PROCESO … (escudo de Bogotá según el artículo primero del Decreto 213/07 o la norma que lo actualice) (Nombre del proceso al que pertenece la caracterización, de acuerdo al mapa de procesos) Código: (asignado por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, de acuerdo con el procedimiento PCD-BS-CD-533) Versión: (asignada por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, iniciando en cero y continuando consecutivamente en números enteros cuando el código se mantenga) Página: 1 de 4 La versión de este documento puede estar desactualizada, consulte la versión oficial vigente en el módulo SIG de la Intranet (Este texto no debe eliminarse, pues es una advertencia al lector para evitar el uso no intencionado de un documento no controlado; toda caracterización de proceso no controlada, debe usarse con la marca de agua “borrador” en todas sus páginas) (El objetivo de este instrumento es establecer los parámetros para elaborar correctamente la caracterización de procesos del Sistema Integrado de Gestión de la SDIS) Líder(esa) del proceso: Tipo de proceso: (de acuerdo con el mapa de procesos de la SDIS, se sombrea el cuadrado (Cargo responsable de coordinar el logro del objetivo del proceso como un tema de entidad y no de dependencia, únicamente puede ser líder(esa) de proceso el/a Secretario/a , el/a Subsecretario/a, los/as directores/as y los/as jefes/as de oficina; el liderazgo no implica la responsabilidad de ejecutar el proceso en su totalidad, sino de hacer la gestión para que los diferentes involucrados concurran en su ejecución; el liderazgo de un proceso es indelegable) correspondiente ej: misional) Direccionamiento Misional Administrativo Seguimiento y Control A. PLANEAR 1. Objetivo del proceso: (qué necesidad inmediata se suple y a qué se llegará aplicando el proceso dentro de la Secretaría de Integración Social; se debe tener en cuenta que: el verbo debe redactarse en infinitivo, el objetivo debe ser coherente con las etapas del proceso, todos los procesos contribuyen al cumplimiento de la misión pero no todos de manera directa) 2. Alcance del proceso: (En este campo se deben indicar las etapas del proceso, haciendo explícitos los temas que el proceso no aborda, también llamados exclusiones) F-PRO-3 PROCESO … (escudo de Bogotá según el artículo primero del Decreto 213/07 o la norma que lo actualice) (Nombre del proceso al que pertenece la caracterización, de acuerdo al mapa de procesos) Código: (asignado por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, de acuerdo con el procedimiento PCD-BS-CD-533) Versión: (asignada por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, iniciando en cero y continuando consecutivamente en números enteros cuando el código se mantenga) Página: 2 de 4 3. Normatividad: Ver Normograma en el módulo SIG de la Intranet (no deben relacionarse normas en este campo , pero sí deben identificarse por fuera de este documento, teniendo en cuenta el Protocolo P-SG-IN-001 para la actualización, alimentación y consulta del Normograma institucional) 4. Etapas del proceso (Son cada uno de los momentos que constituyen el flujo del proceso, ordenados de manera lógica y secuencial, que permiten dar alcance al objetivo del proceso, se formulan en infinitivo y pueden operarse mediante uno o más procedimientos; no se deben incorporar etapas evaluativas del proceso, puesto que este alcance está en los procesos de seguimiento y control; las etapas del proceso deben incluir los trámites relacionados con los procesos misionales en los casos en que sea aplicable) I. (etapa) Responsable de coordinar la etapa: (se debe indicar la dependencia competente para coordinar la etapa como un tema de entidad, de acuerdo con el decreto 607 de 2007 o la norma que lo actualice; esta dependencia no es la responsable de ejecutar la etapa en su totalidad, sino de hacer la gestión para que los diferentes involucrados concurran en su ejecución) PROVEEDORES (Nombre institucional de quien entrega el insumo al proceso, teniendo en cuenta que puede ser un agente interno o externo a la SDIS) INSUMOS PRODUCTOS (Recursos de información o de otro tipo, requeridos para el desarrollo del proceso, los cuales deben ser