Petición de presupuestos (RFQ)

Petición de presupuestos (RFQ)
Guía de Referencia Rápida para el Proveedor sobre las
funciones de petición de presupuestos (RFQ) de Agentrics
Sourcing
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CONTENIDO
ANTES DE PARTICIPAR ................................................................................................................................1
BUSCAR UNA PETICIÓN DE PRESUPUESTO ..................................................................................................2
DETALLES DE LA PETICIÓN DE PRESUPUESTO .............................................................................................3
VER Y AGREGAR ANEXOS ..................................................................................................................................... 3
VER DETALLES DE ARTÍCULOS................................................................................................................................ 3
CONFIRMAR LA PARTICIPACIÓN .................................................................................................................4
PRESENTAR UN PRESUPUESTO ÚNICO .........................................................................................................5
PRESENTAR OFERTAS CON OFERTA MÚLTIPLE.............................................................................................6
REVISIÓN DE LOS PRESUPUESTOS ..............................................................................................................7
Antes de participar
Antes de participar en la petición de presupuesto, hay varios otros pasos que deberá seguir:
1. Confirmar que el sistema cumple con los requisitos de Agentrics


Explorador web:
a.
Microsoft Internet Explorer (IE) 5.5 con Service Pack 2 o superior y 6.0 con Service Pack 1 o
superior
b.
Netscape Navigator 6.2 es compatible pero no oficialmente certificado por Agentrics
Verifique que cualquier tipo de software de “bloqueo de pop-ups” esté desactivado en su PC local
2. Registrarse en Agentrics

El comprador con quien está tratando le invitará por correo electrónico a registrarse. Este correo
electrónico contiene un URL y un ID de usuario temporal y una contraseña que podrá utilizar para
completar el proceso de registro.

Conéctese utilizando dicho URL e ID/contraseña, y complete los pasos que aparecen en varias
pantallas de registro.
3. Fijar sus preferencias (zona horaria, idioma preferido y correo electrónico)

