CRITERIOS DE SELECCIÓN PARA LA DEFINICIÓN

CRITERIOS DE SELECCIÓN PARA LA DEFINICIÓN
DEL PAÍS SEDE DE LAS CONFERENCIAS REGIONALES
Y CUMBRES COOPERATIVAS
El Consejo de Administración Regional de la ACI-Américas en
su reunión del 2-3 de marzo de 2011, llevada a cabo en Santo
Domingo, República Dominicana, acordó delegar en el Comité
Ejecutivo la aprobación de los criterios a utilizar para la
definición de los países sede de las conferencias regionales y
cumbres cooperativas.
En función de dicho acuerdo se definen los siguientes criterios:
Criterios de carácter general
1.- La ACI-Américas es la entidad responsable de la organización
de las conferencias regionales y cumbres cooperativas, eventos
que se desarrollarán en coordinación con la(s)
organización(es) anfitriona(s), llamada(s) a estos efectos
contraparte(s).
2.- Ambas instancias
definirán en forma conjunta los
lineamientos generales sobre los que versará la temática y el
contenido de dichas conferencias regionales y cumbres
cooperativas. El tema principal, los temas de las diferentes
conferencias magistrales, seminarios, talleres, etc., así como la
imagen de dichos eventos deberán responder tanto a los
intereses de las organizaciones cooperativas afiliadas a la ACI
en América como a los del movimiento cooperativo del país
anfitrión
3.- La ACI-Américas y la(s) contraparte(s) definirán de forma
conjunta el importe de la cuota de inscripción de los
participantes del país anfitrión, para lo cual se tomará en
cuenta los gastos presupuestados, la cantidad de participantes
y los patrocinios. La cuota de inscripción de los participantes
de otros países será fijada por la ACI-Américas.
4.- El pago de las inscripciones nacionales se hará en la cuenta
bancaria que a tales efectos y exclusivamente para ese fín
establezca el país anfitrión. El pago de las inscripciones de
participantes internacionales se hará en la cuenta bancaria que
defina la ACI-Américas.
5.- Todos los gastos e ingresos a los que se hace referencia en este
documento deben formar parte del presupuesto general del
evento.
6.- A efectos de cubrir los gastos que la(s) contraparte(s) vayan
teniendo en la preparación del evento, la ACI-Américas deberá
tener la flexibilidad que se requiera a tales fines y hacer las
transferencias necesarias al país anfitrión a medida que se
cobren las inscripciones y patrocinios.
Los detalles de este procedimiento se definirán en el
respectivo convenio.
7.- La ACI-Américas y la(s) contraparte(s) deben velar por la
sustentabilidad económica de los eventos, incentivando la
máxima participación de cooperativistas nacionales e
internacionales en el ámbito de su respectiva competencia.
8.- La ACI-Américas y la(s) contraparte(s) elaborarán un cuadro
donde, una vez cubierta la parte de la ACI-Américas
establecida por el Consejo de Administración de acuerdo al
numeral 9, se asigna proporcionalmente el excedente a la ACIAméricas y a la contraparte, en función del número de
participantes que cada una lleve por encima del mínimo
presupuestado.
Obligaciones de la(s) contraparte(s)
9.- Garantizar a la ACI-Américas como ingreso neto por la
realización del evento la cantidad que el Consejo de
Administración Regional establezca en el presupuesto general
de la organización. En caso de que dicha cantidad no pudiera
ser solventada de forma total o parcial con los remanentes del
evento, la totalidad o la diferencia en su caso deberá ser
solventada por la(s) contraparte(s).
10.- Contribuir al evento con un número mínimo de participantes
nacionales a convenir entre las partes, pero al menos que sea
equivalente al 30% del total de participantes previstos en el
presupuesto, para que el evento pueda garantizar lo estipulado
en el numeral 8. Para lograr esta meta, el país anfitrión puede
tener como incentivo una cuota de inscripción menor a la de
los demás países, de acuerdo a lo mencionado en el numeral 3.
11.- Promover y llevar a cabo la venta y contratación de stands y
patrocinios en el país anfitrión y coordinar lo correspondiente
al nivel internacional en base a las políticas definidas por la
ACI-Américas.
12.- Efectuar los pagos necesarios al hotel sede y demás
proveedores.
13.- Proporcionar el personal de apoyo necesario para la
organización y desarrollo de la conferencia (inscripciones,
edecanes, etc.), en función del presupuesto acordado con la
ACI-Américas.
