INSTRUCTIVO PARA ELABORACION Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DE ACCION

Código: PD-PP-P-02-I-01
INSTRUCTIVO
PARA ELABORACION Y SEGUIMIENTO
DEL PLAN DE ACCION
Versión: 03
Vigente Desde:
11/03/2015
1. OBJETIVO
Describir la herramienta para la formulación y seguimiento del Plan de Acción.
2. ALCANCE
Inicia con el marco de referencia utilizado para formular el plan de acción y finaliza con el papel de la
Oficina Asesora de Planeación con respecto al Plan de Acción.
3. DEFINICIONES
Actividad: Es un conjunto de tareas programadas en el tiempo para contribuir al logro de una meta.
Indicador: Expresión cuantitativa o cualitativa que permite establecer el estado de avance en el
cumplimiento de una meta en un momento determinado.
Indicadores de gestión: El indicador de gestión permite medir el desarrollo de las actividades.
Indicadores de producto: El indicador de producto permite medir la cantidad de bienes y servicios.
Indicadores de impacto: Miden los cambios que se esperan lograr al final de la ejecución, e incluso
más allá de su finalización, y que son definidos en su Propósito u Objetivo general.
Meta: Magnitud o nivel específico de los resultados que se prevé alcanzar. Valor esperado.
Objetivo Institucional: Finalidad hacia la que se orientan los Programas y metas. Dichos objetivos
se han definido en el plan estratégico institucional.
Plan de acción: Es una herramienta de gestión que orienta las acciones de la entidad para alcanzar
los objetivos institucionales, Programas y metas en un período determinado, por lo general un año.
Este documento está compuesto por programas, metas, actividades, responsables e indicadores.
Plan Estratégico Institucional: Es una herramienta de gestión que orienta las acciones de la
entidad para alcanzar objetivos acordes con la misión y con el Plan Nacional de Desarrollo; está
conformado por los objetivos estratégicos y programas.
Programa/plan de trabajo: Es la unidad que contiene un conjunto de metas orientadas a lograr un
objetivo determinado.
Seguimiento: Determinación del estado de avance de las metas previstas, en un momento
determinado. Se identifican los factores que afectan el resultado esperado y se establecen las
acciones correctivas en caso de ser necesario.
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4. SIGLAS
Plan Nacional de Desarrollo - PND: “Carta de Navegación” del gobierno donde se establecen los
objetivos, metas y prioridades de la administración durante su cuatrienio. El Plan Nacional de
Desarrollo contiene dos partes: una general con la definición de estrategias, programas y objetivos y
un plan de inversiones.
5. DESARROLLO.
MARCO DE REFERENCIA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN
1. Metas SISMEG
2. Proyectos de Inversión, Programas Misionales de Funcionamiento y presupuesto restante de
funcionamiento.
3. Ejecución del Plan de acción 2014
4. Otras metas con las actividades propias del área, que no están reflejadas en los insumos
mencionados anteriormente.
REGISTRO DEL PLAN DE ACCION
El plan será formulado por todas las Direcciones Misionales, Oficinas y las áreas de apoyo del
Ministerio.
1. ESQUEMA DEL FORMATO
 La proyección y formulación completa del plan, debe realizarse faltando 5 (cinco) días
para terminar el mes de noviembre, de la vigencia inmediatamente anterior.
 El plan será formulado por todas las Direcciones, Subdirecciones, Oficinas y el Grupo
de Control Interno Disciplinario.
 Para manejo del formato, el objetivo institucional tendrá asignado un porcentaje y las
metas se ponderarán respecto al porcentaje asignado al objetivo. Al programa no se le
asignará porcentaje.
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Partes del Plan de Acción
2. FORMULACIÓN
2.1 ESTRATEGIA PLAN NACIONAL DE DESARROLLO - PND, OBJETIVO INSTITUCIONAL Y
PESO PORCENTUAL DEL OBJETIVO
FORMULACION
Estrategia Plan
Nacional de
Desarrollo -PND-
Objetivo
institucional
Peso porcentual del
objetivo
2.2 NUMERO DE META, PESO PORCENTUAL DE LA META, FECHA DE INICIO DE LA META Y
FECHA DE TERMINACION DE LA META
FORMULACION
Programa-Plan
de trabajo
No. de
meta
Descripción de la meta
Peso Porcentual de la
meta (frente al objetivo
institucional)
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FORMULACION
Fecha de inicio de la meta
Fecha de terminación de la
meta
2.3 ACTIVIDADES, NOMBRE DEL INDICADOR, FORMULA DE CALCULO, ORIGEN DEL
INDICADOR, TIPO DEL INDICADOR Y CANTIDAD
FORMULACION
Actividades
Para el año 2015, cada actividad que se defina, debe contar con un producto tangible, cuyo
cumplimiento se reflejará en el avance de la gestión, por ende se requiere descrito y cuantificado.
Estos datos se deben registrar en la columna “Nombre del indicador” y en la de “Cantidad”.
