directrices relativas a los papeles de trabajo

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
GERENCIA
_________________________________________________________________________
A las presentes Directrices se les adicionó una
herramienta para verificar el cumplimiento de la
normativa aplicable a papeles de trabajo, por medio de
los memorandos Nos. FOE-ST-0236 y DFOE-418 del
14 y 21 de noviembre de 2005, respectivamente.
Mediante la Resolución DFOE-054 del 21/02/08 se
derogó el punto 8.5 de estas Directrices.
MEMORANDO
PARA:
Gerentes de Área
DE:
Lic. Walter Ramírez Ramírez
ASUNTO:
Remisión de las “Directrices relativas a los papeles de trabajo documentales de los
proyectos de fiscalización”.
FECHA:
3 de mayo de 2004
DFOE-134
Como parte de los esfuerzos que está realizando esta División para fortalecer la gestión de
calidad en los procesos de fiscalización que lleva a cabo, me permito remitirles el documento
denominado “Directrices relativas a los papeles de trabajo documentales de los proyectos de
fiscalización”.
En este documento se señala el orden e identificación que se deberá observar para la
elaboración, codificación y archivo de los papeles de trabajo, de acuerdo con la metodología que,
para la ejecución de los proyectos de fiscalización, se aplica en la División de Fiscalización
Operativa y Evaluativa (DFOE). Lo anterior, con el propósito de localizar con facilidad los datos e
información obtenidos durante el estudio realizado y que sustentan los resultados alcanzados.
Dichas directrices se deberán observar en los estudios que inicien a partir de su emisión,
salvo casos justificados en que, por su naturaleza, no proceda aplicarlas. Además, deberá tenerse
en cuenta que más adelante serán complementadas en cuanto al manejo de los papeles de trabajo
electrónicos y las herramientas recomendadas para la realización de los estudios, sobre lo cual
actualmente la Secretaría Técnica está trabajando.
Con el propósito de apoyar la adecuada implementación esas directrices, la Secretaría
Técnica estará programando y ejecutando un proceso de divulgación y capacitación por medio de
los Asistentes Técnicos de la División, quienes a su vez les corresponde capacitar al resto de los
funcionarios en las respectivas áreas de fiscalización, teniendo en cuenta que esa actividad se
hará gradualmente conforme se vayan realizando los nuevos estudios. En el caso de áreas de
fiscalización que no cuenten con un Asistente Técnico, esa capacitación la efectuará la Secretaría
Técnica según requerimiento que efectué el respectivo Gerente de Área.
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
GERENCIA
_________________________________________________________________________
ci:
ce:
Asistentes Técnicos
Expediente (2)
Copiador
2
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
GERENCIA
_________________________________________________________________________
DIRECTRICES RELATIVAS A LOS PAPELES DE TRABAJO
DOCUMENTALES DE LOS PROYECTOS DE FISCALIZACIÓN
1. Propósito
directrices
de
las
El propósito de las presentes directrices es suministrar a los
Gerentes, Asistentes Técnicos y fiscalizadores de la División de
Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE) un marco normativo de
referencia sobre los papeles de trabajo documentales relativos a los
proyectos de fiscalización, especialmente en cuanto a su preparación,
codificación y ordenamiento, que permita la uniformidad
metodológica en esos aspectos.
2. Ámbito de aplicación de
las directrices
Las presentes directrices resultan aplicables a los proyectos de
fiscalización operativa y evaluativa que desarrolle la DFOE.
3. Definición de papeles de
trabajo
Son los registros de los procedimientos seguidos, las pruebas
efectuadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas por
el fiscalizador en relación con el estudio asignado. En consecuencia,
los papeles de trabajo pueden incluir, entre otros, programas,
cuestionarios, minutas, gráficos, flujogramas, diagramas, hojas de
trabajo, análisis, oficios, extractos y/o copias de documentos y tablas
o comentarios preparados u obtenidos por el fiscalizador. Esta
información debe ser competente, pertinente, relevante, confiable y
suficiente, de conformidad con lo establecido en la normativa
aplicable, y puede presentarse en forma de datos almacenados en
papel, videos, fotografías, medios electrónicos u otros medios.
En ese mismo sentido, el Manual General de Fiscalización Integral
(MAGEFI) señala que los papeles de trabajo constituyen el conjunto
de piezas documentales o electrónicas, en las cuales está consignada
la evidencia recopilada por el fiscalizador y los resultados de las
pruebas efectuadas durante el estudio; también formarán parte de los
papeles de trabajo aquellas piezas documentales o electrónicas
obtenidas por el fiscalizador y que no han sido preparadas por él.1
4. Importancia de
papeles de trabajo
los
5. Finalidad de los papeles
de trabajo
Los papeles de trabajo constituyen el medio en que se basa el
fiscalizador para realizar su trabajo, así como el respaldo de los
hallazgos, conclusiones, disposiciones y/o recomendaciones, y de los
hechos que puedan generar responsabilidades, aspectos contenidos en
los productos de fiscalización.
Los papeles de trabajo tienen diversas finalidades, entre ellas:

Sustentar los hallazgos, conclusiones y disposiciones (o
recomendaciones).
1
Fuente: Proceso 3222 Auditoría Operativa (FOE-AO), párrafo 61, del Manual General de Fiscalización Integral
(MAGEFI) de julio 1999.
1
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
GERENCIA
_________________________________________________________________________
6. Contenido básico de los
papeles de trabajo

Respaldar la acreditación de hechos que puedan generar
responsabilidades.

Registrar la evidencia resultante de los procedimientos
aplicados.

Organizar sistemáticamente la información obtenida durante
el estudio, de manera que sea fácil localizarla.

Facilitar a los fiscalizadores la preparación de los productos
que correspondan.

Auxiliar en el seguimiento y revisión del trabajo realizado,
para asegurar los estándares de calidad y desempeño
establecidos.

Respaldar el desempeño profesional de los fiscalizadores.

Servir de apoyo en el establecimiento de responsabilidades
sobre la calidad del trabajo realizado por el fiscalizador.
Existen tres tipos de papeles de trabajo: los preparados por el
fiscalizador, los recibidos de la entidad fiscalizada y los recibidos de
terceros ajenos a ésta.
El contenido básico de los papeles de trabajo preparados por el
fiscalizador, respecto de cada prueba, es el siguiente:
a)
Nombre de la entidad fiscalizada y, según corresponda,
programa, área, unidad administrativa, rubro o actividad
estudiada.
b)
Título y propósito de la prueba.
c)
Período evaluado.
d)
Descripción concisa de la labor realizada, como señalar el
método de selección de la muestra verificada, cuando
corresponda.
e)
Resultados alcanzados y conclusiones a las que se llegó en
relación con la prueba efectuada.
f)
Explicación de las marcas de auditoría o simbología utilizada,
que indican el tipo de trabajo realizado y sirven de prueba para
recordar la labor efectuada.
2
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
GERENCIA
_________________________________________________________________________
g)
Fuentes de información utilizadas, sean los archivos, registros,
informes o funcionarios que proporcionaron los datos.
h)
Referencia cruzada.
i)
Nombre y firma de la persona que lo preparó y la fecha en que
lo concluyó.
j)
Nombre y firma del fiscalizador coordinador y del Asistente
Técnico y la fecha de revisión, cuando corresponda.
k)
Código para su identificación y ordenamiento, en el extremo
inferior derecho.
En el caso de documentos preparados por la institución o por terceros
ajenos a ésta, que no lo consignen así, debe hacerse una observación
en la que se indique su origen, la fecha de recibo y la firma del
fiscalizador que trabajó con esa información. Al respecto, debe
tenerse presente que en los documentos originales no se deben realizar
anotaciones como subrayados, tachaduras, comentarios al margen o
marcas, que puedan alterarlos.2
7. Aspectos formales de los
papeles de trabajo
Los papeles de trabajo deberán:
a) Tener un tamaño estándar (8 ½ x 11").
Cuando se recopilen papeles de tamaño más pequeño, como
comprobantes y justificantes, se deben pegar en hojas estándar y
si se trata de hojas más grandes deben doblarse de tal manera que
adopten ese tamaño y no resulten difíciles de manejar.
b) Prepararse de manera clara, legible, ordenada y completa.
c) Consignar la información sólo a un lado de la página y a doble
espacio, para facilitar su revisión y la incorporación de
anotaciones o ajustes.
d) Numerarse para que se puedan identificar, referenciar y archivar
de acuerdo con la codificación que se establezca en este
documento.
e) Codificarse con lápiz de mina roja en el extremo inferior derecho
de cada hoja.
f) Señalar con lápiz de mina rojo las referencias y las marcas de
auditoría o símbolos utilizados.
2
Oficio No. 6566 (974-DGRH) del 2 de junio de 1997, emitido por la entonces Dirección General de Recursos Humanos.
3
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
GERENCIA
_________________________________________________________________________
8. Método
para
ordenamiento
codificación
de
papeles de trabajo
el
y
los
La labor de ordenamiento de los papeles de trabajo se inicia desde el
momento mismo en que se asigna el proyecto de fiscalización que se
documenta en la parte de administración del estudio y continúa a
través de las etapas de planificación, ejecución, comunicación de
resultados y seguimiento de disposiciones.
Los papeles de trabajo serán codificados, ordenados y archivados en
cédulas o legajos técnicamente elaborados, con el propósito de
facilitar el acceso a la información que contienen y que sustentan el
respectivo producto de fiscalización.
La clasificación y archivo de los papeles —estructura del legajo—
permite:

