Herramienta

Revisión interna del proceso de fiscalización posterior
Herramienta 3: Verificación de la documentación
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
ÁREA DE SERVICIOS______________
REVISIÓN INTERNA SOBRE LA DOCUMENTACIÓN DEL
PROCESO DE FISCALIZACIÓN POSTERIOR
PROPÓSITO:
Evaluar el cumplimiento, por parte de los equipos de trabajo, de la normativa aplicable a los papeles de
trabajo que documentan la evidencia obtenida al ejecutar los proyectos de fiscalización, de conformidad
con lo establecido al respecto por el Manual de Fiscalización Integral (MAGEFI) y las directrices emitidas
por la Gerencia de la DFOE mediante el oficio No. DFOE-134 del 3 de mayo de 2004.
1.
INFORMACIÓN SOBRE EL PROYECTO DE FISCALIZACIÓN:
INSTITUCIÓN FISCALIZADA:
________________________________________________
NRO. DE INFORME Y FECHA:
_______ del ___ de _______________ de 200_
ESTUDIO SOBRE:
________________________________________________
________________________________________________
AÑO EN QUE SE EFECTUÓ EL
ESTUDIO:
200__
ASISTENTE TÉCNICO:
________________________________________________
COORDINADOR(A) DEL ESTUDIO:
________________________________________________
OTROS MIEMBROS DEL EQUIPO:
________________________________________________
________________________________________________
RESPONSABLE
DE
EVALUACIÓN DE CALIDAD:
FECHAS EN QUE SE EFECTUÓ
LA EVALUACIÓN DE CALIDAD:
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LA
NOMBRE_________________________________________
PUESTO______________________
INICIO____________
FINALIZACIÓN_________
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2.
ASPECTOS A EVALUAR:
No.
ASPECTOS A REVISAR
CUMPLIMIENTO
SÍ
1.
CONTENIDO BÁSICO DE LOS PAPELES DE TRABAJO:
1.1
Los papeles de trabajo elaborados por el
fiscalizador contienen:
a) Nombre de la entidad fiscalizada y, según
corresponda,
programa,
área,
unidad
administrativa, rubro o actividad estudiada.
b) Título y propósito de la prueba.
c) Período evaluado.
d) Descripción concisa de la labor realizada.
e) Resultados alcanzados y conclusiones a las
que se llegó en relación con la prueba
efectuada.
f) Explicación de marcas o simbología utilizada.
g) Fuentes de información utilizadas.
h) Referencia cruzada.
i) Nombre y firma de la persona que lo preparó y
la fecha en que lo concluyó.
j) Nombre y firma del fiscalizador coordinador
del estudio y del Asistente Técnico y la fecha
de revisión, cuando corresponda.
k)
l)
Explicación del significado de las siglas que se
hayan utilizado en sustitución del nombre del
fiscalizador, del coordinador y del Asistente
Técnico.
Código para su identificación y ordenamiento,
en el extremo inferior derecho.
m) En el caso de documentos preparados por la
institución o terceros ajenos a ésta, que no lo
consignen así, se indica su origen, la fecha de
recibo y la firma del fiscalizador que trabajó la
información.
1.2
Los documentos originales no contienen
anotaciones como subrayados, comentarios al
margen o marcas, que puedan alterarlos.
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NO
NO
APLICA
OBSERVACIONES
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3
No.
ASPECTOS A REVISAR
CUMPLIMIENTO
SÍ
NO
NO
APLICA
2.
3.
ANÁLISIS DE LA EVIDENCIA QUE SUSTENTA LOS
HALLAZGOS:
a) El trabajo realizado representa una ejecución
razonable de los procedimientos definidos en el
programa.
b) Naturaleza y alcance del trabajo desarrollado
cumple con los objetivos del estudio.
c) Se elaboró la Hoja resumen de hallazgos, con la
referencia a los papeles de trabajo que sustentan
cada hallazgo.
d) El desarrollo de los hallazgos comprende sus
atributos básicos: condición, criterio, efecto y
causa.
e) Si existen hallazgos no reportados en los
productos
del
estudio,
se
justifica
adecuadamente el por qué no se incluyeron.
f) La evidencia contenida en los papeles de
trabajo sustenta apropiadamente los hallazgos.
g) Se fundamenta y documenta el método de
selección y el análisis de muestras objeto de
estudio.
ASPECTOS FORMALES DE LOS PAPELES DE TRABAJO:
a)
4.
Tamaño estándar de (8 1/2 x 11"). Si se
recopilan papeles de tamaño más pequeños, se
deben pegar en hojas estándar y si son hojas
más grandes se deben doblar de tal manera
que adopten ese tamaño.
b) Preparados de manera clara, legible, ordenada
y completa.
c) Contienen
la
respectiva
codificación,
referencias y marcas utilizadas, con lápiz de
mina roja.
ORDENAMIENTO DE LOS PAPELES DE TRABAJO:
a)
b)
Cada una de las etapas del proceso de
fiscalización
posterior
se
encuentra
debidamente identificada con una carátula de
color verde.
Cada una de esas etapas contiene un índice
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No.
ASPECTOS A REVISAR
CUMPLIMIENTO
SÍ
NO
NO
APLICA
c)
d)
sobre su contenido con el detalle necesario y la
referencia correspondiente.
