LA SALA SITUACIONAL EN SALUD

LA SALA SITUACIONAL CENTRAL DE
LA SECRETARIA DISTRITAL DE SALUD
Documento Ejecutivo
Bogotá D.C. marzo de 2007
Presentado por
Camilo González Posso - Asesor
1
LA SALA SITUACIONAL CENTRAL DE LA SECRETARIA DISTRITAL DE
SALUD
Documento Ejecutivo
Bogotá D.C. marzo de 2007
Presentado por Camilo González Posso - Asesor
El grupo técnico conformado para definir el funcionamiento de la Sala Situacional
tomó como punto de partida los documentos elaborados en diversas dependencias de la
Secretaria Distrital de Salud para las salas situacionales en marcha en salud pública y
urgencias.1
En particular se consideró la experiencia de la sala situacional ERA, el actual proceso
de montaje de la sala situacional en salud pública incluidas 20 salas en localidades del
Distrito y el proyecto de sala situacional de la red de urgencias.
El marco conceptual y la definición general de la sala situacional ha seguido las
elaboraciones promovidas por la Organización Panamericana de la Salud, OPS, lo
mismo que los enfoques holísticos o sistémicos sobre salud, salud pública y derecho a la
salud. En la SDS se ha realizado una amplia revisión de la bibliografía existente en la
materia y de experiencias en Venezuela, Bolivia y Guatemala y se ha contado con
asesoría de la OPS particularmente para las Salas Situacionales ERA, de salud pública y
APS.
DEFINICIONES GENERALES
La sala situacional en la SDS requiere un diseño particular adecuado a las motivaciones
y objetivos para su conformación, pero se apoya en la definición que en términos
generales se ha construido y que tiene una afortunada presentación en el “Manual de
Auto instrucción: Sala Situacional, instrumento para la vigilancia en salud pública”,
OPS/OMS, 20002
Según el mencionado Manual, “la Sala Situacional es entonces un espacio, virtual y
matricial, de convergencia en donde se conjugan diferentes saberes para la
identificación y estudio de situaciones de salud coyunturales o no, el análisis de los
factores que los determinan, las soluciones más viables y factibles de acuerdo con el
contexto local y el monitoreo y evaluación de los resultados obtenidos después de la
aplicación de las decisiones tomadas” (OPS/OMS, 2000).
La OPS/OMS insiste en aclarar el término “SITUACIONES DE SALUD” como síntesis
de múltiples factores: “Cuando hablamos de situaciones de salud, dice el Manual, no
1
El grupo técnico sobre Sala Situacional en la SDS ha contado con la colaboración de todas las
Direcciones. Han colaborado con entrevistas, documentos y aportes en reuniones los siguientes
profesionales: Gustavo Aristizabal, Patricia González, Alvaro Caro Toloza, Luz Adriana Zuluaga,
Edilma Herrera, Dario Medina, Vianey Motavita, Luz Estela Valenzuela, Jesús Ortega, Gustavo Herrera,
Gabriel Paredes, Miguel González, Luis Jorge Hernandez, Andrea Rodriguez. Además se contó con la
participación de los siguientes funcionarios en el ejercicio de Sala Situacional sobre mortalidad infantil:
Patricia Arce Guzmán, Zulema Jiménez, Ricardo Rojas, Esperanza Avellaneda, Amanda Bejarano,
Gersón León,.
2
Bergonsolli, Gustavo. Manual de Auto instrucción, OPS/OMS, 2000
2
nos estamos refiriendo, como podría pensarse, a las tradicionales situaciones de analizar
los daños y, en el mejor de los casos, evaluar los riesgos sino a todo tipo de situación
empezando por las relacionadas con el análisis y evaluación del proceso de formulación
de políticas y la fijación de prioridades hasta la evaluación del impacto en la población,
pasando, por supuesto, por los asuntos relacionados con los recursos humanos, la
tecnología empleada, el financiamiento del sector, el proceso de reforma y muchas otras
variables que revisaremos a continuación. Vista y entendida así la sala situacional
supera el que hacer tradicional de la epidemiología aplicada a los servicios de salud y se
convierte en el instrumento idóneo para realizar la vigilancia de salud pública”.
Hay que destacar que en la conceptualización de la sala situacional ocupa un lugar
central la GESTION EN SALUD. En tanto se trata de una instancia de articulación
entre planeación estratégica y coyuntura para definir acciones, no se limita a un espacio
de encuentro para el análisis, la observación o la formulación de políticas y programas:
es ante todo un centro de quienes tienen por función dirigir, para fortalecer su capacidad
de gestión.
En consonancia, el Manual agrega: “Para que sea posible un CAMBIO EN LA
CAPACIDAD DE GESTIÓN, es necesario un cambio estructural en el cual se
fortalezcan, aun más, los niveles periféricos para que desarrollen habilidades para la
formulación y conducción de las estrategias que resuelvan los problemas locales
prioritarios y este nuevo accionar requiere, entre otras cosas; de métodos, técnicas e
instrumentos, prácticos y sencillos, que le permitan construir, analizar, interpretar y
modificar favorablemente su situación de salud local.
En todos los documentos sobre Sala Situacional elaborados en la Secretaria Distrital de
Salud se destaca la necesidad de fortalecer un ENFOQUE SISTÉMICO y de considerar
no solo riesgos y daños, sino el conjunto de determinantes – macro, meso y micro – de
la situación de salud de la población.
La sala situacional definida por la OPS/OMS se enfoca entonces hacia la vigilancia en
salud pública y a buscar respuestas frente a la inequidad: (…) se propone contribuir al
cierre de la BRECHA DE INEQUIDAD mediante el empleo de métodos y técnicas,
adecuadas a los diferentes niveles administrativos de las institucionales del sector salud.
Este propósito de equidad no es exclusivo de la Sala Situacional pues se trata de un
objetivo transversal a toda la política que se conjuga con los objetivos en universalidad
o coberturas, calidad y eficiencia.
En la aplicación que se busca en la Secretaria Distrital de Salud, se toman en cuenta
esos puntos de atención y se inscriben en un concepto amplio de SALUD, SALUD
