MEMORANDO DE ADVERTENCIA PARA : LUIS ALEJANDRO SERNA SERNA

MEMORANDO DE ADVERTENCIA
M.A. 006 - 2014
PARA :
LUIS ALEJANDRO SERNA SERNA
Gerente de Empresas Públicas de Neiva (E)
DE:
ALBA SEGURA DE CASTAÑO
Contralora Municipal
ASUNTO:
Archivo de los Expedientes y Acciones de
Repetición
FECHA:
Septiembre 23 de 2014.
La Contraloría Municipal de Neiva, con fundamento en los artículos 267 y 272 de
la Constitución Política de Colombia, la Ley 42 de 1993, lo establecido en el literal
e) del artículo 129 de la Ley 1474 de 2011, el Acuerdo 012 de 2012 y Acuerdo 019
de 2014, este ente de control fiscal estableció como objetivo del Plan Estratégico
“Promover los principios del buen gobierno para alcanzar la excelencia en la
gerencia pública de la administración municipal como mecanismo de prevención y
lucha contra la corrupción”, el cual se desarrolla entre otras acciones con la
proyección de controles de advertencia como producto de las auditorías realizadas
a cada sujeto de control y en aras de velar por el patrimonio público; me permito
mediante la aplicación de la función de advertencia, prevenirle sobre el deber legal
que le asiste en su calidad de Representante Legal de la Entidad, para gestionar a
través de decisiones acertadas, a fin de evitar riesgos que comprometan o
amenacen en forma perentoria el patrimonio de Empresas Públicas de Neiva,
tomando los correctivos necesarios para solucionar las fallas en el archivo de los
expedientes y en el procedimiento relacionado con las acciones de repetición, las
cuales podrían estar contrariando los postulados constitucionales y legales.
La Contraloría Municipal de Neiva debe pronunciarse, no solo de manera posterior
y selectiva sobre la gestión y el manejo de los recursos públicos, sino también
debe advertir con criterio técnico y preventivo a los sujetos de control, del posible
riesgo que se pueda generar por conductas que afecten el patrimonio público y el
cumplimiento de los cometidos estatales.
Resultado de la auditoría realizada a Empresas Publicas de Neiva E.S.P., vigencia
2013 se evidenció que la Oficina Asesora Jurídica no cuenta con un archivo de
“Credibilidad en el control fiscal con prevención, participación y efectividad”
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los expedientes judiciales, limitando de esta forma la verificación de la información
reportada por los apoderados de los respectivos procesos jurídicos; así como el
debido control y seguimiento de las actuaciones de éstos.
Se detectaron así mismo sustanciales deficiencias en el procedimiento
reglamentado en el artículo 26 del Decreto 1716 de 2009, toda vez que Empresas
Publicas de Neiva paga fallos judiciales y conciliaciones en su contra y no se
llevan a estudio al comité de conciliación, para decidir la procedencia o
improcedencia de la acción de repetición, frente a condenas por procesos en
contra de la entidad, cuyos pagos realizados en el año 2013 fueron de
$36.038.097.
Asociado a lo anterior, no se estableció verificación del procedimiento y
seguimiento respectivo por parte de la Oficina de Control Interno, en lo relacionado
con las acciones de repetición, siendo esto una función propia de dicha oficina y
que forma parte del Comité de Conciliación.
El artículo 2 de la Ley 678 de 2001 consagra: “Acción de repetición. La acción de
repetición es una acción civil de carácter patrimonial que deberá ejercerse en contra del
servidor o ex servidor público que como consecuencia de su conducta dolosa o
gravemente culposa haya dado reconocimiento indemnizatorio por parte del Estado,
proveniente de una condena, conciliación u otra forma de terminación de un conflicto. La
misma acción se ejercitará contra el particular que investido de una función pública haya
ocasionado, en forma dolosa o gravemente culposa, la reparación patrimonial.”
En concordancia con el Artículo 26 del Decreto 1716 de 2009 que establece: “De
la acción de repetición. Los Comités de Conciliación de las entidades públicas deberán
realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición.
Para ello, el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total del capital de una
condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la
responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus
antecedentes al Comité de Conciliación, para que en un término no superior a seis (6)
meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se
presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los
tres (3) meses siguientes a la decisión.
Parágrafo único. La Oficina de Control Interno de las entidades o quien haga sus veces,
deberá verificar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en este artículo”.
(Subrayado fuera del texto).
El literal b y f del Articulo 2 de la Ley 87 de 1993, señala: “Objetivos del sistema de
Control Interno. Atendiendo los principios constitucionales que debe caracterizar la
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administración pública, el diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno se
orientará al logro de los siguientes objetivos fundamentales:
“b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo
y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de
la misión institucional;” (…)
“f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones
que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos”, (…)
El literal i) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 señala: “Elementos para el Sistema de
Control Interno. Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos
implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del control interno:
(…).
“i. Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el
control;” (…)
Por lo anterior, es preciso manifestarle nuestra preocupación como Ente de
Control, debido a las deficiencias encontradas en las funciones que debe
desarrollar el Comité de Conciliación, como es la de adelantar dentro del término
legal de 6 meses una eventual acción de repetición, en inaplicación de lo
consagrado en el artículo 26 del Decreto 1716 de 2009; advierte a Empresas
Públicas de Neiva E.S.P. sobre el riesgo de pérdida de oportunidad o acción
judicial mencionada tendientes a la recuperación de los dineros que ha pagado por
la conducta presuntamente culposa o dolosa de sus agentes en el evento de que
proceda ésta, de conformidad con lo establecido en el Artículo 11 de la Ley 678 de
2011, por haberse realizado pagos en 2013 por condenas que ascienden a
$36.038.097.
Bajo las anteriores consideraciones y con el fin de garantizar el cumplimiento del
desarrollo del proceso administrativo y de prevenir posible detrimento patrimonial
en las finanzas de Empresas Públicas de Neiva E.S.P., es fundamental que su
administración, adopte mecanismos y acciones que garanticen la mejora en los
aspectos que han sido motivo fundamental de nuestra función de advertencia,
para el futuro de la empresa y la eficiente gestión de los recursos públicos
puestos a disposición de la misma.
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En consecuencia y en espera de una decidida gestión para la defensa de los
intereses de los neivanos, le formulo el presente Control de Advertencia,
solicitándole que en el término de ocho (8) días hábiles, remita a este despacho
un informe con las acciones correctivas que implementará su administración
sobre los asuntos anteriormente expuestos.
Atentamente,
Copia: Dr. Pedro Hernán Suarez Trujillo.
Alcalde Municipal
Revisó: Sonia Constanza Gutiérrez Andrade.
Directora Técnica de Fiscalización
Proyectó: Adriana Jauregui Cumaco.
Profesional Universitaria
Alberto Gómez Alape
Profesional Especializado II
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