Responder y realizar ofertas mediante hoja de cálculo

Responder y realizar ofertas
mediante hoja de cálculo
Guía de Referencia Rápida para el Proveedor sobre cómo
responder y realizar ofertas mediante hojas de cálculo en
Agentrics Sourcing
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CONTENIDO
ANTES DE PARTICIPAR ................................................................................................................................2
DESCARGAR UNA HOJA DE CÁLCULO DE RESPUESTA U OFERTA DURANTE UN RFX ......................................3
RESPONDER MEDIANTE UNA HOJA DE CÁLCULO EN UNA PETICIÓN DE INFORMACIÓN Y DE PROPUESTA ................................................ 5
REALIZAR OFERTAS MEDIANTE HOJA DE CÁLCULO EN UNA PETICIÓN DE PRESUPUESTO Y SUBASTA .................................................... 5
TRANSFERIR UNA HOJA DE CÁLCULO DE RESPUESTA U OFERTA A UN RFX ..................................................6
SOLUCIÓN DE PROBLEMAS AL TRANSFERIR UNA HOJA DE CÁLCULO ...........................................................8
PRECIO DE OFERTA MAYOR QUE EL PRECIO INICIAL ........................................................................................................ 8
RESPUESTA NO VÁLIDA ....................................................................................................................................... 8
RFX PENDIENTE ............................................................................................................................................... 8
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Antes de participar
Antes de participar en la petición de información, presupuesto, propuesta o en una subasta, hay varios otros pasos
que deberá seguir:

Confirmar que el sistema cumple con los requisitos de Agentrics

Registrarse en Agentrics

Fijar sus preferencias como usuario (zona horaria, idioma preferido, correo electrónico y página de inicio)