PUBLICA Y GARANTIA DEL DERECHO DE TODOS A LA SALUD INTEGRAL,
que sirven de fundamento a la política de salud en el Plan de Desarrollo Bogotá sin
Indiferencia.
3
Una definición sintética de esos conceptos ilustra este enfoque sistémico y
biosocial del derecho a la salud:3
Salud. La salud es la capacidad física y mental de las personas para desarrollar sus
proyectos de vida, en las mejores condiciones y relaciones posibles. Los bienes y
servicios de atención en salud aportan a la salud de las personas, en la medida en que
contribuyen a preservar y mejorar esa capacidad propiciando el ejercicio de su
autonomía y el mejoramiento de su calidad de vida. La salud es un derecho humano
fundamental, por su conexidad con el derecho a la vida, y su garantía es deber del
Estado y responsabilidad social.
Salud pública. La salud pública es el conjunto de conocimientos, decisiones y acciones
individuales y colectivas, expresadas en políticas públicas, tendientes a favorecer la
salud de la población y a asumir el deber estatal y la responsabilidad pública por la
salud en una sociedad concreta. La salud pública orienta el sistema de salud y al
conjunto de la acción estatal y gubernamental para que la política económica y social, y
la acción intra e interinstitucional, contribuya a la resolución no violenta de los
conflictos en la sociedad, a mejorar la calidad de vida y las oportunidades de bienestar
de las personas y las comunidades.
LA SALA SITUACIONAL EN LA SECRETARIA DISTRITAL
La sala situacional central o Estratégica de la SDS es el proceso de construcción
interdisciplinaria encaminada a mejorar la gestión a partir de evaluar diversos aspectos y
determinantes de la situación de salud en el Distrito Capital, disponiendo de manera
virtual y física de sistemas de información georeferenciados y de indicadores
actualizados y adecuados para el análisis y toma de decisiones en temas estratégicos y
críticos para el cumplimiento de las metas en salud.
Esta Sala Situacional es ESTRATÉGICA por ser un instrumento de gestión hacia el
cumplimiento de los objetivos y metas del Plan de desarrollo Bogotá sin Indiferencia en
lo relativo al derecho a la salud y a la salud pública en particular.
Se enfatiza en el PROCESO interdisciplinario conducido por el Secretario y su comité
directivo para destacar esta sala como instrumento para la gestión global y de las
prioridades establecidas en la administración y en cada coyuntura. Deberá ser un aporte
para los procesos de evaluación y toma de decisiones de diversos comités transversales
a las Direcciones y áreas.
Como ESPACIO VIRTUAL Y FÍSICO, la Sala Situacional Estratégica, debe ofrecer de
manera permanente indicadores georeferenciados, series de tiempo graficadas y cuadros
o tableros de control de avance y de alertas con respecto a metas especificas de cada
período. Para mayor eficacia estos terminales de los sistemas de información deben
estar disponibles de manera virtual y en un espacio físico permanente que permita
visualizarlos.
3
Estas definiciones se encuentran en diversos documentos de la SDS. También en Camilo González,
Salud y Cambio Técnico, Mintrabajo 1998, Salud y Trabajo, Instituto del Seguro Social, 1996; La Salud
en la Ley 100, Corporación Salud y Desarrollo, 1997; Salud en Bogota, 1995 – 2005, University College
of London, 2005. Ver proyecto de Ley Sistema Integral de Salud. 2005.
4
Con la sala situacional se busca también “DESARROLLAR UNA CULTURA DEL
ANÁLISIS Y USO DE LA INFORMACIÓN producida en los servicios de salud
institucionales y comunitarios, para que mediante la aplicación del instrumento de sala
situacional, se identifiquen las inequidades en salud y sus determinantes y se puedan
aplicar las intervenciones más costo/efectivas, mejor sustentadas; para reorientar los
servicios de salud hacia la atención de las prioridades identificadas, con eficacia y
eficiencia; a fin de mejorar las condiciones de salud y de vida de la población, con
calidad y equidad” 4
En el grupo técnico se han sintetizado definiciones que orientan esta iniciativa: La Sala
Situacional en una Forma de Trabajar, es una estrategia de Gestión; es la utilización
permanente de información geoferenciada para la toma de decisiones. La Sala
Situacional no es una carga laboral adicional, por el contrario es una forma de facilitar y
hacer más eficiente la gestión5.
“En síntesis, la sala situacional es un espacio organizacional para el diagnóstico,
revisión de los antecedentes y valoración del contexto en el cual se ejecutan las políticas
públicas, así como para la identificación, clasificación, deconstrucción y estudio en
profundidad de casos, permitiendo un diálogo que potencia las posibilidades reales de la
administración en el logro de los compromisos institucionales. Para lograr esto, es
básico el inventario de los diferentes actores sociales involucrados en la producción de
información, comunicación, conocimiento y aprendizaje (inteligencia social). Arqueo
informativo que desde la sala situacional está referenciado a ámbitos territoriales, así
como herramientas participativas y la construcción de canales para el permanente
monitoreo de los cursos de acción establecidos”. Dra Andrea Rodriguez, Dirección de
Salud Pública.
OBJETIVO
Dotar a los directivos de SDS de un espacio virtual y físico de gestión, orientada a la
toma de decisiones, apoyada en instrumentos de información georeferenciados y de
control de modo que se hagan más efectivos los procesos de seguimiento, evaluación
continua y ejecución de los Programas y proyectos.
En otros términos, la sala situacional tiene por objetivo contribuir a elevar la capacidad
de respuesta del comité directivo y de las direcciones a las exigencias institucionales y
las demandas sociales, las cuales requieren de decisiones pertinentes y eficaces para el
abordaje de las situaciones ordinarias y/o extraordinarias que emergen de la situación de
salud.
OBJETIVOS ESPECIFICOS