Disponer de un historial que facilite el seguimiento a lo
actuado, identificar de una forma más clara el propósito de
cada papel de trabajo y el poder evidenciar con mayor
amplitud los resultados alcanzados por cada uno de éstos.

Un ordenamiento lógico y sistemático de la evidencia, lo cual
facilita su localización, tanto durante el curso del estudio
como después de terminado.
El esquema que se describe más adelante debe utilizarse en todos los
proyectos de fiscalización operativa y evaluativa que se realicen,
salvo casos justificados en que, por la naturaleza del estudio, no sea
posible aplicarlo en su totalidad, previo visto bueno del Gerente de
Área.
Los papeles de trabajo se deben clasificar en la secuencia de las
etapas en que se realiza el estudio, de la siguiente manera:





Administración del estudio (A)
Planificación del estudio (P)
Ejecución del estudio (E)
Comunicación de resultados (C)
Seguimiento de disposiciones (S)
Cada una de esas etapas deberá estar identificada con una carátula en
cartulina verde, para facilitar su ubicación; además, deberá estar
seguida por un índice sobre su contenido con el detalle necesario y la
referencia correspondiente, que permita la fácil localización de los
diferentes papeles de trabajo.. A continuación se presenta el diseño
de esa carátula:
4
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
GERENCIA
_________________________________________________________________________


CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y
EVALUATIVA (DFOE)
ÁREA DE ___________________________________
INSTITUCIÓN FISCALIZADA ________________
ESTUDIO SOBRE ____________________________
_____________________________________________
ADMINISTRACIÓN DEL ESTUDIO
EQUIPO DE TRABAJO
____________________
____________________
____________________
GESTIÓN O PROCESO No. ____________
AÑO________
De presentarse casos de estudios muy específicos en que no se
efectúe alguna etapa del proceso de fiscalización, debe consignarse
en una hoja separada, al inicio del legajo de los papeles de trabajo de
la etapa que corresponda, que: “POR LA NATURALEZA DEL
ESTUDIO, NO SE REALIZO LA ETAPA DE ...”.
8.1. Administración
estudio
del
Los papeles de trabajo relacionados con la etapa de Administración
del estudio, se enumerarán de la siguiente manera: A/1, A/2, A/3, y
así sucesivamente (A/n), en donde:
A/n
Identifica el número de folio de los papeles de
trabajo relativos a la Administración del
estudio.
La letra A identifica la etapa “Administración del
estudio”.
En el apartado relativo a la etapa de Administración se incluirá la
siguiente información, según corresponda:
 Nota de asignación del estudio.
 Estructura para la conceptualización y formulación de
procesos y proyectos (Formulario 1), conocido también como
Perfil del proyecto.
 Nota de presentación del equipo a la entidad fiscalizada.
 Formulario de Control de correspondencia.
5
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
GERENCIA
_________________________________________________________________________

8.2.
Planificación
estudio
del
Otra documentación administrativa de carácter general, no
referida a un asunto específico sujeto a examen.
Los papeles de trabajo que se relacionan con la etapa de la
planificación del estudio, se deben enumerar de la siguiente manera:
A)
El programa de trabajo correspondiente a la planificación, así:
P/n
Identifica el número de folio del programa.
La letra P identifica la etapa “Planificación del
estudio”.
B)
Cada uno de los procedimientos del programa para la
planificación se enumerarán así: P/1-1, P/1-2, ..., hasta P/1-n;
P/2-1, ..., hasta P/2-n; P/3-1, ..., hasta P/3-n; y así sucesivamente
hasta el último procedimiento, en donde:
P/x—n
Identifica el número de folio de los papeles
de trabajo correspondientes a cada
procedimiento.
Los números en esta posición identifican cada uno
de los procedimientos del programa de trabajo.
La letra P identifica la etapa “Planificación del
estudio”.
En el apartado relativo a la etapa de planificación se incluirá la
siguiente información, cuando corresponda:








