LA SALA SITUACIONAL CENTRAL DE LA SECRETARIA

DISEÑO DE LA SALA SITUACIONAL CENTRAL DE LA SECRETARIA
DISTRITAL DE SALUD1
METODOLOGIA DE TRABAJO:
a. Insumos:
Indicadores en tablas, gráficos y mapas suministrados por Direcciones y áreas
según plan definido.
Análisis de datos, comparación, valoración de frecuencias y elaboración de
alternativas por núcleos temáticos.
Síntesis de investigaciones, informes y documentos relativos a los núcleos
temáticos.
b. Los principales soportes de la sala son:
el sistema de información georeferenciada,
el sistema de vigilancia epidemiológica,
sistemas de información de las direcciones y áreas misionales.
Las salas situacionales temáticas locales.
c. Definición y elaboración de los mapas, tablas y gráficos BASICOS para la gestión
estratégica y disposición virtual y física permanente y con alimentación continua.
Incluye la disposición de módulos, en donde el elemento ordenador es el ciclo
vital, la información disponible se tendrá por localidad y esta con el mayor nivel
de desagregación posible:





Información demográfica desagregada por localidad.
Información de subsistemas de vigilancia.
Información de aseguramiento.
Información de prestación de servicios y vigilancia de la oferta.
Información de registros de procedimientos en salud.
d. Organización virtual y espacial por núcleos temáticos:
Para cada proceso y sesión de la Sala un equipo técnico interdirecciones garantiza que
los insumos pertinentes estén disponibles de manera virtual y organizados para
proyección en VB y en tableros de gráficas establecidas como soportes de evaluación
y control.
Tomado del documento “LA SALA SITUACIONAL CENTRAL DE LA SECRETARIA
DISTRITAL DE SALUD - Documento, revisión MAYO DE 2006”, preparado por Camilo Gonzalez
Posso con base en el documento de proyecto y los aportes del grupo técnico conformado en la Secretaria
Distrital de Salud.
1
SALA SITUACIONAL CENTRAL Y SALAS SITUACIONALES TEMÁTICAS Y LOCALES
Planeación
Estratégica
20 LOCALIDADES
SALAS
SITUACIONAL PAB
Provisión Servicios
SISTEMA DE INF.
GEO RERNCIADO
Base datos
Inform.
ASEGURAMIENTO
SALA
SITUACIONAL
central
ESTRATEGICA
SALA SITUACIONAL
ERA
SISTEMAS DE
INFORMACION
SIST. DE VIG.
EPIDEMIOLOGIC
A
SALA SITUACIONAL
CRU
Presupuesto
ffds
e. Preparación de sesiones.
Las reuniones ordinarias se establecen en un cronograma semestral y un comité
interdirecciones se responsabiliza de garantizar insumos y alimentar o adecuar la
infraestructura básica. En el Comité Directivo se acuerdan responsabilidades y se
hace seguimiento.
El grupo técnico encargado de la preparación define la organización virtual y espacial
necesaria y elabora documento para la sesión o sesiones del tema. Para sesiones
extraordinarias se sigue un procedimiento similar.
f. Sesiones de la SSSDS.
Reuniones para evaluación de programas, proyectos, valoración de problemas,
valoración de intervenciones y toma de decisiones. Las sesiones ordinarias tendrán
cronograma de mediano plazo; las extraordinarias se definen por novedades o asuntos
de coyuntura.
De cada sesión se llevará acta y se hará control de compromisos.
g. Información continúa.
La sala situacional estratégica contribuye a la información pública en la web y en los
informes, documentos, boletines y publicaciones de la SDS.
NUCLEOS TEMÁTICOS:
El referente principal de la Sala Situacional es el Plan de Desarrollo Bogotá sin
Indiferencia y los análisis de situación, diagnósticos, programas, proyectos y metas allí
establecidos para la garantía del derecho a la salud.
La gestión del Plan desde la perspectiva del derecho a la salud y la salud pública
demanda identificar núcleos temáticos que sintetizan las estrategias en cada coyuntura y
en la ruta crítica de mediano plazo. Por ejemplo:
-
Análisis de la situación de salud y de las políticas y acciones por grupos etáreos.
Evaluación trimestral del cumplimiento de objetivos y las metas del Plan.
Evaluación y decisiones de ajuste en programas claves.
Salas Situacionales temáticas permanentes en ERA – EDA, Salud Pública, APS,
Urgencias y Aseguramiento.
Monitoreo de ejecución presupuestal.
