PROCESO… (nombre del proceso a cuyo objetivo contribuye el procedimiento) ETAPA… (nombre de la etapa que está relacionada con el procedimiento) (escudo de Bogotá según el artículo primero del Decreto 213/07 o la norma que lo actualice) PROCEDIMIENTO… (nombre del procedimiento) Código: (asignado por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, de acuerdo con el procedimiento PCD-BS-CD-533) Versión: (asignada por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, iniciando en cero y continuando consecutivamente en números enteros cuando el código se mantenga) Página: 1 de 4 La versión de este documento puede estar desactualizada, consulte la versión oficial vigente en el módulo SIG de la Intranet (Este texto no debe eliminarse, pues es una advertencia al lector para evitar el uso no intencionado de un documento no controlado; toda caracterización de procedimiento no controlada, debe usarse con la marca de agua “borrador” en todas sus páginas) (Para la Secretaría Distrital de Integración Social, un procedimiento es la forma especificada y obligatoria para llevar a cabo parte de un proceso, por dos o más dependencias; debe definir como mínimo quién hace qué, identificando además cuando sea aplicable: 1. 2. 3. 4. 5. 6. las aclaraciones de las actividades las instrucciones para llevar a cabo sus actividades el control de riesgos de seguridad de la información el control de riesgos laborales los controles de los aspectos ambientales las disposiciones de almacenamiento y archivo de conformidad con lo dispuesto en el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo SIGA 7. la información relativa a las necesidades y expectativas identificadas de las partes interesadas, de conformidad con lo dispuesto en el Subsistema de Responsabilidad Social SRS 8. el tiempo empleado en la realización de las actividades Para la implementación de un procedimiento se debe, previamente a su aprobación, revisar su consistencia (suficiencia y calidad de insumos frente a las características especificadas para los productos del procedimiento), conveniencia (valor agregado de contar con el procedimiento), adecuación (correspondencia del procedimiento con la capacidad práctica actual de la entidad), eficacia (que las actividades permitan cumplir su objetivo), eficiencia (que el procedimiento utilice el mínimo de recursos posible para ser eficaz) y efectividad (que la eficacia del procedimiento – “qué” del objetivo- permita obtener los efectos esperados en la entidad –“para qué” del objetivo) 1. Objetivo del procedimiento (Este punto muestra qué se busca al aplicar el procedimiento y cuál es su razón de ser. Este objetivo debe guardar coherencia con las actividades definidas en el numeral 5 y con el objetivo del proceso al que contribuye) F-EP-4 PROCESO… (nombre del proceso a cuyo objetivo contribuye el procedimiento) ETAPA… (nombre de la etapa que está relacionada con el procedimiento) (escudo de Bogotá según el artículo primero del Decreto 213/07 o la norma que lo actualice) PROCEDIMIENTO… (nombre del procedimiento) Código: (asignado por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, de acuerdo con el procedimiento PCD-BS-CD-533) Versión: (asignada por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, iniciando en cero y continuando consecutivamente en números enteros cuando el código se mantenga) Página: 2 de 4 2. Glosario (Significados o convenciones breves y específicas de algunas palabras utilizadas en el procedimiento) 3. Condiciones generales (Requisitos o características aplicables a todas las actividades del procedimiento, o insumos y situaciones previas necesarias para que el procedimiento pueda llevarse a cabo; las referencias jurídicas del procedimiento son una condición general del mismo) 4. Relación con otros procedimientos y procesos (Este gráfico tiene por objeto mostrar la ubicación exacta del procedimiento dentro del proceso y busca mostrar todas las interrelaciones con los demás procesos, procedimientos e instancias de la entidad) Convenciones: Procedimiento principal Procedimiento o instancia relacionada Proceso relacionado Insumo o producto (lleva el color del tipo de proceso, ej: misional) F-EP-4 PROCESO… (nombre del proceso a cuyo objetivo contribuye el procedimiento) ETAPA… (nombre de la etapa que está relacionada con el procedimiento) (escudo de Bogotá según el artículo primero del Decreto 213/07 o la norma que lo actualice) PROCEDIMIENTO… (nombre del procedimiento) Código: (asignado por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, de acuerdo con el procedimiento