Descargar Tutorial de Parqueaderos (en formato Word)
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MANUAL INTRODUCTORIO AL SOFTWARE PARA PARQUEADEROS DE INTER_ paciolo: Generalidades y Primeros Pasos... Acceso Directo (Icono) para acceder al SOFT-ware de Parqueaderos... Entrada al SOFT_ware Para Parqueaderos de INTER_paciolo Antes de emplear el SOFT_ware para parqueaderos, se debe instalar el programa en el disco duro del computador y crear la empresa. En la creación de la empresa, se crea el acceso directo que permite entrar al paquete de Parqueaderos. El programa crea una carpeta de 3 dígitos (caracteres) dentro del subdirectorio INTER con el código de la empresa. (Ejemplo PRK). Dentro de esta carpeta crea otra que contendrá los archivos históricos del parqueadero (Ejemplo PRK1) Para entrar al software, se hace doble clic con el botón izquierdo del mouse (encima del icono respectivo) Es recomendable que para tener en buen estado y consistente la información del parqueadero, se tomen las siguientes previsiones: - Se saquen copias de seguridad internas diariamente. - Se Emplee una UPS (batería) para evitar que se apague mal el computador por la falta de suministro del fluido eléctrico. - Se tenga en buen estado de funcionamiento el Computador (Libre de virus informáticos y en buen estado de funcionamiento) - Verifique que el reloj del sistema, esté bien configurado. Recuerde que el Programa se basa en la fecha/hora del Sistema Operativo para sus operaciones normales. - Se sigan las Instrucciones del manual del Usuario Estas precauciones le garantizarán una conservación consistente de la información. Selección de la Empresa (Parqueadero) a Trabajar y de la fecha de proceso contable... Pantallazo que muestra la Entrada a la Empresa y Selección de la Fecha de Proceso... Entrada a la Empresa y Selección de la Fecha de Proceso Al entrar a la Pantalla denominada "ENTRADA A LA EMPRESA", aparece en una tabla (parte izquierda) las empresas que se encuentran instaladas en el Paquete. El Código PRK (Empresa de Ejemplo o Demo) corresponde al nombre "COLOMBIAN PARKING LTDA) En la Parte Inferior Derecha, Aparece la fecha de proceso contable (En este caso "201004-01") Observe que el formato para fecha es AAAA-MM-DD (Año con 4 dígitos, mes con dos dígitos y el día con otros dos dígitos). Recuerde que la fecha/hora la toma el programa, automáticamente de la fecha y hora que tiene el sistema, que se supone que debe estar correcta y actualizada. Nota: Si aparecieran varias empresas instalada en el programa, se puede seleccionar la empresa a trabajar, haciendo doble clic en la tabla (Columna Código), encima del código correspondiente. También se puede digitar en el campo "Código Empresa". Una vez se hayan verificado los datos (Código de empresa a trabajar y fecha de proceso), se puede avanzar al siguiente pantallazo con la tecla de función F10 o haciendo doble clic en el botón SEGUIR (El botón que se encuentra en la parte inferior derecha del pantallazo). NOTA IMPORTANTE: No olvide que puede pulsar la tecla de función F1 para obtener ayuda en línea de la pantalla en la cual se encuentra ubicado... Creación de Meses no Abiertos... Si el se maneja el Módulo de Contabilidad General (por ejemplo si se factura por Computador), Se deben crear los meses a medida que se van archivando los registros históricamente... Creación de Meses Contables Dependiendo de los Módulos que trabaje (Especialmente si maneja Facturación por Computador) es necesario que cada vez que entre por primera vez con una fecha de un mes no abierto, se debe crear el respectivo mes para poder acceder a las nuevas tablas respectivas. Para crear el Mes respectivo, solamente haga clic en el botón Aceptar y el software crea la tabla respectiva... Nota: Si solamente maneja el Módulo de Parqueaderos (sin facturación por computador), el software no necesita la creación de meses no abiertos... Control de Acceso al SOFT_ware El software solicita el Nombre y Clave del usuario (Deben estar previamente registrados...) Entrada al SOFT_ware mediante Nombre y Claves Pre-registrados Por seguridad, todo usuario debe estar pre-registrado en el sistema mediante un nombre y una clave únicas. Si está ingresando a un DEMO, puede digitar la siguiente información: Nombre del Usuario: prueba1 Clave: prueba2 NOTA: Es importante que digite el nombre y la clave tal y como los