MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL COMANDO GENERAL DE LAS FUERZAS MILITARES COPIA No. DE COPIAS Bogotá, D.C., No. CGFM - JEMC - DGSM-DPP- 23.2 DIRECTIVA TRANSITORIA. No. /2009 ASUNTO: ESTABLECER LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN DEL PROCESO DE MEDICAMENTOS POR LA MODALIDAD DE DISPENSACIÓN Y SUMINISTRO EN EL SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES VIGENCIA 2008-2010. AL: COMANDOS DE FUERZA: EJÉRCITO NACIONAL- ARMADA NACIONAL- FUERZA AÉREA COLOMBIANA. DIRECCIONES DE SANIDAD: EJÉRCITO NACIONAL – ARMADA NACIONAL – FUERZA AÉREA COLOMBIANA- HOSPITAL MILITAR CENTRAL - ESTABLECIMIENTOS DE SANIDAD MILITAR I. OBJETIVO Y ALCANCE A. Finalidad 1. Establecer los lineamientos generales para la gestión del Proceso de Dispensación y suministro de medicamentos en el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares (SSFM), de acuerdo a los términos contractuales, funcionalidad y necesidades de los Establecimientos de Sanidad Militar (ESM) y las condiciones particulares del Subsistema y su población objeto. 2. Dar una guía metodológica para la entrega de medicamentos bajo la modalidad de suministro en los ESM y la recepción de medicamentos por parte del Operador Logístico para el Continuación Directiva No _____________________Mediante la cual se dan los lineamientos generales para la Gestión del Proceso de Medicamentos por la modalidad de dispensación y suministro en el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares. 2 proceso de dispensación, de tal manera que los procedimientos se realicen de manera uniforme en todo el SSFM. 3. Determinar las acciones y actividades que se deben desarrollar para el seguimiento, supervisión y auditoría del proceso de dispensación y suministro de medicamentos en el SSFM e igualmente definir los mecanismos y niveles de responsabilidad para la toma de decisiones en cuanto a la resolución de novedades tanto contractuales como funcionales. 4. Difundir el procedimiento establecido para la facturación por parte del proveedor y la respectiva auditoria de cuentas y control de la ejecución contractual. 5. Difundir el procedimiento para la accesibilidad y dispensación de los medicamentos de conformidad con los términos contractuales y a la funcionalidad de los ESM. 6. Establecer los procedimientos para el reporte de eventos de interés para la gestión de medicamentos en el SSFM. 7. Difundir el procedimiento para la validación y actualización de la base de datos de afiliados y beneficiarios del SSFM. 8. Implementar los Comité de Farmacovigilancia en los ESM que se encuentran dentro de los puntos de dispensación farmacéutica. 9. Promover la capacitación permanente del personal responsable de la gestión de medicamentos (Regentes, almacenistas, supervisores, auditores y personal prestador de servicios del Subsistema) para una óptima y eficiente utilización de los recursos disponibles. 10. Establecer como documento la presente directiva con los anexos correspondientes y la minuta del contrato No. 084/2008 al proceso de suministro y dispensación de medicamentos. 11. Realizar por intermedio de los supervisores del contrato de medicamentos, la evaluación, control y seguimiento a los recursos ejecutados por intermedio del operador logístico, con el fin de tener el control de la ejecución del valor del contrato y prever el agotamiento del mismo con la debida antelación. Continuación Directiva No _____________________Mediante la cual se dan los lineamientos generales para la Gestión del Proceso de Medicamentos por la modalidad de dispensación y suministro en el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares. 12. B. 3 Lograr una adecuada y oportuna entrega de medicamentos a los usuarios del Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares en cualquier lugar del País. 13. Realizar una racionalización del gasto y preservar el presupuesto asignado para rubro de medicamentos evitando faltas de cobertura por desabastecimiento. 14. Asignar misiones y responsabilidades a los comandantes de las unidades tácticas, ordenadores del gasto, directores de ESM y almacenistas responsables del funcionamiento de los Establecimientos de Sanidad Militar, para que a través de los supervisores y auditores correspondientes se ejerzan los controles necesarios sobre el gasto y racionalización de las apropiaciones presupuestales. Referencias 1. Constitución Política Nacional de 1991; artículo 11 y 49. 2. Ley 352 de 1997 (enero 17) de 23 de enero de 1997 “Por la cual se reestructura el Sistema de Salud y se dictan otras disposiciones en materia de Seguridad Social para las Fuerzas Militares y la Policía Nacional”. 