Dotar a la Secretaria de un espacio virtual y físico para la interrelación de las
iniciativas en curso de salas situacionales temáticas, sistemas de vigilancia y
4
Luis Jorge Hernández, Andrea Rodriguez, et al, Ficha Técnica de la sala Situacional en Salud, PAB
2006, SDS.
5
Luis Jorge Hernández y Andrea Rodriguez, Sala Situacional Central, SS, marzo 2006.
5




control y comités funcionales ínter direcciones e interinstitucionales de
proyectos claves.
Fortalecer la cultura a análisis situacional y toma de decisiones utilizando los
sistemas de información georeferenciados y tableros de control.
Facilitar el acceso a indicadores para análisis de situación, tendencias y procesos
de los diversos aspectos de la salud y sus determinantes.
Fortalecer la capacidad de la SDS en información pública, rendición de cuentas
y respuesta a los organismos de control y a las veedurías ciudadanas.
Desarrollar un cronograma de sesiones para el seguimiento, evaluación y toma
de decisiones relacionadas con las metas en salud contenidas en el Plan de
Desarrollo Bogotá sin Indiferencia.
Igualmente la sala situacional pretende integrar las salas operativas existentes o que se
están montando para contribuir a:
-
-
-
-
Desarrollar una cultura de análisis y uso sistémico de la Información producida
en las direcciones misionales de la SDS.
Incorporar en la gestión el permanente análisis de las inequidades existentes
entre grupos humanos, especialmente los más postergados.
Ajustar los planes operativos a las políticas, prioridades y compromisos de
gestión en salud, para la reducción de las brechas detectadas.
Fortalecer la capacidad de anticipar las amenazas que puedan profundizar las
inequidades en salud pública y proponer la respuesta institucional y social
organizada frente a dichas amenazas.
Incorporar, progresivamente, esquemas y procedimientos metodológicos
prácticos e innovadores que faciliten combinar información de fuentes y
sectores diversos, como un apoyo al proceso de crear escenarios favorables
para la reducción de las inequidades y los mecanismos para su monitoreo y
evaluación, en los diferentes niveles de gestión, con especial énfasis en el nivel
local.
Ayudar a diseñar y proyectar escenarios y tendencias en los cuales se develen
fortalezas y debilidades en la gestión de la Política.
Orientar el ajuste de los planes operativos del nivel central y local en la
prestación de los servicios de la ESE, que responden a las políticas,
prioridades y compromisos de gestión en salud, a fin de contribuir en la
reducción de las brechas detectadas.
Coordinar con otros sectores acciones que estén afectando la situación de salud
y que demanden su concurso.
En el resumen elaborado por la Dirección de Salud pública que fue acogido por el grupo
gestor, se precisan aspectos importantes sobre la Sala Situacional que transcribimos a
continuación6.
6
Los apartes siguientes fueron aportados por la Doctora Andrea Rodríguez, responsable de la Sala
Situacional de Salud Pública en la Secretaría Distrital de Salud. Hasta página 10.
6
TIPOS DE SALA SITUACIONAL
Las tipologías de sala social situacional vienen dadas por el alcance de la información
que se maneja y las competencias institucionales que abordan los procesos de análisis
del entorno. Los tipos más comunes de sala social situacional son:
1. Sala social situacional temática: su trabajo está referido a un área disciplinaria, línea
de trabajo y o de gestión, por ejemplo: La Sala Situacional ERA, Sala Situacional PAI,
Sala Situacional de violencia intrafamiliar..
2. Sala social situacional multitemática: por lo general suelen constituirse con equipos
que abordan la interpretación del comportamiento de varias líneas de trabajo o de
programas, por ejemplo la Sala Situacional de Mortalidad Evitable, o de Salud MaternoInfantil.
3. Sala social situacional integradora: es el espacio de coordinación e integración,
respecto a uno o varios ejes temáticos que se integran por un ordenador por ejemplo
Ciclo evolutivo. Es así que se pudiera tener una sala situacional del proceso salud
enfermedad de la infancia, o de la tercera edad.
FUNCIONES DE LA SALA SITUACIONAL
Las funciones de las salas sociales situacionales son:
1. Funciones preventivas: anticipar el comportamiento de una política en situación de
normalidad, resistencia, conflicto y/o catástrofe.
2. Funciones reactivas: dar respuesta pertinente, rápida, oportuna, eficiente y de calidad
a las situaciones contingentes que se presenten para la ejecución de las políticas
públicas.
3. Funciones proactivas: diseño de énfasis y estrategias delimitadas que permiten
abortar, corregir, disminuir, neutralizar o eliminar las posibles reacciones ante una
política pública, así como las resistencias que su aplicación genera y los conflictos o
turbulencias derivadas de potenciales catástrofes.
4. Funciones de abordaje crítico: se refieren al diseño de cursos alternativos para la
acción de las políticas públicas en un marco de calamidad en el entorno que obliguen a
modificar las metas previstas para el corto y/o mediano plazo.
USOS Y FUNCIONES DE LA SALA SITUACIONAL
Contribuir en el conocimiento de la situación de salud a nivel local con la participación
y aportes de otros sectores y la comunidad.
1. Propicia la realización de estudios sobre la situación de salud (análisis
amplios para definición de políticas, planes y proyectos o informes
técnicos sobre problemas prioritarios)
2. Monitoreo y evaluación de la situación de salud de grupos humanos e
impacto de intervenciones.
3. Identificar necesidades de investigación
7
4. Gestión de la organización.
5. Negociación política y movilización de recursos.
6. Difusión de la información (posiciona a la institución)
7. Interactuar con medios de comunicación masiva.
8. La Sala Situacional se puede organizar por problema o necesidad en
Salud, lo cual no excluye su orientación integradora.
9. Avanzar en el trabajo transectorial.
NIVELES DE LA SALA SITUACIONAL
Los Tres Niveles son:

Nivel 1: Recolección de datos, tabulación, procesamiento, graficación y mapeo.
(Sala C: comando).

Nivel 2: Análisis de datos, comparación, valoración de frecuencias y elaboración
de alternativas.(Sala T: trabajo).

Nivel 3: Valoración de problemas, valoración de intervenciones y toma de
decisiones. (Sala D: desiciones)
REQUERIMIENTOS
SITUACIONAL:
MINIMOS
PARA
DESARROLLAR
LA
SALA

Estandarización de las variables de identificación para cruzar información:
identificación, tipo de documento, localidad de residencia, dirección.

Territorialización y Georeferenciacion de eventos que permita evidenciar sus
determinantes sociales.

Variables para construcción de indicadores: territorio, ciclo vital, sexo, etnia,
aseguramiento, edad, nivel educativo, nivel socioeconómico, y otros.

Construcción Indicadores intermedios que contribuyen al cumplimiento de las
metas de plan de gobierno (mortalidad evitable, vacunación, estado nutricional,
violencia intrafamiliar), incluyendo eventos de importancia en salud pública
priorizados en cada localidad según sus particularidades.

Incluir información de otros sectores para el análisis integral de los eventos, así
como de otras áreas de la institución (participación social, atención al usuario,
prestación de servicios) y de la comunidad misma, a través de la metodología de
lecturas compartidas de necesidades, entre otras.

Incluir para el análisis de los eventos la respuesta sociales (institucional
intersectorial, sectorial y comunitarias).
8

La presentación de los datos debe ser interactiva, permitiendo la comprensión de
la comunidad y otros sectores.

Debe ubicarse y posicionarse en escenarios de transcendencia en la toma de
decisiones del nivel local (como por ejemplo: institución, alcaldía, consejo de
gobierno, consejo local de política social, entre otros).

La participación de actores con capacidad de toma de decisiones de acuerdo al
nivel donde se desarrolle la sala situacional., esto significa que en el momento
de un toma de decisiones se garantice la presencia de los que tienen la
responsabilidad de decisiones.

La participación a la sala situacional genera la adquisición de responsabilidades
y compromisos para dar respuesta inmediata.

