PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Código: PCM-CL-01
Versión No. :1
Fecha: 13 de Enero de 2012
Página: 1 de 11
ELABORÓ: Área de Salud Ocupacional-Calidad
REVISÓ: Gerente Proyectos
APROBÓ: Gerente General
1. OBJETO
Provee oportunamente de materiales, herramientas, equipos y servicios de
maquinaria las obras en ejecución, con la máxima claridad en su requisición.
Analiza, coordina y ejecuta todas las actividades relacionadas con la orden de
compra, cumple con las normas establecidas por la empresa COMTECOL
LTDA., con las características mínimas necesarias requeridas por una
empresa, es decir: precio, calidad, condiciones de entrega y condiciones de
pago; que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administración ha
definido.
2. ALCANCE
Se dirige para el personal del área de compras o personas que desarrollan o
ejecutan actividades propias de esta. Aplica a todas las compras, este
procedimiento inicia con la solicitud de requisición y termina con su entrega.
3. DEFINICIONES:
-
Normas: Regla que debe ser respetada y que permita ajustar ciertas
conductas o actividades.
-
Materiales: Son todos aquellos elementos e insumos que se utilizan
para la elaboración de un determinado producto.
-
Compras: Es adquirir por dinero la propiedad de una cosa. Dentro de
una Organización las compras pueden ser definidas como las
operaciones que se proponen suministrar, en las mejores condiciones
posibles a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materia
prima y productos semiacabados, accesorios, máquinas, servicios, etc.
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Administración de compras: Es el proceso a través del cual se
controla de manera específica todas las operaciones de compra dentro
de una empresa, de tal manera que no se incurra en gastos
innecesarios.
-
Administración de materiales: Es el proceso que permite un adecuado
manejo, distribución y aprovechamiento de los materiales con que
cuenta una empresa. La misma comprende la adquisición, traslado,
almacenamiento, y control de materiales desde la negociación con el
proveedor hasta que termina en la línea de producción. Su objetivo
consiste en lograr el costo global más bajo de los materiales para la
firma compradora.
-
Sistemas de compras: Son procedimientos que se llevan a cabo para
establecer un control de las compras en la empresa o dentro de un área
determinada de la misma.
-
Equipos: Cualquier máquina, aparato, instrumento o instalación utilizada
en el trabajo.
-
Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra bienes y servicios.
4. POLITICAS LINEAMIENTOS
No se puede proceder a compra alguna si los datos para realizar la misma no
vienen completos, los datos requeridos son: persona solicitante, razón de
compra (JOB), nombre o modelo (sí aplica), marca, especificaciones técnicas,
entre otras.
 La compra se lleva a cabo si solo si está autorizada.
 Es responsabilidad del jefe de compras el de solicitar 3
cotizaciones para seleccionar al proveedor.
 Se realiza una evaluación del proveedor que afecte la calidad del
producto o servicio, esta evaluación se hace en un lapso de 6
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meses tomando como base la que se hayan cumplido los
requisitos al 100% y se haya cumplido el tiempo de entrega. Este
lapso de tiempo se realiza para proyectos mayores a 1 año, si se
tienen proyectos menores a 6 meses esta evaluación se realiza al
final del mismo.
 Para el caso de compra de servicios continuos, esta evaluación se
realiza cada 2 meses.
 Se
emite
una
calificación
de
proveedor cada
6 meses
considerando un promedio de los eventos realizados en dicho
periodo. Emitiendo la lista de proveedores autorizados y en
desarrollo.
Para la evaluación de proveedores se utiliza el Formato FPR-CL-01 Evaluación
de Proveedores.
5. CONTROL DE CAMBIOS
La solicitud, preparación y revisión de los cambios del Procedimiento de
Compras, se desarrolla de acuerdo con las disposiciones adoptadas para el
control de los documentos.
6. FUNCIONES, RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y
COMUNICACION
6.1.
FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
La alta Dirección se asegura de que las altas responsabilidades y autoridades
son comunicadas y conocidas dentro de la empresa, para lo cual la estructura
organizacional de COMTECOL LTDA
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COMTECOL LTDA establece mediante el Manual MFC-CL-01 “de Funciones y
Competencias Laborales”, el Perfil del Cargo al igual que sus Funciones
Laborales y Funciones Ambientales.
6.2.
COMUNICACIÓN
COMTECOL LTDA establece mediante el Procedimiento PCO-CL-01 “de
Comunicación”, los procedimientos y responsabilidades de la comunicación
interna y externa.
7. REALIZACION
7.1.
Flujo De Requisiciones:
Ingenieros encargados o jefe de bodega
Se hacen (2) dos copias de la Requisición de Producto Formato FRE-CL-01 el
original será conservado por el área de compra y el duplicado será entregado al
almacenista o encargado de recibir los materiales.
Es importante para el área de Compras: que el personal autorizado ingenieros,
jefe de obra o encargado de la bodega, en el formato autorizado con datos
completos,
realicen
las
requisiciones
por
correo
electrónico
[email protected] o envió del original del formato al área de compras
COMTECOL LTDA.
Las Requisiciones son comprobadas antes de tomar cualquier acción y
autorizadas por la Gerencia de Proyectos o Administrativa y luego por el área
de compras.
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7.2.
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Solicitud De Servicios Profesionales o Contratistas.
Para la solicitud de un Servicio Profesional o Contratista se diligencia el
Formato FRE-CL-01 Requisición de Producto.
7.3.
Al Recibir las Requisiciones en la Oficina de Compras
COMTECOL LTDA
En las formas de requisición aparece información respecto a cual y cuantos
artículos se desean, cuando están disponibles y quien hace el pedido.