3. Decreto 4782 del 19 de Diciembre de 2008 “Por el cual se establece la estructura interna y las funciones de la Dirección General de Sanidad Militar del Ministerio de Defensa Nacional”. 4. Decreto 1795 del 14 de septiembre de 2000. “Por el cual se estructura el Sistema de salud para las Fuerzas Militares y Policía Nacional”. 5. Ley 80 de 1993 Estatuto de Contratación Administrativa. 6. Ley 1150 del 16 de Julio de 2007 ”Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos”. 7. Decreto 2474 de 2008 “Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva y se dictan otras disposiciones”. Continuación Directiva No _____________________Mediante la cual se dan los lineamientos generales para la Gestión del Proceso de Medicamentos por la modalidad de dispensación y suministro en el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares. 8. 4 Ley 962 del 8 de Julio de 2005 “Por la cual se dictan disposiciones sobre la racionalización de tramites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones publicas o prestan servicios públicos”. 9. Ley 1171 de 2007 “Por la cual se establecen beneficios a personas adultas mayores”. 10. Ley 1231 del 17 de Julio de 2008 “Por la cual se unifica la factura como titulo valor como mecanismo de financiación para el micro, pequeño y mediano empresario y se dictan otras disposiciones”. 11. Ley 190 Estatuto Anticorrupción 12. Acuerdo Nº 002 del CSSMP de 2001 “Por el cual se establece el plan de servicios de Sanidad Militar y Policial” 13. Acuerdo 004 del CSSMP de 1997 “Por el cual se adoptan los regímenes de referencia y contrareferencia en el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares y el Subsistema de Salud de la Policía Nacional.” 14. Acuerdo Nº 01 del CSSMP de 2001 “Por el cual se adiciona el acuerdo Nº 002 de 2001 del CSSMP” 15. Acuerdo No. 035 del CSSMP DEL 16-Dic-2003 “ Por el cual se adopta la política de gobierno de centralización para la compra de medicamentos para el Sistema de salud para las Fuerzas Militares y Policía Nacional.” 16. Acuerdo No. 034 del CSSMP DEL 16-Dic-2003 “Por el cual se adopta el vademécum para el Sistema de salud para las Fuerzas Militares y Policía Nacional.” 17. Acuerdo Nº 042 de Diciembre 21 de 2005 Nº 046 de abril del 2007, “Por el cual se establece el Manual Único de Medicamentos y Terapéutica para el SSMP, y se dictan otras disposiciones”. 18. Acuerdo Nº 046 del CSSMP de 2007 “Por el cual se modifica el acuerdo Nº 042 del 21 de diciembre de 2005 del CSSMP” Continuación Directiva No _____________________Mediante la cual se dan los lineamientos generales para la Gestión del Proceso de Medicamentos por la modalidad de dispensación y suministro en el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares. 19. C. 5 Decreto Numero 2200 del 28 de Junio de 2005, “Por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan otras disposiciones”. Vigencia. A partir de la fecha de su expedición y difusión hasta Diciembre de 2010. II. INFORMACIÓN A. Antecedentes 1. El Acuerdo 042 del 2005 y el acuerdo 046 de 2007, establecen el Manual Único de Medicamentos y Terapéutica para aplicarlo en el SSMP, siendo obligatorio su cumplimiento en los Establecimientos de Sanidad Militar y Policial y en el Hospital Militar Central, acorde a un listado anexo de medicamentos. Igualmente establece el procedimiento para la prescripción del medicamento no incluido en el Manual Único de Medicamentos y Terapéutica del SSMP, bajo unas situaciones particulares que son excepcionales y no la regla general de la prestación de servicios. 2. El Acuerdo 035 de Noviembre 04 de 2003 establece la necesidad de adoptar “la política de Gobierno de Centralización de Compra de Medicamentos en el Sistema de Salud de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional”, y cumplir con el plan de servicios de salud para los afiliados y beneficiarios del Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares consignado en el Acuerdo 002 de 2001”. 3. Las diferentes modalidades de adquisición de medicamentos que se han realizado en el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares, entre las cuales están: la compra centralizada de medicamentos por suministro, compras descentralizadas por intermedio de las Direcciones de Sanidad y las unidades ejecutoras, todas ellas fundamentadas en datos estadísticos poco confiables por carecer de un sistema de recolección de información, no han permitido conocer los consumos reales por Establecimiento de Sanidad, el comportamiento epidemiológico de los usuarios y la demanda no satisfecha. Lo anterior ha conducido a la adquisición de Continuación Directiva No _____________________Mediante la cual se dan los lineamientos generales para la Gestión del Proceso de Medicamentos por la modalidad de dispensación y suministro en el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares. 6 medicamentos con diferencias sustanciales en los precios de compra, multiplicidad de contratos y un desconocimiento de las necesidades reales, generando además un acumulado de bienes en los inventarios de los almacenes y farmacias por baja rotación y no uso de los mismos. 