1 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA. UNA OPCIÓN DE ORGANIZACIÓN. Introducción:

UNIVERSIDAD DE COSTA RICA.
Escuela. Ciencias de la Computación e Informática
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PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA. UNA OPCIÓN DE ORGANIZACIÓN.
Introducción:
Origen de la Planificación Estratégica.
La planificación estratégica fue producto de dos corrientes de pensamiento administrativo
(Porter, 1988). La primera de ellas fue una consecuencia de la Segunda Guerra Mundial, período
durante el cual las empresas comenzaron a utilizar planes y presupuestos programáticos. Los años
posteriores se caracterizaron por un optimismo y por un crecimiento industrial sostenido, lo cual
permitió proyectar a un mayor plazo los presupuestos.
En 1916, Henry Fayol señaló la importancia de la planificación en la administración de las
empresas. Sin embargo, la planificación estratégica en sus características modernas empezó a
extenderse a finales de la década de los 50. Anteriormente, los aspectos operativos se consideraban
más importantes; hoy se piensa que las empresas deben reunir ambos elementos, lo estratégico y lo
operativo.
La segunda corriente confiere mayor importancia al establecimiento formal de una estrategia
corporativa global en las organizaciones. Este pensamiento tomó fuerza en la década de los 50 en
Harvard Business School.
Varios acontecimientos aumentaron la importancia de la planificación estratégica durante este
período: La aceleración del cambio tecnológico o la búsqueda de oportunidades en lugar de adoptar
una posición defensiva de las empresas; la creciente complejidad del oficio gerencial ya que éstos
deben anticiparse a los problemas y oportunidades de su medio; la creciente complejidad del
ambiente externo, ya que las empresas no pueden basar sus planes en un enfoque limitado de sus
asuntos internos; La existencia de un intervalo mayor entre las decisiones actuales y los resultados
futuros de esas decisiones.
En los años 80, la planificación estratégica se había convertido en un instrumento importante,
pero aunado a esto surgieron problemas administrativos. En Costa Rica la iniciativa de esta teoría de
administración la tuvo el INCAE, siendo en el año 1970 la fecha de realización del primer seminario
de este tipo.
M. Sc. Sanders Pacheco Araya.
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Conceptos de planificación.
La planificación es una función básica del proceso administrativo, una tarea importante en
toda empresa y niveles de la estructura, puesto que contribuye en el punto de partida para alcanzar
los objetivos propuestos, mediante la organización, la dirección, la ejecución y el control.
"La planificación consiste en decidir por adelantado quién hará determinada tarea en
cierto tiempo y cómo lo logrará. Su propósito es que se realicen las cosas y no se dejen a la
casualidad, sino que se planeen para poder obtener los resultados que se desean en el nivel
apropiado". (Thierauf, 1983)
La planificación es por tanto un proceso científico, coherente, orientado al logro de objetivos
preestablecidos en planes de corto, mediano y largo plazo, es decir supone un orden de etapas y
acciones relacionadas con un propósito conocido.
Es a su vez un proceso político, ya que requiere la toma de decisiones durante todo el
proceso, con el fin de que los cursos de acción y los planes preparados se conviertan en políticas,
orientaciones y normas de la actividad operativa.
Algunas de las decisiones que pueden tomarse son las siguientes:
-
Si se adopta como modalidad e instrumento de desarrollo
-
Si se crean órganos técnicos, temporales o permanentes, para esta función.
-
El ámbito y el alcance del mismo.
-
Si los planes serán de carácter imperativo o indicativo.
-
El tipo de análisis técnico, etc.
La previsión en la planificación es una acción vital para evitar contingencias. Esto se logra a
través del establecimiento de los objetivos o fines que se persiguen, de la investigación de factores
positivos, negativos que apoyan o dificultan de alguna manera el logro de los objetivos. La
coordinación de los recursos en diversas alternativas de acción que permiten escoger alguna de ellas
como la base para los planes.
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La planificación equivale a trazar los planos para realizar una construcción, es decir, confiere
intencionalidad y orden a la acción. Entendida como un proceso, cada etapa es, en sí, una acción
orientada e informada en función de objetivos preestablecidos. Las operaciones se beneficiarán de
ella porque:
-
Para ser útil, la acción requiere, como condición primaria, un conocimiento objetivo y
aproximado de los acontecimientos y circunstancias de la realidad que la envuelve y a la cual
se orienta "hoy empezamos a alcanzar los objetivos de mañana".
-
Las operaciones harán de realizarse en un ambiente de incertidumbre y de cambio, que
requiere de dinámica y flexibilidad; primero se "estudia el movimiento y las fuerzas" del
medio; luego se deciden el movimiento y la fuerza propia.
