Procedimiento de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de

Codificación
Revisión
SEPLAN/DGA/DSGFecha
PR/003/2008
Página
1
Diciembre 12 de 2008
1/4
Procedimiento de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Infraestructura
1.0. Objetivo
2.0. Alcance
3.0. Actividades
Mantener en óptimas condiciones funcionales y estéticas la Infraestructura Institucional
Administración Central de Seplan y sus 12 Residencias Regionales
3.1 Parque vehicular
DIAGRAMA DE FLUJO
No.
3.1.1
Actividad
Identifica los vehículos utilitarios y asignados de la SEPLAN
mediante el número de placas y número de serie de los mismos.
Responsable
Frecuencia
Referencia
Registro
Técnico Especializado
A encargado del
mantenimiento de
vehículos.
Al ingreso del vehículo
como un bien
patrimonial asignado a
la Seplan
Resguardo
Relación de Parque
Vehicular SEPLAN
Anual
Políticas para el Uso y
Mantenimiento de
Vehículos.
Relación de parque
vehicular de Seplan.
Plan de mantenimiento
preventivo.
Anual, al ser
presentado por el
Director de Servicios
Materiales
Políticas Internas
SEPLAN.
Presupuesto autorizado
No aplica
Director de Servicios
Diseñar de un plan de servicios de mantenimiento preventivo para
Materiales (DSM) y
el parque vehicular, considerando el tipo de vehículo, modelo y
Técnico Especializado
3.1.2 área asignada (Para Vehículos asignados a regiones se contempla
A encargado del
un cambio de aceite adicional al contemplado para vehículos
mantenimiento de
utilitarios y de oficinas centrales).
vehículos.
Revisar el Plan para su autorización en términos del presupuesto
asignado.
Director General
Administrativo (DGA)
Adecuar del plan de mantenimiento conforme a retroalimentación
3.1.4
de la DGA con respecto a éste.
Director de Servicios
Materiales (DSM)
3.1.3
Políticas de
Mantenimiento y
reparación vehicular.
Lineamientos aplicables
de dependencias
normativas.
Políticas de
Cada vez que se
Mantenimiento y
requiere hacer el
reparación vehicular.
mantenimiento
Lineamientos aplicables
correctivo o preventivo
de dependencias
normativas.
Cuando el plan de
mantenimiento no ha
sido autorizado en la
versión presentada.
Requisita mantenimiento de vehículo a la DSM mediante la
3.1.5 Solicitud interna de aprovisionamiento, pudiendo apoyar en la
identificación del tipo de servicio, el personal de la DSG.
Funcionario
Resguardante y/o
funcionario usuario de
infraestructura
Revisar el vehículo para determinar la falla, o en caso de ser
3.1.6 necesario, solicitud de diagnóstico del vehículo a proveedor
aprobado, y validación de dicho diagnóstico.
Técnico Especializado
Cada vez que se recibe
A encargado del
una solicitud interna de
mantenimiento de
aprovisionamiento.
vehículos.
Plan de mantenimiento
preventivo con
adecuaciones.
Solicitud interna de
Aprovisionamiento
Solicitud interna de
Aprovisionamiento ,
Políticas de
mantenimiento y
reparación vehicular.
No aplica
3.1.7
Solicitar al proveedor de servicio y/o venta original, la aplicación de
garantías
DSM
Cada vez que la
garantía se encuentre
vigente
Cláusulas de contratos,
Factura
Solicitud al proveedor de
aplicación de garantía
(Telefónica, vía mail y/o
mediante oficio).
3.1.8
Atender el mantenimiento por parte de personal interno de la DSG,
cuando esto sea factible.
Técnico Especializado
A encargado del
mantenimiento de
vehículos.
Cuando es factible la
prestación del servicio
por parte de personal
interno.
Solicitud interna de
Aprovisionamiento ,
Políticas de
mantenimiento y
reparación vehicular.
Historial de vehículos.
Director de Servicios
Generales
Cuando es necesaria la
intervención del
proveedor para prestar
el servicio de
mantenimiento
Solicitud interna de
Aprovisionamiento ,
Políticas de
mantenimiento y
reparación vehicular.
No aplica
Cuando no es factible
la autorización de
servicio de mtto por
Técnico Especializado
parte de proveedor y la
A encargado del
reprogramacion del
mantenimiento de
servicio no afecta la
vehículos.
seguridad del usuario y
no implica daños
mayores en el vehículo.