4. En las auditorias integrales con enfoque gubernamental de la Contraloría General de la República, han venido siendo reportados como hallazgos la inadecuada cobertura de medicamentos para los usuarios del SSFM y el manejo inadecuado de inventarios de medicamentos especialmente aquellos de baja rotación que contribuyen a tener un valor muy alto de inventarios en los almacenes. 5. El plan de mejoramiento de la auditoria integral para la vigencia 2007, incluye la contratación de un proveedor externo bajo la modalidad de dispensación de medicamentos por un operador logístico para mitigar los riesgos descritos anteriormente. Con el fin de mejorar la cobertura y oportunidad en la entrega de medicamentos, dar cumplimiento a la normatividad existente, especialmente en lo concerniente a las compras centralizadas de medicamentos y de acuerdo a lo establecido en el Manual Único de Medicamentos vigente para el Sistema de Salud de las Fuerzas Militares y la Policía Nacional, la Dirección General de Sanidad Militar ha venido realizando gestiones importantes, por lo cual en las vigencias 2004, 2005 y 2006 se adelantaron por parte del Ministerio de Defensa Nacional - Dirección General de Sanidad Militar Hospital Militar Central (MDN - DGSM - HOMIC) varios procesos licitatorios para la adquisición de medicamentos por la modalidad de suministro, en los cuales la adjudicación final del presupuesto no excedió el 60%, declarándose los ítems desiertos en porcentajes que fluctuaron entre el 50% y el 40%. Por esta razón en todas las vigencias la apropiación presupuestal que no se contrato por compra centralizada se devolvió a las Direcciones de Sanidad de las Fuerzas para que fueran estas las que adelantasen los procesos de contratación o adiciones pertinentes del rubro presupuestal no ejecutado; generando una multiplicidad de contratos, falta de oportunidad en el abastecimiento y diferentes precios de adquisición de medicamentos a nivel nacional. En la vigencia 2007 se realizo una licitación publica con la modalidad por primera vez de dispensación a través de un tercero, esta Continuación Directiva No _____________________Mediante la cual se dan los lineamientos generales para la Gestión del Proceso de Medicamentos por la modalidad de dispensación y suministro en el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares. 7 licitación contemplaba únicamente la dispensación en 10 ciudades y en su momento no se contemplo el suministro dentro del mismo contrato. Esta licitación se declaro desierta en Noviembre del mismo año, por lo que se devolvió el presupuesto a las Direcciones de Sanidad con el fin de que ellos se abastecieran y realizaran sus propias adquisiciones. De manera paralela se realizo una licitación publica para compra centralizada por suministro, obteniéndose una economía de escala cercana a los dos mil millones de pesos, pero adjudicando solo la mitad de los ítems del proceso. Con todos los antecedentes y teniendo en cuenta las lecciones aprendidas y las novedades particulares de cada proceso, se estableció por parte de el Ministerio de la Defensa Nacional – Dirección General de Sanidad Militar-Hospital Militar Central, implementar de manera parcial la compra de medicamentos que incluya la dispensación por parte de uno o dos operadores en dos regiones establecidas en los estudios previos, en las cuales se efectuará el control por medio de un aplicativo que permita verificaciones de consumo en varios niveles. Esta modalidad se recomendó con el fin de ajustar paulatinamente el sistema a la nueva modalidad de adquisición de medicamentos y minimizar los riesgos de una posible falla a nivel general. Se determino realizar un proceso de contratación, mediante la modalidad de suministro que incluye la distribución, control y dispensación por demanda de los mismos, con cobertura a nivel de las (10) diez ciudades seleccionadas. Igualmente se contemplo que el operador recibiera los inventarios de existencias de medicamentos a la fecha de recibo de las farmacias exceptuando el HOMIC quien no hará entrega de estos, para realizar la dispensación de estos sin costo alguno como parte integral del contrato, debiendo dispensar en primera opción los medicamentos