Responder y realizar ofertas mediante hoja de cálculo Guía de Referencia Rápida para el Proveedor sobre cómo responder y realizar ofertas mediante hojas de cálculo en Agentrics Sourcing Versión 7.1 Asistencia y formación para el cliente de Agentrics Teléfono: +1.312.706.3729 [email protected] Gratuito en EE.UU.: 1.800.523.1555 Números de teléfono gratuitos internacionales Copyright © 2006 Agentrics, LLC. Reservados todos los derechos. Secciones de copyright 2002 - 2006 Emptoris Software, Inc. CONTENIDO ANTES DE PARTICIPAR ................................................................................................................................2 DESCARGAR UNA HOJA DE CÁLCULO DE RESPUESTA U OFERTA DURANTE UN RFX ......................................3 RESPONDER MEDIANTE UNA HOJA DE CÁLCULO EN UNA PETICIÓN DE INFORMACIÓN Y DE PROPUESTA ................................................ 5 REALIZAR OFERTAS MEDIANTE HOJA DE CÁLCULO EN UNA PETICIÓN DE PRESUPUESTO Y SUBASTA .................................................... 5 TRANSFERIR UNA HOJA DE CÁLCULO DE RESPUESTA U OFERTA A UN RFX ..................................................6 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS AL TRANSFERIR UNA HOJA DE CÁLCULO ...........................................................8 PRECIO DE OFERTA MAYOR QUE EL PRECIO INICIAL ........................................................................................................ 8 RESPUESTA NO VÁLIDA ....................................................................................................................................... 8 RFX PENDIENTE ............................................................................................................................................... 8 Responder y realizar ofertas mediante hoja de cálculo – GRR proveedor © 2009 Agentrics, LLC. Todos los derechos reservados. Página 1 Antes de participar Antes de participar en la petición de información, presupuesto, propuesta o en una subasta, hay varios otros pasos que deberá seguir: Confirmar que el sistema cumple con los requisitos de Agentrics Registrarse en Agentrics Fijar sus preferencias como usuario (zona horaria, idioma preferido, correo electrónico y página de inicio) Buscar la petición de información, presupuesto, propuesta o subasta Reconocer la participación en la petición de información, presupuesto, propuesta o subasta En la Guía de referencia rápida de subastas encontrará las instrucciones sobre cómo realizar estas tareas. Estos procedimientos son iguales para las peticiones de información, presupuesto, propuestas y subastas. Responder y realizar ofertas mediante hoja de cálculo – GRR proveedor © 2009 Agentrics, LLC. Todos los derechos reservados. Página 2 Descargar una hoja de cálculo de respuesta u oferta durante un RFx Una vez que ha reconocido su participación en el RFx (petición de información, presupuesto, propuesta o subasta), puede descargar una hoja de cálculo de la pantalla RFx y preparar sus respuestas u ofertas fuera de línea, antes de la apertura del RFx. Haga clic en el botón “Responder sin conexión” para el caso de las peticiones de información y de propuesta o en el botón “Presentar oferta sin conexión” para las peticiones de presupuesto o subastas, los cuales están situados en la pantalla RFx. Nota: Para ver los botones “Responder sin conexión” o “Presentar oferta sin conexión”, debe aceptar la invitación a participar. Haga clic en el botón verde “Aceptar” para reconocer su participación en el RFx. Si desea conocer las instrucciones sobre cómo buscar y reconocer su participación en el RFx, consulte la Guía de referencia rápida de subastas. En la ventana Responder sin conexión (petición de información o de propuesta) o Presentar oferta sin conexión (petición de presupuesto o subasta), seleccione los botones de opción ‘Descargar modelo de respuesta sin conexión’ (para las peticiones de información o de propuesta) o ‘Descargar modelo de licitación sin conexión’ (para las peticiones de presupuesto o subastas). Luego haga clic en el botón “Aceptar”. Responder y realizar ofertas mediante hoja de cálculo – GRR proveedor © 2009 Agentrics, LLC. Todos