-
La eficiencia, si se desea, es contraria a la improvisación, alcanzar metas establecidas implica
cierta preparación; hacerlo al menor costo posible, aún más.
-
Si administrar es unificar y orientar esfuerzo humanos y materiales, se requiere de planes que
señalen como habrá de coordinarse esa acción.
-
Los objetivos - producto del proceso previsor - requieren ser detallados en metas sucesivas y
ordenadas, para que puedan ser realizados integra y eficazmente; lo que con la previsión
surgió como posible y conveniente, se afina y corrige en la planificación.
-
Todo plan tiende a ser económico y a minimizar costos, debido al acento puesto sobre la
operación y la eficiencia; desafortunádamente, no siempre se percibe esto, porque todo plan
consume tiempo y recursos, que por lo distante de su realización y obtención de los "frutos",
puede parecer innecesario e improductivo.
-
No puede haber control eficaz si la acción no ha sido planificada; el plan marca un sendero y
un "ritmo", sólo de esta manera el control servirá para alertar si la ruta y el "compás" son
adecuados.
Para ser efectiva la planificación se debe observar algunos principios, estos pueden agruparse
en tres elementos de la planificación: propósito y naturaleza, estructura de los planes y su proceso.
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1.
El propósito y la naturaleza de la planificación.
a.
Principio de contribución de la planificación a los objetivos organizacionales: La
planificación pretende coordinar los fines de cada nivel, para conducir al logro de un objetivo
general.
b.
Principio de la eficiencia de los planes: La eficiencia de un plan se mide a través de su
contribución a los propósitos generales de la empresa, en comparación con los costos y
demás consecuencias no deseadas.
c.
Principio de la primacía de la planificación: La planificación precede a las otras funciones
administrativas, ya que establece los fines a los cuales deben abocarse.
2.
La estructura de los planes.
a.
Principio de las premisas de planificación: Son suposiciones que pretenden acercarse al
medio ambiente en donde se ejecutarán los planes. Las personas, que participan en la
planificación y en la ejecución, coordinarán mejor los planes cuanto más comprendan y
valoren la importancia de premisas bien fundadas.
b.
Principio de la estructura, de las políticas y de los cursos de acción: Los planes están
conformados por el entramado de objetivos, políticas y cursos de acción.
c.
Principio de coordinación oportuna: La capacidad de lograr objetivos eficiente y
efectivamente se verá aumentada cuando los planes se estructuren y coordinen con miras a
proporcionar una adecuada programación de actividades en el tiempo.
d.
Principio de penetración de la planificación: En todos los niveles de la organización debe
planificarse, dependiendo de su intensidad del mando se puede hablas de alta planificación o
estratégica.
3.
El proceso de planificación.
a.
Principio del factor limitante: Al evaluar y seleccionar cursos de acción, se debe reconocer y
resolver los factores limitantes que dificultarán el logro de metas.
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b.
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Principio de la iniciación de la planificación en la alta gerencia: La planificación se origina
en la alta gerencia porque ella es la responsable de alcanzar los objetivos de la empresa y,
para hacerlo efectivamente, el instrumento más sencillo es la planificación.
Como ventajas de la planificación tenemos que suministra datos y elementos de juicio para
la toma de decisiones que, de otra forma, no se hubieran tomado. Todos los esfuerzos son dirigidos
hacia resultados que se desean, dando mayor cohesión a las decisiones. Por la vigilancia del entorno
que requiere, suministra un conocimiento oportuno de las tendencias presentes, respecto a la
actividad que se realiza y de sus proyecciones. Facilita el control y se pueden demostrar deficiencias
o puntos débiles en las operaciones. Cuando la planificación esta inmersa en la estructura de la
organización, se facilita la previsión de necesidades futuras y de programas de capacitación. confiere
a las labores un sentido de finalidad que promueve la motivación del personal, pues conocen la
utilidad de su función. Se reduce el trabajo improductivo, o sea las tareas superfluas, ineficientes e
ineficaces. pone de manifiesto la necesidad de mejorar procedimientos e idear "nuevos modos de
hacer las cosas". Es un factor de primera necesidad para desenvolverse con efectividad en una
ambiente de riesgo e incertidumbre.
Como desventajas se tiene: No se cuenta con información y datos precisos respecto a las
condiciones futuras en que se devolverá la organización, siendo su esencia apuntar hacia el mañana.
Muchas veces, requiere de modificaciones en la estructura organizacional, las cuales no son fáciles
de conseguir. Requiere de tiempo para "madurar" como proceso, es decir, para formalizarse o
asentarse en la organización, el igual que para producir sus mejores resultados.