identificados de manera general y en relación directa con cada una de las etapas del proceso; cada insumo debe estar relacionado explícitamente con su respectivo proveedor) (son los resultados específicos de las etapas del proceso; debe indicarse la dependencia responsable de cada producto, cuando sea distinta a quien coordina la etapa; la denominación del producto debe ser comprensible para quien lo genera; a cada producto puede asociarse un procedimiento que permita establecer las actividades que se realizan para generarlo) DESTINATARIOS (nombre institucional de quien requiere los productos del proceso) F-PRO-3 PROCESO … (escudo de Bogotá según el artículo primero del Decreto 213/07 o la norma que lo actualice) (Nombre del proceso al que pertenece la caracterización, de acuerdo al mapa de procesos) Código: (asignado por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, de acuerdo con el procedimiento PCD-BS-CD-533) Versión: (asignada por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, iniciando en cero y continuando consecutivamente en números enteros cuando el código se mantenga) Página: 3 de 4 5. Proceso y articulación con otros procesos (Gráfico para indicar la principal relación del proceso con otras instancias institucionales, de acuerdo con las convenciones siguientes) Convenciones: Proceso principal (según color en el mapa de procesos) Proveedor o Destinatario Instancia relacionada Insumo o producto 6. Identificación de riesgos del proceso: Ver riesgos del proceso en el módulo SIG de la Intranet (no deben relacionarse riesgos en este campo, pero sí deben identificarse por fuera de este documento, teniendo en cuenta el Procedimiento PCD-EV-AR-217 de administración de riesgos) 7. Principal producto: (Es el producto que tiene más relación con el objetivo del proceso) B. HACER 8. Procedimientos y documentos asociados: Ver procedimientos y 9. Activos de información: Ver activos de información documentos asociados al proceso en el módulo SIG de la Intranet (no en los procedimientos del proceso ubicados en el deben relacionarse procedimientos ni documentos asociados en este campo, módulo SIG de la Intranet (no deben relacionarse activos de pero sí deben identificarse aquellos que requiera el proceso, por fuera de este documento, teniendo en cuenta los formatos del SIG establecidos para ello, incluyendo los lineamientos del direccionamiento estratégico de la entidad, entendidos estos como las políticas de operación de cada proceso) información en este campo, pero sí deben identificarse por fuera de este documento, teniendo en cuenta el formato F-EP) F-PRO-3 PROCESO … (escudo de Bogotá según el artículo primero del Decreto 213/07 o la norma que lo actualice) (Nombre del proceso al que pertenece la caracterización, de acuerdo al mapa de procesos) Código: (asignado por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, de acuerdo con el procedimiento PCD-BS-CD-533) Versión: (asignada por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, iniciando en cero y continuando consecutivamente en números enteros cuando el código se mantenga) Página: 4 de 4 C. VERIFICAR 10. Seguimiento y medición de la gestión del proceso: Ver indicadores del proceso en el módulo SIG de la Intranet (no deben relacionarse instrumentos de medición en este campo, pero sí deben identificarse aquellos indicadores que requiera el proceso, por fuera de este documento, teniendo en cuenta el Procedimiento PCD-MC-IN-532 para la formulación y medición de indicadores; la formulación, medición, reporte y actualización de los indicadores, son actividades de seguimiento y medición de la gestión del proceso) D. ACTUAR 11. Acciones de mejora: Ver acciones de mejora del proceso en el módulo SIG de la Intranet (no deben relacionarse acciones de mejora en este campo, pero sí deben identificarse, por fuera de este documento, teniendo en cuenta el Procedimiento PCD-EV-MC-216 de acciones de mejora) ELABORO REVISO APROBO NOMBRE Nombre de la(s) persona(s) que diseñó(aron) el proceso Persona(s) que revisó(aron) Nombre del líder(esa) del proceso CARGO Cargo y dependencia de quien elaboró Cargo y dependencia de quien revisó Cargo y dependencia de quien aprobó F-PRO-3