Microsoft Excel

Informática Básica
Prácticas – Microsoft Excel
Microsoft Excel
Microsoft Excel (en adelante Excel) es una aplicación tipo “Hoja de Cálculo”
destinada al diseño y generación de documentos a partir de datos numéricos.
Podría entenderse como una “calculadora” capaz de generar todo tipo de
documentos para la visualización de “cálculos”.
El Documento Excel
Un documento Excel, en la nomenclatura de Excel se denomina “libro” y se
muestra físicamente en el directorio donde se encuentre almacenado como un
archivo con extensión .xls. El libro está compuesto por distintas hojas.
Normalmente todo documento nuevo es creado con tres hojas: “Hoja1”, “Hoja2”
y “Hoja3”, que son los nombres que Excel les asigna inicialmente.
En todo documento Excel es posible renombrar cualquiera de las hoja que
contenga (toda hoja debe tener un nombre), borrarla, copiarla y moverla.
También pueden ser añadidas o insertadas nuevas hojas al documento.
Las hojas de un libro Excel a su vez tienen una configuración de tabla, las
columnas se etiquetan con una letra, y las filas con un número, las posiciones
en esta tabla se denominan “celdas”, y cada una de ellas se identifica con la
letra de su columna y el número de su fila; ejemplo: la celda de la segunda
columna y de la tercera fila será identificada como la celda “B3”.
Interfase de Programa
La Fig. 1 muestra el interfase que ofrece Excel al usuario, donde se observa
que el documento activo se llama “fruteria-ejercicio2001.xls”, que se compone
de una serie de hojas. La hoja activa en la figura es la hoja “Enero”. Puede
observarse también la distribución en filas y columnas de la hoja activa, y sus
distintas celdas. Como se observa la hoja muestra los resultados de venta de
una frutería para el mes de Enero. En la misma figura se observa que la celda
activa es la I14, lo cual indica que cualquier dato introducido se incluirá en esa
celda.
Celdas
La celdas pueden contener tanto datos numéricos, como texto (rótulos), puede
modificarse el formato con que es mostrado su contenido (a través del menú
Formato, o bien, del menú contextual accesible a través del botón derecho del
ratón): tipo de letra, tamaño, alineación, bordes y sombreado, formato de
presentación numéricos (moneda, científica, etc.), etc.
El contenido de las celdas también puede ser un cálculo que depende de otra u
otras celdas que están, o bien en la misma hoja, o bien en otra hoja del mismo
documento o libro, o bien incluso en una hoja de otro documento Excel distinto.
Para identificar una celda se utiliza la siguiente nomenclatura:
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‘[Libro]Hoja’!ColumnaFila
Fig. 1 – Interfase de Excel
por ejemplo, ‘[fruteria-ejercicio2001.xls]Enero’!B3 es la celda B3 de la hoja
Enero del libro fruteria-ejercicio2001.xls de la Fig. 1. Si la celda referenciada
está en el mismo documento sólo indicamos la celda y la columna, o sea B3, y
si está en otra hoja sólo indicamos además la hoja, es decir, Enero!B3.
El Excel incluye toda una gama de operadores y funciones para procesar y
manipular datos dentro de una celda (menú Insertar, opción Función). Muchas
funciones se aplican a distintas celdas o rangos de celdas, un rango de celdas
se expresa indicando las celdas que limitan tal rango intercaladas por el
símbolo “:”; por ejemplo véase el rango A1:C3 mostrado en la Fig. 2.
Fig. 2 – Rango de Celdas
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Excel provee un gran número de funciones que pueden ser aplicadas para
generar el contenido de las celdas, la Fig. 3 muestra el cuadro de diálogo que
aparece al insertar funciones en un celda.
Fig. 3 - Funciones
Relleno de Celdas
El contenido de una celda puede editarse directamente en la celda o bien en el
cuadro de texto indicado en la Fig. 4, normalmente si la celda contiene algún
cálculo la celda muestra el resultado, y el cuadro de texto de la figura muestra
realmente la fórmula que genera el dato que finalmente contendrá la celda. Se
puede editar directamente en dicho cuadro de texto o bien en la celda misma.
Fig. 4
Excel incluye también la posibilidad de realizar un auto relleno de celdas a
partir de una o dos celdas, ello puede llevarse a cabo seleccionando la celda o
las celdas a partir de las que realizar el auto relleno y arrastrar desde la
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esquina inferior derecha de la ventana de selección hasta abarcar las celdas a
auto rellenar. Otra forma sería la selección de las celdas a auto rellenar
incluyendo aquellas a partir de las que se realiza el auto llenado y activando a
continuación la opción Rellenar del menú Edición, donde se ofrecen varias
opciones de rellenado como se muestra en la Fig. 5.
Fig. 5
Cuando se realiza el auto llenado a partir de una celda con un fórmula que
involucre referencias a otras celdas, las celdas auto llenadas lo harán con la
misma fórmula haciendo referencias a otras celdas relativas a la celda auto
llenada, por ejemplo, si una celda B2 contiene la formula A2+B1 y auto
llenamos la celda B3 a partir de la B2 la formula con que se llena B3 será
A3+B2.
Las referencias a otras celdas en una fórmula son siempre relativas a la celda
que contenga esa fórmula, y en los procesos de auto llenado esas se harán
relativas a las celdas auto llenadas. En el caso de que se quiera establecer una
referencia absoluta a una celda, se ha de especificar antes de la referencia a
columna o fila, el símbolo “$”, por ejemplo, C8 es una referencia relativa, y
$C$8 será absoluta. Las referencias absolutas no resultan modificadas cuando
se auto llenan celdas a partir de fórmulas que las contengan, sólo resultan
modificadas las referencias relativas, en la forma ya comentada en el párrafo
anterior.
Gráficos
Excel incluye también la posibilidad de insertar en un documento numerosos
tipos de objetos a través de su menú Insertar, análogamente a Microsoft Word,
pero además permite representar los propios datos numéricos de las hojas del
documento de forma gráfica, a partir de la generación de gráficos a partir de
rangos de celdas. Para ello sólo hay que seleccionar el rango a representar y
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activar la opción Gráfico del menú Insertar, la Fig. 6 muestra el cuadro de
diálogo que nos permite configurar el gráfico generado.
Fig. 6 – Asistente para gráficos.
Ejercicio 10
El ejercicio consistirá en generar un documento Excel llamado “fruteriaejercicio2001.xls” que contenga todos los datos económicos de ventas de una
frutería a lo largo de un año (doce meses). La Fig. 7 muestra como ejemplo la
hoja correspondiente al mes de Enero. Realizar una para cada mes con el
mismo formato que el que aparece en la figura. Las celdas que dependan de
otras celdas para su cálculo deben ser llenadas mediante formulas y el proceso
de auto llenado.
Una vez finalizadas las hojas correspondientes a todos los meses realizar una
última hoja final en el documento donde se resumen los resultados de los seis
meses a partir de las ventas y beneficios obtenidos en cada mes, así como un
gráfico que muestre de forma gráfica tales resultados. Una muestra de esta
hoja de resultados se muestra en la Fig. 8.
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Fig. 7 – Enero
Fig. 8 – Resultados año.
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