Cuando se haya registrado, vaya a la aplicación Agentrics MyGenSource a través de
https://tools.p.agentrics.com/. En MyGenSource, bajo la ficha “Mis perfiles”, y luego en “Mi
perfil de usuario”, puede modificar sus preferencias de usuario en las subfichas “Información de
usuario”, “Mi ubicación” e “Información de seguridad”.
Importante: En la Guía de referencia rápida de subastas encontrará instrucciones detalladas sobre cómo realizar
estas tareas. Estos procedimientos son iguales para las subastas y para las peticiones de información, de
presupuesto y de propuestas.
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RFQ – GRR proveedor
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Buscar una petición de presupuesto
Un RFQ representa un intercambio de información de la cotización entre usted y un comprador antes de un plazo
especificado. El comprador comunica los detalles de los artículos que se preponen comprar, y pide que usted ponga
cotizaciones u ofertas en cada artículo. En casos cuando una subasta en línea es el resultado final, sus citas en un RFQ
se pueden utilizar como ofertas preliminares para la subasta
Cuando la compañía compradora con la que trabaja le invita a participar en un RFQ, recibirá un mensaje por correo
electrónico con información general sobre el RFQ y un URL a Recursos Agentrics. Haga clic en el enlace e inicie sesión
en Recursos Agentrics.
También puede acceder a Recursos Agentrics directamente mediante el URL https://src-live.p.agentrics.com o
desde la aplicación Agentrics MyGenSource (https://tools.p.agentrics.com/) en la ficha “Página de inicio”, haga
clic en el enlace “Sitio en vivo” en el cuadro Enlaces rápidos debajo de Recursos Agentrics.
Haga clic en el icono “Casa”, situado en la parte
superior derecha de cada pantalla, para ir a su
página inicial, la página Ver RFx(s). Busque su
petición de presupuesto en la columna “Nombre
del RFx”. El estado de ‘Nuevo’ indica que usted
no ha aceptado ni declinado la petición de
presupuesto. Haga clic en el botón
“Ver/responder a RFx” para abrir la pantalla
RFx de dicha petición.
Nota: La columna “Tiempo restante” muestra el
tiempo en rojo si es que la petición de
presupuesto va a cerrar en menos de 24 horas.
Las columnas “Hora de apertura” y “Hora de
cierre” aparecen en verde si el estado está
abierto, en gris si está cerrado o en pausa, y en
negro si es que se encuentra adjudicada,
cancelada o pendiente.
¿No puede encontrar su petición de presupuesto? Si la petición que desea ubicar no aparece en la lista, haga clic
en el icono de “Binoculares” para buscar el nombre. También puede filtrar la búsqueda seleccionando el estado
correspondiente en la lista desplegable situada junto al icono “Binoculares”: Todos, Abiertos, Cerrados, Pendientes,
Adjudicados o En pausa. Tenga en cuenta que si se ha cancelado una petición de presupuesto o si el comprador lo ha
eliminado a usted de la misma, ya no aparecerá en la pantalla Ver RFX(s). En ambos casos, usted recibirá un mensaje
electrónico que le advierte del cambio.
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Detalles de la petición de presupuesto
Ver y agregar anexos
La pantalla RFx(s) permite ver información (o
hacer una vista preliminar de ella si es que aún no
está abierta) sobre la petición de presupuesto, tal
como las horas de apertura y de cierre,
especificaciones, anexos y otra información sobre
los artículos.
Asegúrese de revisar la página completa, ya
que contiene gran cantidad de información
que deberá recopilar sobre los datos
específicos de la petición de presupuesto.
Anexos: Debe consultar el enlace “Anexos de RFQ (#)” para ver si su comprador incorporó algún anexo. Si el
número entre paréntesis es superior a 0, haga clic en el enlace “Anexos de RFQ (#)”.
Para ver los anexos, haga clic en el enlace “Anexos RFQ”. Para agregar anexos, haga clic en el botón “Agregar
anexo”.
Ver detalles de artículos
Para ver detalles de los artículos, haga clic en el
enlace “Nombre del ítem” de cada uno de ellos.
Se abrirá la ventana Ver ítem que mostrará
información sobre el artículo en cuestión, tal como
la cantidad mínima que se desee, especificaciones
y anexos.
Antes de responder a los artículos, verifique la
columna con el icono del “sujetapapeles” para
determinar si el comprador le ha provisto algún
anexo en el nivel de la petición del presupuesto o
en el nivel del artículo. Si el número entre
paréntesis es superior a 0, haga clic en el icono
del “sujetapapeles” para ver los anexos.
Nota: Una vez que acepte la invitación a participar, podrá ver los detalles del artículo en las pantallas Oferta múltiple
y Presentar nueva oferta.
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Confirmar la participación
Antes de que abra la petición de presupuesto,
usted debe enviar una confirmación de su
participación. Para ello, busque su petición de
presupuesto siguiendo los pasos que se indican en
la sección Buscar una petición de presupuesto.
En la pantalla RFx, haga clic en el botón verde
“Aceptar” sobre la lista de los artículos. Esto
abrirá la ventana Aceptar invitación.
