1.1 INSTRUCTIVO - GUÍA LEVANTAMIENTO DE INFORMACION

PROCESO EVALUACION INSTITUCIONAL
SUBPROCESO EVALUACION INDEPENDIENTE
1.1
Fecha de Revisión
7 de junio de 2007
Fecha de Aprobación Res.159-25 junio 2007
INSTRUCTIVO - GUÍA LEVANTAMIENTO DE
INFORMACIÓN
Versión
1
REG–EV-EI–011
Página
1
INSTRUCTIVO - GUÍA LEVANTAMIENTO DE INFORMACION
GUÍA
Para realización del Paso de Programa in situ levantamiento de información.
1
DESCRIPCIÓN
Las técnicas en auditoria para la obtención de evidencias, son herramientas que
facilitan su desarrollo, en la ejecución de los programas de auditoria, a
continuación describiremos algunas técnicas de mayor aplicabilidad.
2 OBJETIVOS
Lograr evidencias a través de un sin-número de procedimientos, técnicas,
métodos prácticos de investigación y pruebas que se utilizan, en el análisis de
información, para la comprobación necesaria con el fin de emitir una opinión por
parte del auditor, aplicando las normas de auditoria generalmente aceptadas.
3 REQUISITOS
Haber realizado las actividades de presentación y contar con los registros
correspondientes al INS-EV-EI007 Guía de preparación de Auditoría.
4 OPERACIÓN
Las situaciones que son conocidas por un auditor deben quedar debidamente
documentadas, de manera que se soporte los juicios a emitir. El levantamiento y
tratamiento de información se considera crítico para determinar la validez de sus
apreciaciones.
Por lo tanto, el auditor debe recurrir a diversos métodos y procedimientos que se
convierten en herramientas de trabajo.
En general se busca:
 Determinar la racionalidad y efectividad del procedimiento que siguen para el
desarrollo de las funciones propias y su control.
 Determinar que documentación se lleva, libros de registro y demás y su aporte
en el proceso y su control.
 Determinar que sistemas de información soportan la labor y la efectividad de su
utilización.
 Verificar si el archivo general de la dependencia esta bien llevado y
organizado.
 Verificar la celeridad dada en el trámite de documentación (se miran fechas
para ver lapsos transcurridos, son prontas las comunicaciones, cuanto tiempo
se demoran, existe acumulación de decisiones, el control a las mismas es claro
y pertinente, hay prontitud en la atención a derechos de petición)
Los resultados del levantamiento de información deben estar debidamente
documentados y avalados con las firmas de las personas que los asisten por parte
de la dependencia auditada. Siempre se imprime el reporte respectivo y se
procede a su firma
Se incluye documentación en la carpeta de la visita.
4.1
Métodos de levantamiento de información
Para el efecto se considera que los métodos de levantamiento de información de
mayor aceptación para el desarrollo de las auditorías son los siguientes:
Observación directa: Labor de campo en la cual se realiza una revisión in situ de
un proceso, gestión o decisión.
Entrevistas: Se realizan con un interlocutor que atiende un cuestionario o unos
objetivos de control de interés de conocimiento general del auditor.
Encuestas: Se realizan sobre cuestionarios predeterminados, se prefieren
preguntas cerradas, su validez depende de la adecuada determinación de los
aspectos objeto de consulta.
Mixtas: Se consideran una o más de las anteriores.
4.2
Tipos de levantamiento de información
Considerando la preparación del levantamiento de información, serían:
Estructuradas: Se basan en herramientas predeterminadas, tales como
cuestionarios o listas de chequeo, son las más convenientes para la actividad de
auditoría.
Semi-estructuradas: Se tiene una determinación previa de los objetivos del
levantamiento de información pero no se cuenta con los cuestionarios
predeterminados, puede haber listas de chequeo globales.
No estructuradas: Se realiza de una manera desprevenida sobre el área sin
determinaciones previas. Esta sería la menos conveniente para la labor de
auditoría.
4.3
Las Técnicas de auditoría.
Las técnicas en auditoria para la obtención de evidencias, son herramientas que
facilitan la ejecución de la auditoria, a continuación describiremos algunas técnicas
de mayor aplicabilidad. Ya han sido identificadas previamente y se refieren a:
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Análisis de saldos y movimientos
Comprobación
Conciliación
Confirmación
Confrontación.
Indagación
Inspección
Observación
Revisión analítica
El Muestreo Estadístico en Auditoria
PAPELES DE TRABAJO
Permanentes:
Ver primer Instructivo de este Capítulo.
Corrientes:
Siempre se debe tener el registro de todo levantamiento de información, para el
efecto se debe establecer el servidor público que atiende la visita y el mismo debe
firmar los papeles de trabajo obtenidos.