Buscar la petición de información, presupuesto, propuesta o subasta

Reconocer la participación en la petición de información, presupuesto, propuesta o subasta
En la Guía de referencia rápida de subastas encontrará las instrucciones sobre cómo realizar estas tareas. Estos
procedimientos son iguales para las peticiones de información, presupuesto, propuestas y subastas.
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Descargar una hoja de cálculo de respuesta u oferta durante un RFx
Una vez que ha reconocido su participación en el
RFx (petición de información, presupuesto,
propuesta o subasta), puede descargar una hoja
de cálculo de la pantalla RFx y preparar sus
respuestas u ofertas fuera de línea, antes de la
apertura del RFx.
Haga clic en el botón “Responder sin
conexión” para el caso de las peticiones de
información y de propuesta o en el botón
“Presentar oferta sin conexión” para las
peticiones de presupuesto o subastas, los cuales
están situados en la pantalla RFx.
Nota: Para ver los botones “Responder sin
conexión” o “Presentar oferta sin conexión”,
debe aceptar la invitación a participar. Haga clic
en el botón verde “Aceptar” para reconocer su
participación en el RFx. Si desea conocer las
instrucciones sobre cómo buscar y reconocer su
participación en el RFx, consulte la Guía de
referencia rápida de subastas.
En la ventana Responder sin conexión (petición
de información o de propuesta) o Presentar
oferta sin conexión (petición de presupuesto o
subasta), seleccione los botones de opción
‘Descargar modelo de respuesta sin
conexión’ (para las peticiones de información o
de propuesta) o ‘Descargar modelo de
licitación sin conexión’ (para las peticiones de
presupuesto o subastas). Luego haga clic en el
botón “Aceptar”.
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En la ventana Exportar datos, seleccione el
idioma que prefiera y deje la configuración
predeterminada para ‘Archivo’ y ‘Tipo de
archivo’. Haga clic en el botón “Exportar”.
En la ventana Administrador de datos, haga clic
en el icono “Actualizar” hasta que en la
columna ‘Estado’ aparezca el enlace ‘Finalizado
– Haga clic aquí para descargar los
resultados’. “Haga clic con el botón
derecho” en el enlace que aparece en la
columna ‘Estado’ y seleccione la opción ‘Guardar
destino como’.
Guarde la hoja de cálculo en un Archivo de WinZip.
Seleccione el archivo comprimido y “haga clic en él con el botón derecho”. Seleccione la opción para ‘Extraer
aquí’. La hoja de cálculo de Excel le indicará dónde guardó el archivo comprimido. Abra su hoja de cálculo de Excel.
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Responder mediante una hoja de cálculo en una petición de información y de
propuesta
Avance hasta la fila ‘Información del
cuestionario’ en el caso de las peticiones de
información y de propuesta. Bajo esta fila,
aparecerán sombreados los nombres de los
cuestionarios y de las preguntas. Desplácese a la
derecha de la pregunta hasta ver la sección
‘Área de respuesta’. Complete sus respuestas
en la columna ‘Respuesta’ de la hoja de cálculo,
según el tipo de respuesta que aparezca en la
columna ‘Tipo de respuesta’. Por ejemplo, si la
respuesta es del tipo ‘Sí o No’, debe escribir ‘Sí’ o
‘No’ en la columna ‘Respuesta’.
Nota: En el sistema tiene incidencia el uso de
mayúsculas y minúsculas. Cerciórese de
introducir una respuesta válida.
Cuando haya finalizado, guarde la hoja de cálculo
de Excel.
Nota: Si va a responder a una petición de propuesta, consulte la siguiente sección ‘Realizar ofertas mediante hoja de
cálculo en una petición de presupuesto y subasta’, en la cual encontrará las instrucciones sobre cómo realizar ofertas
en la sección del artículo de la hoja de cálculo.
Realizar ofertas mediante hoja de cálculo en una petición de presupuesto y
subasta
Desplácese a la fila ‘Información del ítem o
Nombre del ítem’ para las peticiones de
presupuesto, propuesta y subastas. Bajo esta
fila, aparecerán sombreados los nombres y la
información. Desplácese a la derecha de los
nombres de los artículos e introduzca sus ofertas
o presupuestos. Complete los Precios de
ofertas en las columnas provistas, junto con sus
respectivos atributos. Como mínimo, introduzca
los valores en las columnas obligatorias, las
cuales se indican mediante un asterisco situado
junto al encabezado de la columna.
Cuando haya finalizado, guarde la hoja de cálculo
de Excel.
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Transferir una hoja de cálculo de respuesta u oferta a un RFx
Una vez que se abra el RFx, puede transferir sus
respuestas u ofertas. Para transferir sus
respuestas u ofertas, conéctese a Agentrics
Sourcing y luego diríjase a Ofertas>Ver RFx(s).
Localice el RFx al cual está respondiendo o
haciendo ofertas y haga clic en el botón
“Ver/Responder a RFx”.
Haga clic en el botón “Responder sin
conexión” para el caso de las peticiones de
información y de propuesta o en el botón