No se puede proceder a compra alguna si los datos para realizar la misma no
vienen completos, los datos requeridos son: persona solicitante, razón de
compra, nombre o modelo, marca (si aplica), especificaciones técnicas, entre
otras.
Se realiza una evaluación del proveedor que afecte la calidad del producto o
servicio, esta evaluación se hace por cada evento de compra tomando como
base la que se hayan cumplido los requisitos al 100% y se haya cumplido el
tiempo de entrega.
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8. COMITÉ DE COMPRA
8.1.
La compra se lleva a cabo
-
Con el análisis y la autorización de la Gerencia de la empresa.
-
Es responsabilidad del jefe de compras el de solicitar Tres (3)
cotizaciones por escrito de diferentes proveedores.
-
Por medio de las cotizaciones, el comprador recopila la información que
a su criterio considere necesaria para la definición del proveedor
teniendo en cuenta las condiciones económicas de la compra, tales
como precio de mercado, oferta, garantías, fechas de entregas,
legalidades, entre otras.
-
El tiempo estimado por el área de compras para el proceso de la compra
URGENTE es en un término de dos (2) días después de recibir la
Requisición aprobada por el Gerente.
Los tiempos de urgencia se
cumplen únicamente si vienen aprobados por el Gerente de Proyectos o
Gerente General de la empresa COMTECOL LTDA. y será autorizado
una requisición semanal urgente.
-
El tiempo estimado por el área de compras para el proceso de las
compras programadas es en un término de cuatro (4) días después de
recibir la Requisición aprobada por el Gerente. Excepto materiales
especiales donde el proveedor da
el tiempo de fabricación. Dicha
requisición se recibirá los días Lunes de cada semana.
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9. ANALIZAR LA ETAPA DE SEGUIMIENTO A LA ORDEN DE
COMPRA.
9.1.
-
Requisito de Autorizados y Visto Bueno
Se realiza la Orden de Compra según modelo en el sistema al elaborar
la orden de compra,
adicionalmente, queda registrada para que al
momento de recibir la factura se pueda hacer la conciliación y generar
una cuenta por pagar al proveedor.
-
Cuando se trata de proveedores nuevos se solicita el RUT y documentar
para enviarlo a contabilidad quien realiza su registro en el sistema.
-
Enviar la orden de compra vía fax o e-mail al proveedor elegido teniendo
en cuanta el consecutivo del formato y una copia para el JOB según
obra.
-
Se archiva la original de la Orden de Compra en la carpeta “ORDENES
DE COMPRA” y la copia de las órdenes de compra en el JOB según la
obra
y
la
Requisición
en
la
carpeta
de
“REQUISICION
DE
MATERIALES” especificando en cada una de ellas el proveedor al cual
se le compro los materiales.
9.2.
Seguimiento
El área de compras se asegura de recibir el pedido a tiempo y a su vez verifica
que el pedido cumple con todas las condiciones a cabalidad.
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9.2.1. Actividades de Seguimiento:
Las actividades de seguimiento se hacen de manera eficaz, y comprende los
siguientes pasos
9.2.1.1.
El Control de los Plazos de entrega: Para este control se
usan los cuadros de control de vencimiento o los cuales
permiten reclamar el pedido. El área de Compras acuerda con
el proveedor el lugar de entrega del material bien sea
directamente en las obras o la bodega. La persona encarga de
registrar y recibir los materiales en las obras o en la bodega
verifica e informa al área de compras el mismo día de su
llegada.
9.2.1.2.
El Control de Calidad y Cantidad de la Mercancía recibida:
Este control generalmente lo hace un técnico (en caso de
maquinarias) o el que haya hecho la solicitud (ingeniero
encargado o supervisor de bodega) y en otros casos viene
sujeto a pruebas, una copia va al área de Compras para que
se realice el cierre de
9.2.1.3.
Si el producto no llega o no cumple con las especificaciones
de la “orden de compra” tiene un (1) día de recibido el material
el encargado de obra o el supervisor de bodega realiza la
devolución correspondiente elabora un formato de devolución
e informa de la situación al jefe de compras para que
establezca el tiempo para una nueva entrega
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10. REVISION DE LA FACTURA DE COMPRAS
La factura es una declaración detallada del valor en términos monetarios que la
empresa COMTECOL LTDA., recibe por comprar materiales en respuesta a
una orden de compra del cliente.
En este caso, el área de compras como parte iniciadora de las adquisiciones,
participa del cierre y vigilancias de las compras.
El área de compras recibe las facturas para su revisión, las compara con el
pedido u orden de compra, para así ver si concuerdan.
11. PAGO DE FACTURAS
El área de compras al comparar las facturas con las orden de compra y que
concuerdan todos los datos entre sí, se pasará al área de contabilidad con su
respectiva autorización de pago, indicando la fecha en que este se factura,
según las condiciones de pago en que se haya pactados las operaciones.
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12. DIAGRAMA DE FLUJO
GERENTE DE
JEFE DE COMPRAS
INGENIERO
PROYECTOS O
ENCARGADO ó
ADMINISTRATIVO
SUPERVISOR
BODEGA
2
Recepta y evalúa
orden de
requisición
1
Emitir orden de
requisición de
compra
En Formato
Autorizado
SI
3
Aprobación por
la Gerencia
4
5
De 3 proveedores
se escoge la mejor
COTIZACION
6
Elabora orden
de compra
7
Revisa que la orden
recibida cumpla con
los requerimientos
FIN
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13. ANEXOS
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FRE-CL-01 Formato Requisición de Producto
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FDP-CL-01 Formato Devolución de Producto
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FPR-CL-01 Formato Evaluación de Proveedores
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