Solicitud interna de
Aprovisionamiento ,
Políticas de
mantenimiento y
reparación vehicular.
Plan de mantenimiento
preventivo de vehículos.
Recibir cotización por parte del proveedor (verbal o escrita) y
3.1.9 analiza en conjunto con Técnico Especializado A encargado del
mantenimiento de vehículos la viabilidad de contratar el servicio.
Reprogramar el mantenimiento solicitado para fecha posterior,
3.1.10 cuidando que no se afecte la seguridad del usuario y la
funcionalidad del vehículo.
Codificación
DIAGRAMA DE FLUJO
No.
Actividad
Responsable
Revisión
SEPLAN/DGA/DSGFecha
PR/003/2008
Página
Frecuencia
Técnico Especializado Cuando es aprobado el
Solicitar servicio de mantenimiento al proveedor mediante la Orden
A encargado del
servicio de
3.1.11
de servicio.
mantenimiento de
mantenimiento del
vehículos.
vehículo
1
Diciembre 12 de 2008
2/4
Referencia
Registro
Solicitud interna de
Aprovisionamiento ,
Políticas de
mantenimiento y
reparación vehicular.
Orden de Servicio
Políticas Internas
Fotografías y pruebas de
SEPLAN, Criterios de
uso (sólo en caso de que
Selección, Evaluación y
la DSG lo considere
Reevaluación de
necesario).
proveedores.
Se revisa la efectividad del servicio y la correcta aplicación de los
3.1.12 insumos indicados por el proveedor. Se genera la evaluación o
reevaluación del proveedor, cuando aplique.
Técnico Especializado
A encargado del
mantenimiento de
vehículos
Durante la prestación
del servicio y/o al
finalizar el mismo
3.1.13 Se solicita al proveedor de servicio las correcciones necesarias
Técnico Especializado
A encargado del
mantenimiento de
vehículos y/o DSG
Cuando el servicio
otorgado no cumpla
con los estándares de
calidad.
No aplica
No aplica
3.1.14 Se recibe y firma de conformidad por el servicio recibido
Técnico Especializado
A encargado del
mantenimiento de
vehículos, usuario
solicitante y/o DSG
Cuando el servicio
otorgado cumple con
los estándares de
calidad.
Orden de Servicio,
Factura de proveedor
Factura sellada y
signada de recibido y
comprobante de pago
Codificación
Revisión
SEPLAN/DGA/DSGFecha
PR/003/2008
Página
1
Diciembre 12 de 2008
3/4
3.2 Equipo de cómputo
DIAGRAMA DE FLUJO
No.
Actividad
Responsable
Frecuencia
3.2.1 Identificación de equipo de cómputo y de telecomunicaciones.
Coordinador de
proyectos para la
Al ingreso del bien a la
gestión pública
Seplan
responsable de soporte
técnico de SEPLAN
Diseño de un plan de servicios de mantenimiento preventivo para
3.2.2
cada uno de los componentes de la infraestructura
Coordinador de
proyectos para la
gestión pública
responsable de soporte
técnico de SEPLAN
Coordinador de
Recibe reporte por parte de usuario de equipo (excepto Nextel y
proyectos para la
3.2.3 Blackberry, que deberán reportarse a DSG), vía correo electrónico,
gestión pública
oficio o llamada.
responsable de soporte
técnico de SEPLAN
Anual
Cada vez que el
usuario requiere
soporte técnico.
Referencia
Registro
Factura de proveedor
Balance Diagnóstico y
Presupuesto TIC'sSEPLAN
Políticas de Uso y
Mantenimiento de TIC's.
Balance Diagnóstico y
Presupuesto TIC'sSEPLAN
Bitácoras de soporte a
TIC's
Políticas de Uso y
Correo electrónico u
Mantenimiento de TIC's.
oficio (sin ser un formato
Balance Diagnóstico y
oficial, sólo una
Presupuesto TIC'sevidencia de reporte)
SEPLAN
3.2.4 Realiza Diagnóstico
Coordinador de
proyectos para la
gestión pública
responsable de soporte
técnico de SEPLAN
Una vez recibido el
reporte del usuario
Políticas de Uso y
Mantenimiento de TIC's.
N/A
Reportar a DGA para que proceda a dar de baja, para lo cual se
3.2.5 procederá conforme lo establece el procedimiento de control
patrimonial.
Coordinador de
proyectos para la
gestión pública
responsable de soporte
técnico de SEPLAN
Cada vez que no es
factible la reparación
del equipo
Resultados del
diagnóstico (No es
necesario que sean
documentados).