14.- Aplicar los mecanismos y medios necesarios para lograr una
adecuada difusión, promoción y comunicación del evento en el
país anfitrión y coordinar lo necesario con la ACI-Américas
para lograr lo mismo a nivel internacional.
15.- Coordinar toda la logística necesaria para la realización del
evento y llevar a cabo la contratación de los medios
audiovisuales y los servicios que se requieran de otros
proveedores para asegurar el éxito del evento en coordinación
con la ACI-Américas.
16.- Cubrir el patrocinio de los materiales (maletines, portafolios,
lapiceros, recuerdos, etc.) que serán
entregados a los
participantes o en su defecto gestionar el patrocinio con otras
organizaciones de afuera del país en coordinación con la ACIAméricas.
17- Instalar y operar durante el evento los stands de información y
recepción de los participantes en el aeropuerto y en el hotel
sede.
18.- Organizar las actividades turísticas previas, durante y
después del evento, mediante una o varias agencias de viajes.
19.- Definir y contratar las garantías de atención médica para
cualquier emergencia que pudiera presentarse en el transcurso
del evento.
20.- Facilitar al personal de la ACI-Américas una oficina con
acceso a servicios de comunicación durante las visitas de
trabajo previas a las conferencias regionales y cumbres
cooperativas. También facilitará el transporte a los hoteles,
instituciones cooperativas y otros lugares que sean necesarios
visitar como parte de la organización del evento.
Aspectos adicionales con los cuales la contraparte pueda
contribuir
21.- Patrocinio de financiamiento para el hotel sede, expositores,
pasajes, audiovisuales, almuerzos, cena, refrigerios, etc.
22.- Eventual financiamiento de grupo de participantes o apoyo
financiero general para el evento.
Criterios para la selección del país sede
La ACI tendrá en cuenta, al seleccionar el país sede de las
conferencias regionales y las cumbres cooperativas, lo siguiente:
23.- Es requisito sine qua non que la(s) organización(es)
anfitriona(s), o al menos una de las organizaciones anfitrionas en
el caso de ser varias, debe ser miembro pleno de la ACIAméricas.
24.- Contar con el apoyo y compromiso de la mayoría de las
organizaciones cooperativas del país afiliadas a la ACI para la
organización y celebración del evento, en caso de que haya más
de una afiliada a la ACI en el país.
25.- Contar con la infraestructura y capacidad necesaria de
salones, auditorio, etc, para eventos de al menos 600 personas.
26.- Contar con la infraestructura adecuada de hotelería y
servicios de acuerdo al número de participantes.
27.- Contar con la infraestructura adecuada de transporte aéreo y
terrestre
Requisitos complementarios:
28.- Además de valorar el grado de cumplimiento de los
requisitos básicos señalados en el punto anterior, por parte de
ACI-Américas se tomarán en cuenta los siguientes aspectos:
a) La ubicación geográfica del país y de la ciudad sede, que
facilite el traslado de los participantes en condiciones
económicas favorables.
b) La experiencia y el grado de cumplimiento de
compromisos en eventos similares anteriores, de las
organizaciones cooperativas del país.
c) El grado de participación de las organizaciones
cooperativas del país, en los últimos 5 eventos anteriores,
ya sean de Conferencias o Cumbres, organizados por la
ACI-Américas.
d) El tipo de apoyos gubernamentales y de las organizaciones
cooperativas del país, ofrecidos para garantizar la
sustentabilidad y éxito del evento.
e) Los compromisos y ofrecimientos generales del país sede,
que pudieran superar los requisitos básicos y
complementarios establecidos en este documento.
Criterios a aplicar en caso de igualdad de propuestas
29.- En caso de que las propuestas de dos o mas interesados en
organizar una conferencia regional o cumbre sean similares en
términos presupuestarios en lo que se refiere a participantes
garantizados, costo de participantes nacionales, patrocinios,
financiamiento adicional y finalmente en el resultado económico
previsto, la ACI-Américas tendrá en cuenta los siguientes
factores;
• Cantidad de organizaciones miembros de la ACI en el
país y su grado de representatividad
• El país no ha organizado ninguna conferencia regional o
cumbre cooperativa de la ACI-Américas anteriormente.
• Participación activa de la(s) organización(es)
contraparte(s) en la ACI-Américas