Existen otras limitaciones que son por motivo de la percepción de las personas del fenómeno
de planificación, puede creerse que la planificación es complicada y por ello se obstaculiza cualquier
proceso de implantación. Se exagera la contribución que debe tener, esto hace que resulte en
informes extensos y detallados al máximo, con instrucciones más allá de toda necesidad práctica,
entre otros.
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La estrategia en la administración alude a una pregunta fundamental y profundamente
comprometedora ¿Cómo se quiere ser en el futuro? En efecto, la estrategia es una respuesta hoy,
respecto de la orientación y conducción de la organización para alcanzar "un mañana". Es el
conjunto de objetivos, políticas y cursos de acción, lógicamente coordinados en función de lo que se
espera sea válido para un período largo de actividad en la organización.
Esta palabra paso del ambiente militar a otros campos, conservando su sentido de
competencia, es decir disponer "las fuerzas" de manera que se pueda sacar ventaja del
"contendiente"
"Cuando uno se esfuerza por conseguir o conservar una posición de superioridad
relativa sobre un competidor peligroso, la mente funciona de forma muy diferente a
cuando se está tratando de realizar una mejora interna - organizativa- de acuerdo a un
modelo absoluto. Es algo así como la diferencia entre lanzarse al combate y ponerse a
dieta".
Por lo tanto el ejercicio mental es fundamental en la formulación de estrategias.
Bien hemos hablado de planificación y estrategia, pero que es Planificación estratégica:
"La planificación estratégica es el proceso de seleccionar las metas de una organización,
determinar las políticas y programas necesarios para alcanzar objetivos específicos en
camino hacia esas metas, y establecer los métodos necesarios para asegurarse de que las
políticas y los programas sean ejecutados". O dicho de otro modo: "... es el proceso
formalizado de planeación a largo plazo que se usa para definir y alcanzar metas
organizacionales" (Stoner, 1984)
Para alcanzar este concepto se requieren de los siguientes puntos:
-
El porvenir de las decisiones actuales: ya que se observan las consecuencias de causas y
efectos durante un tiempo y las relaciona con una decisión real o intencionada que tomará el
directivo.
-
Proceso: La planificación estratégica es el proceso de formulación de un estado deseado y de
los medios para alcanzarlo.
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-
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Filosofía: La planificación es una actitud que implica una orientación de las decisiones hacia
sus efectos futuros y una determinación por hacer de ella una función gerencial constante y
sistemática.
-
Estructura: Se consideran tres tipos de planes básicos: planes estratégicos, programas a
mediano plazo y presupuestos a corto plazo, y planes operativos.
Es necesario destacar que, si bien la planificación estratégica observa el efecto a largo plazo
de las decisiones actuales, no es la duración del período cubierto lo que la hace ser estratégica, sino
la repercusión de su efecto sobre la orientación de la empresa y sus gestión administrativa.
La eficacia del pensamiento estratégico depende de que se observen los siguientes
lineamentos:
-
La planificación estratégica debe ser continua. No puede considerarse una rutinaria funciona
anual.
-
la planificación estratégica deberá involucrar a los gerentes de línea. Puesto que ellos son los
que conocen mejor los problemas de sus áreas específicas.
-
El planeamiento estratégico requiere menos normas para su elaboración. Estas deben
especificar el tipo de información que los planificadores de línea suministran al staff
correspondiente, pero les dejará la libertad de presentarla del modo que les parezca más
conveniente, en tanto contenga todos los datos pertinentes.
Como una forma de visualizar mejor la planificación estratégica observemos el siguiente
cuadro sobre lo que es y lo que no es planificación estratégica.
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NO ES
Un proceso de toma de decisiones futuras
ES
Un proceso que establece metas, objetivos y políticas que sirven
como una guía para tomar decisiones en lo futuro. Asimismo, es un
proceso de toma de decisiones sobre el futuro. Las decisiones sólo
se pueden tomar en el momento.
La elaboración de pronósticos sobre mercados y
La formulación de preguntas fundamentales como: ¿Tenemos el
productos.
negocio adecuado? ¿Cuáles son nuestros objetivos básicos?
¿Cuándo serán obsoletos nuestros productos actuales? ¿Están
aumentando o disminuyendo nuestros mercados? etc., y la
elaboración de un respuesta racional ante las posibilidades,
interpretando la realidad actual y sus tendencias.
Una programación del futuro y el desarrollo de
Un proceso y una actitud de planes flexibles que pueden variarse
planes rígidos.
para aprovechar las oportunidades del ambiente y enfrentar sus
peligros.
