Gran parte de nuestra jornada laboral se pierde en reuniones de

Programa de Desarrollo de Proveedores
Reuniones Eficientes
Gran parte de nuestra jornada laboral se pierde en reuniones de trabajo. Los puntos clave
a tener en cuenta a la hora de dirigir una reunión, y no perder tiempo ni recursos en ellas.
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Las reuniones de trabajo son una parte fundamental de las tareas de todos los días
en cualquier trabajo moderno. Gran parte del tiempo que ocupamos en nuestro
trabajo lo hacemos en reuniones.
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Mucha gente siente que asistir a reuniones de trabajo es una actividad tediosa y es
vista como una pérdida de tiempo. Pero, entendemos, que, como cualquier otro
proceso la reunión de trabajo, puede ser optimizada y estudiada.
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Como punto de partida para cualquier reunión se debe crear, con anterioridad, una
Agenda o minuta. De ser posible debería ser enviada por adelantado a cada
participante. Una agenda básica debería contar con la siguiente información:
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Propósito de la reunión; Tema de la reunión; Líder para cada tema (generalmente,
es quien introduce el tema en la reunión);Tiempos estimados.
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Para completar la información se podría sumar cuáles son los métodos de discusión
(lluvia de ideas, debates, etc) para la reunión y qué resultados se espera para cada
uno.
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Las agendas generalmente prevén las siguientes actividades básicas para el
desarrollo óptimo de las reuniones:
o Qué actividades de precalentamiento se realizarán (actividades realizadas
antes de la reunión para que los miembros del equipo logren conocerse); R
o Revisar los temas de la agenda del día; Evaluación final de la reunión.
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En el desarrollo de la reunión de trabajo, es conveniente tener identificado los roles
que ocupará cada participante. Así, las tareas no se superponen y la labor grupal es
más consistente. Los roles básicos que podemos identificar se resumen en:
o El moderador o líder: es el responsable de mantener la discusión dentro de
los temas de interés, dentro de los temas del día (que marca la agenda). Abre
y cierra la reunión, revisa la agenda, se asegura que alguien esté tomando
notas y cronometrando todo el proceso. Maneja el orden de intervención de
los miembros, recopila las ideas centrales para las próximas reuniones.
o El anotador: es el encargado de escribir, en la pizarra de la sala, los conceptos
que surgen en el desarrollo de la discusión. Estas anotaciones son útiles para
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que el grupo se mantenga dentro de los temas del día. Por otro lado, muestra
que las ideas de los participantes son relevantes y se tendrán presentes a la
hora de tomar decisiones.
o El cronometrador (timekeeper): mantiene a la reunión dentro de los
tiempos preestablecidos. Esto hace que el equipo no se detenga en los
primeros puntos de la agenda. Optimiza el tiempo destinado a la discusión.
Muchas veces el moderador puede actuar como cronometrador.
o El apuntador: toma nota de los puntos sobresalientes de la reunión. Es el
encargado de resaltar las decisiones que se adoptaron en la reunión y
apuntará los temas para la siguiente reunión. Las notas pueden ser tomadas
en forma digital o en una libreta.
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Para finalizar, un último consejo: recuerde, siempre y en todo momento, que las
buenas reuniones de trabajo, se reflejan en los resultados de los proyectos.