instructivo_plan_de_accion_11.08.16.doc

Código: PD-PP-P-02I-01
INSTRUCTIVO
PARA ELABORACION Y SEGUIMIENTO DEL
PLAN DE ACCION
Version: 04
Vigente desde:
17/08/2016
1. OBJETIVO
Describir el proceso de formulación y seguimiento del Plan de Acción mediante la herramienta
elaborada para este fin.
2. DESARROLLO.
MARCO DE REFERENCIA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN
1. Metas SISMEG
2. Proyectos de Inversión, Programas Misionales de Funcionamiento y presupuesto de
funcionamiento.
3. Plan de acción año anterior a la formulación vigente.
4. Otras metas con las actividades propias del área, que no están reflejadas en los insumos
mencionados anteriormente.
5. Plan Nacional de Desarrollo
6. Plan Estratégico Institucional
REGISTRO DEL PLAN DE ACCION
El plan será formulado por todas las dependencias del Ministerio del Interior.
1. ESQUEMA DEL FORMATO
 La proyección y formulación completa del plan, debe realizarse faltando 5 (cinco) días
para terminar el mes de noviembre, de la vigencia inmediatamente anterior.
 El plan será formulado por todas las Direcciones, Subdirecciones, Oficinas y Grupos
que dependan del Ministro.
 Para el manejo del formato, el objetivo institucional tendrá asignado un porcentaje y las
metas se ponderarán respecto al porcentaje asignado al objetivo. Al programa no se le
asignará porcentaje.
 Para el cumplimiento de cada meta se deberá incluir mínimo 2 y máximo 7 actividades.
 Las metas que cuentan con presupuesto deberán enfocarse exclusivamente a un
Proyecto de Inversión o Programa Misional de Funcionamiento (no mezclar recursos).
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PARTES DEL PLAN DE ACCIÓN
2. FORMULACIÓN
2.1 ENLACE ESTRATÉGICO: Incluye la estrategia y objetivo Plan Nacional de Desarrollo - PND,
objetivo institucional y peso porcentual del objetivo
Lista
desplegable y
corresponde a
las estrategias
del PND
Lista
desplegable y
corresponde a
los objetivos
del PND que se
desprenden de
las estrategias
Lista
desplegable y
corresponde a
los 6 objetivos
definidos por el
Ministerio
El Peso porcentual
asignado dependerá
del número de
objetivos que tenga
el plan de la
dependencia y
sumados no pueden
exceder el 100%
2.2 META: Incluye el número de meta, descripción de la meta, peso porcentual de la meta, fecha de
inicio y fecha de terminación de la meta y responsable
FORMULACION
Programa-Plan
de trabajo
No. de
meta
Numero de
orden
consecutivo de
acuerdo con el
objetivo.
Descripción de la meta
Descripción de
la meta a
cumplir,
comenzando
con un verbo
en infinitivo
Peso Porcentual de la
meta (frente al objetivo
institucional)
El porcentaje
asignado a las metas
enmarcadas en un
objetivo no pueden
superar el 100%
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FORMULACION
Fecha de inicio de la meta
Fecha de terminación de la
meta
La fecha de
terminación de la meta
no podrá superar el 31
de diciembre del año en
curso
La fecha de inicio de meta
no podrá ser superior al
primer trimestre de la
vigencia y siempre deberá
ser iniciando el mes.
Nombre y cargo del
responsable de la ejecución
de la meta
2.3 INDICADOR: Incluye nombre del indicador, fórmula de cálculo, origen del indicador, tipo del
indicador, cantidad, unidad de medida, frecuencia de medición y fuente de verificación.
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FORMULACION
INDICADOR
Meta anual
Nombre del
indicador
Corresponde al
producto de la
Meta
Fórmula de
cálculo
Origen del
indicador
Tipo del
Unidad
Indicador Cantidad de
medida
Corresponde a la ecuación la
cual nos indicara la forma en
que se medirá el indicador
2.4 PRESUPUESTO ASOCIADO: Incluye
funcionamiento y presupuesto apropiado
proyecto
Hace referencia al
valor esperado
durante el año,
puede expresarse en
valores absolutos o
valores relativos
de
inversión,
programa
misional
de
FORMULACION
Recursos presupuestales
Programa Misional
Proyecto de Inversión
Otros recursos de
de Funcionamiento
asociado
funcionamiento
asociado
Los nombres de todos
los proyectos y los
programas se encuentran
en lista desplegable
Corresponde a
recursos
provenientes
del rubro de
Gastos
Generales
Presupuesto
apropiado
Corresponde al monto asignado
para el cumplimiento de la
meta.
Los recursos aplazados se
registrarán en las metas de
ejecución de recursos de cada
proyecto de inversión y/o
programa de funcionamiento
2.6 RELACIÓN DE PROCESOS Y POLÍTICAS: Incluye proceso asociado, subproceso asociado,
política de desarrollo administrativo y componente o subsistema de desarrollo administrativo
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FORMULACION
Proceso Asociado
Subproceso Asociado
Política de Desarrollo Administrativo
Componentes o
subsistemas de
desarrollo
administrativo
Se debe registrar el proceso asociado, el
subproceso asociado, la política de
desarrollo administrativo así como el
componente o subsistema que se
encuentran en la lista desplegable
2.7 ACTIVIDADES: Incluye nombre de la actividad, indicador, fórmula de cálculo, cantidad, unidad de
medida y responsable.
