Política de regalos y cortesías y atenciones corporativas

Política de regalos y cortesías y atenciones corporativas
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Introducción
1.1
Finalidad
La finalidad de esta política es garantizar que Ebiquity y sus empleados cumplen con las leyes
anticorrupción y los procedimientos adecuados para combatir la corrupción en todos los países y
áreas comerciales en las que Ebiquity opera. Esta política es parte del compromiso de Ebiquity con
los principios morales y legales en todas las actividades comerciales.
El soborno consiste en cualquier oferta, promesa, recompensa, económica o de otro tipo, a una
persona con responsabilidades públicas o privadas como incentivo o recompensa por hacer algo (o
no, según el caso) deshonestamente, es decir, en mala fe o con abuso de confianza.
Una forma en la que se puede pagar o recibir el soborno es mediante regalos o cortesías y
atenciones corporativas. Esta política resume los procedimientos para la autorización de todos los
regalos, cortesías y atenciones ofrecidas o recibidas.
1.2
Otras políticas
Esta política deberá interpretarse en conjunto con otras políticas de Ebiquity, en particular las
siguientes:



la política anticorrupción;
el formulario de informe de casos;
la Política de ética empresarial;
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Alcance
Esta política se aplica a:
(a)
(b)
(c)
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todas las operaciones de Ebiquity independientemente de su ubicación;
todas las filiales y otras entidades consolidadas, incluidas las joint venture (JV) consolidadas
(aquellas en las que Ebiquity cuenta con un interés del 50 por ciento o superior y/o control de
la gestión y de forma coherente de estas entidades hasta la filial /cadena de propiedad JV);
todos los empleados y trabajadores de Ebiquity, incluido el personal de cualquier subsidiaria
en la que Ebiquity cuente con una participación mayoritaria, así como empleados de agencias,
asesores y contratistas, independientemente de su ubicación, función grado o posición.
Sobornos
Es posible que el soborno no se entregue a la persona con el poder de tomar decisiones. El soborno
puede tomar la forma de un regalo o de entretenimiento ofrecido a la esposa del responsable de
tomar decisiones o a cualquier otro miembro de su familia.
Las invitaciones comerciales son una forma aceptada de hacer negocios y siempre y cuando sean
razonables y proporcionadas, probablemente no violarán la Ley Anticorrupción 2010. Sin embargo,
las invitaciones comerciales de valor considerable o las invitaciones ofrecidas a alguien que no sea
cliente de Ebiquity, p. ej. un familiar, podría resultar en una violación de la ley.
No se deben hacer u ofrecer regalos o invitaciones con la intención de influenciar a otra persona
para que realicen sus funciones de forma deshonesta.
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Envío y recibo de regalos e invitaciones comerciales
Los regalos e invitaciones comerciales están ampliamente aceptados en el día a día de los negocios
y la actividad comercial. Dar o recibir invitaciones o los gastos promocionales se consideran
aceptables en caso de ser: (a) en relación a eventos relacionados con la actividad comercial; (b)
ofrecidos y recibidos en buena fe; (c) permitidos bajo las leyes y costumbres locales; (d) ofrecidos y
recibidos de acuerdo con esta política. Sin embargo, las invitaciones comerciales de valor
considerable pueden también ser utilizadas como una tapadera para el soborno.
Es responsabilidad de cada empleado conocer cuándo es necesaria una aprobación previa para
ofrecer o recibir un regalo o invitación y, en caso de necesitar dicha aprobación previa, buscarla y
obtenerla. Los requisitos serán los siguientes:
(a) para gastos en regalos e invitaciones, o para aceptar regalos o invitaciones, hasta un valor
de £65 (o equivalente en moneda local utilizando el cambio al contado de la fecha en que
se produce el gasto), no hay necesidad de obtener aprobación previa;
(b) para gastos en regalos e invitaciones, o para aceptar regalos o invitaciones, con un valor de
entre £65 y £120 (o equivalente en moneda local utilizando el cambio al contado de la
fecha en que se produce el gasto), es necesaria la aprobación previa del responsable de
área/departamento comercial de acuerdo con la Matriz de responsabilidades; y
(c) para gastos en regalos e invitaciones, o para aceptar regalos o invitaciones, con un valor
superior a £120 (o equivalente en moneda local utilizando el cambio al contado de la fecha
en que se produce el gasto), es necesaria la aprobación previa del responsable de
área/departamento comercial y del Consejo General de Ebiquity de acuerdo con la Matriz
de responsabilidades.
No siempre será fácil evaluar el valor de los regalos o invitaciones recibidos. En estos casos la
persona recibidora deberá describir el regalo o invitación y realizar una estimación fundamentada
de su posible valor, es decir, el valor de adquisición.
Si es usted quien ofrece la invitación comercial, solo necesita evaluar el valor de la invitación que
ofrece, p.ej. si va a invitar a un cliente a comer y la factura total asciende a £140, el valor de la
invitación que ha ofrecido es de £70.
Mantener un registro local de los regalos e invitaciones será responsabilidad de los responsables de
área/departamento comercial, así como asegurarse de que todos los gastos y aceptaciones de
regalos e invitaciones que requieren aprobación (tal y como se describe en los párrafos (b) y (c)
anteriores) estén anotados en el registro.
Cada responsable de área/departamento comercial deberá entregar al Consejo General una copia
actualizada del registro local de regalos e invitaciones de forma trimestral, al mismo que tiempo que
entrega al departamento financiero las proyecciones trimestrales del presupuesto anual para el
área/departamento comercial relevante.
El gasto máximo de cada área/departamento comercial en desarrollo empresarial por cualquier
cliente individual (ya sea una empresa o particular) no será superior a £500 en un ejercicio fiscal sin
la aprobación previa del Consejo General de Ebiquity.
Es importante que el valor monetario total de los regalos y/o invitaciones que reciba todo el grupo
Ebiquity de parte de terceros sea razonable. El Consejo General de Ebiquity podrá ocasionalmente
emitir avisos para que no se acepten más regalos o invitaciones de un tercero específico (y
consecuentemente, debe ser rechazado) hasta próximo aviso.
Es sabido que habrá ocasiones en las que el valor de la invitación recibida sea muy superior a lo
estimado antes de recibirlo, p. ej. lo consultó con su responsable de área/departamento comercial
pero el evento resultó ser de un valor superior a £120. A pesar de que siempre debería anticipar de
antemano el valor de un evento, está ampliamente aceptado que estas estimaciones pueden no ser
correctas. En estos casos se deberá obtener consentimiento retroactivo y volver a registrar el valor
de la nueva estimación.
5
Sospecha de soborno
Si es objeto de soborno o sospecha que un regalo o invitación puede ser una forma de soborno,
deberá remitirse al procedimiento de informe de casos y notificarlo al Consejo General de Ebiquity.