entregados, generando un reporte mensual a los Supervisores de contrato de cada Dirección de Sanidad de cada Fuerza, con el fin de llevar el control de los bienes administrados por el operador. Esta contratación para la adquisición de medicamentos en forma parcial se tiene prevista para los próximos veinte (20) meses a partir del 1º de Diciembre de 2008 hasta Julio del 2010, con una cobertura de 360.945 usuarios, cifra que equivale al 57% del total de la población y una compra centralizada por suministro en forma parcial en el mismo proceso para el cubrimiento de 271.737 usuarios que corresponde al 43% restante de la población. Continuación Directiva No _____________________Mediante la cual se dan los lineamientos generales para la Gestión del Proceso de Medicamentos por la modalidad de dispensación y suministro en el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares. 8 B. Generalidades Los medicamentos son una de las principales estrategias terapéuticas con las que se cuenta en la actualidad para corregir, diagnosticar, prevenir, y disminuir los síntomas y secuelas de los diferentes eventos o condiciones patológicas que afectan a una población. Así como diversas son las causas, severidades, síntomas, características de los pacientes y evolución de las enfermedades para las cuales están indicados, son amplias las moléculas, presentaciones y concentraciones que se disponen para un manejo racional, meditado, lógico y sustentado; para alcanzar los mayores índices de efectividad dentro de las limitaciones naturales que existen en el abordaje terapéutico de los diversos factores de morbilidad. El listado básico de medicamentos o “Vademécum”, del Sistema de Salud de las Fuerzas Militares y de Policia del cual hacen parte el Subsistema de salud de las Fuerzas Militares y Hospital Militar Central, está contemplado en los Acuerdos Nº 042 de 21 diciembre 2005 del CSSMP, y 046 del 12 de abril de 2007 del CSSMP o normas que los modifiquen o substituyan. Si tenemos en cuenta que la principal queja en el SSFM es la entrega no oportuna de los medicamentos, un adecuado sistema de distribución y dispensación de los mismos, se convierte en factor imprescindible para garantizar una mejor atención en salud a la población beneficiaria, bajo condiciones de fácil acceso, disponibilidad suficiente, oportuna y permanente de los medicamentos formulados por parte del personal asistencial. Es claro que el acceso oportuno a los medicamentos redunda en mejora de los indicadores de salud y calidad de vida de los usuarios, trayendo con ello innumerables beneficios de viabilidad para el subsistema en el corto y mediano plazo, a la vez que se convierte en una actividad estratégica para facilitar la misión Constitucional de las Fuerzas Militares de Colombia. ANALISIS DOFA DEL PROCESO En el Diagnóstico Situacional del Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares, se analizaron las oportunidades de disponer de un modulo de control de medicamentos a nivel nacional, calculando la reducción en pérdida de medicamentos en $15.000 Millones de pesos y por reducción de tiempos de desabastecimiento y precios de compra de medicamentos e insumos en $6.000 Millones de pesos. Continuación Directiva No _____________________Mediante la cual se dan los lineamientos generales para la Gestión del Proceso de Medicamentos por la modalidad de dispensación y suministro en el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares. 9 Cumpliendo el análisis realizado, se pretende implementar oportunidades de mejora para corregir las debilidades y amenazas producidas por la disfuncionalidad que existe en los procesos de compra, distribución, formulación y dispensación de medicamentos siendo las más frecuentes las siguientes: • Los usuarios del Subsistema pueden retirar medicamentos en los diferentes establecimientos sin control generando pérdidas, desabastecimientos y costos por reposición de inventarios. • El desabastecimiento de medicamentos genera compras no planeadas a un mayor precio para cubrir las contingencias.. • No se conocen los promedios históricos de consumo de medicamentos en cada ESM, se manejan cifras aproximadas sin tener en cuenta la demanda no satisfecha. • Se realizan los procesos de compras directas en cada Establecimiento de Sanidad Militar, sin tener un precio de referencia Nacional, siendo adquiridos a precios diferentes y probablemente con el mismo proveedor. • No se tiene una herramienta que facilite la auditoria ágil y oportuna, que a su vez permita conocer rotaciones, consumos y otros datos que se conviertan en el instrumento para calcular las necesidades reales de medicamentos que se