8.3. Ejecución del estudio
1)
Programa de planificación.
Procedimientos desarrollados y la documentación de soporte.
Minutas de reuniones efectuadas.
Matriz de Decisión Estratégica.
Matriz de Evaluación de Riesgo.
Diagramas de Entorno.
Árbol de Problemas.
Árbol de Objetivos.
Si en el proyecto de fiscalización sólo se analiza un asunto, los
papeles de trabajo que se relacionan con la etapa de ejecución
del estudio, se deben enumerar de la siguiente manera:
6
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
GERENCIA
_________________________________________________________________________
A)
El programa de trabajo correspondiente a la etapa de
ejecución del estudio, así:
E/n
Identifica el número de folio del programa.
La letra
estudio”.
B)
E
identifica la etapa “Ejecución del
Cada uno de los procedimientos del programa se
enumerarán así: E/1-1, E/1-2, ..., hasta E/1-n; E/2-1, ...,
hasta E/2-n; E/3-1, ..., hasta E/3-n; y así sucesivamente
hasta el último procedimiento, en donde:
E / x— n
Identifica el número de folio de los papeles
de trabajo correspondientes a cada
procedimiento.
Los números en esta posición identifican cada
uno de los procedimientos del programa
específico de trabajo.
La letra
estudio”.
E
identifica la etapa “Ejecución del
2) Si el proyecto de fiscalización está compuesto por varias
actividades o áreas por estudiar, a éstas se les identificará con un
número, el cual formará parte del numerador después de la letra
E, separado por un guión.
A)
El programa de trabajo correspondiente a la ejecución, se
codificará así:
E—x/n
Identifica el número de folio del programa.
Los números en esta posición identifican las
distintas actividades o áreas sujetas a
evaluación.
La letra E identifica la etapa “Ejecución del
estudio”.
B)
Cada uno de los procedimientos del programa de cada
actividad o área objeto de estudio se codificará de la
siguiente manera:
7
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
GERENCIA
_________________________________________________________________________
E — x / x— n
Identifica el número de folio de los
papeles de trabajo relativos a
cada procedimiento.
Los números en esta posición identifican los
diferentes procedimientos del programa
específico de trabajo para la actividad o área
objeto de examen.
Los números en esta posición identifican las
distintas actividades o áreas sujetas a estudio.
La letra E identifica la etapa “Ejecución del
estudio”.
Por ejemplo si se trata del área o actividad objeto de estudio No. 1, la
codificación sería de la siguiente manera: E-1/1-1, ..., E-1/1-n; E-1/21; ..., E-1/2-n; E-1/3-1, ..., E/3-n, y así sucesivamente hasta el último
punto del respectivo programa.
En el apartado referente a la etapa de ejecución se incluirá la
siguiente información, cuando corresponda:




8.4.
Comunicación
resultados
de
Hoja resumen de hallazgos.
Programa específico para el asunto objeto de estudio.
Procedimientos desarrollados y documentación de soporte.
Minutas de reuniones efectuadas.
 Propuesta del producto con base en los resultados obtenidos
Los papeles de trabajo que se relacionan con la etapa de la
comunicación de resultados, se deben enumerar de la siguiente
manera: C/1, C/2, C/3, y así sucesivamente hasta el último
documento (C/n), en donde:
C/n
Identifica el número de folio de los papeles de
trabajo relacionados con la comunicación de
resultados.
La letra C identifica a la etapa de comunicación
de resultados.
En el apartado que corresponde a la citada etapa se incluirá la
siguiente información:
8
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
GERENCIA
_________________________________________________________________________