ETAPAS PARA EL FUNCIONAMIETO DE LA SALA SITUACIONAL
ESTRATÉGICA DE LA SDS
ETAPA 1. Formulación de la Sala Situacional. A partir de las directrices del
Secretario SDS se elabora el documento base que define objetivos, metodología,
procedimientos, responsabilidades, interrelaciones y puesta en marcha y funcionamiento
de la Sala. Esta formulación es realizada por un grupo técnico ad hoc integrado con
funcionarios designados por las direcciones que están al frente de sistemas de
información y de salas situacionales.
En esta etapa se realiza el alistamiento con actividades como el diagnostico de la
información disponible en cada dirección, teniendo como elemento ordenador el ciclo
vital, y el diseño de los módulos de información y de salidas.
ETAPA 2. Sistema de información georeferenciado para la Sala Situacional
Estratégica. En esta etapa se recorren diversas fases, tal como lo indica el documento de
la Dirección de Planeación y Sistemas:2
Fase de inducción compilando los indicadores de Salud según las metas del Plan de
Desarrollo y el Acuerdo 067 a nivel de localidades. Realización de los mapas temáticos.
Fase de análisis y propuesta, definiendo los requerimientos de información
georeferenciada para la sala y la propuesta de plataforma. Se debe definir la plataforma
de desarrollo y los módulos del sistema. Establecer funciones.
Fase de desarrollo que incluye el diseño del sistema, pruebas y capacitación de usuarios;
se propone también la publicación de la información georeferenciada en la web.
ETAPA 3.
RED CON BANCOS DE DATOS PARA ANALISIS DE
DETERMINANTES DE LA SALUD.
2
Ingenieros Alvaro Caro, Edilma , Luz Adriana Zuluaga, Sistema de Información Georeferenciado para la
Sala Situacional de la SDS, marzo 2006.
Se organizan cuadros, gráficos y mapas para el periodo 2003 – 2005 con indicadores
poblacionales, vitales, socioeconómicos, nutricionales, ambientales y otros que se
identifiquen para los núcleos temáticos programados en el 2006. Esta información
actualizada y analizada se ubica en red a disposición de todas las dependencias. Se
establecen vínculos de rápido acceso a otras bases.
 Estandarización de las siguientes variables en los sistemas de vigilancia:
identificación, tipo de documento, localidad de residencia, dirección.
 Territorialización y Georeferenciación de eventos que permita evidenciar sus
determinantes sociales.
 Variables para construcción de indicadores: territorio, ciclo vital, sexo, etnia,
aseguramiento, grupo etáreo, nivel educativo, nivel socioeconómico, y otros.
 Construcción Indicadores intermedios que contribuyen al cumplimiento de las
metas de plan de gobierno (mortalidad evitable, vacunación, estado nutricional,
violencia intrafamiliar), incluyendo eventos de importancia en salud pública
priorizados en cada localidad según sus particularidades.
 Incluir información de otros sectores para el análisis integral de los eventos, así
como de otras áreas de la institución (participación social, atención al usuario,
prestación de servicios) y de la comunidad misma, a través de la metodología de
lecturas compartidas de necesidades, entre otras.
 Incluir para el análisis de los eventos la respuesta sociales (institucional
intersectorial, sectorial y comunitarias).
 La presentación de los datos debe ser interactiva, permitiendo la comprensión de
la comunidad y otros sectores.
Etapa 4. Realización de ejercicios de sala situacional estratégica con soporte virtual.
Etapa 5. Organización espacial y equipamiento de la Sala Situacional Estratégica.
Etapa 6. Puesta en marcha de la Sala Situacional Estratégica 2006 según los
siguientes núcleos temáticos:
Sesiones de la Sala Situacional sobre salud materno – infantil
Sesiones de la SSSDS sobre juventud
Sesiones de la SSSDS sobre adulto y adulto mayor
Sesiones sobre APS /Salud a su hogar.
Sesiones sobre aseguramiento y relación con EPS, ESES e IPS. (Puede incluirse
en el cronograma como una de las prioridades).
f. Evaluación del Plan de desarrollo Bogota sin Indiferencia en cuanto al derecho a
la salud y a las metas para el sector.
a.
b.
c.
d.
e.
La sala situacional no es una estructura paralela al funcionamiento de las instancias de la
SDS, sino un instrumento para su mayor efectividad.
INTEGRACION DE SALAS, SISTEMAS DE INFORMACION, DE VIGILANCIA
Y CONTROL Y OBSERVATORIO
Para el diseño y puesta en marcha de la Sala Situacional Central o Estratégica el punto
de partida es la experiencia de la Sala Situacional ERA y de las Salas Situacionales de
Salud Pública que se están poniendo organizando en las localidades.