los derechos reservados. Página 3 En la ventana Exportar datos, seleccione el idioma que prefiera y deje la configuración predeterminada para ‘Archivo’ y ‘Tipo de archivo’. Haga clic en el botón “Exportar”. En la ventana Administrador de datos, haga clic en el icono “Actualizar” hasta que en la columna ‘Estado’ aparezca el enlace ‘Finalizado – Haga clic aquí para descargar los resultados’. “Haga clic con el botón derecho” en el enlace que aparece en la columna ‘Estado’ y seleccione la opción ‘Guardar destino como’. Guarde la hoja de cálculo en un Archivo de WinZip. Seleccione el archivo comprimido y “haga clic en él con el botón derecho”. Seleccione la opción para ‘Extraer aquí’. La hoja de cálculo de Excel le indicará dónde guardó el archivo comprimido. Abra su hoja de cálculo de Excel. Responder y realizar ofertas mediante hoja de cálculo – GRR proveedor © 2009 Agentrics, LLC. Todos los derechos reservados. Página 4 Responder mediante una hoja de cálculo en una petición de información y de propuesta Avance hasta la fila ‘Información del cuestionario’ en el caso de las peticiones de información y de propuesta. Bajo esta fila, aparecerán sombreados los nombres de los cuestionarios y de las preguntas. Desplácese a la derecha de la pregunta hasta ver la sección ‘Área de respuesta’. Complete sus respuestas en la columna ‘Respuesta’ de la hoja de cálculo, según el tipo de respuesta que aparezca en la columna ‘Tipo de respuesta’. Por ejemplo, si la respuesta es del tipo ‘Sí o No’, debe escribir ‘Sí’ o ‘No’ en la columna ‘Respuesta’. Nota: En el sistema tiene incidencia el uso de mayúsculas y minúsculas. Cerciórese de introducir una respuesta válida. Cuando haya finalizado, guarde la hoja de cálculo de Excel. Nota: Si va a responder a una petición de propuesta, consulte la siguiente sección ‘Realizar ofertas mediante hoja de cálculo en una petición de presupuesto y subasta’, en la cual encontrará las instrucciones sobre cómo realizar ofertas en la sección del artículo de la hoja de cálculo. Realizar ofertas mediante hoja de cálculo en una petición de presupuesto y subasta Desplácese a la fila ‘Información del ítem o Nombre del ítem’ para las peticiones de presupuesto, propuesta y subastas. Bajo esta fila, aparecerán sombreados los nombres y la información. Desplácese a la derecha de los nombres de los artículos e introduzca sus ofertas o presupuestos. Complete los Precios de ofertas en las columnas provistas, junto con sus respectivos atributos. Como mínimo, introduzca los valores en las columnas obligatorias, las cuales se indican mediante un asterisco situado junto al encabezado de la columna. Cuando haya finalizado, guarde la hoja de cálculo de Excel. Responder y realizar ofertas mediante hoja de cálculo – GRR proveedor © 2009 Agentrics, LLC. Todos los derechos reservados. Página 5 Transferir una hoja de cálculo de respuesta u oferta a un RFx Una vez que se abra el RFx, puede transferir sus respuestas u ofertas. Para transferir sus respuestas u ofertas, conéctese a Agentrics Sourcing y luego diríjase a Ofertas>Ver RFx(s). Localice el RFx al cual está respondiendo o haciendo ofertas y haga clic en el botón “Ver/Responder a RFx”. Haga clic en el botón “Responder sin conexión” para el caso de las peticiones de información y de propuesta o en el botón “Presentar oferta sin conexión” para las peticiones de presupuesto o subastas, los cuales están situados en la pantalla RFx. Nota: Si el RFx no está abierto, la importación no dará resultado. Espere hasta que abra el RFx y vuelva a realizar la transferencia. En la ventana Responder sin conexión o Presentar oferta sin conexión, seleccione ya sea ‘Importar respuestas’ para las peticiones de información y propuestas o ‘Importar ofertas’ para las peticiones de presupuesto y subastas. Haga clic en el botón “Aceptar”. En la ventana Importar datos, haga clic en el botón “Examinar” y busque su hoja de cálculo de Excel. Deje las selecciones predeterminadas para ‘Tipo de archivo’, ‘Informes de errores’ y ‘Tipo de importación’ y haga clic en el botón “Importar”. Nota: Si selecciona ‘Recopilación (todos los errores)’ como opción en ‘Informes de errores’, se producirá un error