digitó cuando creo sus datos de acceso, de lo contrario el sistema no le permitirá continuar Recuerde que las mayúsculas son relevantes, es decir que si digitó con mayúsculas el nombre y/o la clave al crear su registro personal, debe hacerlo de la misma forma... NOTA: Por precaución, se recomienda que se anote estos dos datos en una agenda u otro lugar seguro, para no correr el riesgo de perder dichos datos, sin los cuales no puede acceder al sistema. El Menú Principal del SOFT_ware de Parqueaderos En el menú Principal del Módulo de Parqueaderos se puede acceder a las principales opciones para el manejo de las funciones propias del paquete... Entrada al Menú del SOFT-ware de Parqueaderos El menú principal del Módulo de Parqueaderos cuenta con las siguientes opciones: - Parametrización - Codificación de Placas Regulares - Mensualidades - Atención al Público - Utilidades - Facturación por Computador Parametriación del SOFT_ware de Parqueaderos En la pantalla de Parametrización, se puede configurar el sistema para que trabaje de acuerdo a las características propias del Parqueadero... Parametrización del SOFT_ware de Parqueaderos... En la pantalla denominada "Parámetros Parqueaderos" se puede configurar el sistema de la forma más apropiada de acuerdo a la forma como el Parqueadero quiere trabajar las diferentes funciones del paquete: Tiene los siguientes botones principales: - Parámetros Facturación por Computador: Parqueaderos Esta opción permite que se parametricen tarifas máximas. Por ejemplo si la tarifa es por minuto (a $43 el minuto o fracción) y el vehículo marca 720 Minutos las cuentas dan como resultado que se le debe cobrar un valor total de $30.960. Sin embargo dado que el valor es muy alto, se puede optar por cobrar un valor máximo de $ 7758.00 (mas iva- de ser el caso-). Si el tiempo fuera de 730 minutos la tarifa con descuento sería de ($ 7758)+ (43 x 10)= $8.188 (mas iva - de ser el caso-). - Parámetros Impresión - Tabla de Tarifas Máximas Entre las opciones más importantes de encuentra la selección de la clase de tarifa por defecto, se puede escoger: - Por Minutos - Por Cuartos de Hora - Por Hora Parámetros de Facturación por Computador Si el parqueadero tiene el módulo de Facturación por Computador, es necesario parametrizar diferentes opciones relacionadas... Parámetros para Facturación por Computador: Entre los parámetros configurados están: - Código de Comprobante - Nit (tercero) - Cuenta para Caja - Ingreso - Concepto o detalle de la transacción - Centro de Costos - Código Intangibles (concepto del servicio) Parametrización de Impresión Se pueden parametrizar diferentes opciones para que aparezcan o no en los reportes de entrada/salida de vehículos... Parametrización de la Impresión... Entre las opciones a parametrizar en la entrada y salida de vehículos están: - Nit (Tercero) - Nombre de la Empresa (Parqueadero) - Dirección - Teléfonos - Régimen (Común, Simplificado) - No. de Registro (toda entrada de vehículos se registra con un número estrictamente consecutivo) - Atendido por (Nombre del Funcionario o empleado que atendió al cliente) - Tarifa - Si se imprime el recibo de Ingreso de Vehículo - Comentarios de Entrada y Salida de Vehículos - Si se desea Preimprimir (pantalla de cómo saldría la impresión) Codificación de Placas Regulares Las placas regulares (Placas de Clientes Frecuentas - excepto por mensualidades-) se pueden codificar para hacer más fácil la digitación de datos de ingreso / salida de vehículos... Codificación de Placas de Vehículos de Clientes Frecuentes... Las placas de clientes frecuentes (exceptuando los vehículos por mensualidades) se pueden codificar para facilitar su control y digitación. Entre los datos solicitados están: - Número de la Placa - Nit (Tercero) o No. de identificación Personal - Tipo de Vehículo - Modelo / Clase de Vehículo - Color del Vehículo - Observaciones varias. Entre los Tipos de Vehículo están: - Acampar - Acuático - Ambulancia - Automóvil - Basura - Bomberos - Bus - Buseta - Camioneta - Camión - Campero - Carga - Cuatrimotor - Diplomático - Enseñanza - Funerario - Furgón - Grúa - Maquinaria - Microbús - Mixto - Motocarro - Motocicleta - Oficial- Especial - Remolque - Servicio Público Intermunicipal - Servicio Público Municipal - Taxi - Todo Terreno - Tracto Camión - Tractomula - Tractor - Transporte de Alimentos - Transporte Escolar - Transporte Valores - Triciclo - Sorra Codificación de Nit (Tercero) Los Nit (Identificación de Terceros) mas importantes se pueden codificar. Codificación de Terceros o Nos de Identificación Clientes Importantes.. Los Nit (Identificación de Terceros) mas importantes se pueden codificar. Entre los Nit que se recomienda codificar están: - Los Clientes Frecuentes - Los Clientes de Parqueo por Mensualidades La codificación de Nit / Terceros / Número de Identificación, sirve para registrar los datos más importantes no solamente de los clientes sino de toda persona natural o jurídica que tenga relación de cualquier tipo (económico / contable) con el parqueadero, incluyendo clientes, proveedores, empleados, etc... La codificación de Nit se realiza en forma técnica de acuerdo a las normas y codificación de la Dian. Codificación de Placase de Vehículos por Mensualidades Es importante codificar las placas de los vehículos que pagan por mensualidades, no solamente para registrar el pago respectivo, sino también para controlar la periodicidad de los desembolsos respectivos... Codificación de Placas de Vehículos por Mensualidades La codificación de las placas de los vehículos que pagan por el sistema de mensualidades, es importante ya que se debe registrar el pago de la respectiva mensualidad y también sirve para controlar qué vehículos han pagado y cuales no. En ciertos parqueaderos también sirve para controlar el sistema de alivio denominado "Pico y Placa" que consiste en permitir que el usuario tenga varios vehículos registrados en el parqueadero pero solamente pague por uno (siempre y cuando no ingrese al mismo tiempo otro vehículo registrado). Entre los datos solicitados para codificar placas por mensualidades están: - No. de la Placa - Nit (Número de Identificación del Dueño, (el cual ya debe estar pre-codificado en la tabla de nits) - Valor de la Mensualidad - Estado del vehículo (Activo/ Inactivo) La opción Atención al Público La opción "Atención al Público" permite realizar las operaciones más importantes del módulo de Parqueaderos: Registrar La Entrada y Salida de Vehículos... Las Opciones de Atención al Público... La opción "Atención al Público" permite entre otras, las siguientes funciones: - Registrar la Entrada de los Vehículos y emitir el tiquete (recibo) respectivo. - Registrar la Salida de los Vehículos y emitir el recibo (o factura) correspondiente. - Registrar Ingresos por concepto de Parqueo Diario< y emitir el respectivo Recibo ( o Factura) - Registrar Ingresos por Concepto de Parqueo Mensual y emitir el respectivo tiquete (o Factura). - Imprimir los Reportes Más importantes (Informes Diarios, y otros). - Otras operaciones Especiales de Configuración y Utilidades Varias. Cómo se Registra la Entrada de Vehículos? Para ingresar un Vehículo se digita la placa (o se lee con lector de código de barras) y se guarda... Registro de Entrada de Vehículos... Para ingresar un Vehículo al Parqueadero: - Se digita el número de la Placa del Vehículo. También se puede emplear el lector de código de barras. - Se puede determinar si deja llaves - Se puede registrar cualquier comentario adicional - Se guarda el registro. Para ello se hace clic en el botón Guardar o se pulsa la tecla de función F4 - inmediatamente el registro queda guardado, se emite el recibo de ingreso respectivo. Nota: No es necesario ingresar el dato acerca del tipo de vehículo (carro, moto, etc), ya que el sistema está capacitado para detectarlo de acuerdo al número de placa. El Recibo de Ingreso de Vehículo al Parqueadero El recibo de Ingreso de un Vehículo al Parqueadero, trae todos los elementos, acorde con la configuración del Sistema... Recibo de Ingreso de Vehículo... Una vez se haya guardado el registro de un ingreso de vehículo al parqueadero, se imprime (y/o preimprime) el respectivo recibo. La forma como sale el recibo, depende de la configuración previa que tiene el Módulo (Opción Parametrización). Entre otros datos puede salir: - Logotipo del Parqueadero. - Código de Barras de la Placa del Vehículo. - El Nit o Número de Identificación del Parqueadero. - El Tipo de Régimen del Parqueadero (Común o Simplificado). - Dirección del Parqueadero. - Teléfono del Parqueadero. - Número de Registro de Entrada (Es un consecutivo de los vehículos que han ingresado). - Fecha de Entrada del Vehículo. - Hora de Entrada del Vehículo. - Número