IPOR 03/2008 del AJEMA por la que se

Armada Española COLECCIÓN DE REGLAMENTOS
FAMILIAS
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INSTRUCCIÓN PERMANENTE DE ORGANIZACIÓN NÚM. 03 /2008, DE 17 DE ENERO DEL ALMIRANTE JEFE DE
ESTADO MAYOR DE LA ARMADA, POR LA QUE SE ESTABLECEN LAS NORMAS DE ACTUACIÓN PARA MATERIALIZAR EL APOYO A LAS FAMILIAS DEL PERSONAL DURANTE LOS DESPLIEGUES PROLONGADOS.
REFER.:
a) Instrucción núm. 91/04 del AJEMA (Constitución de los OAPs de la Bahía de Cádiz, Cartagena y Ferrol).
b) Instrucción núm. 62/2005 del AJEMA (Organización de la Jefatura de Personal).
c) Instrucción Permanente de Organización núm. 05/2007 del AJEMA, por la que se establece el procedimiento para el mantenimiento y actualización del Portal Electrónico de la Armada en Internet.
1. ANTECEDENTES.
El documento “Líneas Generales de la Armada 2007” plantea como Primer Objetivo “convertir la Armada plenamente profesional en una opción atractiva”. Entre las medidas que se ordenan para alcanzar este objetivo se encuentra la “mejora del apoyo
a las familias en los despliegues”.
Mediante la Instrucción de la “referencia a” se crearon los Órganos de Apoyo al Personal (OAPs), para proporcionar apoyo a
los miembros de la Armada y, por extensión y en determinados aspectos, a sus familias. En coordinación con los Comandantes
de las unidades, las OAPs deben servir de nexo de unión entre éstas y el personal destinado en unidades operativas, particularmente durante los despliegues.
La experiencia inicial con la nueva estructura evidenció la necesidad de promulgar una normativa específica que asigne cometidos y responsabilidades y defina el alcance de los apoyos que las OAPs pueden prestar.
2. OBJETO.
Establecer las normas de actuación para materializar el apoyo a las familias del personal durante los despliegues prolongados.1
3. EJECUCIÓN.
3.1. ACTUACIONES PREVIAS AL DESPLIEGUE:
3.1.1. De la Jefatura de Personal (OAP):
Conferencias divulgativas:
Serán impartidas por personal del OAP de cada localidad al personal de las unidades que vayan a desplegar y a sus familias, con una doble finalidad:
Dar a conocer los cometidos y capacidades del OAP y alcance de los apoyos que pueden ser proporcionados.
Potenciar el enlace de los familiares con los OAP, sin desatender el apoyo que se realizaba desde las Jefaturas de
Órdenes o Secciones de
Personal de los EEMM, en especial ante circunstancias que requieran esa cercania y apoyo de la cadena orgánica.
Reunión de coordinación:
Con antelación suficiente a la fecha prevista de inicio del despliegue se llevará a cabo una reunión de coordinación entre
representantes cualificados de la unidad que va a ser desplegada y del OAP correspondiente.
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A efectos de esta Instrucción, se considerará despliegue prolongado aquel de duración prevista superior a 30 días.
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3.1.2. De la unidad que va a ser desplegada:
Solicitud de página en el sitio web Internet de la Armada:
Se realizará a través del Mando Orgánico conforme al procedimiento establecido en la referencia c).
Información al OAP:
Al menos con una semana de antelación a la fecha prevista de inicio del despliegue, se proporcionará al OAP:
Los listados del personal que participará en el despliegue con indicación de:
Si desea o no de que se le preste el servicio de apoyo.
Datos del familiar de contacto (nombre, parentesco, dirección, localidad y provincia, Código Postal, teléfonos de contacto y dirección de correo electrónico).
La previsión de escalas.
Los teléfonos de contacto de la unidad.
El acceso a la página web de la unidad, si existe.
Comunicado a las familias:
Así mismo, se remitirá a las familias del personal que va a desplegar una carta o correo electrónico, según el caso, que
contendrá, en lenguaje comprensible:
Los movimientos previstos de la unidad, en la medida que lo permita la seguridad.
Los canales de comunicación con el buque.
