Expedición de paz y salvo

Expedición de paz y salvo
PRO-23-1-01-18
FECHA PUBLICACIÓN 12/01/2016
MACROPROCESO
Recursos Académicos
NIVEL 1
Recursos Bibliográficos
NIVEL 2
Servicios de Información Bibliográfica
Tabla de contenido
1.
OBJETIVO .................................................................................................. 1
2.
ALCANCE ................................................................................................... 2
3.
NORMATIVIDAD ......................................................................................... 2
3.1.
3.2.
4.
RESPONSABILIDADES ................................................................................. 2
4.1.
4.2.
5.
Directrices: .................................................................................... 2
Lineamientos: ................................................................................. 2
Responsable del proceso: ................................................................. 2
Responsabilidades : ......................................................................... 2
DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ................................ 3
5.1. Diagrama de flujo: Expedición de paz y salvo ................................................. 3
5.2. Descripción de actividades: Expedición de paz y salvo ..................................... 3
7.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................... 5
8.
INDICADORES ............................................................................................ 5
9.
RIESGOS ................................................................................................... 7
10.
CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................... 7
11.
APROBACION ............................................................................................. 7
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Recursos Académicos
NIVEL 1
Recursos Bibliográficos
NIVEL 2
Servicios de Información Bibliográfica
1. OBJETIVO
Verificar que los usuarios Uniandinos, se encuentren a paz y salvo con el Sistema de
Bibliotecas en relación con el pago de multas pendientes o con la entrega de libros.
2. ALCANCE
El proceso inicia con una solicitud de paz y salvo por parte del usuario, y finaliza con la
inactivación del usuario en el sistema.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices:
 Manual de registro de notas en Symphony
 Reglamento Sistema Bibliotecas
3.2. Lineamientos:


4.
El paz y salvo sólo se expedirá físicamente a los estudiantes que no tienen multas
pendientes.
El Área Administrativa generará un reporte masivo en Symphony, solamente si el
listado que remite Gestión Humana supera los 20 estudiantes. En caso contrario,
el proceso debe realizarse de forma manual como se viene gestionando hasta el
momento.
RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del proceso:
JEFE SERVICIOS - SBSER - 10001993
4.2. Responsabilidades :
Auxiliar Bibliotecas:

Se verifica en el sistema Banner si el usuario se encuentra matriculado en
el periodo actual.
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Recursos Académicos




NIVEL 1
Recursos Bibliográficos
NIVEL 2
Servicios de Información Bibliográfica
Si el usuario es estudiante y va continuar adelantando estudios en otros
programas, se entregará el paz y salvo y no se desactiva en el sistema, se
deberá entonces hacer la nota correspondiente para este caso.
Una vez verificado en el sistema que los usuarios no tiene pendientes con
el Sistema de Biblioteca se reenviará la información a la Jefatura de
Servicios de Información, la Coordinación de Servicios y el Gestor de Sala
Virtual.
Se enviará correo a los estudiantes candidatos a grado y a los profesores y
empleados con multas o préstamos pendientes, con copia al jefe de
oficina de Registro y GHDO, invitándolos a ponerse al día. Únicamente se
entregará el formato de paz y salvo en el Punto de Información a estos
usuarios cuando se pongan al día con el Sistema de Bibliotecas con el fin
de facilitar el control de Admisiones y Registro y GHDO.
Se realizarán estadísticas de cuántos paz y salvo de aspirantes a grado y de
empleados se han otorgado por parte del Sistema de Bibliotecas.
Jefe de Servicios de Información

Envía correo con la lista de estudiantes que se encuentran con pendientes
o en mora en el Sistema a la Oficina de Admisiones y Registro.
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1. Diagrama de flujo: Expedición de paz y salvo
5.2. Descripción de actividades: Expedición de paz y salvo
ENTRADA
PROVEEDOR
Solicitud de paz y salvo
Usuarios con acceso al Sistema de Bibliotecas: estudiantes, profesores, empleados
SALIDA
Usuario inactivo en el sistema
CLIENTE
Usuario: empleado, estudiante, profesor
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Recursos Académicos
No
ACTIVIDAD
1
Enviar lista de
estudiantes a graduarse
2
3
4
Notificar retiro de un
empleado
NIVEL 1
Recursos Bibliográficos
DESCRIPCIÓN
Admisiones y Registro envía lista
estudiantes próximos a graduarse para
verificar su estado de cuenta con el
Sistema de Bibliotecas.
A través de correo electrónico se le
notifica al usuario sobre su estado de
cuenta indicándole las multas pendientes
que debe saldar, para poder obtener el
certificado de paz y salvo.
Adicionalmente, el Jefe de Servicios
envía un correo a Admisiones y Registro
con la lista de estudiantes con multa. Se
da inicio el proceso de Conciliación de
multas.
El certificado de paz y salvo se expide
únicamente a los estudiantes que no
tienen multas pendientes.
5
Expedir certificado de
paz y salvo
6
Se genera una lista de los empleados con
Generar y enviar lista de
y sin paz y salvo y se le envía por correo a
empleados con y sin paz
la Dirección de Admisiones y Registro y
y salvo
GHDO.
7
SISTEMA
DOCUMENTOS
ADMINISTRACIÓN
A través de un correo electrónico enviado
DEL TALENTO
por GHDO, se notifica el retiro de un
HUMANO Y
empleado, para validar su estado de
BIENESTAR
cuenta con el Sistema de Bibliotecas.
Se verificará en Symphony que el usuario
(estudiante o empleado) no tenga multas
pendientes por cancelar, ni libros
cargados en su cuenta.
Verificar multas,
-El responsable de realizar esta tarea
préstamos y/o
para el caso de los estudiantes es un
solicitudes en el sistema Auxiliar de Punto de Información.
-El responsable de realizar esta tarea
para el caso de empleados es el
Coordinador de Servicios.
Enviar notificaciones
RESPONSABLE
DIRECCIÓN DE
ADMISIONES Y
REGISTRO
NIVEL 2
Servicios de Información Bibliográfica
AUXILIAR
BIBLIOTECA SERVICIOS
SISTEMA
BIBLIOTECAS
Symphony
AUXILIAR
BIBLIOTECA SERVICIOS
SISTEMA
BIBLIOTECAS
Lista de estudiantes
sin paz y salvo
AUXILIAR
BIBLIOTECA SERVICIOS
SISTEMA
BIBLIOTECAS
Paz y salvo
AUXILIAR
BIBLIOTECA SERVICIOS
SISTEMA
BIBLIOTECAS
Lista de empleados
con y sin paz y salvo
ADMINISTRACIÓN
Recibir listado de
DEL TALENTO
Se recibe por correo la lista de empleados
empleados con y sin paz
HUMANO Y
con y sin paz y salvo.
y salvo
BIENESTAR
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NIVEL 2
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6. DEFINICIONES
GHDO: Gestión Humana y Desarrollo Organizacional
Paz y salvo: Documento que certifica que el usuario se encuentra o no libre de
multas o documentos cargados en el Sistema de Bibliotecas.
Symphony: Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas, recurso con el cual se
administran los recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos
impresos y /o electrónico.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INTERNOS (Cadena de Valor)
EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)