PCD-BS-CD-533) Versión: (asignada por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, iniciando en cero y continuando consecutivamente en números enteros cuando el código se mantenga) Página: 3 de 4 5. Diagrama de flujo del procedimiento (dependencia 1; si no es suficiente la dependencia, puede indicarse el equipo informal de trabajo; la responsabilidad debe ser coherente con las funciones establecidas en el decreto 607/07 o la norma que lo actualice) (dependencia 2) (dependencia n; deben incluirse tantas dependencias como sea necesario) ACTIVO DE INFORMACIÓN (unidad de datos producida por la actividad, que puede ser entendida, archivada, protegida y consultada por sí sola* y a su vez constituye el registro oficial o evidencia de la actividad; si el activo corresponde a un documento asociado, este debe existir previamente a la aprobación del procedimiento y su código debe indicarse) (*Fuente: Los archivos nacionales del Reino Unido www.nationalarchives.gov.uk/dc-guidance: United Kingdom Ministry of Justice, The National Archives, Identifying Information Assets and Business Requirements Version: 1.2, 2011, numeral 3.1) (actividades en orden cronológico, empezando con la que origina el procedimiento, diagramadas de acuerdo con las convenciones indicadas abajo o las que indique el software utilizado y enumeradas de manera consecutiva; la ejecución de las actividades debe dar alcance al objetivo del procedimiento; el flujograma puede hacerse en cualquier software, en lo posible de una sola página y sin conectores. las actividades se deben formular empezando con verbo en imperativo**; las actividades que deban realizarse de una manera específica -bajo ciertos criterios de aceptación- constituyen los puntos de control y se deben identificar con la convención establecida) (**Fuente: Universidad Nacional de Colombia, Facultad de Ciencias Económicas. Metodología para la Elaboración de Manuales de Procedimientos, Bogotá, 2000, página 12) Inicio y fin de procedimiento Punto de control Actividad Conector a actividad (alfabético) Alternativa Conector a procedimiento o documento con especificaciones adicionales Conector a página (numérico) F-EP-4 PROCESO… (nombre del proceso a cuyo objetivo contribuye el procedimiento) ETAPA… (nombre de la etapa que está relacionada con el procedimiento) (escudo de Bogotá según el artículo primero del Decreto 213/07 o la norma que lo actualice) PROCEDIMIENTO… (nombre del procedimiento) Código: (asignado por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, de acuerdo con el procedimiento PCD-BS-CD-533) Versión: (asignada por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, iniciando en cero y continuando consecutivamente en números enteros cuando el código se mantenga) Página: 4 de 4 6. Aclaración de las actividades (Explicación de la actividad que lo requiera, incluyendo el número y la formulación de la misma tal y como aparece en el flujograma) 7. Posibles productos o servicios no conformes (Para aquellas actividades que deban cumplir con ciertas especificaciones de calidad para ser aceptadas -criterios de aceptación- se debe hacer explícito en la siguiente tabla: i) la actividad respectiva, ii) el producto que la actividad genera, iii) los criterios de aceptación que debe cumplir dicho producto, iv) el tratamiento de la no conformidad en caso de presentarse y v) el registro de que los criterios de aceptación fueron controlados, incluyendo la causa del incumplimiento si este se da y del tratamiento emprendido, sea este preventivo, correctivo o sancionatorio) ACTIVIDAD PRODUCTO CRITERIO DE ACEPTACIÓN TRATAMIENTO REGISTRO (Número y nombre según flujograma del capítulo 5) (A partir de la actividad, identificar el producto que esta genera) (Requisito de calidad que debe cumplir el producto; debe escribirse al comienzo y en negrilla la variable de calidad correspondiente) (Medida que previene, corrige o sanciona el incumplimiento del criterio de aceptación, en caso de que este ocurra) (Evidencia de que la verificación del criterio se hizo, de la causa del incumplimiento si este se da, así como de su tratamiento; se sugiere dejar como registro el formato F-IM-PRO) (Al final del procedimiento se debe incluir la siguiente tabla): NOMBRE CARGO ELABORO Nombre de la(s) persona(s) que diseñó(aron) el procedimiento. Esta(s) persona(s) debe(n) ser la(s) tutora(s) del procedimiento en la entidad Cargo y dependencia de quien elaboró REVISO APROBO Persona(s) que revisó(aron) Nombre del líder(esa) del proceso Cargo y dependencia de quien revisó Cargo y dependencia de quien aprobó F-EP-4