Un esfuerzo para sacar de una crisis
Una actitud diseñada para conducir la empresa hacia un mejor
momentánea a una empresa
desempeño de sus funciones en lo presente y continuarlas para
evitar crisis futuras.
Un esfuerzo para sustituir la intuición de los
Un esfuerzo para reformar y documentar lo que pasa en la mente de
administradores
un analista brillante e intuitivo.
Un conjunto de planes funcionales o una
Un enfoque de sistemas para guiar un empresa durante un tiempo y
extrapolación de los presupuestos actuales.
para lograr las metas dictadas.
Un respuesta a las fluctuaciones a corto plazo
Un planteamiento de la dirección hacia la cual están orientadas las
en las operaciones o en el entorno
respuestas de las fluctuaciones a corto plazo en las operaciones y en
el entorno
Un listado de buenas intenciones o deseos
El establecimiento serio de objetivos y la adquisición de un
optimistas
compromiso formal de hacer el esfuerzo necesario para alcanzarlos
Un intento por eliminar el riesgo
Un intento para manejar y enfrentar el riesgo, mediante la
identificación y el enfrentamiento de los peligros ambientales.
Por ello se tienen los objetivos de la planificación estratégica, que se enuncian de la siguiente
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manera:
a.
Incrementar la sensibilidad de la organización hacia su ambiente, puesto que la planificación
es un proceso de continua observación del medio en que se desarrolla la empresa, con el fin
de adaptarse al cambio.
b.
Desarrollar análisis situacionales de las oportunidades y peligros, para proporcionar una
mejor medición del potencial en la empresa, en vista de sus fortalezas y debilidades.
c.
Identificar las opciones estratégicas que se adapten a las necesidades y características de la
organización, como base para formular una estrategia que contemple objetivos, políticas y
cursos de acción.
d.
Suministrar la capacidad para evaluar y aprovechar oportunidades estratégicas, como medio
para definir los cambios que conviene impulsar, a la empresa, en el logro de sus metas.
e.
Proporcionar la guía para la asignación de recursos humanos, financieros y materiales a las
diferentes actividades que se deban realizar, dependiendo de su grado de contribución al
estado deseado por la empresa.
f.
Aumentar la eficiencia y eficacia del proceso de planificación en todos los sectores de la
empresa; este es un paso previo para agilizar la toma de decisiones.
g.
Asegurar una revisión constante, cuidadosa y constructiva de los planes comerciales y
estratégicos básicos. Este aspecto se relaciona con los principios de flexibilidad y cambio de
rumbo.
h.
Desarrollar un sistema de referencia para el presupuesto y los planes operativos a corto plazo.
Esto provoca ciertos beneficios como la visión racional y anticipada de los eventos que se
pueden afectar en el desempeño de la organización, la formulación de preguntas básicas de carácter
estratégico que pueden definir la orientación de la empresa, el establecimiento de esas estrategias y
su planificación.
Como obstáculos a la Planificación Estratégica, pueden presentarse ciertos fenómenos como:
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a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
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La creencia de que una empresa ha tenido éxito sin la implantación de un sistema formal de
planificación.
El costo de la actividad en el esquema de producción.
El compromiso gerencial para llevar a cabo las tareas necesarias para el desarrollo de la
empresa.
La resistencia al cambio por los valores, relaciones interpersonales, políticas y
procedimientos.
La incertidumbre de planificar a largo plazo.
El considerar que no se necesita planificar si se tiene ejecutivos con una fuerte intuición.
No definir correctamente la planificación y estrategias a seguir.
El tiempo que se pueda tardar en ver resultados o la implementación de recomendaciones.
La inflexibilidad de metas gerenciales ante el desarrollo estratégico.
Para proceder a planificar, es necesario saber que se busca al emprender el proceso. Esto se
define en las premisas de la planificación, que incluyen el establecimiento de un "plan para
planear" y el análisis de las expectativas de diversos grupos interesados en el empresa.
Este proceso puede observarse en la figura, en donde se nos muestra las diferentes facetas por
donde pasa la planificación estratégica.
Otra herramienta importante dentro de la planificación es el proceso llamado FODA, un foda
es un análisis de las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de una empresa,
regularmente las oportunidades y amenazas son externas y las oportunidades y debilidades internas.
Si se logra recopilar una buena base datos con los problemas de la organización y se
visualizan mediante este proceso es posible que se tengan soluciones a los más apremiantes y se
pueda llegar a un Plan Estratégico que permita desarrollar una idea.
La tarea entonces en buscar como insertar este tipo de análisis dentro del quehacer de las
ciencias sociales, quizá sea importante tomar datos de como se comportan estas corrientes e
implementarlas en los proyectos de investigación.
M. Sc. Sanders Pacheco Araya.