interno. Utilice el parámetro predeterminado, ‘Uno solo (un error cada vez)’. Responder y realizar ofertas mediante hoja de cálculo – GRR proveedor © 2009 Agentrics, LLC. Todos los derechos reservados. Página 6 Se abrirá la ventana Administrador de datos. Haga clic en el icono “Actualizar” hasta que en la columna ‘Estado’ aparezca la palabra ‘Finalizado’. Cuando haya transferido satisfactoriamente la hoja de cálculo, vuelva a su RFx, en el cual verá sus respuestas u ofertas en las diversas pantallas, según el tipo de RFx que esté viendo. Nota: Si en la columna ‘Estado’ aparece el término ‘Falló’, haga clic en el vínculo para ver el mensaje de error. Abra la hoja de cálculo y corrija el o los errores y repita los pasos para importar el archivo hasta que en la columna ‘Estado’ aparezca el término ‘Finalizado’. Para los mensajes de error y sugerencias comunes sobre cómo resolverlos, consulte la sección ‘Solución de problemas al transferir una hoja de cálculo’. Responder y realizar ofertas mediante hoja de cálculo – GRR proveedor © 2009 Agentrics, LLC. Todos los derechos reservados. Página 7 Solución de problemas al transferir una hoja de cálculo Si falla la transferencia, puede corregir los errores e intentarlo nuevamente. A continuación se indican algunos mensajes de error comunes con las sugerencias para resolverlos. Precio de oferta mayor que el precio inicial Las ofertas deben ser inferiores al precio inicial. Puede encontrar el precio inicial haciendo clic en el enlace ‘Ver detalles del ítem’, que aparece en todas las pantallas del RFx, o bien puede descargar la hoja de cálculo de información, la cual incluye todo precio inicial. Para descargar la información de un artículo tal como el Precio inicial, diríjase a la pantalla RFx y haga clic en el botón “Presentar oferta sin conexión”. Seleccione la opción ‘Exportar información del ítem que se verá al crear ofertas sin conexión’ y luego haga clic en el botón “Aceptar”. Exporte la hoja de cálculo como archivo comprimido. En la sección ‘Descargar una hoja de cálculo de respuesta u oferta durante un RFx’ encontrará las instrucciones sobre cómo descargar un archivo comprimido y extraer la hoja de cálculo en Excel. Abra la hoja de cálculo y busque el ‘Precio inicial’ en la columna ‘P’. Si desea ver el precio inicial junto al nombre del artículo, haga clic en el encabezado de la columna ‘G’ y ponga el mouse sobre la columna ‘O’, resaltando todas las columnas que queden entre ambas. Luego haga “clic con el botón derecho” en las columnas seleccionadas y escoja la opción para ‘Ocultar’ las columnas. Se recomienda imprimir esta hoja de cálculo para tener como referencia los precios de salida mientras se hacen ofertas en el modelo de oferta. Respuesta no válida Si el comprador incluyó los atributos de la oferta o usted está respondiendo mediante una hoja de cálculo, debe cerciorarse de introducir respuestas válidas. Cuando falle una transferencia, ello aparecerá indicado junto al artículo en la ventana Administrador de datos. Para ver el mensaje de error, haga clic en el enlace ‘Falló’ que aparece en dicha ventana. Aparecerá un mensaje de error más detallado, explicando el motivo de la falla de la importación. Para corregir el error, abra su hoja de cálculo de oferta o respuesta y cambie la entrada a una respuesta válida. Podrá encontrar respuestas válidas a continuación del encabezado del campo de ofertas. En cada caso, guarde su hoja de cálculo y repita los pasos para transferirla. En la sección ‘Transferir una hoja de cálculo de respuesta u oferta a un RFx’ encontrará las instrucciones al respecto. Si recibe un mensaje de error de respuesta no válida al responder a una petición de información o propuesta, localice la columna ‘Valores de selección’ junto a la pregunta que esté respondiendo e introduzca una de las respuestas válidas que aparecen en la columna ‘Respuesta’. RFx pendiente Si trata de transferir una hoja de cálculo de respuesta u oferta mientras el RFx esté ‘Pendiente’, aparecerá un mensaje de error. Para solucionar este problema, espere hasta que el RFx esté abierto y repita los pasos para transferirlo. 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