“Presentar oferta sin conexión” para las
peticiones de presupuesto o subastas, los cuales
están situados en la pantalla RFx.
Nota: Si el RFx no está abierto, la importación
no dará resultado. Espere hasta que abra el RFx
y vuelva a realizar la transferencia.
En la ventana Responder sin conexión o
Presentar oferta sin conexión, seleccione ya sea
‘Importar respuestas’ para las peticiones de
información y propuestas o ‘Importar ofertas’
para las peticiones de presupuesto y subastas.
Haga clic en el botón “Aceptar”.
En la ventana Importar datos, haga clic en el
botón “Examinar” y busque su hoja de cálculo
de Excel. Deje las selecciones predeterminadas
para ‘Tipo de archivo’, ‘Informes de errores’ y
‘Tipo de importación’ y haga clic en el botón
“Importar”.
Nota: Si selecciona ‘Recopilación (todos los
errores)’ como opción en ‘Informes de errores’,
se producirá un error interno. Utilice el
parámetro predeterminado, ‘Uno solo (un error
cada vez)’.
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Se abrirá la ventana Administrador de datos.
Haga clic en el icono “Actualizar” hasta que en
la columna ‘Estado’ aparezca la palabra
‘Finalizado’.
Cuando haya transferido satisfactoriamente la
hoja de cálculo, vuelva a su RFx, en el cual verá
sus respuestas u ofertas en las diversas
pantallas, según el tipo de RFx que esté viendo.
Nota: Si en la columna ‘Estado’ aparece el término ‘Falló’, haga clic en el vínculo para ver el mensaje de error. Abra
la hoja de cálculo y corrija el o los errores y repita los pasos para importar el archivo hasta que en la columna ‘Estado’
aparezca el término ‘Finalizado’. Para los mensajes de error y sugerencias comunes sobre cómo resolverlos, consulte
la sección ‘Solución de problemas al transferir una hoja de cálculo’.
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Solución de problemas al transferir una hoja de cálculo
Si falla la transferencia, puede corregir los errores e intentarlo nuevamente. A continuación se indican algunos
mensajes de error comunes con las sugerencias para resolverlos.
Precio de oferta mayor que el precio inicial
Las ofertas deben ser inferiores al precio inicial. Puede encontrar el precio inicial haciendo clic en el enlace ‘Ver
detalles del ítem’, que aparece en todas las pantallas del RFx, o bien puede descargar la hoja de cálculo de
información, la cual incluye todo precio inicial. Para descargar la información de un artículo tal como el Precio inicial,
diríjase a la pantalla RFx y haga clic en el botón “Presentar oferta sin conexión”.
Seleccione la opción ‘Exportar información del
ítem que se verá al crear ofertas sin
conexión’ y luego haga clic en el botón
“Aceptar”. Exporte la hoja de cálculo como
archivo comprimido.
En la sección ‘Descargar una hoja de cálculo
de respuesta u oferta durante un RFx’
encontrará las instrucciones sobre cómo
descargar un archivo comprimido y extraer la
hoja de cálculo en Excel.
Abra la hoja de cálculo y busque el ‘Precio inicial’ en la columna ‘P’. Si desea ver el precio inicial junto al nombre
del artículo, haga clic en el encabezado de la columna ‘G’ y ponga el mouse sobre la columna ‘O’, resaltando todas las
columnas que queden entre ambas. Luego haga “clic con el botón derecho” en las columnas seleccionadas y
escoja la opción para ‘Ocultar’ las columnas.
Se recomienda imprimir esta hoja de cálculo para tener como referencia los precios de salida mientras se hacen
ofertas en el modelo de oferta.
Respuesta no válida
Si el comprador incluyó los atributos de la oferta o usted está respondiendo mediante una hoja de cálculo, debe
cerciorarse de introducir respuestas válidas. Cuando falle una transferencia, ello aparecerá indicado junto al artículo
en la ventana Administrador de datos. Para ver el mensaje de error, haga clic en el enlace ‘Falló’ que aparece en
dicha ventana. Aparecerá un mensaje de error más detallado, explicando el motivo de la falla de la importación.
Para corregir el error, abra su hoja de cálculo de oferta o respuesta y cambie la entrada a una respuesta válida.
Podrá encontrar respuestas válidas a continuación del encabezado del campo de ofertas.
En cada caso, guarde su hoja de cálculo y repita los pasos para transferirla. En la sección ‘Transferir una hoja de
cálculo de respuesta u oferta a un RFx’ encontrará las instrucciones al respecto.
Si recibe un mensaje de error de respuesta no válida al responder a una petición de información o propuesta, localice
la columna ‘Valores de selección’ junto a la pregunta que esté respondiendo e introduzca una de las respuestas
válidas que aparecen en la columna ‘Respuesta’.
RFx pendiente
Si trata de transferir una hoja de cálculo de respuesta u oferta mientras el RFx esté ‘Pendiente’, aparecerá un mensaje
de error. Para solucionar este problema, espere hasta que el RFx esté abierto y repita los pasos para transferirlo.
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