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FORMULACION
INDICADOR
Meta anual
Nombre del
indicador
Fórmula de
cálculo
Origen del
indicador
Tipo del
Unidad
Indicador Cantidad de
medida
2.4 FRECUENCIA DE MEDICION Y FUENTE DE VERIFICACION
FORMULACION
Responsable
Nombre
Cargo
Frecuencia de
Fuente de verificación
medición
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2.5 PROYECTO DE INVERSIÓN,
PRESUPUESTO APROPIADO
PROGRAMA
MISIONAL
DE
FUNCIONAMIENTO
Y
FORMULACION
Recursos presupuestales
Programa Misional
Proyecto de Inversión
Otros recursos de
de Funcionamiento
asociado
funcionamiento
asociado
Presupuesto
apropiado
2.6 PROCESOS ASOCIADO, SUBPROCESO ASOCIADO, POLITICA DE DESARROLLO
ADMINISTRATIVO Y COMPOMENTE O SUBSISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
FORMULACION
Proceso Asociado
Subproceso Asociado
Política de Desarrollo Administrativo
Componentes o
subsistemas de
desarrollo
administrativo
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3. SEGUIMIENTO
Trimestralmente se realizará seguimiento al Plan de Acción diligenciando la siguiente información:
3.1 AVANCE MENSUAL
SEGUIMIENTO
AVANCE (CANTIDAD ABSOLUTA)
Dic.
Nov.
Oct.
IV TRIM
Sept.
Ago.
Julio
III TRIM
Junio
Mayo
Abril
II TRIM
Marzo
Febrero
Enero
I TRIM
Los datos de avance serán específicamente los logrados en el mes respectivo. Siempre se debe
registrar el avance según la fórmula de cálculo.
3.1 AVANCE DE RESULTADOS EN PRODUCTO Y EN GESTION
SEGUIMIENTO
AVANCE EN PRODUCTO (SOBRE LAS METAS)
Resultado
acumulado
Resultado
esperado
Avance
Avance
ponderado del
Ejecución (resultado ponderado de la
objetivo
(sumatoria de
meta
acumulado /
resultado esperado) (ejecución*% de la ponderados de las
metas por peso %
meta)
del objetivo)
Estas celdas en las filas correspondientes a las metas están formuladas; por lo tanto, no deben ser
modificadas por los responsables del diligenciamiento del formato. Resultado esperado es igual a
Cantidad en la parte de indicadores.
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SEGUIMIENTO
AVANCE EN GESTION (SOBRE LAS ACTIVIDADES)
Resultado
acumulado de las
actividades
Resultado
esperado de las
actividades
Ejecución
Avance ponderadoAvance ponderado
de la meta
del objetivo
El avance de la gestión se medirá por el avance en el cumplimiento de las actividades según el
producto establecido. El avance de cada actividad se mide por la cantidad ejecutada con relación al
producto establecido. El avance ponderado en la meta y en el objetivo está asociado al porcentaje
asignado a la meta y al objetivo respectivo.
3.2 AVANCE CUALITATIVO
SEGUIMIENTO
Resultados alcanzados con
la meta y actividad
(descripción cualitativa)
Dificultades presentadas
Medidas correctivas
Las recomendaciones para estas columnas son las siguientes:
- Ser concisos y precisos. Los caracteres permitidos, serán máximo de 350.
- Revisar ortografía.
- Buena redacción.
- El reporte cualitativo debe ser coherente con el avance numérico de la meta.
3.3 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
SEGUIMIENTO
EJECUCION PRESUPUESTAL
Valor apropiado
Valor comprometido
Valor obligado
Para el control presupuestal, se sugiere que las dependencias lleven estricto registro de los
compromisos asociados a cada uno de los proyectos de inversión y/o programas misionales de
funcionamiento. Los valores globales deben coincidir con los que genere el SIIF.
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EL PAPEL DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACION
1. Orientar a las direcciones, oficinas y áreas de apoyo en la construcción del plan de acción
2. Suministrar a las dependencias el formato del plan de acción
3. Revisar la consistencia de las variables contenidas en el plan de acción, especialmente en los
aspectos de avances de ejecución
4. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
03/03/2015
03/03/2015
CAMBIO
Se modifica el instructivo para la elaboración y el
seguimiento del Plan de Acción.
Se modifica la versión 02 con el fin de actualizar la
imagen y el logo del Ministerio del Interior; la
incorporación de modificaciones para realizar el
seguimiento del avance en producto; la
incorporación de modificaciones para realizar el
seguimiento del avance en la gestión; la inclusión
de la fuente de verificación.
VERSIÓN
02
03
Elaboró y Reviso
Firma
Aprobó
Firma
___________________________________
_______________________________
Martha Liliana Rincón Gómez
Coordinadora Grupo de Planes
Programas y Proyectos
Ángela María López Gutiérrez
Jefe de Oficina Asesora de Planeación
``Archivar en``1103.47.03 Procesos y Procedimientos Estratégicos- Subproceso Planeación y Seguimiento Estratégico y de la Gestión.
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