Dirección de Gestión de Información

Código:GD.F-10
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TABLA DE RETENCiÓN DOCUMENTAL
Versión: O
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCiÓN GENERAL
CODIGO UNIDAD ADMINISTRATIVA:
DEPENDENCIA: DIRECCiÓN DE GESTiÓN DE INFORMACiÓN
CODIGO DEPENDENCIA: 400
CODIGO
SERIE
ISubserie
37
37.1
SERIES
Subserles
Tipos Documenlales
ADMINISTRACION SISTEMA DE INFORMACION
Administración Documentación Teenica del Sistema
Manuales e instructivos
Protocolos y procedimientos
Documentación Técnica del Sistema
RETENCION
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTlON
CENTRAL
4
6
CT
DISPOSICION
FINAL
E
R
X
100
OBSERVACIONES
S
En concordancia con el Decreto 1214 de 2000 art 10 y 11,
Decreto 1795 de 2007, Decreto 4085 de 2011 art 20 y Decreto
1365 de 2013, una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se transfiere el archivo
central para su custodia y posterior reprografia, se establece su
conservación total ya que es parte del patrimonio histórico,
cultural e investigativo de la ANDJE. Articulo 19, parágrafo 2°,
Lev 594 de 2000.
En concordancia con el Decreto 1214de 2000 art 10 y 11,
Decreto 1795 de 2007, Decreto 4085 de 2011 art 20 y Decreto
1365 de 2013, Subserie documental de valor administrativo
testimonio o prueba del control y seguimiento relacionado con la
Administración del Sistema.
Se establece su eliminación a traves del metado de oicado.
En concordancia con el Decreto 1214 de 2000 art 10 Y 11,
Decreto 1795 de 2007, Decreto 4085 de 2011 art 20 y Decreto
1365 de 2013, Subserie documental de valor administrativo
testimonio o prueba del control y seguimiento relacionado con la
Administración del Sistema.
Se establece su eliminación a traves del metodo de oicado.
En concordancia con el Decreto 1214 de 2000 art 10 y 11,
Decreto 1795 de 2007, Decreto 4085 de 2011 art 20 y Decreto
1365 de 2013, Subserie documental de valor administrativo
testimonio o prueba del control y seguimiento relacionado con la
Administración del Sistema.
Se establece su eliminación a traves del metado de picado.
37.2
Administración de usuarios del Sistema
Solicitud
Respuesta
Comunicaciones
1
4
X
37.3
Requerimientos tecnicos y funcionales del sistema
Solicitud
Respuesta
Comunicaciones
1
4
X
37.4
Soporte a las Entidades en la operación del Sistema
Solicitud
Respuesta
Comunicaciones
1
4
X
2
4
X
En concordancia con el Decreto 1214 de 2000 art 10 y 11,
Decreto 1795 de 2007, Decreto 4085 de 2011 art 20 y Decreto
1365 de 2013, Subserie documental de valor administrativo
testimonio o prueba del control y seguimiento relacionado con la
Administración del Sistema.
Se establece su eliminación a traves del metodo de picado.
1
6
X
En concordancia con el Decreto 1214 de 2000 art 10 y 11,
Decreto 1795 de 2007, Decreto 4085 de 2011 art 20y Decreto
1365 de 2013, Subserie documental de valor administrativo
Se establece su eliminación a traves del metado de picado
36
36.1
38
38.1
CAPACITACIONES
Capacitación Sistema Unico de Gestión de Información
Acta
Comunicaciones
Informe de Capacitación
Invitación
Lista de asistencia
Material Pedagogico
Respuesta
Certificaciones
Plan de acción
Solicitud
VALIDACION y ANALlSIS DE INFORMACION
Validación y Anallsis de Información Litigiosa
Acta
Comunicaciones
Certificaciones Control Intemo
Solicitud
Respuesta
Documento Técnico
Código:GD·F.10
A9'>I1<'<I NadóMI da
Dof.roo Jurfdl<a<l.1
E,laJa
TABLA DE RETENCiÓN DOCUMENTAL
Versión: O
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCiÓN GENERAL
CODIGO UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100
DEPENDENCIA: DIRECCiÓN DE GESTIÓN DE INFORMACiÓN
CODIGO DEPENDENCIA: 400
CODIGO
SERIE
/Subserie
38.2
SERIES
Subserles
Tipos Documentales
Validación Interinstitucional de Información litigiosa
Acta
Acuerdo
Solicitud
Respuesta
Comunicaciones
Documento Técnico
RETENCION
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTION
CENTRAL
2
5
CT
X
DISPOSICION
FINAL
E
R
OBSERVACIONES
S
En concordancia con el Decreto 1214de 2000 art 10 y 11,
Decreto 1795 de 2007, Decreto 4085 de 2011 art 20 y Decreto
1365 de 2013, una vez cumplido el tiempo de retención
documental en el archivo de gestión se transfiere el archivo
central para su custodia y posterior reprografia, se establece su
conservación total ya que es parte del patrimonio histórico,
cultural e investigativo de la ANDJE. Articulo 19, parágrafo 2°,
I 1>" ~Qd ~I>
14
14.12
INFORMES
Informe Actividad Litigiosa del Estado
Comunicaciones
Informe Actividad Utigiosa
Solicitud de informes
32
32.2
REPORTES
Reporte Actividad Litigiosa del estado
Comunicaciones
Reporte, indicadores yestadisticas
Solicitud Reporte o informacilon
Convenciones:
?nnn
2
9
X
En concordancia con el Decreto 1214 de 2000 art 10 Y 11,
Decreto 1795 de 2007, Decreto 4085 de 2011 art 20 y Decreto
1365 de 2013, subserie documental de carácter dispositivo, de
actividades y misional, se establece su conservación total ya que
es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo de la
ANOJE. Articulo 19, parágrafo 2°,ley 594 de 2000.
2
9
X
En concordancia con el Decreto 1214de 2000 art 10 y 11,
Decreto 1795 de 2007, Decreto 4085 de 2011 art 20 y Decreto
1365 de 2013, subserie documental de carácter dispositivo, de
actividades y misional, se establece su conservación total ya que
es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo de la
ANDJE. Articulo 19, parágrafo 2°, ley 594 de 2000.
Aprobaciones:
CT: CONSERVACION TOTAL
Firmas:
R: REPRODUCCION (MICROFILMACION O DIGITALIZACION)
E: ELlMlNACION
S: SELECCiÓN
Reproducción: Proceso de Microfilmación y/o Digitalización con fines de respaldo y
consulta, de acuerdo a la ley 527 de 1999 Art.11 al13 y ley 594 de 2000 Art.
19,Decreto 2527 de 1950 arto 1,ley 39 de 1981 arto2,ley 270 de 1996 arto
Fecha:
95,Decreto 3354 de 1954. Art unico. El medio técnico será utilizado como medio de
consulta más no se debe destruir el original.
Selección Sistematica Es el proceso mediante el cual se definen criterios para realizar
la selección de las series que pueden desarrolfar valores secuendarios. Dichos
criterios son cualitivos.
ANDJE: Agencia Nacional de Defensa Juridica del Estado
(E): Soporte Electrónico Es un documento que nace electronico y de la misma forma
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Responsable Gestión Documental
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2013
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Acta de Comité de Desarrollo Administrativo
N°
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