De presentarse casos de estudios muy
específicos en que no se efectuó alguna etapa
del proceso, se consigna en una hoja separada,
al inicio de legajo de los papeles de trabajo de
la etapa que corresponda, que "POR LA
NATURALEZA DEL ESTUDIO, NO SE
REALIZO LA ETAPA DE...".
Sobre la documentación archivada en los
papeles de trabajo referentes a la
administración del estudio se incluye:
i. Nota de asignación del estudio dirigida al
funcionario coordinador; que incluye el
respectivo perfil del proyecto.
ii. Nota de presentación a la entidad
fiscalizada.
iii. Control correspondencia.
iv. Otra
documentación
de
carácter
administrativo.
Formularios de puntos de control aplicados
(pueden archivarse en la respectiva etapa
del proceso o en esta parte de la
administración del estudio).
Sobre la documentación archivada en los
papeles de trabajo referentes a la etapa de
planificación del estudio se incluye:
v.
e)
i.
Programa de planificación, debidamente
referenciado a cada uno de los
procedimientos y con indicación de los
responsables de su ejecución.
ii. Procedimientos
desarrollados
y
respectiva documentación soporte.
la
iii. Formulario denominado Aprobación según
punto de control “Direccionamiento
respecto al perfil del proyecto”.
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No.
ASPECTOS A REVISAR
CUMPLIMIENTO
SÍ
NO
NO
APLICA
f)
g)
Sobre la documentación archivada en los
papeles de trabajo referentes a la etapa de
examen del estudio se incluye:
i. Programa específico para el asunto objeto
de estudio, debidamente referenciado a
cada uno de los procedimientos y con
indicación de los responsables de su
ejecución.
ii. Procedimientos
desarrollados
y
la
respectiva documentación soporte.
iii. Formulario denominado Aprobación según
punto de control “Evaluación de los
hallazgos derivados del estudio, valoración
de la evidencia que los sustenta y
determinación del producto y su
estructura”.
Sobre la documentación archivada en los
papeles de trabajo referentes a la etapa de
comunicación de resultados se incluye:
i. Formulario denominado Aprobación según
punto de control “Revisión de la propuesta
de producto”, con toda la información
requerida.
ii. Formulario denominado Aprobación según
punto de control “Verificación de la calidad
de la disposición”, con toda la información
requerida.
iii. Formulario denominado Aprobación según
punto de control “Aprobación del (los)
producto(s) final(es)”, con toda la
información requerida.
iv. Formularios de puntos de control se
prepararon oportunamente.
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No.
ASPECTOS A REVISAR
CUMPLIMIENTO
SÍ
NO
NO
APLICA
v. Propuesta del Oficio de remisión del
borrador del informe a la Administración,
según lo establecido por la DFOE en la
normativa aplicable.
vi. Borrador del informe para conocimiento de
la Administración, según lo establecido por
la DFOE en la normativa aplicable.
vii. Oficio de convocatoria para comentar con
la Administración de la entidad fiscalizada
los principales resultados del estudio,
cuando corresponda.
viii. Acta de la reunión con la Administración
de la entidad fiscalizada en la cual se
presentaron los principales resultados del
estudio (conferencia final).
ix. Acta relativa a la ausencia de comunicación
verbal de los principales resultados del
estudio a la Administración de la entidad
fiscalizada, cuando proceda.
x. Análisis de las observaciones recibidas al
borrador del informe o durante la
conferencia final de parte de la
Administración.
xi. Incorporación en la propuesta del informe
de las observaciones recibidas de parte de
la Administración y del análisis efectuado.
xii. Propuestas finales del producto con base en
resultados obtenidos, de los oficios de
remisión y de la nota de presentación de
resultados a la Gerencia.
xiii. Propuesta del Oficio de remisión de copia
del informe a la Auditoría Interna, para su
conocimiento.
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No.
ASPECTOS A REVISAR
CUMPLIMIENTO
SÍ
NO
NO
APLICA
5.
Conformación de los legajos de papeles de trabajo:
a) Los legajos correspondientes al estudio
realizado reúnen las siguientes características:
i. Tamaño carta ((8 1/2 x 11").
ii. Cubiertas duras.
iii. Orificios en la parte superior.
iv. Uso de tornillos.
v. Grosor máximo de 10 cm.
vi. Carátula con el detalle sobre su contenido y
la respectiva referencia, según el respectivo
formato preestablecido.
vii. Identificado el respectivo lomo de cada
legajo (o su carátula externa, de no ser
posible rotularlos en el lomo) y con el color
preestablecidos.
viii. El lomo o carátula externa se identifica con
una carátula con los datos preestablecidos
(nombres de la División, del Área, de la
institución fiscalizada y del estudio
realizado; número del informe, o de la
Relación de Hechos o de la Denuncia
Penal, según corresponda; número de tomo;
su contenido y el año en que se efectuó el
estudio).
ix. Carátula de presentación interna se preparó
con el detalle sobre su contenido y la
respectiva referencia, según el respectivo
formato preestablecido.
x. Carátula de los legajos se preparó conforme
a los colores preestablecidos según
sustenten informes (marfil) o Relaciones de
Hechos y Denuncias (celeste).
xi. Se identifican los legajos que contienen
información de carácter confidencial y de
uso restringido con el código , como es el
caso de los que corresponden a Relaciones
de Hechos y Denuncias Penales.
xii. Identificación externa de los legajos está
protegida con plástico adhesivo.
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