requieren. • Con el actual sistema de dispensación existe un alto riesgo de suplantación y corrupción. • No se consulta el vademécum oficial para realizar la formulación, por parte de nuestros funcionarios y de los profesionales de la red externa contratada. • Al no contar con bases de datos que puedan ser consultadas en tiempo real, se puede formular pacientes que no tengan derecho al servicio. • Control inadecuado de los almacenes de farmacia, lo cual no permite conocer las existencias, rotaciones, vencimiento de medicamentos, lo que genera pérdida de los mismos. • Al no disponer de información en línea dificulta las transferencias de medicamentos entre ESM. Continuación Directiva No _____________________Mediante la cual se dan los lineamientos generales para la Gestión del Proceso de Medicamentos por la modalidad de dispensación y suministro en el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares. 10 • Algunas de las farmacias de los ESM están atendidos por personal no calificado y no cumplen con las especificaciones establecidas en el Decreto 2200 de 2005. • Existe una formulación exagerada de medicamentos por fuera del vademécum y en presentación comercial, la cual no ha podido ser cuantificada y auditada. • Se pretende administrar una base de datos de pacientes y de movimientos. de tal forma que desde cada punto de dispensación y a nivel central, se podrá ver el consumo de medicamentos y se sabrá cuándo y donde se suministraron para evitar la corrupción por uso inadecuado del sistema. El Proceso de Atención en salud para el Subsistema de salud de las Fuerzas Militares se encuentra descrito en el flujograma anexo de manera general, el cual debe ser cumplido por la totalidad de los ESM, con las adaptaciones particulares acordes a la especificidad de la atención que tienen algunos de los ESM. En el procedimiento para la prestación de los servicios asistenciales por parte de los usuarios, es importante recordar que la accesibilidad al Subsistema de Salud es responsabilidad de cada ESM a través de la confrontación de la base de datos única de usuarios, la cual deberá mantenerse disponible y actualizada por el Centro Nacional de Afiliación. De tal forma que no se cierre el ciclo de atención con la verificación de los derechos en el punto de dispensación del medicamentos y menos aun trasladar esta novedad hacia el usuario. (Anexo Nº 01) Igualmente en este proceso de prestación de servicios ambulatorios, hospitalizados o de urgencia, intervienen los varios actores, los cuales se definen en el glosario anexo. (Anexo Nº 02) III. EJECUCIÓN. A. Misión General En consecuencia con la emisión de políticas en salud emanadas del Consejo Superior de Salud de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional, la Dirección General de Sanidad Militar en coordinación con las Direcciones de Sanidad de las Fuerzas Militares, el Hospital Militar Central y el apoyo de los Comandos de las Fuerzas, desarrolla la política de prestación de servicios hacia el personal de usuarios del Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares y realiza la gestión correspondiente para el mejoramiento continuo de la Continuación Directiva No _____________________Mediante la cual se dan los lineamientos generales para la Gestión del Proceso de Medicamentos por la modalidad de dispensación y suministro en el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares. 11 calidad de los servicios ofertados en el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares. B. Misiones Particulares 1. Comando de Ejército, Armada y Fuerza Aérea a) Distribuyen a los Comandos de Unidades Mayores, Menores y tácticas de Ejército y sus equivalentes en la Armada Nacional y la Fuerza Aérea, así como a los Establecimientos de Sanidad Militar a través de las Direcciones de Sanidad de las Fuerzas, copia de la presente directiva para llevar a cabo las acciones correspondientes. b) Ordenan a través de las Direcciones de Sanidad de las Fuerzas, el cumplimiento de la política de prestación de servicios en la totalidad de los Establecimientos de Sanidad Militar, establecida en los acuerdos emitidos por el Consejo Superior de la Salud de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional. (Acuerdo 002 de 2001- Acuerdo 042 de 2005 y Acuerdo 046 de 2007) c) Ordenan a través de las Direcciones de Sanidad de las Fuerzas, el cumplimiento de las funciones establecidas en la Resolución Nº 1678 del 24 de octubre de 2008 (Anexo Nº 03) y la aplicación de la Guía para la auditoria integral del proceso de medicamentos para los supervisores y auditores correspondientes a los Establecimientos de Sanidad Militar, con el fin de realizar