Los puntos de contacto, localización, horarios y apoyos ofrecidos por el OAP (documento elaborado por el OAP).
El acceso a la página web de la unidad, si existe.
Esta información se publicará en la Orden del Día, para conocimiento de la dotación.
Refuerzo del OAP:
Con suficiente antelación, en el caso de existir en la unidad personal que no vaya a participar en el despliegue y previa
coordinación con el Jefe del OAP correspondiente, los Comandantes podrán proponer su embarque en comisión de servicio en el OAP para colaborar en los apoyos a la Unidad.
3.2. ACTUACIONES DURANTE EL DESPLIEGUE:
3.2.1. De la Jefatura de Personal (OAP):
Las actuaciones del OAP en apoyo a las familias se centrarán en las siguientes áreas:
Auxilio en la tramitación de documentación Institucional.
Información: además de la correspondiente a actividades de la unidad, se remitirá toda aquella de carácter institucional que pueda ser de interés para las familias (becas, apartamentos de verano, etc.).
Comunicación: actuarán como punto de contacto para que las familias realicen consultas, solicitudes de apoyo o
notifiquen circunstancias familiares (en particular, aquellas cuya gravedad pueda motivar una repatriación).
Por lo general, los apoyos se realizarán dentro del horario habitual del OAP. No obstante, se mantendrá un teléfono de
contacto activado en permanencia.
Las solicitudes de apoyo que excedan lo indicado en los párrafos anteriores se considerarán caso por caso en función de
las circunstancias y de las capacidades del OAP.
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3.2.2. De la unidad que va a ser desplegada:
Durante la comisión, el Mando de la unidad desplegada notificará al OAP cualquier cambio que se produzca tanto en lo
referente al personal desplegado (incorporaciones, comisiones de servicio, repatriaciones) como a variaciones de los
movimientos de la unidad o de los canales de comunicación.
El Oficial de Información Pública (PIO) de la unidad remitirá periódicamente al OAP, sin comprometer la seguridad, un
resumen de las actividades realizadas en términos generales y en un lenguaje cercano y comprensible, acompañadas,
siempre que sea posible, por documentos gráficos. El OAP recopilará esta información y la transmitirá a las familias por
el medio más adecuado con la periodicidad que estime razonable.
Cuando la unidad cuente con página web en el sitio Internet de la Armada, se seguirá el procedimiento establecido en la
“referencia c”. El PIO será responsable de la actualización de los contenidos, prestando especial atención a aquellos que
puedan ser de mayor interés para las familias y, en particular, al archivo fotográfico, procurando en todo momento una
imagen positiva de las actividades y la aparición frecuente de los miembros de la dotación.
3.2.3. Del Mando Orgánico inmediatamente superior a la unidad que va a ser desplegada:
En el apoyo a las familias debe implicarse también la Sección de Personal (o su equivalente) del Mando Orgánico inmediatamente superior a la unidad que despliega. Por ello, esta Sección será destinataria de información de aquellas
comunicaciones entre buque y OAP que por su importancia deba conocer.
3.3. ACTUACIONES A LA FINALIZACIÓN DEL DESPLIEGUE.
El Mando de la unidad desplegada incluirá un apartado específico en el Parte de Campaña o de Comisión (“Apoyo a las
Familias”) en el que informará de los resultados del apoyo e incluirá las propuestas de mejora que estime convenientes.
El Jefe del OAP elevará informe por conducto reglamentario en los casos en que se hayan presentado circunstancias excepcionales que convenga resaltar.
4. NORMAS COMPLEMENTARIAS
4.1.
Se autoriza al Almirante de Personal al desarrollo de esta Instrucción permanente en los términos que estime convenientes.
4.2.
Si bien las actuaciones que se derivan de esta Instrucción permanente se establecen con carácter preceptivo para períodos de despliegue superiores a 30 días, podrán realizarse de forma análoga en despliegues de inferior duración cuando
sus características o las circunstancias así lo aconsejen, previa coordinación entre el Mando de la unidad desplegada y el
Jefe del OAP correspondiente.
5. ENTRADA EN VIGOR
La presente Instrucción Permanente entrará en vigor a su recepción.
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IPOR. 03/2008, de 17.01.2008. de AJEMA.