A. integración de salas situacionales.
Identificación de indicadores, bases de datos y sistemas de información comunes
para unificar captura, procesamiento y análisis en las actuales condiciones y en
perspectiva de mejoramiento.
Definición de interfases entre las salas, complementariedades y cooperación.
Coordinación de actividades y cronogramas.
B. Relación de salas temáticas y Sala Situacional Central o Estratégica (SSCESDS):
Las salas funcionan como una unidad en red conformando de manera virtual los
elementos de una sala multitemática.
Las salas temáticas permanentes son instrumentos de las direcciones para la
gestión de políticas, planes, programas y acciones. Fortalecen el funcionamiento
normal y los comités interdisciplinarios existentes.
La relación entre salas situacionales temáticas permanentes y la SSCESDS se
concreta en los núcleos temáticos estratégicos definidos en cada período y en la
participación indicada en la metodología y etapas para el funcionamiento.
e. Salas situacionales y Observatorio.
El Observatorio se encuentra en fase de diseño y por ello es factible establecer
objetivos y procedimientos que garanticen la complementariedad de los instrumentos.
Debe tenerse en cuenta que el eje de las salas situaciones es la gestión para el
cumplimiento de los planes, programas o proyectos según las políticas establecida en
un determinado período, en tanto el observatorio apunta a evaluar desde la
perspectiva de equidad esas políticas y su implementación para contribuir al ajuste o
formulación de otras nuevas.
El Observatorio desde su particularidad contribuye al diseño y funcionamiento de las
salas y desde su especificidad la metodología de las salas sirve a los propósitos del
Observatorio.
El momento de diseño del Observatorio y de fase inicial de las salas situacionales en
la Secretaria de Salud Distrital, permite acoplar estas iniciativas para que sean
complementarias.
SALA TEMÁTICAS OPERACIONALES
En la Secretaria de Salud están en marcha varias salas temáticas operacionales que se
entienden como soportes de la Sala Situacional Central Estratégica, parte del proceso y a
la vez constituyen una modalidad específica de análisis situacional para temas claves de
atención permanente. La unificación o coordinación de las salas es importante para la
coherencia en la ejecución de políticas y programas y como requisito de eficacia y
eficiencia en la captación, procesamiento, análisis de la información.
Se requieren entonces procedimientos unificados en todos los componentes de los
sistemas de información y en la construcción del sistema integrado de información que
alimentan las salas.
La sala situacional central debe tener una visión de ciudad - región, sin perder de vista las
particularidades y dinámicas de las 20 localidades, esto significa que la Sala Situacional
Central o Estratégica tendrá información de los resultados evidenciados en el desarrollo
de las salas situacionales locales y esto permitirá una retroalimentación de doble vía.
Es importante la elaboración de una Ficha Técnica de las Salas Situacionales y de su
interrelación con la Sala Central, y de un Protocolo o Manual de Funciones que delimite
responsabilidades y establezca las formas de integración.
No se debe perder de vista que el funcionamiento de la Sala Situacional ERA en la SDS
es un proceso avanzado que ha mostrado su utilidad para fortalecer la política pública de
protección a la población infantil, de atención en una de las patologías críticas y de
disminución de la mortalidad infantil. Esta experiencia es el punto de apoyo para otras
salas temáticas que se están montando en la Secretaría y para la Sala Situacional
Estratégica.
ESTRUCTURA SALA
SITUACIONAL
Sala situacional
ESE
ESE
ESE
Sala situacional
ESE
ESE
Sala situacional
ESE
ESE
SALA SITUACIONAL
SDS
Sala situacional
ESE
Sala situacional
ESE
ESE
ESE
Sala situacional
ESE
Actores locales
RED DE SALUD PUBLICA DISTRITAL
El carácter operativo de las salas temáticas se ilustra en el documento del proyecto de
sala situacional de Urgencias cuando establece como objetivo de esta sala “Definir la
organización y los requerimientos para la implementación de la sala situacional de la Red
de Urgencias del Distrito Capital, que permita orientar de manera integral, oportuna y con
evidencia científica sólida, el proceso de toma de decisiones en el ejercicio de la rectoría
y regulación del servicio de emergencias médicas del Distrito”.3
Los objetivos específicos son: 1) Definir la organización, operación, actores y fuentes de
la sala situacional de la Red de Urgencias del Distrito Capital. 2) Determinar los
requerimientos para la implementación y desarrollo de la sala situacional de la Red de
Urgencias del Distrito Capital.
El documento de presentación ubica esta sala operacional como un instrumento
específico de la red de urgencias para lograr en especial los siguientes resultados:




Fortalecimiento de los procesos de toma de decisiones del Centro Regulador de
Urgencias y de la Dirección de Desarrollo de Servicios.