Propuestas finales del producto con base en los resultados
obtenidos, de los oficios de remisión y de la nota de
presentación de resultados a la Gerencia.
Oficio de Convocatoria para comentar con la Administración
de la entidad fiscalizada los principales resultados del
estudio, cuando corresponda.
Acta de la reunión con la Administración de la entidad
fiscalizada en la cual se presentaron los principales
resultados del estudio.
Acta relativa a la ausencia de comunicación verbal de los
principales resultados del estudio a la Administración de la
entidad fiscalizada, cuando proceda.
La incorporación de los tres últimos documentos en este apartado,
modifica los anexos Nos. 1, 2 y 3 de las “Directrices relativas a la
comunicación preliminar de resultados de los procesos de
fiscalización operativa y evaluativa que ejecuta la DFOE” (DFOE065 del 8 de marzo de 2004), en cuanto a que esa información
tendrá que ser archivada en la parte que corresponde a la
“Comunicación de resultados” en lugar del legajo de la
“Administración del estudio”. En todo lo demás, se mantendrá
vigente lo señalado para esos anexos en el oficio DFOE-065.
8.5. Seguimiento
documental de
disposiciones
Los papeles de trabajo que se relacionan con la etapa de seguimiento
documental de disposiciones, se deben enumerar de la siguiente
manera: S/1, S/2, S/3; y así sucesivamente hasta el último documento
(S/n), en donde:
S/n
Identifica el número de folio de los papeles de
trabajo relacionados con el seguimiento.
.
La letra S identifica la etapa “Seguimiento
documental de disposiciones”.
En la parte relativa a dicho seguimiento se incluirá la información
que se indica, teniendo presente lo establecido en las políticas y los
procedimientos para el seguimiento y registro de disposiciones y de
Relaciones de Hechos:




Memorando dirigido al Gerente de Área sobre el cierre del
seguimiento documental.
Formularios sobre “Plazos de cumplimiento de
disposiciones” y “Detalle de disposiciones cumplidas”.
Correspondencia tramitada y recibida relacionada con el
seguimiento de disposiciones, en orden cronológico.
Oficios de remisión del documento con disposiciones o de la
Relación de Hechos.
9
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
GERENCIA
_________________________________________________________________________
9. Referencia cruzada
La referencia cruzada es una práctica útil que deben observar los
fiscalizadores, por cuanto tiene por objeto relacionar información
importante contenida en un papel de trabajo, con respecto a otra
información consignada en otro papel de trabajo. Un cruce
obligatorio es el que debe existir entre la aplicación de los
procedimientos contenidos en los programas de trabajo y los
correspondientes papeles de trabajo en que se evidencia el desarrollo
de aquellos. Otra relación cruzada que obligatoriamente debe darse
es entre la información contenida en los correspondientes papeles de
trabajo, las hojas de resumen de los hallazgos y toda propuesta de
producto que se elabore con base en los resultados obtenidos.
10. Legajo de prueba de
Relaciones de Hechos y
de Denuncias Penales
En el caso de las Relaciones de Hechos, el legajo de prueba
(expediente correspondiente), deberá contener la evidencia
estrictamente necesaria para sustentar cada hecho descrito en ella, y
debe estar ordenado cronológicamente por documento, foliado con
un numerador en forma consecutiva en el extremo inferior derecho y
con su respectivo índice.
La prueba documental que respalde una Denuncia Penal descrita y
detallada en el aparte de ofrecimiento de prueba, será enviada al
Ministerio Público mediante un legajo, debidamente ordenado en
forma cronológica por documento, foliado con un numerador en
forma consecutiva en el extremo inferior derecho y con su respectivo
índice. Copia de ese legajo se dejará en la Contraloría General de
aquellos casos que requieran acompañamiento a la causa penal en
etapas posteriores o para seguimiento según se considere necesario,
de conformidad con la recomendación del Equipo de Admisibilidad
y Valoración de Denuncias.
10
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
GERENCIA
_________________________________________________________________________
11.
Legajo relativo a
estudios
de
Admisibilidad
y
Valoración
de
Denuncias
El legajo que contiene los papeles de trabajo correspondientes a un
proceso de admisibilidad y valoración de denuncias, deberá estar
ordenado cronológicamente por documento, foliado con un
numerador en forma consecutiva en el extremo inferior derecho y, si
procede, con su respectivo índice:
Ese legajo deberá
corresponda:







incluir
la
siguiente
información, según
Denuncia y, cuando proceda, los documentos que la
respaldan.
Bitácora, en caso de que se utilice.
Formulario de Control de correspondencia, cuando proceda.
Oficios tramitados como acuse de recibo y solicitudes de
información y sus respuestas.
Otra documentación relacionada con el caso en estudio.
Formulario para el envío de antecedentes a la Unidad de
Archivo Central o copia del Memorando de traslado de la
denuncia y de sus antecedentes a la respectiva área de
fiscalización.
Oficio de traslado de la denuncia a lo externo de la DFOE.
Dicho legajo deberá estar identificado con una carátula en color
celeste, según el siguiente diseño:
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y
EVALUATIVA (DFOE)
EQUIPO DE ADMISIBILIDAD Y
VALORACIÓN DE DENUNCIAS