un seguimiento oportuno y efectivo a la ejecución presupuestal. (Anexo Nº 04) d) Ordenan a través de las Direcciones de Sanidad de las Fuerzas, la obligatoriedad del cumplimiento del procedimiento para la validación de derechos de los usuarios como se determina en el documento anexo. (Anexo Nº 05) e) Ordenan a través de las Direcciones de Sanidad de las Fuerzas, Establecimientos de Sanidad Militar y las unidades militares correspondientes, la obligatoriedad del Continuación Directiva No _____________________Mediante la cual se dan los lineamientos generales para la Gestión del Proceso de Medicamentos por la modalidad de dispensación y suministro en el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares. 12 mantenimiento de la conectividad en ambiente web para el cumplimiento del anterior procedimiento. f) Ordenan a través de las Direcciones de Sanidad correspondientes la sensibilización de los profesionales de la salud encargados de la expedición de formulas médicas en lo referente a la información que debe contener la formula y el uso del Manual Único de Medicamentos del SSMP. g) Ordenan a través de las Unidades Militares donde se encuentran los puntos de dispensación farmacéutica de los ESM., la realización del estudio de seguridad correspondiente al personal que labora con el proveedor externo de acuerdo al listado de personal con la documentación soporte remitida por el operador logístico. h) A través de las Jefaturas de Talento Humano de cada una de las Fuerzas, envían el reporte de novedades de manera oportuna del personal de Soldados e Infantes de Marina regulares y campesinos, como también de los alumnos de las escuelas de formación a la Dirección General de Sanidad Militar con el fin de actualizar la base de datos de los usuarios del SSFM, en cumplimiento de lo señalado en el articulo 26 del Decreto Ley 1795 de 2000. 2. Dirección General de Sanidad Militar a) A través de la División de informática, determina el procedimiento para el mantenimiento, seguridad y seguimiento de los recursos informáticos necesarios para realizar la conectividad y funcionalidad del proceso de dispensación y suministro en el SSFM. (Anexo Nº 06) b) A través del Centro Nacional de Afiliación del SSFM, realiza la actualización de la base de datos de los usuarios cotizantes y sus beneficiarios como también de los usuarios no cotizantes de acuerdo al procedimiento establecido para afiliación y validación de derechos. (Anexo Nº 05) c) Mediante el Grupo de Informática y CENAF realizara las revistas necesarias para la supervisión del uso de la base de datos de los usuarios por parte de los Establecimientos Continuación Directiva No _____________________Mediante la cual se dan los lineamientos generales para la Gestión del Proceso de Medicamentos por la modalidad de dispensación y suministro en el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares. 13 de Sanidad Militar como requisito indispensable para la atención de los mismos. d) A través del Centro Nacional de Afiliación del SSFM, dispone de una línea telefónica directa para consulta permanente, asesoría y resolución de novedades relacionadas con la afiliación y validación de derechos del personal de usuarios. (Anexo Nº 05) e) Mediante el Comité Supervisor de la DGSM y los supervisores de las DISANES, realiza un seguimiento permanente, continuo y detallado de la ejecución presupuestal acorde a la programación de las apropiaciones e implementación de planes de mejoramiento para mitigar los riesgos inherentes al proceso. f) En coordinación con las DISANES revisará y aprobará, para su posterior implementación las guías de manejo y protocolos médicos pertinentes a las primeras 10 causas de morbilidad del Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares. g) Deberá realizar en coordinación con las DISANES de una campaña de difusión masiva del proceso actual de medicamentos por dispensación y de la política de prestación de servicios referente al uso racional de los mismos. h) A través del Comité Supervisor de la DGSM, de los supervisores y de los auditores de las DISANES, deberá realizar un análisis del comportamiento de la prescripción de medicamentos en el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares para notificar a la DISAN correspondiente las acciones necesarias para intervenir el riesgo con el fin de cumplir la normatividad y la política de prestación de servicios. i) A través de la Subdirección de Servicios de Salud supervisa el cumplimiento de la implementación de los comités de farmacovigilancia en todos los ESM que por normatividad lo requieran. j) Supervisa el cumplimiento de la normatividad para la prescripción de