Correo y/u Oficio de
reporte (sin ser un
formato oficial, sólo una
evidencia de reporte)
Coordinador de
proyectos para la
Se solicita al proveedor de servicio y/o venta original, la aplicación
Cada vez que aplique
gestión pública
3.2.6
de garantías
garantía.
responsable de soporte
técnico de SEPLAN y/o
DSG
Se reporta y entrega a la Dirección General de Informática de la
SECAD para su atención (mantenimiento), y da seguimiento al
3.2.7
cierre del incidente con SECAD, asegurándose de recibir vía
correo electronico el cierre de incidente.
Coordinador de
proyectos para la
gestión pública
responsable de soporte
técnico de SEPLAN
Genera y entrega solicitud interna de aprovisionamiento a DRM
3.2.8 para la contratación de servicio de mantenimiento a proveedor
aprobado.
Coordinador de
proyectos para la
Cada vez que no es
gestión pública
factible la reparación
responsable de soporte por el personal interno
técnico de SEPLAN
3.2.9
Atiente y da seguimiento a la solicitud de servicio de
mantenimiento realizada por el área de soporte técnico.
Genera y entrega solicitud interna de aprovisionamiento a
3.2.10
compras, para adquirir partes y/o refacciones.
DSG
Cada vez que la
infraestructura es de
telecomunicaciones
Cuando se requiere
subcontratar el servicio
de mantenimiento a
equipo.
Coordinador de
proyectos para la
Cuando se requieren
gestión pública
partes y/o refacciones
responsable de soporte
técnico de SEPLAN
Coordinador de
Cada vez que no se
proyectos para la
Da seguimiento a la realización del servicio de mantenimiento, o lo
requiera refacciones o
gestión pública
3.2.11 efectúa al interior en caso de ser factible realizarlo con personal
responsable de soporte se cuenten ya con las
interno.
mismas
técnico de SEPLAN y/o
DSG
Cláusulas de contratos, Solicitud al proveedor de
Normatividad vigente en aplicación de garantía
materia de contratación (Telefónica, vía mail y/o
de servicios, Factura
mediante oficio).
Políticas Administrativas
SECADMON
Correo y/u Oficio de
reporte
N/A
Solicitud interna de
aprovisionamiento
Procedimiento de
aprovisionamiento y/o
Procedimiento de
aprovisionamiento y
servicios contratados
Resultados del
diagnóstico (No es
necesario que sean
documentados).
Procedimiento de
aprovisionamiento y/o
Procedimiento de
aprovisionamiento y
servicios contratados
Resultados del
diagnóstico (No es
necesario que sean
documentados).
Orden de servicio
Solicitud interna de
aprovisionamiento
Bitácoras de soporte a
TIC's
Codificación
DIAGRAMA DE FLUJO
No.
Responsable
Frecuencia
1
Diciembre 12 de 2008
4/4
Referencia
Registro
Se revisa la efectividad del servicio y la correcta aplicación de los
3.2.12 insumos indicados por el proveedor. Se genera la evaluación o
reevaluación del proveedor, cuando aplique.
Coordinador de
Orden de servicio,
proyectos para la
Criterios de Evaluación y
gestión pública
Reevaluación de
Al recibir el equipo, una
responsable de soporte
proveedores, Facturas
vez prestado el servicio
técnico de SEPLAN,
de Proveedores, y
por parte del proveedor
DSG y/o servidor
demás documentación
público responsable de
aplicable como
compras en SEPLAN
referencia
Registro de evaluación
de proveedor
El proveedor entrega reporte o factura describiendo el servicio
realizado
Políticas Internas
SEPLAN, Criterios de
Proveedor, Informatica Una vez que el servicio
Selección, Evaluación y
y DRF
ha sido finalizado
Reevaluación de
proveedores.
Reporte o Factura
3.2.13
4.0. Bitácora de revisiones
FECHA
Actividad
Revisión
SEPLAN/DGA/DSGFecha
PR/003/2008
Página
DESCRIPCION DEL CAMBIO
PUNTO MODIFICADO
REVISION
ELABORÓ
REVISÓ
AUTORIZÓ
Rosa Gabriela García Robles (DSG), Roberto Ramirez Casarez(CPGP)
Adriana Leticia Vázquez Lamas (DGA)
Víctor Manuel González Romero (Secretario de Planeación)
5.0. Anexos: N/A