EXPEDIENTE DE DENUNCIA
(Confidencial)
INSTITUCIÓN ____ ___________________

RQUIPO DE TRABAJO
______________________
______________________
GESTIÓN No. _ __________
CASO No. _______________
AÑO________
12. Conformación de los
legajos
Los papeles de trabajo se agrupan y archivan en grupos de
documentos utilizando el formato denominado “legajos”.
11
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
GERENCIA
_________________________________________________________________________
Los legajos se harán en tamaño carta, utilizando cubiertas duras con
orificios en la parte superior y tornillos de aluminio.
En el caso de Relaciones de Hechos, Denuncias Penales y estudios de
admisibilidad y valoración de denuncias, esas cubiertas duras deben
ser con orificios al lado izquierdo.
Es recomendable que cada legajo tenga un grosor máximo de 10
centímetros, para facilitar su manejo.
Los legajos correspondientes a informes y Relaciones de Hechos
deberán tener un índice general en una carátula impresa, con el
detalle necesario sobre su contenido y la respectiva referencia. En el
caso de informes esa carátula debe ser en color marfil y para
Relaciones de Hechos en color celeste, con el siguiente diseño:


CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y
EVALUATIVA (DFOE)
ÁREA DE _____________________________________
INSTITUCIÓN FISCALIZADA __________________
ESTUDIO SOBRE ______________________________
_______________________________________________
_______________________________________________
TIPO DE ESTUDIO _____________________________
INFORME (o RELACIÓN DE HECHOS) No. _______
CONTENIDO DE ESTE LEGAJO
DETALLE
REF. P/T
EQUIPO DE TRABAJO
______________________________________
______________________________________
GESTIÓN O PROCESO No. ________________
AÑO________
12
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
GERENCIA
_________________________________________________________________________
Un proyecto de fiscalización puede estar conformado por uno o
varios legajos. Cada legajo se constituirá en un tomo, que debe ser
identificado, en su orden, por medio de números romanos. Cada
tomo se identificará con la siguiente carátula impresa que se colocará
en el costado superior (lomo):
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN
OPERATIVA Y EVALUATIVA
(DFOE)
ÁREA DE ___________________
INSTITUCIÓN _______________


ESTUDIO SOBRE ______________

INFORME No. ____
(o RELACIÓN DE HECHOS No. ___
o DENUNCIA PENAL No. ___ )

TOMO No.____
Contenido
________________
________________
AÑO _______
En los casos de legajos muy pequeños donde es imposible rotularlos
en el lomo, la identificación antes indicada se deberá realizar en su
cubierta del frente.
En ambos casos esa carátula externa debe estar protegida con plástico
adhesivo para evitar el rápido deterioro.
La carátula externa de los legajos correspondientes a informes debe
ser de color marfil; mientras que las de Relaciones de Hechos,
Denuncias Penales y estudios de admisibilidad y valoración de
denuncias, debe ser de color celeste y se identificarán con un sello
con el código  en color rojo, que significa que son de uso
restringido.
13. Custodia
Los papeles de trabajo se mantendrán en custodia de los
fiscalizadores mientras se lleva a cabo el proyecto de fiscalización y,
una vez que éste finalice, los respectivos legajos serán custodiados en
el Área de la DFOE que corresponda, hasta tanto no sean trasladados
al Archivo Central en las fechas que establezca la Unidad de Sistemas
de Información (USI) de la División de Desarrollo Institucional.
Los legajos de prueba de Relaciones de Hechos y de Denuncias
13
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
GERENCIA
_________________________________________________________________________
Penales serán custodiados por las respectivas Áreas de la DFOE
mientras no se resuelve en definitiva el asunto; una vez que esto
suceda se enviarán al Archivo Central conforme a lo antes indicado.
14. Responsabilidad en la
aplicación
de
las
directrices
Los Gerentes, Asistentes Técnicos y fiscalizadores deberán observar
fielmente el cumplimiento de estas directrices en lo que les
corresponda.
15. Derogatoria
Se deja sin efecto la Circular No. AUDA-1342-93 del 23 de
diciembre de 1993, mediante la cual la entonces Dirección General de
Auditoría comunicó el “Método para el ordenamiento y codificación
de los papeles de trabajo”.
Para el caso de estudios en proceso al momento de la entrada en
vigencia de estas directrices, resulta aplicable la citada Circular No.
AUDA-1342-93.
16. Vigencia
Las presentes directrices son de acatamiento obligatorio y rigen a
partir del 3 de mayo de 2004.
14