medicamentos y los lineamientos Continuación Directiva No _____________________Mediante la cual se dan los lineamientos generales para la Gestión del Proceso de Medicamentos por la modalidad de dispensación y suministro en el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares. 14 establecidos en los comunicados emitidos por la DGSM. (Anexo Nº 07) k) Apropia los recursos presupuestales para la realización de una auditoria integral por un ente externo a todo el proceso de gestión de medicamentos a nivel nacional, incluido el contrato de dispensación de medicamentos, conforme a las instrucciones impartidas por el Señor Ministro de la Defensa Nacional. l) Gestiona el reporte oportuno de la información de los empleadores externos al Comando General de sus usuarios (Caja Sueldos de Retiro, HOMIC, etc.) m) Solicita a través del Comité de Supervisión del Contrato al Operador logístico contratado la recolección de información y envió a la DGSM en archivos planos de las siguientes novedades: (1) Usuarios cotizantes y sus beneficiarios que demandan el servicio y no aparecen en la base de datos o no se encuentran activos. Lo anterior para determinar la validación y el derecho a la atención por parte del ESM. (2) Usuarios cotizantes y sus beneficiarios y los no cotizantes que demandan dispensación de medicamentos con formulas falsificadas o que intentan por cualquier medio un fraude a la institución. (3) Usuarios cotizantes y sus beneficiarios que demandan el servicio y el ESM en el cual se encuentra siendo atendido, dirección y teléfono y no corresponde a la adscripción que aparece en la base de datos. Lo anterior para realizar la actualización de los datos de adscripción de la base de datos. (4) Nombre del personal profesional que suscribe la formula para dispensación de medicamentos con formulación en nombre comercial sin el diligenciamiento de la documentación soporte correspondiente. Continuación Directiva No _____________________Mediante la cual se dan los lineamientos generales para la Gestión del Proceso de Medicamentos por la modalidad de dispensación y suministro en el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares. n) o) 3. 15 A través del Comité Supervisor de la DGSM exigirá la capacitación a los funcionarios del operador logístico que atienden las farmacias con objeto de sensibilizarlos en: (1) Tipos de usuarios que tiene el SSFM. (2) Identificación de carnets y formulas falsas. (3) Interpretación de la información de la base de datos del CENAF. Verifica que el operador logístico asigne los permisos correspondientes a los funcionarios de la DGSM que realizaran la consulta de la ejecución del contrato a través de la herramienta informática y la capacitación correspondiente para el uso adecuado de la misma. Direcciones de Sanidad de las Fuerzas a) Efectuar la evaluación, control y seguimiento a los recursos que se ejecutan en desarrollo de este proceso por intermedio de los supervisores del contrato de dispensación y suministro de medicamentos, en aplicación a lo establecido en el literal I) del articulo 10 de la ley 352 de 1997 y literal I) del articulo 13 del decreto 1795 de 2000. b) Ejecutar los lineamientos establecidos en la presente directiva c) Difunden de manera masiva y coordinan el cumplimiento del proceso de medicamentos y la política de prestación de servicios en todos sus Establecimientos de Sanidad Militar y el uso racional de los mismos, en especial lo contenido en la presente directiva d) Ordenan a los Establecimientos de Sanidad Militar la aplicación de la Resolución Nº 1678 del 24 de octubre de 2008 y la Guía para la auditoria integral. e) Deberán remitir y actualizar la información de los pacientes y los medicamentos autorizados fuera de Continuación Directiva No _____________________Mediante la cual se dan los lineamientos generales para la Gestión del Proceso de Medicamentos por la modalidad de dispensación y suministro en el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares. 16 vademécum mediante los Comités Técnico Científico de cada Dirección. f) Deberán remitir y actualizar la información de los pacientes y los medicamentos autorizados fuera de vademécum mediante acciones de tutela o fallos judiciales de la dirección correspondiente. g) Enviaran al Centro Nacional de afiliación de la DGSM, la relación de la totalidad de los pacientes que por necesidades de medicina laboral, fallos administrativos o judiciales, deberán recibir una cobertura parcial o total de los servicios asistenciales. h) A través de sus auditores médicos de cada uno de los ESM, deberán implementar la política descrita en cuanto a formulación de medicamentos y controlar