Beneficiarios, subbeneficiarios y el Gobierno de Est

Edición n.º 8 / Mayo de 2009
Definiciones
Tema: Gestión de programas
Beneficiario: Una organización que recibe
asistencia financiera directa (una donación
o un acuerdo de cooperación) para llevar a
cabo una actividad o un programa.
Subbeneficiario: Una organización que
recibe asistencia financiera para llevar a
cabo una actividad o un programa de un
beneficiario principal (u otro
subbeneficiario).
Cómo trabajar con
subbeneficiarios locales
Se deben tomar en cuenta ciertas
consideraciones financieras y
programáticas antes de decidirse por subs
locales.
Las organizaciones pueden elegir subs
locales para desarrollar el potencial
autóctono. Además, si los subs necesitan
mucha asistencia, las organizaciones
pueden necesitar que el personal esté
disponible en el mismo país. Las
organizaciones locales pueden operar con
costos más bajos que las organizaciones
internacionales.
No obstante, los primeros beneficiarios o
receptores son responsables de todas
las actividades y acciones emprendidas
por los subs. Los primeros beneficiarios o
receptores pueden necesitar mecanismos
que aseguren el seguimiento y el apoyo
adecuados.
Referencias
Provisiones estándar obligatorias
de la USAID para beneficiarios no
gubernamentales fuera de EE. UU.,
http://www.usaid.gov/policy/ads/300/
303mab.pdf
Beneficiarios, subbeneficiarios y el Gobierno
de Estados Unidos
P.
¿Cuál es la relación entre un primer beneficiario o
receptor, un subbeneficiario y el Gobierno de EE. UU.?
¿Qué responsabilidades tiene un primer beneficiario
respecto al trabajo con subbeneficiarios?
R.
La agencia del Gobierno de Estados Unidos (USG) que financia una
adjudicación tiene una relación contractual con el primer beneficiario. En el
acuerdo se especifican o se enuncian diversos requisitos y provisiones a los
que el primer beneficiario debe atenerse.
El primer beneficiario tiene una relación similar con un subbeneficiario (sub).
Dado que el USG no tiene una relación directa con el subbeneficiario, el
primer beneficiario es responsable de asegurar que todas las provisiones
obligatorias y las cláusulas importantes de la adjudicación se extiendan al
subbeneficiario.
La forma más fácil de hacerlo es a través de un subacuerdo. El subacuerdo
incluye los requisitos y prácticas que debe cumplir el subbeneficiario, las
cuales están especificadas o enunciadas en el acuerdo entre el primer
beneficiario y el sub.
A continuación, se mencionan las áreas principales que un primer socio
debe considerar al seleccionar y administrar a un subbeneficiario. Para
obtener más información sobre cada tema, comuníquese con su
representante de AED.
Proceso de selección de subbeneficiarios
Proceso de selección: Un primer beneficiario deberá utilizar el proceso de
selección establecido y documentar las decisiones de selección en la forma
correspondiente. Las prácticas sugeridas para seleccionar subbeneficiarios
incluyen expedir un Pedido de Solicitudes (RFA), formalizar relaciones
informales o solicitar propuestas de organizaciones que cuenten con la
experiencia que usted está buscando.
Evaluación previa a la adjudicación: Antes de realizar la selección final,
evalúe los sistemas financieros y de gestión del probable subbeneficiario,
además de su capacidad para implementar un programa. Si es posible,
tómese el tiempo para visitar a los finalistas del proceso de selección.
Aprobación del USG: Debido al considerable involucramiento de la clausula
en su Acuerdo de Cooperación, el USG debe aprobar al subbeneficiario
antes de que pueda recibir los fondos. Si un sub fue nombrado en su
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propuesta y presupuesto original, entonces deberá estar aprobado en su
Acuerdo de Cooperación. De lo contrario, debe obtener la aprobación de su
Oficial de Convenios.
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Acuerdo: Al otorgar una subadjudicación, los acuerdos recomendados son el
Acuerdo de Donación Estándar o el Acuerdo de Obligación Fija. Un
memorándum de entendimiento válido u otro acuerdo menos formal no
sirven para celebrar un contrato con un subbeneficiario debido a que tales
acuerdos no son legalmente vinculantes. Antes de entablar una relación
contractual, asegúrese de que todas las partes entiendan las obligaciones
legales correspondientes.
Planificación e implementación
Requisitos y Regulaciones: Revise su adjudicación para saber qué
disposiciones se extienden a los subs y trabaje con ellos para repasar los
requisitos y las regulaciones del USG relacionados con el tipo de acuerdo
que utiliza con los subs (estándar o de obligación fija).
Ejemplos:
Adquisiciones: Cerciórese de que los subs tengan
conocimiento de los principios de costos y los costos
permitidos, y asegúrese de que estén documentando las
actividades de adquisición correctamente.
Para obtener más información
Para obtener ejemplares de esta u
otras ediciones, visite
www.NGOConnect.NET. El sitio
web es un portal dinámico e interactivo
dedicado a comunicar y fortalecer las
ONG, sus redes y las organizaciones
de apoyo a las ONG en todo el
mundo.
El financiamiento para esta
publicación fue otorgado por la
Agencia de los Estados Unidos para el
Desarrollo Internacional, bajo el
Programa de Socios Capaces (CAP).
Su contenido es administrado por el
CAP y no representa necesariamente
las opiniones de la USAID o del
Gobierno de los Estados Unidos.
© Mayo de 2009, FHI 360. Esta
publicación puede fotocopiarse o
adaptarse únicamente para uso no
comercial sin permiso previo, siempre
y cuando se reconozca debidamente a
FHI 360, CAP, MSI y USAID.
Marca y publicidad: Asegúrese de que los subs entiendan los
requisitos de marca y de publicidad.
Costo compartido: Cualquier gasto compartido que sea aportado por un
subbeneficiario puede agregarse y aplicarse a su contribución de gasto
compartido. Por lo tanto, es recomendable que trabaje con los subs para
conseguir aportes, como horas voluntarias y otras contribuciones en
especie.
Elaboración de informes
Fechas límite: Establezca plazos para que los subs le envíen los informes
con anticipación, de manera que usted tenga suficiente tiempo para revisar y
consolidar los informes que deba enviar al USG.
Auditorías: Determine si es necesario realizar una auditoría externa para los
subs. El límite para las ONG extranjeras, financiadas principalmente con
fondos de la USAID, es aplicable si estas reciben 300.000 dólares o más en
un año determinado. El límite para las ONG estadounidenses, financiadas
por la USAID, es de 500.000 dólares. Este monto límite incluye el
financiamiento total del USG, no sólo los fondos que los subs reciben de su
organización conforme a su adjudicación. (Las ediciones n.° 10 y n.° 11 de
NGOConnect eNews se enfocan en las auditorías.)
Postadjudicación
Cierre: Los subs deben llevar a cabo el cierre financiero, completar todos los
entregables requeridos y definir los planes de cualquier equipo o inventario
adquirido con los fondos del USG.
Registros: Asegúrese de que los subs hayan sido informados sobre la
documentación que deben conservar y durante cuánto tiempo
(generalmente, tres años después de la presentación del informe final).
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