Seguimiento a los compromisos que se adquieran en los momentos de decisión
de la sala situacional.
EXPERIENCIA DE LA SALA SITUACIONAL EN BOGOTA
En el año 2004, se implementa la estrategia desde nivel central, con el desarrollo de la
sala situacional de Enfermedad respiratoria aguda y la sala del programa ampliado de
inmunizaciones.
Sala Situacional ERA:
Monitorea la morbimortalidad por ERA en menores de 5 años y sus factores
determinantes.
Tiene los siguientes componentes:
1. Monitoreo de morbilidad atendida a través de las 90 Salas Era de Bogotá.
2. Monitoreo de mortalidad a través de los certificados de defunción.
Tanto la morbilidad y la mortalidad de diferencian por sitio de
residencia, sexo, edad, tipo de aseguramiento, con el objetivo de
identificar brechas de iniquidad.
3. Monitoreo de Determinantes: Contaminación del aire en Bogota,
mediciones de material particulado.
4. Monitoreo de la Circulación viral a través de vigilancia epidemiológica
tipo centinela de los virus respiratorias.
5. Alistamiento frente a la alerta mundial por pandemia aviar.
Paralelamente se inicia el desarrollo de las salas situacionales locales, que parten con la
consolidación en términos de espacio físico e infraestructura; posteriormente, avanza
este proceso a generar análisis situacional de salud, partiendo del enfoque de
determinantes y reconociendo el contexto de cada localidad. Este análisis se da a partir
de tres ejes temáticos, que son, el demográfico, lectura de necesidades, seguimiento a
indicadores de plan de desarrollo.
9
Inicialmente la estrategia depende de la oficina de vigilancia epidemiológica de los
hospitales de I nivel de cada localidad, sin embargo la gradualidad del proceso ha
generado la inclusión de actores institucionales como son los profesionales de salud
pública, profesionales clínicos, profesionales del área administrativa, subgerente
científico y gerente de salud, actores claves en la toma de decisiones y así mismo de
actores locales como son alcaldías, ICBF, DABS, educación.
En la consolidación de la estrategia se han construido equipos de trabajo para responder
en el desarrollo de cada fase. Es decir un equipo de gestión de salud pública conformado
por: Gerente, Subgerente Administrativo, Subgerente de Servicios de salud, Jefe de
Planeación institucional y planeación local, Coordinador de Epidemiología,
Coordinador de APS, Coordinador de Salud Pública, Coordinador de Ambiente,
Coordinador de PAB, Coordinador de Participación social, el cual tiene como función
coordinar con el equipo de vigilancia la planeación de la sala situacional en el nivel
local, definiendo: ubicación de la sala, participantes, objetivos específicos, Construir
plan de acción, ubicar y solicitar las necesidades de información del sector y de otros
sectores, orientar y fortalecer el análisis de datos analizados por el personal, divulgar e
invitar a actores y sectores claves de acuerdo a temáticas, problemáticas abordadas,
realizar el seguimiento a las decisiones y/o intervención pertinentes, y plantea y verifica
los ajustes necesario a los planes de acción involucrados. Un equipo operativo
conformado por el referente de Epidemiología, referente de Gestión local, referente de
Ambitos,referente de Ambiente y equipo operativo de salud publica, los cuales tiene
como función: recibir los datos de los diferentes subsistemas de vigilancia, áreas de la
institución, diferentes instituciones y comunidad (datos cualitativos, cuantitativos, ej:
resultados de desarrollo en ámbitos, participación social, indicadores de eventos de
interés de salud), procesar la información (recolección, tabulación, diagramación,
georeferenciación), actualizar gráficos de tendencia según la información objeto de
monitoreo, iniciar el proceso de análisis de datos, planear las metodologías a desarrollar
con los actores en las unidades de análisis, comparar los datos con períodos precedentes
y equivalentes de otros años, graficar y mapear los datos respectivos por Localidad,
Territorio Social, Barrio, analizar las posibles causas y factores de riesgo, valorar las
medidas de intervención y alternativas de solución, apoyar la divulgación de la sala
situacional, apoyar y dar soporte técnico según las necesidades que surjan, actualizar e
incorporar información de acuerdo a las temáticas definidas en el plan de acción.
SALA SITUACIONAL DE NIVEL CENTRAL
La construcción y desarrollo de la estrategia de nivel central es resultado de la
consolidación de la estrategia a nivel Distrital.
Esta sala se ha definido como el espacio de gestión y toma de decisiones para una
ciudad que reconoce la realidad que conlleva la heterogeneidad de cada localidad,
evidenciada en los resultados de las salas situacionales locales.
El ordenador para el desarrollo de esta sala son las metas de plan de desarrollo
planteadas para la administración, sin perder de vista la contribución a mejorar la
calidad de vida de las personas.
Para realizar este ejercicio desde nivel central con una visión amplia de ciudad, se ha
generado metodologías locales con la inclusión de diferentes actores, como son
comunidad, actores del sector, así como la de otros sectores, que permiten analizar con
10
un nivel de profundidad mayor la situación de salud y así mismo planteamientos y
soluciones a cada nivel.
METODOLOGIA DE TRABAJO:
a. Insumos:
Indicadores en tablas, gráficos y mapas suministrados por Direcciones y áreas
según plan definido.
Análisis de datos, comparación, valoración de frecuencias y elaboración de
alternativas por núcleos temáticos.
Síntesis de investigaciones, informes y documentos relativos a los núcleos
temáticos.
b. Los principales soportes de la sala son:
el sistema de información georeferenciada,
el sistema de vigilancia epidemiológica,
sistemas de información de las direcciones y áreas misionales.
Las salas situacionales temáticas locales.
c. Definición y elaboración de los mapas, tablas y gráficos BASICOS para la
gestión estratégica y disposición virtual y física permanente y con alimentación
continua. Incluye la disposición de módulos, en donde el elemento ordenador es
el ciclo vital, la información disponible se tendrá por localidad y esta con el
mayor nivel de desagregación posible:





Información demográfica desagregada por localidad.
Información de subsistemas de vigilancia.
Información de aseguramiento.
Información de prestación de servicios y vigilancia de la oferta.
Información de registros de procedimientos en salud.
d. Organización virtual y espacial por núcleos temáticos:
Para cada proceso y sesión de la Sala un equipo técnico interdirecciones garantiza
que los insumos pertinentes estén disponibles de manera virtual y organizados para
proyección en VB y en tableros de gráficas establecidas como soportes de
evaluación y control.
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SALA SITUACIONAL CENTRAL Y SALAS SITUACIONALES TEMÁTICAS Y LOCALES
Planeación
Estratégica
20 LOCALIDADES
SALAS
SITUACIONAL PAB
Provisión Servicios
SISTEMA DE INF.
GEO RERNCIADO
Base datos
Inform.
ASEGURAMIENTO
SALA
SITUACIONAL
central
ESTRATEGICA
SALA SITUACIONAL
ERA
SISTEMAS DE
INFORMACION
SIST. DE VIG.
EPIDEMIOLOGIC
A
SALA SITUACIONAL
CRU
Presupuesto
ffds
e. Preparación de sesiones.
Las reuniones ordinarias se establecen en un cronograma semestral y un comité
interdirecciones se responsabiliza de garantizar insumos y alimentar o adecuar la
infraestructura básica. En el Comité Directivo se acuerdan responsabilidades y se
hace seguimiento.
El grupo técnico encargado de la preparación define la organización virtual y
espacial necesaria y elabora documento para la sesión o sesiones del tema. Para
sesiones extraordinarias se sigue un procedimiento similar.
f. Sesiones de la SSSDS.
Reuniones para evaluación de programas, proyectos, valoración de problemas,
valoración de intervenciones y toma de decisiones. Las sesiones ordinarias tendrán
cronograma de mediano plazo; las extraordinarias se definen por novedades o
asuntos de coyuntura.
De cada sesión se llevará acta y se hará control de compromisos.
g. Información continúa.
La sala situacional estratégica contribuye a la información pública en la web y en los
informes, documentos, boletines y publicaciones de la SDS.
NUCLEOS TEMÁTICOS:
El referente principal de la Sala Situacional es el Plan de Desarrollo Bogotá sin
Indiferencia y los análisis de situación, diagnósticos, programas, proyectos y metas allí
establecidos para la garantía del derecho a la salud.
12
La gestión del Plan desde la perspectiva del derecho a la salud y la salud pública
demanda identificar núcleos temáticos que sintetizan las estrategias en cada coyuntura y
en la ruta crítica de mediano plazo. Por ejemplo:
-
Análisis de la situación de salud y de las políticas y acciones por grupos
etáreos.
Evaluación trimestral del cumplimiento de objetivos y las metas del Plan.
Evaluación y decisiones de ajuste en programas claves.
Salas Situacionales temáticas permanentes en ERA – EDA, Salud Pública,
APS, Urgencias y Aseguramiento.
Monitoreo de ejecución presupuestal.
ETAPAS PARA EL FUNCIONAMIETO DE LA SALA SITUACIONAL
ESTRATÉGICA DE LA SDS
ETAPA 1. Formulación de la Sala Situacional. A partir de las directrices del
Secretario SDS se elabora el documento base que define objetivos, metodología,
procedimientos, responsabilidades, interrelaciones y
puesta en marcha y
funcionamiento de la Sala. Esta formulación es realizada por un grupo técnico ad hoc
integrado con funcionarios designados por las direcciones que están al frente de
sistemas de información y de salas situacionales.
En esta etapa se realiza el alistamiento con actividades como el diagnostico de la
información disponible en cada dirección, teniendo como elemento ordenador el ciclo
vital, y el diseño de los módulos de información y de salidas.
ETAPA 2. Sistema de información georeferenciado para la Sala Situacional
Estratégica. En esta etapa se recorren diversas fases, tal como lo indica el documento de
la Dirección de Planeación y Sistemas:7
Fase de inducción compilando los indicadores de Salud según las metas del Plan de
Desarrollo y el Acuerdo 067 a nivel de localidades. Realización de los mapas temáticos.
Fase de análisis y propuesta, definiendo los requerimientos de información
georeferenciada para la sala y la propuesta de plataforma. Se debe definir la plataforma
de desarrollo y los módulos del sistema. Establecer funciones.
Fase de desarrollo que incluye el diseño del sistema, pruebas y capacitación de usuarios;
se propone también la publicación de la información georeferenciada en la web.
ETAPA 3.
RED CON BANCOS DE DATOS PARA ANALISIS DE
DETERMINANTES DE LA SALUD.
Se organizan cuadros, gráficos y mapas para el periodo 2003 – 2005 con indicadores
poblacionales, vitales, socioeconómicos, nutricionales, ambientales y otros que se
identifiquen para los núcleos temáticos programados en el 2006. Esta información
actualizada y analizada se ubica en red a disposición de todas las dependencias. Se
establecen vínculos de rápido acceso a otras bases.
 Estandarización de las siguientes variables en los sistemas de vigilancia:
identificación, tipo de documento, localidad de residencia, dirección.
7
Ingenieros Alvaro Caro, Edilma , Luz Adriana Zuluaga, Sistema de Información Georeferenciado para
la Sala Situacional de la SDS, marzo 2006.
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





