Margarita Parra Betancourt CUADRO DE CLASIFICACIÓN

Margarita Parra Betancourt
CUADRO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
El cuadro de clasificación[1] es el instrumento técnico que refleja la estructura de un
archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora
de los documentos. Se fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de la
institución con base en el organigrama funcional de la misma. La organización de los
documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las
diversas dependencias del organismo de procedencia, llegando hasta su grado inferior,
respetando el principio de procedencia: cada documento debe estar colocado en el fondo de
que proviene y, en ese fondo en su lugar de origen, es decir, conservar el orden establecido
por la persona física o moral que creó los documentos[2].
Debido a que las estructuras administrativas se modifican con el tiempo, no es posible
contar con un organigrama permanente y por ende el cuadro de clasificación se tiene que ir
adaptando a los cambios estructurales de la entidad generadora.
Cuando la estructura del organismo ha cambiado muchas veces no siempre es posible
establecer el cuadro de clasificación para los documentos generados en administraciones
pasadas con organigramas que ya no están en operación, por lo que es necesario estudiar la
documentación y tratar de recrear las funciones para elaborar un cuadro de clasificación lo
más apegado a la realidad, de no ser posible esto, se utilizará la estructura más reciente,
adecuando a ella la producción documental anterior.
El cuadro de clasificación se organiza por fondo, secciones y series.
El fondo es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en
el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la
actividad que la institución realiza.
La sección es la primera división en que se ordena un fondo, las cuales conforme al
principio de procedencia y orden original se organizan conforme a la estructura orgánica o
por la función de la institución u organismo.
La serie es la división de una sección, que corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por
la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema específico.
A continuación se presenta un ejemplo de cuadro de clasificación de una presidencia
municipal que como se expresó líneas arriba es un esquema gráfico que refleja la estructura
y funciones del organismo. Se utiliza para la organización del fondo documental y aporta
los datos esenciales de su estructura (secciones y series.
FONDO: ARCHIVO HISTÓRICO MUNICIPAL DE (NOMBRE DEL MUNICIPIO)
SECCIONES y SERIES
(con su código)
100 PRESIDENCIA
200 TESORERÍA
300 JUSTICIA
400 REGISTRO
CIVIL
series
series
series
series
101 Acción cívica
201 Contaduría
mayor de glosa
301 Amparos
401 Actas de defunción
102 Actas de
nombramientos
202 Cortes de caja
302
Averiguaciones
402 Actas de divorcio
203 Informes sobre
el crédito activo y
pasivo del fondo
municipal
303 Citatorios
403 Actas de
matrimonio
204 Libros de cargo
304 Denuncias
y data
404 Actas de
nacimientos
103 Alcaldías
mayores
104 Bienes
mostrencos
305 Causas civiles
y criminales
105 Cabildo
405 Certificados
médicos
106 Caminos
206 Padrones de
contribuyentes
306 Actas de
406 Comprobantes de
acuerdo ante el juez inhumaciones
107 Cárcel
207 Presupuestos de
307 Despojos
ingresos y egresos
407 Estadísticas
108 Cementerios y
panteones
208 Recibos por
concepto de
recaudación de
contribuciones y
multas
408 Solicitudes de
casamiento
308
Consignaciones
109 Censos
309 Declaraciones
110 Censos
comerciales
310 Embargos de
bienes
111 Cercas y predios
rústicos
311 Exhortos y
desocupación de
causas
112 Circulares
312 Fianzas
113 Contrabando
313 Multas
114 Corregimientos
314 Indultos
115 Correspondencia
315 Juez de paz
116 Corrida de
Ganado
316 Sindicatura
117 Cultura
317 Órdenes de
aprehensión
118 Deportes
318
Reconocimiento de
firmas
El expediente es la unidad documental formada por un conjunto de documentos generados
orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto, y
cuyo conjunto forma una serie. En la carátula del expediente es necesario anotar el nombre
del fondo, la sección, la serie y el del propio expediente, así como sus fechas extremas, el
tipo de restricciones que haya para su consulta, así como una breve síntesis del asunto que
trata.
Los principios archivísticos nos indican que es necesario contar con una codificación que
nos permita sustituir el nombre propio o título de la categoría de agrupamiento para fines de
abreviatura.
El código es una clave arbitraria que se puede integrar de números o números y letras, que
posibilitará la relación de los documentos entre sí. El Archivo General de la Nación creó
una codificación, sobre todo para series comunes a todas las instituciones, para los archivos
federales. En el caso de los municipios está codificación no existe por lo que cada
institución puede poner en práctica aquella que le sea más fácil y de manejo lógico. En el
cuadro de clasificación que pusimos de ejemplo anotamos un código numérico muy
sencillo que en el caso de ser necesario se podría ampliar agregando letras.
Notas
1.- HERNÁNDEZ Olivera, Luis y Manuela Moro Cabero, Procedimientos de Valoración
Documental, España, pp.226-227.
2.- Ibid., p.39.Hernández Olivera, op cit, p. 31
Bibliografía
CARBONELL, Miguel,“Lineamientos generales para la organización y conservación de los
archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal”, Derecho a
la Información. Legislación básica, México, Porrúa, 2003.
Cuadro de clasificación utilizado por el Archivo General del Estado de Puebla en los
municipios en que han organizado los archivos respectivos.
HERNÁNDEZ Olivera, Luis y Manuela Moro Cabero, Procedimientos de Valoración
Documental, España, ACAL Ediciones, 2002.
SCHELLENBERG, T.R., Archivos modernos. Principios y técnicas, México, Archivo
General