el riesgo de formulaciones no pertinentes ni acordes a la norma por parte de los profesionales de salud prestadores del servicio. i) 4. Asignan el personal, el recurso físico y la tecnología necesaria en la Dirección de Sanidad y en los Establecimientos de Sanidad Militar, para dar cumplimiento a los aspectos mencionados en la presente Directiva. Comité Supervisor de Medicamentos DGSM a) Realiza las exigencias de los términos contractuales acuerdo al Contrato Nº 084 de 2008, al operador logístico externo, dejando constancia en los informes de seguimiento correspondientes las novedades de su ejecución. b) Reporta a la alta Dirección la información consolidada del comportamiento del Proceso de dispensación de medicamentos a través de un operador logístico externo con una periodicidad semanal y retroalimentación de la misma a las Direcciones de Sanidad de las Fuerzas c) Realiza la reunión de seguimiento mensual con la participación de los supervisores designados de las DISANES y convoca de acuerdo a las necesidades el personal que se requiera para el cumplimiento de las funciones establecidas (Representantes de los usuarios, Continuación Directiva No _____________________Mediante la cual se dan los lineamientos generales para la Gestión del Proceso de Medicamentos por la modalidad de dispensación y suministro en el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares. 17 personal del proveedor externo, funcionarios del SSFM, etc.). d) Elabora y presenta los informes mensuales de seguimiento del contrato acuerdo a las funciones establecidas en la resolución de nombramiento del Comité. e) Elaboran en coordinación con las Direcciones de Sanidad y el proveedor externo el perfil epidemiológico de uso de medicamentos por Fuerzas y del Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares. f) 5. Analiza con las Direcciones de Sanidad de las Fuerzas y el Hospital Militar Central, la información suministrada por el proveedor externo para el diseño de estrategias tendientes a intervenir el riesgo salud especialmente en las enfermedades de alto riesgo. Instrucciones Generales de Coordinación a) Para realizar un mejor seguimiento a la pertinencia de la formulación y a la tipificación de origen de la causalidad se establece la obligatoriedad de consignar en el formulario de prescripción de medicamentos el código internacional de enfermedades, versión 10 (CIE-10) correspondiente al diagnostico de la patología atendida y las siguientes siglas que identifican la causalidad de origen la patología por la cual fue prestado el servicio: ATEP: Pacientes atendidos por accidentes trabajo y/o enfermedades profesionales. de SOAT: Pacientes atendidos por lesiones o trauma ocasionado en accidentes de transito y con cobertura del Seguro Obligatorio de accidentes de transito. EG: Pacientes atendidos en los ESM por causa de Enfermedad General Continuación Directiva No _____________________Mediante la cual se dan los lineamientos generales para la Gestión del Proceso de Medicamentos por la modalidad de dispensación y suministro en el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares. ECAT: PYP: 18 Pacientes atendidos por eventos catastróficos (Desastres Naturales, atención de pacientes por alteraciones del orden publico, Atención de heridos en masa por atentados o terrorismo.) Pacientes atendidos dentro de los programas establecidos en el ESM para Promoción y Prevención primaria, secundaria o terciaria. b) La Dirección General de Sanidad Militar coordinará con todas las Direcciones de Sanidad de las fuerzas y el Hospital Militar Central, las actividades necesarias para dar cumplimiento a la normatividad vigente, a la presente directiva y aquellas que se modifiquen o adicionen. Original Firmado. Almirante DAVID RENE MORENO MORENO Jefe de Estado Mayor Conjunto de las Fuerzas Militares Autentica: Coronel RODRIGO CARVAJAL SOLER Subdirector Administrativo y Financiero Encargado de las funciones de la Dirección General de Sanidad Militar ANEXOS: Nº 01 Caracterización de Procesos de Atención y asignación de citas Nº 02 Glosario de términos Nº 03 Resolución Nombramiento Comité Supervisor. Nº 04 Guía para la auditoria y supervisión del Proceso de Medicamentos Nº 05 Caracterización del Proceso de Validación y verificación de derechos Nº 06 Proceso para el uso de las herramientas informáticas. Nº 07 Instrucciones para la formulación de medicamentos en el SSFM Continuación Directiva No _____________________Mediante la cual se dan los lineamientos generales para la Gestión del Proceso de Medicamentos por la modalidad de dispensación y suministro en el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares. 19