Territorialización y Georeferenciación de eventos que permita evidenciar sus
determinantes sociales.
Variables para construcción de indicadores: territorio, ciclo vital, sexo, etnia,
aseguramiento, grupo etáreo, nivel educativo, nivel socioeconómico, y otros.
Construcción Indicadores intermedios que contribuyen al cumplimiento de las
metas de plan de gobierno (mortalidad evitable, vacunación, estado nutricional,
violencia intrafamiliar), incluyendo eventos de importancia en salud pública
priorizados en cada localidad según sus particularidades.
Incluir información de otros sectores para el análisis integral de los eventos, así
como de otras áreas de la institución (participación social, atención al usuario,
prestación de servicios) y de la comunidad misma, a través de la metodología de
lecturas compartidas de necesidades, entre otras.
Incluir para el análisis de los eventos la respuesta sociales (institucional
intersectorial, sectorial y comunitarias).
La presentación de los datos debe ser interactiva, permitiendo la comprensión de
la comunidad y otros sectores.
Etapa 4. Realización de ejercicios de sala situacional estratégica con soporte
virtual.
Etapa 5. Organización espacial y equipamiento de la Sala Situacional Estratégica.
Etapa 6. Puesta en marcha de la Sala Situacional Estratégica según los siguientes
núcleos temáticos:
a. Sesiones de la Sala Situacional sobre salud materno – infantil
b. Evaluación del Plan de desarrollo Bogota sin Indiferencia en cuanto al derecho a
la salud y a las metas para el sector.
c. Sesiones de la SSSDS sobre juventud
d. Sesiones de la SSSDS sobre adulto y adulto mayor
e. Sesiones sobre APS /Salud a su hogar.
f. Sesiones sobre aseguramiento y relación con EPS, ESES e IPS. (Puede incluirse
en el cronograma como una de las prioridades).
La sala situacional no es una estructura paralela al funcionamiento de las instancias de
la SDS, sino un instrumento para su mayor efectividad.
INTEGRACION DE SALAS, SISTEMAS DE
VIGILANCIA Y CONTROL Y OBSERVATORIO
INFORMACION,
DE
Para el diseño y puesta en marcha de la Sala Situacional Central o Estratégica el punto
de partida es la experiencia de la Sala Situacional ERA y de las Salas Situacionales de
Salud Pública que se están poniendo organizando en las localidades.
A. integración de salas situacionales.
Identificación de indicadores, bases de datos y sistemas de información
comunes para unificar captura, procesamiento y análisis en las actuales
condiciones y en perspectiva de mejoramiento.
Definición de interfases entre las salas, complementariedades y cooperación.
Coordinación de actividades y cronogramas.
14
B. Relación de salas temáticas y Sala Situacional Central o
Estratégica
(SSCESDS):
Las salas funcionan como una unidad en red conformando de manera virtual
los elementos de una sala multitemática.
Las salas temáticas permanentes son instrumentos de las direcciones para la
gestión de políticas, planes, programas y acciones. Fortalecen el
funcionamiento normal y los comités interdisciplinarios existentes.
La relación entre salas situacionales temáticas permanentes y la SSCESDS se
concreta en los núcleos temáticos estratégicos definidos en cada período y en la
participación indicada en la metodología y etapas para el funcionamiento.
e. Salas situacionales y Observatorio.
El Observatorio se encuentra en fase de diseño y por ello es factible establecer
objetivos y procedimientos que garanticen la complementariedad de los
instrumentos.
Debe tenerse en cuenta que el eje de las salas situaciones es la gestión para el
cumplimiento de los planes, programas o proyectos según las políticas establecida
en un determinado período, en tanto el observatorio apunta a evaluar desde la
perspectiva de equidad esas políticas y su implementación para contribuir al ajuste o
formulación de otras nuevas.
El Observatorio desde su particularidad contribuye al diseño y funcionamiento de
las salas y desde su especificidad la metodología de las salas sirve a los propósitos
del Observatorio.
El momento de diseño del Observatorio y de fase inicial de las salas situacionales en
la Secretaria de Salud Distrital, permite acoplar estas iniciativas para que sean
complementarias.
SALA TEMÁTICAS OPERACIONALES
En la Secretaria de Salud están en marcha varias salas temáticas operacionales que se
entienden como soportes de la Sala Situacional Central Estratégica, parte del proceso y
a la vez constituyen una modalidad específica de análisis situacional para temas claves
de atención permanente. La unificación o coordinación de las salas es importante para
la coherencia en la ejecución de políticas y programas y como requisito de eficacia y
eficiencia en la captación, procesamiento, análisis de la información.
Se requieren entonces procedimientos unificados en todos los componentes de los
sistemas de información y en la construcción del sistema integrado de información que
alimentan las salas.
La sala situacional central debe tener una visión de ciudad - región, sin perder de vista
las particularidades y dinámicas de las 20 localidades, esto significa que la Sala
Situacional Central o Estratégica tendrá información de los resultados evidenciados en
el desarrollo de las salas situacionales locales y esto permitirá una retroalimentación de
doble vía.
Es importante la elaboración de una Ficha Técnica de las Salas Situacionales y de su
interrelación con la Sala Central, y de un Protocolo o Manual de Funciones que delimite
responsabilidades y establezca las formas de integración.
15
No se debe perder de vista que el funcionamiento de la Sala Situacional ERA en la SDS
es un proceso avanzado que ha mostrado su utilidad para fortalecer la política pública de
protección a la población infantil, de atención en una de las patologías críticas y de
disminución de la mortalidad infantil. Esta experiencia es el punto de apoyo para otras
salas temáticas que se están montando en la Secretaría y para la Sala Situacional
Estratégica.
ESTRUCTURA SALA
SITUACIONAL
Sala situacional
ESE
ESE
ESE
Sala situacional
ESE
ESE
Sala situacional
ESE
ESE
SALA SITUACIONAL
SDS
Sala situacional
ESE
Sala situacional
ESE
ESE
ESE
Sala situacional
ESE
Actores locales
RED DE SALUD PUBLICA DISTRITAL
El carácter operativo de las salas temáticas se ilustra en el documento del proyecto de
sala situacional de Urgencias cuando establece como objetivo de esta sala “Definir la
organización y los requerimientos para la implementación de la sala situacional de la
Red de Urgencias del Distrito Capital, que permita orientar de manera integral, oportuna
y con evidencia científica sólida, el proceso de toma de decisiones en el ejercicio de la
rectoría y regulación del servicio de emergencias médicas del Distrito”.8
Los objetivos específicos son: 1) Definir la organización, operación, actores y fuentes
de la sala situacional de la Red de Urgencias del Distrito Capital. 2) Determinar los
requerimientos para la implementación y desarrollo de la sala situacional de la Red de
Urgencias del Distrito Capital.
El documento de presentación ubica esta sala operacional como un instrumento
específico de la red de urgencias para lograr en especial los siguientes resultados:

Fortalecimiento de los procesos de toma de decisiones del Centro Regulador de
8
Anteproyecto de Sala Situacional de la Red de Urgencias del Distrito Capital, Miguel Gonzalez MD,
SDS, 2006.
16



Urgencias y de la Dirección de Desarrollo de Servicios.
Mejoramiento de las funciones de rectoría, coordinación y regulación del Centro
Regulador de Urgencias, del servicio de emergencias médicas, prevención y
atención de emergencias y desastres.
Generación, orientación y evaluación de intervenciones y políticas en salud.
Mejoramiento de los servicios y reducción de la morbimortalidad por patologías
relacionadas con atención por urgencias.
FUNCIONAMIENTO DE LA SALA SITUACIONAL ESTRATÉGICA SDS
En términos generales, la Sala Situacional Estratégica o central, lo mismo que las salas
temáticas operativas dependen de la apropiación que se haga en el conjunto de la SDS
de este instrumento como parte de las actividades regulares.
Cada una de las salas situacionales temáticas cuenta con su equipo de apoyo, lo que
facilita la cooperación.
EL SECRETARIO Y EL COMITÉ DIRECTIVO:




Da el lineamiento de funcionamiento de la sala situacional definiendo: ubicación
de la sala, participantes, objetivos específicos.
Construcción y seguimiento de plan de acción
Establece, según el Plan de Desarrollo y las políticas del sector, las necesidades
de información.
Toma decisiones sobre la programación de la Sala Situacional SDS
EQUIPOS PARA NUCLEOS TEMÁTICOS: (BASADOS EN LOS COMITES,
REFERENTES O GRUPOS EXISTENTES):













Reciben los datos de los diferentes Direcciones y subsistemas de información
existentes y de otras instituciones (datos cualitativos, cuantitativos).
Procesan
información
(recolección,
tabulación,
diagramación,
georeferenciación).
Actualizan gráficos de tendencia según la información objeto de monitoreo.
Elaboran tableros de control, tablas o gráficos de monitoreo.
Se inicia el proceso de análisis de datos.
Se valora la frecuencia de la enfermedad o información de gestión.
Se confirma el registro del dato y de la localidad.
Se comparan los datos con períodos precedentes y equivalentes de otros años.
Se grafican y mapean los datos respectivos por Localidad, Territorio Social,
Barrio.
Se analizan posibles causas y factores de riesgo.
Se valoran medidas de intervención y alternativas de solución.
Apoya la divulgación de la sala situacional.
Apoya y da soporte técnico según las necesidades que surjan.
17

Actualiza e incorpora información de acuerdo a las temáticas definidas en el
plan de acción.
ADMINISTRACION DE LA SALA SITUACIONAL
Como se trata de un espacio de uso permanente por parte de diversos grupos, al servicio
de los comités de vigilancia, salas situacionales operacionales o temáticas, comité
directivo, requiere que se mantenga actualizada la información y se dispongan los
insumos virtuales y de carteleras según los núcleos temáticos definidos.
La administración de la Sala Situacional Central, por designación del Secretario General
debe estar a cargo de la Dirección de Planeación y Sistemas o en su defecto por la
Dirección de Salud Pública que tiene amplia experiencia con la Sala Situacional ERA y
con las 20 salas situacionales locales. En todo caso para el éxito de la Sala Situacional
Central se necesita la coordinación permanente de estas dos direcciones como puntal de
la articulación del conjunto de la Secretaria en este ejercicio. El concurso del Despacho,
por medio de alguno de sus asesores puede ser de utilidad para el cumplimiento de las
agendas.
Para esa administración se necesita:
Un profesional especializado (destacado por la Dirección de Planeación)
Un técnico en georeferencia y procesamiento de información.
En el espacio de la Sala Situacional Central se ha previsto:
Oficina de la administración de la Sala
Dos puestos de trabajo para profesionales que trabajen con esa administración.
(tiempo parcial o completo en el caso de georeferencia)
Puestos de trabajo permanetes para la Sala Situacional ERA y de salud pública.
Puestos de control en la sala de juntas que funcionan según temas a tratar con
funcionarios de las Direcciones o con el apoyo de los profesionales que
asesoran al administrador de la Sala.
ESPECIFICACIONES DE EQUIPOS PARA LA SALA SITUACIONAL
Elemento
Computador 
Tipo 1 (PC1)

Analisis




Especificaciones
Disco duro
300GB
Procesador Dualcore
Memoria DDR2
2048
Acelerador de
gráficos
Windows XP
Monitor 24”
Plataformas y Software
Georeferencia:
ArcView
Cant
2
Análisis predictivo: SPSS
Base de Datos:
SQL, PHP, Visual Fox Pro,
Oracle, Access.
Otros: MS Office
18
Computador 
Tipo 2 (PC2)

Disco duro
300GB
Procesador Dualcore
Datos
y  Memoria DDR2
supervisión
2048
 Windows XP
 Monitor 24”
Computador  Disco duro
Tipo 3 (PC3)
300GB
 Procesador DualControl
core
audiovisual  Memoria DDR2
2048
 Acelerador de
gráficos
 Audio Out 5.1
 Windows XP
 Monitor 24”
Pantallas
46”
LCD
24”
Sistema
5.1 de 250W
audio
Video
3000 Lum
proyector
Resolución
LCD
1240x720
Bases de Datos:
SQL,
PHP, Visual Fox Pro, Oracle,
Access.
6
Otros: MS Office
Video: Reproductor de DVD
1
Otros: MS Office
3
4
1
3
INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO
Se han identificado los siguientes requerimientos:
•
•
•
•
•
Sala para juntas y reunión de comités ínter direcciones e interinstitucionales con
equipamiento de proyección de imágenes, tableros, pantallas y computadores.
Se ha ubicado la sala situacional en el CRU, adecuando el área donde se
encuentra hoy la sala situacional de ERA, mediante la construcción de un piso 7.
Se estima un área mínima total de 150 metros cuadrados. (VER PLANO)
En el nuevo piso debería adecuarse área de baños.
Conexión en red – intranet – con sistemas de información y salas temáticas.
Seis puntos de red: 1. para operación y proyección por sesión. 2. Para
adecuación de presentaciones. 3. Servidor y 4 a 6. Actualizaciones continuas y
puestos de trabajo. ( ver planos anexo de cableado y puntos de audio, video,
datos y energía)
Amoblamiento mínimo:
•
•
Escritorios. (6 Puestos de trabajo)
Mesa de reuniones. (Modular para 22 personas).
19
•
•
•
•
•
•
•
•
Asientos adicionales (24)
Servidor(1) y Equipos de cómputo. Tres (3).
Impresora, Fotocopiadora
Internet inalámbrico.
Videobeam.(2) . Tableros de acrílico.(2)
Mapas del distrito y de localidad. (Sistema de exposición)
Tableros de corcho.(Tres de 2 mts x 3 mts cada uno)
DVD.(uno). VHS. (uno). Televisor. Monitores (4)
20