de Placas del Vehículo. - Un comentario pre-establecido (opcional). - Nombre del empleado o funcionario que atendió al cliente. Nota: Si el vehículo está registrado para pago por mensualidades, sale un comentario de indica tal condición. El Recibo de Salida de Un Vehículo del Parqueadero Para registrar la salida de un vehículo, se digita la placa del vehículo respectivo... Salida de un Vehículo... Para registrar la salida de un Vehículo del Parqueadero, se tiene el siguiente procedimiento: - Se indica cuál es el vehículo que va a salir. Para ello se puede digitar el Número de la Placa, También se puede seleccionarla de la tabla respectiva (haciendo doble clic encima del código respectivo) o se lee con lector de código de barras. - Sale una ventana que presenta diferentes opciones, ya que es posible que el operador del sistema desee indicar que tipo de salida se va a realizar (por ejemplo si es una cortesía, o una salida de vehículo preferencial, etc) - Una vez se haya digitado la opción deseada, si se escoge la salida del vehículo, sale el recibo o factura respectiva. El Recibo o Factura de Salida de Un Vehículo del Parqueadero El Recibo o Factura de salida de un Vehículo, sale acorde con la configuración del Sistema... Recibo o Factura de Salida de un Vehículo... El recibo o factura que emite el sistema al sacar un vehículo del parqueadero sale de acuerdo a la configuración preestablecida, puede imprimirse entre otros los siguientes conceptos: - Logotipo del Parqueadero. - Código de Barras de la Placa del Vehículo que sale. - Leyenda de Factura de venta o recibo... - Número del registro de entrada y/o No. de la factura por computador. - Nombre del Parqueadero. - Nit o No. de identificación del Parqueadero. - Tipo de Régimen del Parqueadero (Común o Simplificado). - Dirección del Parqueadero. - Teléfono del Parqueadero. - Número de registro de Entrada del Vehículo. -Fecha de entrada / salida del parqueadero. - Hora de Entrada del Vehículo. - Hora de Salida del Vehículo. - Número de Placas del Vehículo. - Número de Minutos que estuvo el vehículo en el parqueadero. - Tarifa del Vehículo. - Valor del Servicio de Parqueo y tarifa/valor del iva. - Valor total del servicio incluido iva. - Medio de pago (Si factura por computador). - Número de resolución, fecha y numeración autorizada por la Dian (si factura por computador). Registro de Parqueo Diaro y otros Ingresos El sistema está en capacidad de registrar ingresos por parqueo Diario y cualquier otro concepto (Por ejemplo sanciones por pérdida de tiquete), etc... Recibo de Parqueo Diario y otros ingresos.. El SOFT_ware para Parqueaderos de INTER_paciolo está capacitado para registrar cualquier tipo de ingreso por diferentes conceptos, por ejemplo: - Se puede registrar el parqueo diario de vehículos (cobro por día). Se puede emitir el recibo sin necesidad de tener registrado la entrada/ salida del mismo. - Se pueden registrar los ingresos (o facturación) de otros ingresos diferentes a parqueo, como venta de comestibles, sanciones por pérdida de tiquete de entrada, etc... Para el registro de ingresos se puede efectuar de la siguiente forma: - Se hace clic en el botón Nuevo Registro (botón rojo). - Se digita la placa del Vehículo (si es del caso). - Se digita el Concepto del Asiento (Por ejemplo Diario). - Opcionalmente se puede digitar el Nit (debe registrarse en la tabla de nit previamente). - Se digita el valor de acuerdo al concepto (sin iva). - Se hace clic en el botón Guardar. Inmediatamente se emite el recibo o factura respectiva... El Recibo o Factura de Parqueo Diario y otros Ingresos El recibo (o factura) de Ingreso por Parqueo Diario es muy similar a cualquier otro ingreso, pero sale el concepto específico del cobro... Recibo (o Factura) de Parqueo Diario y otros ingresos.. El recibo que se emite (o factura) por concepto diario o cualquier otro concepto, sale con el concepto por el cual se realiza el cobro. Además el recibo puede no registrar el No. de placa dependiendo del tipo de cobro. Registro de Parqueo por Mensualidades Para efectuar un recibo (o factura) de un vehículo por mensualidad, debe estar previamente registrado en la tabla de vehículos por mensualidades... Recibo (o Factura) de Parqueo por Mensualidades... Antes de efectuar el ingreso del valor de un parqueo por mensualidades, recuerde que el vehículo debe estar previamente