Mejoramiento de las funciones de rectoría, coordinación y regulación del Centro
Regulador de Urgencias, del servicio de emergencias médicas, prevención y atención
de emergencias y desastres.
Generación, orientación y evaluación de intervenciones y políticas en salud.
Mejoramiento de los servicios y reducción de la morbimortalidad por patologías
relacionadas con atención por urgencias.
FUNCIONAMIENTO DE LA SALA SITUACIONAL ESTRATÉGICA SDS
En términos generales, la Sala Situacional Estratégica o central, lo mismo que las salas
temáticas operativas dependen de la apropiación que se haga en el conjunto de la SDS de
este instrumento como parte de las actividades regulares.
Cada una de las salas situacionales temáticas cuenta con su equipo de apoyo, lo que
facilita la cooperación.
EL SECRETARIO Y EL COMITÉ DIRECTIVO:




Da el lineamiento de funcionamiento de la sala situacional definiendo: ubicación
de la sala, participantes, objetivos específicos.
Construcción y seguimiento de plan de acción
Establece, según el Plan de Desarrollo y las políticas del sector, las necesidades
de información.
Toma decisiones sobre la programación de la Sala Situacional SDS
EQUIPOS PARA NUCLEOS TEMÁTICOS: (BASADOS EN LOS COMITES,
REFERENTES O GRUPOS EXISTENTES):
3
Anteproyecto de Sala Situacional de la Red de Urgencias del Distrito Capital, Miguel Gonzalez MD,
SDS, 2006.














Reciben los datos de los diferentes Direcciones y subsistemas de información
existentes y de otras instituciones (datos cualitativos, cuantitativos).
Procesan información (recolección, tabulación, diagramación, georeferenciación).
Actualizan gráficos de tendencia según la información objeto de monitoreo.
Elaboran tableros de control, tablas o gráficos de monitoreo.
Se inicia el proceso de análisis de datos.
Se valora la frecuencia de la enfermedad o información de gestión.
Se confirma el registro del dato y de la localidad.
Se comparan los datos con períodos precedentes y equivalentes de otros años.
Se grafican y mapean los datos respectivos por Localidad, Territorio Social,
Barrio.
Se analizan posibles causas y factores de riesgo.
Se valoran medidas de intervención y alternativas de solución.
Apoya la divulgación de la sala situacional.
Apoya y da soporte técnico según las necesidades que surjan.
Actualiza e incorpora información de acuerdo a las temáticas definidas en el plan
de acción.
ADMINISTRACION DE LA SALA SITUACIONAL
Como se trata de un espacio de uso permanente por parte de diversos grupos, al servicio
de los comités de vigilancia, salas situacionales operacionales o temáticas, comité
directivo, requiere que se mantenga actualizada la información y se dispongan los
insumos virtuales y de carteleras según los núcleos temáticos definidos.
Para esa administración se necesita:
Un profesional especializado.
Un técnico en georeferencia y procesamiento de información.
Estos técnicos pueden ser coordinados por el Despacho a través de un asesor o por un
profesional designado para esta actividad. (Dirección de Planeación y Sistemas o
Dirección de Salud Pública).
INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO
Se han identificado los siguientes requerimientos:
•
•
•
Espacio físico permanente dependiente del despacho del Secretario de la SDS.
Sala para juntas y reunión de comités ínter direcciones e interinstitucionales con
equipamiento de proyección de imágenes, tableros, pantallas y computadores.
Se ha propuesto ubicar la sala situacional en el CRU, adecuando el área donde se
encuentra hoy la sala situacional de ERA, mediante la construcción de un piso 7.
Se estima un área mínima total de 150 metros cuadrados. (VER PLANO)
En el nuevo piso debe área de baños y el mezanine actual como oficina cerrada
para administración y servidor.
•
•
Conexión en red – intranet – con sistemas de información y salas temáticas.
Seis puntos de red: 1. para operación y proyección por sesión. 2. Para adecuación
de presentaciones. 3. Servidor y 4 a 6. Actualizaciones continuas y puestos de
trabajo.
Amoblamiento mínimo:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Escritorios. (6 Puestos de trabajo)
Mesa de reuniones. (Modular para 16 personas).
Asientos adicionales (24)
Servidor(1) y Equipos de cómputo. Tres (3).
Impresora, Fotocopiadora
Internet inalámbrico.
Videobeam.(2) . Tableros de acrílico.(2)
Mapas del distrito y de localidad. (Sistema de exposición)
Tableros de corcho.(Tres de 2 mts x 3 mts cada uno)
DVD.(uno). VHS. (uno). Televisor. Monitores (4)