En dicha ventana, puede enviar un mensaje a un
comprador. Para ello, introduzca su mensaje en el
campo “Comentario opcional para aceptar
invitación a una petición de presupuesto”.
Haga clic en el botón “Aceptar” para enviar su
reconocimiento al comprador.
Nota: La aceptación de esta invitación se
propagará automáticamente a los demás usuarios
invitados de su organización. No es necesario que
los proveedores de su organización acepten la
invitación.
Una vez que un proveedor de su organización ha
aceptado la invitación a participar, aparecerá una
marca de verificación verde en la pantalla Ver
RFx(s) en la columna ‘Aceptación de RFx’, junto
al nombre de la petición de presupuesto.
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Página 4
Presentar un presupuesto único
Si no hay muchos artículos en la petición de
presupuesto, se recomienda hacer una oferta a la
vez para cada artículo. Para hacer una sola oferta,
haga clic en la ficha “Oferta individual” y luego
haga clic en el botón “Presentar nueva oferta”
situado junto al primer artículo.
Nota: Si no ha aceptado la invitación para participar en la petición de presupuesto, no aparecerán los botones
“Presentar nueva oferta”. Si la petición de presupuesto aún no abre, no podrá presentar una oferta aun cuando
aparezcan los botones “Presentar nueva oferta”.
En la ventana Crear ofertas, complete el
formulario de oferta en línea introduciendo los
valores en los campos necesarios, como mínimo.
Puede que vea varios otros campos dependiendo
de lo que le interese al comprador, incluyendo los
atributos que éste pueda haber definido, tales
como el color o los términos de pago.
Nota: Si el comprador ha definido más de una
divisa aceptable, seleccione una de ellas en la
lista desplegable.
Después de introducir la información de su oferta,
haga clic en el botón “Guardar” o bien en
“Guardar oferta e ir al ítem siguiente”.
Aparecerá un mensaje emergente de confirmación
de la oferta. Haga clic en el botón “Aceptar” para
confirmar que desea hacer la oferta.
Si desea agregar anexos, primero deberá guardar la información de su oferta haciendo clic en el botón “Guardar”
(tenga en cuenta que al guardar, se presentará su oferta, aunque aún tendrá la posibilidad de agregarle un anexo).
Luego haga clic en el enlace “Anexos” en el campo Anexos de la oferta. Se abrirá la ventana Anexos donde podrá
agregar su(s) anexo(s) a la oferta.
Nota: En Agentrics Sourcing, tiene también la opción de presentar ofertas mediante funciones avanzadas de licitación,
como ofertas con descuentos por volumen y ofertas agrupadas. Consulte la Guía de referencia rápida sobre
licitación avanzada para ver más información sobre cómo usar estas opciones.
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Presentar ofertas con Oferta múltiple
Si el comprador ha definido más de una divisa aceptable, seleccione una de ellas en la lista desplegable.
Haga clic en el enlace “Nombre del ítem” para acceder a información sobre el artículo tal como la cantidad mínima,
especificaciones y anexos.
Si tiene varios artículos, puede que prefiera hacer
una oferta en la pantalla Oferta múltiple. Para
hacer múltiples ofertas, haga clic en la ficha
“Oferta múltiple”. El cursor quedará posicionado
en el primer campo editable, que en este ejemplo
es “Código de ítem del proveedor”. Introduzca
un valor y pulse la tecla de tabulación del teclado
para avanzar al siguiente campo editable.
Una vez que ha introducido la información para
todos los artículos, haga clic en el botón
“Presentar ofertas”.
Una pantalla de la confirmación abrirá y exhibirá
un resumen de las ofertas que usted está a punto
de guardar. Haga un clic en el botón “ACEPTAR”
para confirmarle que desea guardar las ofertas
mencionadas.
Se abrirá una ventana de ofertas guardadas, la cual enumerará las ofertas que haya guardado con un mensaje de
confirmación informándole que las ofertas se guardaron satisfactoriamente. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Nota: Si se produce un error durante el proceso de presentación de ofertas, aparecerá un mensaje indicando cuáles
de las ofertas fallaron. En la pantalla Oferta múltiple, desplácese a la derecha del artículo para ver detalles de los
errores.
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Revisión de los presupuestos
En la pantalla Oferta individual puede acceder al
Historial de ofertas. Haga clic en el botón
“Revisar ofertas/Historial”. Esto abrirá la
ventana Ver ofertas.
La ventana Ver ofertas muestra el historial de las
ofertas del artículo seleccionado.
Nota: Puede filtrar la vista del historial
seleccionando un estado en la lista desplegable
Oferta: Todos, Válidos, No válidos o Cancelados.
También puede revisar los últimos presupuestos u
ofertas en la pantalla Oferta múltiple. Haga clic en
la ficha Oferta múltiple. Puede filtrar la vista
seleccionando ‘Todos los lotes’ o un artículo
específico de la lista desplegable situada junto a
la ficha “Oferta múltiple”. Su última oferta
aparece en la fila Última oferta bajo cada
artículo.
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