registrado en la tabla de mensualidades. Para emitir el respectivo comprobante, se siguen los pasos: - Se selecciona (o digita) el número de la Placa del vehículo que va a pagar la Mensualidad. - Se digita el periodo de fechas (desde / hasta) que va a cancelar. - Se digita / verifica el valor del parqueo (sin iva). - Se guarda el registro respectivo, haciendo clic en el botón Guardar. Inmediatamente sale el recibo (o factura) correspondiente. Recibo (o Factura) de Parqueo por Mensualidades En el recibo (o Factura) de parqueo por mensualidades, sale además del periodo que se está pagando, el valor de la tarifa mensual... Recibo (o Factura) de Parqueo por Mensualidades... El recibo o Factura que se emite al recibir una mensualidad, viene con datos importantes como: - Periodo de Pago. - Valor de la Tarifa mensual. Reportes Generales del SOFT_ware de Parqueaderos El SOFT_ware de Parqueaderos emite todo tipo de reportes (en formato normal o mini reporte estilo pos). Reportes del SOFT_ware de Parqueaderos... En la carpeta de reportes, se pueden imprimir toda clase de informes como: - Reporte de Salida de Vehículos de acuerdo al periodo en fechas y rango de horas seleccionado. - Reporte de Vehículos Parqueados (Excepto los Diarios que normalmente no se registran). - Reporte (por pantalla) directo de los vehículos sacados. - Duplicado de Recibos de Salida de Vehículos. Además, los informes pueden ser exportados a formato Excel, para ello basta con digitar el nombre del archivo a crear (en el campo Nombre Archivo Excel) y hacer clic en el reporte deseado... Ejemplo de un Mini-Reporte con Iva discriminado Este es un ejemplo de mini-reporte, estilo pos con iva discriminado... Reportes estilo pos (mini-reportes)... Los reportes estilo pos (con un ancho no mayor de 40 caracteres) pueden salir en dos formatos: - Con item, Minutos, Tipo, Valor - Con Iva Discriminado. Ejemplo de un Mini-Reporte de Vehículos Parqueados Este es un ejemplo de mini-reporte, de Vehículos Parqueados... Reportes estilo pos (mini-reportes)... Los Mini - Reportes (Estilo Pos) de vehículos Parqueados, tienen la siguiente información: - Item (Nó. de registro Consecutivo de Entrada). - Número de la Placa del Vehículo. - Hora de Entrada. - Fecha de Entrada. Ejemplo de un Reporte Normal (No Pos) Este es un ejemplo de un reporte diseñado para ser impreso en impresora normal (No Pos) Reportes estilo No Pos... En un Reporte diseñado para una impresora normal, No Pos, se puede incluir mayor número de columnas (información), como las siguientes: - Item (No. de Registro Consecutivo para Entradas). - Número de Placa. - Hora de Entrada. - Hora de Salida. - Fecha de Entrada. - Fecha de Salida. - Tipo de Registro. - No. de Minutos. - Tarifa. - Subtoval. - Iva. - Vr. Total. La Opción del Menú: Utilidades La opción del Menú: Utilidades, está diseñada para ser empleada por usuario expertos, autorizados especialmente... Opción Utilidades La Opción del Menú: Utilidades, permite efectuar procesos especiales a usuarios previamente autorizados (con clave especial). Mediante esta opción se puede inicializar el sistema, es decir borrar toda la información de una empresa (parqueadero). Por esta razón solamente se asigna para el empleo de usuarios expertos previamente enterados de la importancia de emplear bien estas opciones. Esta opciones no pueden ser empleadas en SOFT_ware que tenga el módulo de Facturación Por Computador... La Opción del Menú: Facturación por Computador Los parqueaderos que manejen el Módulo de Facturación por Computador deben efectuar el cierre diario de la respectiva facturación, al finalizar el día... Opción Cierre Diario de la Facturación por Computador La opción del Menú: Facturación por Computador, permite efectuar el cierre diario de la facturación. Este proceso lo deben efectuar todos los días (cuando se facture) al finalizar el día. El cierre reporta un informe que establece de acuerdo a un formato establecido por la Dian, datos importantes acerca de la facturación que se realizó durante el día. PRECAUCIÓN: DEBE TENERSE ESPECIAL CUIDADO AL EFECTUAR EL CIERRE DIARIO, PUESTO QUE UNA VEZ EFECTUADO EL CIERRE NO SE PUEDE HACER NINGÚN REGISTRO ADICIONAL DE INGRESO / SALIDA DE VEHÍCULOS... Nota: Al terminar de efectuar el cierre e imprimir el informe respectivo, el SOFT-ware saca una copia de seguridad interna comprimida (por precaución)...