PRO-23-1-01-17 Conciliación de multas
Formato paz y salvo
ISO-9001_2008
Lista de estudiantes sin paz y salvo
REGISTRO DE NOTAS FINAL
REGLAMENTO SISTEMA DE
BIBLIOTECAS
8. INDICADORES
FICHA DEL INDICADOR
USUARIOS CON PENDIENTES SOLUCIONADOS
Código del indicador
IND-23-1-01-181
Responsable del
indicador
Gestor de Servicios Sala Virtual
Objetivo
Método de Medición
Identificar el porcentaje de usuarios que al finalizar su actividad académica con
la Universidad, se encuentran con deudas o pendientes con el Sistema de
Bibliotecas y realizan exitosamente la conciliación de multas o pendientes.
Recopilar la información de las listas enviadas por Admisiones Registro y GHDO
filtrando los registros para identificar el número de deudores aspirantes a grado
y contrarrestándolo con el total de casos resueltos.
Unidad de Medida
Porcentaje
Fórmula
[# de usuarios con pendientes o deudas solucionadas/ # de usuarios con
pendientes o deudas]*100
Variables

Numerador: # de usuarios con pendientes o deudas solucionadas
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Recursos Académicos
NIVEL 1
Recursos Bibliográficos

Limitaciones
NIVEL 2
Servicios de Información Bibliográfica
Denominador: # de usuarios con pendientes o deudas
Ninguna
Periodicidad

Listas enviadas por Admisiones Registro y GHDO
Registro y control de punto de información
Grupo de estudiantes candidatos a grado o empleados reportados por retiro de
la universidad
Anual
Meta
Menos del 5%
Observaciones
Ninguna
Fuente de datos
Granularidad
FICHA DEL INDICADOR
USUARIOS EN MORA
Código del indicador
IND-23-1-01-182
Responsable del
indicador
Gestor de Servicios Sala Virtual
Objetivo
Identificar el porcentaje de usuarios que al finalizar su actividad académica con
la Universidad, se encuentran con deudas o pendientes con el Sistema de
Bibliotecas.
Método de Medición
Recopilar la información de las listas enviadas por Admisiones Registro y GHDO
filtrando los registros para identificar el número de deudores aspirantes a grado
o por retiro de la universidad, y contrarrestándolo con el total de graduados y
retirados en el año.
Unidad de Medida
Porcentaje
Fórmula
[# de paz y salvos expedidos en el año / (# Total de graduados en el año +
empleados reportados por retiro de la universidad)]*100%
Variables
Limitaciones
Fuente de datos


Numerador: # de paz y salvos expedidos en el año
Denominador: # total de graduados el año y empleados reportados
por retiro de la universidad
Ninguna


Listas enviadas por Admisiones Registro y GHDO
Total de graduados: Oficina de egresados
Granularidad
Grupo de estudiantes candidatos a grado o empleados reportados por retiro de
la universidad
Periodicidad
Anual
Meta
Menos del 5%
Observaciones
Ninguna
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NIVEL 1
Recursos Bibliográficos
NIVEL 2
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9. RIESGOS
CALIDAD DE SERVICIO
Demora en la expedición del paz y salvo o conciliación de la multa.
SEGURIDAD
Expedir un paz y salvo sin una conciliación de multas o devolución de material bibliográfico.
OPERATIVO
·
Enviar dentro de la lista de empleados o estudiantes, algún usuario que no esté en mora o
tenga algún pendiente.
·
No enviar dentro de la lista de empleados o estudiantes, algún usuario que esté en mora o
tenga algún pendiente
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
0
ACTUALIZACIÓN
FECHA
Elaboración
13/05/2015
Publicación
12/01/2016
11. APROBACION
ELABORÓ
NOMBRE
CARGO
FECHA
Manuela Peña Infante
Ingeniera de Procesos
13/05/2015
Ricardo Florez
Jefe Servicios
03/11/2015
Alberto Monsalve
Coordinador Servicios
03/11/2015
Ricardo Florez
Jefe Servicios
03/11/2015
REVISÓ
APROBÓ