FORMULACION
Actividades
Cada actividad que se defina, debe contar con un producto tangible, cuyo cumplimiento se reflejará
en el avance de la gestión, por ende se requiere descrito y cuantificado. Estos datos se deben
registrar en la columna “Nombre del indicador” y en la de “Cantidad”, también debe existir un
responsable por cada actividad.
Para el cumplimiento de cada meta se deberá incluir mínimo 2 y máximo 7 actividades.
3. SEGUIMIENTO
Trimestralmente se realizará seguimiento al Plan de Acción diligenciando la siguiente información:
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3.1 AVANCE MENSUAL
SEGUIMIENTO
AVANCE (CANTIDAD ABSOLUTA)
Dic.
Nov.
Oct.
IV TRIM
Sept.
Ago.
Julio
III TRIM
Junio
Mayo
Abril
II TRIM
Marzo
Febrero
Enero
I TRIM
Los datos de avance serán específicamente los logrados en el mes respectivo. Siempre se debe
registrar el avance según la fórmula de cálculo en las metas y actividades.
3.1 AVANCE DE RESULTADOS EN PRODUCTO Y EN GESTION
SEGUIMIENTO
AVANCE EN PRODUCTO (SOBRE LAS METAS)
Resultado
acumulado
Resultado
esperado
Avance
Avance
ponderado del
Ejecución (resultado ponderado de la
objetivo
(sumatoria de
meta
acumulado /
resultado esperado) (ejecución*% de la ponderados de las
metas por peso %
meta)
del objetivo)
Estas celdas están formuladas; por lo tanto, no deben ser modificadas por los responsables del
diligenciamiento del formato. El resultado esperado es igual a Cantidad en la parte de indicadores.
El avance de producto se medirá por el avance en el cumplimiento de las metas según el indicador
establecido. El avance de cada meta se mide por la cantidad ejecutada con relación resultado
esperado. El avance ponderado en la meta y en el objetivo está asociado al porcentaje asignado a la
meta y al objetivo respectivo.
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SEGUIMIENTO
AVANCE EN GESTION (SOBRE LAS ACTIVIDADES)
Resultado
acumulado de las
actividades
Resultado
esperado de las
actividades
Ejecución
Avance ponderadoAvance ponderado
de la meta
del objetivo
Estas celdas están formuladas; por lo tanto, no deben ser modificadas por los responsables del
diligenciamiento del formato. El resultado esperado es igual a Cantidad en la parte de indicadores.
El avance de la gestión se medirá por el avance en el cumplimiento de las actividades según el
indicador establecido. El avance de cada actividad se mide por la cantidad ejecutada con relación al
resultado esperado de las actividades. El avance ponderado en la meta y en el objetivo está asociado
al porcentaje asignado a la meta y al objetivo respectivo.
3.2 AVANCE CUALITATIVO
SEGUIMIENTO
Resultados alcanzados con
la meta y actividad
(descripción cualitativa)
Dificultades presentadas
Medidas correctivas
Las recomendaciones para estas columnas son las siguientes:
- Ser concisos y precisos. Los caracteres permitidos, serán máximo de 350.
- Revisar ortografía.
- Buena redacción.
- El reporte cualitativo debe ser coherente con el avance numérico de la meta.
3.3 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
SEGUIMIENTO
EJECUCION PRESUPUESTAL
Valor apropiado
Valor comprometido
Valor obligado
Para el control presupuestal, se sugiere que las dependencias lleven estricto registro de los
compromisos asociados a cada uno de los proyectos de inversión y/o programas misionales de
funcionamiento. Los valores globales deben coincidir con los que genere el SIIF trimestralmente (31
de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre).
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EL ROL DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACION
1. Orientar a las direcciones, oficinas y áreas de apoyo en la construcción del plan de acción.
2. Suministrar a las dependencias el formato del plan de acción para la formulación y los
seguimientos de avance trimestrales.
3. Revisar la consistencia de las variables contenidas en el plan de acción, especialmente en los
aspectos de avances de ejecución.
4. Consolidar y publicar la formulación inicial y trimestralmente el avance de ejecución de los
Planes de Acción del Ministerio.
3. CONTROL DE CAMBIOS.
FECHA
15/04/2013
03/03/2015
10/08/2016
CAMBIO
Se modifica el instructivo para la elaboración y el
seguimiento del Plan de Acción.
Se modifica la versión 02 con el fin de actualizar la
imagen y el logo del Ministerio del Interior; la
incorporación de modificaciones para realizar el
seguimiento del avance en producto; la
incorporación de modificaciones para realizar el
seguimiento del avance en la gestión; la inclusión
de la fuente de verificación.
Se modifica la versión 03 con el fin de actualizar el
instructivo al nuevo formato Anexo 11 de la Guía
Elaboración y Modificación de Documentos del
Sistema Integrado de Gestión Institucional SI-G1
V01; la incorporación de modificaciones para
realizar la formulación de actividades, registrar
ejecución de recursos. Se modifica la fecha
03/03/2015 de la versión 02 por la fecha
15/04/2013.
VERSIÓN
02
Elaboró
Firma
Revisó y Aprobó
Firma
___________________
Martha Liliana Rincón Gómez
Coordinadora Grupo de Planes
Programas y Proyectos
___________________
Ángela María López Gutiérrez
Jefe de Oficina Asesora de Planeación
03
04
``Archivar en``1103.47.03 Procesos y Procedimientos Estratégicos- Subproceso Planeación y Seguimiento Estratégico y de la Gestión.
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