar las
funciones y procedimientos con
producción documental de cada
unidad administrativa.
Series Documentales
ORGANIGRAMA
FUNCIONES
CCD
INVENTARIOS
Procedimientos
Conjunto de unidades documentales
de
estructura
y
contenido
homogéneos, emanados de un
mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de
sus funciones específicas: ejemplos:
Historias laborales,
laborales Contratos,
Contratos Actas,
Actas
informes, entre otros.
Denominación Series Documentales
Denominación
Incorrecta
Denominación
Propuesta
Comentario
Región del Sumapaz
Visitas de inspección y
control
Utilizar la denominación de un sitio geográfico no orienta sobre las funciones
que dan origen a los expedientes, ya que diferentes dependencias de acuerdo
con sus competencias una entidad mantener una relación con determinadas
zonas de influencia
Contraloría Distrital
Informes entes de
control
Denominar una serie con el nombre de una entidad no es correcto ya que de
acuerdo con las funciones que cumpla cada unidad administrativa pueden
generarse diversos tipos de relación con la misma entidad (entregar informes,
informes
brindar asesoría, solicitud de conceptos)
Planillas
Control recepción y
distribución de
correspondencia
La denominación genérica de un formato no es correcta ya que en el caso de
las planillas, pueden utilizarse para adelantar diferentes tipos de trámites
relacionados con funciones diversas (contables, control de inventarios,
controles de ingreso y salida de elementos).
Comités
Actas comité paritario
de salud
De acuerdo con los requerimientos propios de cada Administración se crean
diferentes comités, cuyas actas son elaboradas y conservadas en la unidad
que ejerza su secretaría debe distinguirse al asignar las series debe
identificarse con claridad que tipo de actas le corresponde generar a cada
dependencia
Computadores
Inventario de software y
hardware
la denominación de series utilizando nombres de elementos facilita que se
presenten equivocaciones al conformar los expedientes ya que sobre un
elemento pueden surtirse diferentes trámites, su adquisición, su facturación, su
ingreso, asignación, mantenimiento,
Fuente: Archivo de Bogotá (2201)
D fi i ió Disposición
Definición
Di
i ió Final
Fi l
La disposición final es una de las actividades más delicadas dentro del proceso de
elaboración de la TRD y/o TVD, pues implica la toma de decisiones sobre la
disposición de los documentos, lo cual resulta, para los casos de selección y
eliminación, procesos irreversibles.
Encuesta Documental
Grupo
Interdisciplinario
Normatividad
Retrospectiva
p
y Vigente
C it i de
Criterios
d la
l Disposición
Di
i ió Final
Fi l
De acuerdo con los resultados arrojados durante el proceso de valoración,
valoración se debe
asignar la disposición final de las series y subseries documentales, la cual se
señala teniendo en cuenta cuatro alternativas:
Ejemplo:
SERIES Y SUBSERIES
DOCUMENTALES
INFORMES
Informes a Organismos de Control
- Requerimientos (DAS, Fiscaliza,
Juzgados)
- Respuesta requerimiento
Informes Plantas de Personal
- Estadísticas de docentes
RETENCION
AG
AC
2 Años
1 año
8 años
DISPOSICION FINAL
CT
E
X
X
S
CT = Conservación Total
M
X
E = Eli
Eliminación
i
ió
M = Microfilmación
S = Selección
D fi i ió del
Definición
d l Procedimiento
P
di i t
El procedimiento debe ser la explicación de lo establecido en la disposición final,
de manera que justifique la decisión tomada para selección, indicando para este la
técnica de muestreo establecida; la eliminación, indicando la razón por la cual se
estableció esta alternativa.
Ejemplo
SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
INFORMES
Informes a Organismos de Control
- Requerimientos (DAS, Fiscaliza, Juzgados)
- Respuesta requerimiento
Informes Plantas de Personal
- Estadísticas de docentes
PROCEDIMIENTO
Después de los 5 años de conservación en el Archivo Central,
estos documentos se microfilman y luego se elimina el soporte
papel.
Se elimina por que finalizan los valores primarios.
EJEMPLO PRÁCTICO
CONFORMACIÓN DE
UNA SERIE DOCUMENTAL