“ Sistematización de Huertas Familiares,

“Sistematización de Huertas Familiares,
Base de Datos Programa Pro-Huerta San Juan”
Dra. Elena Hidalgo, Referente Proyecto Investigación en Extensión, PNTR 1313. Centro
Regional Cuyo. EEA San Juan, 2008.
Mail: [email protected]
San Juan, Agosto 2008.
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RESUMEN
Este trabajo de sistematización es la resultante de la necesidad de simplificar y organizar la distribución de
insumos realizada en terreno por el equipo técnico y promotores del Programa Pro-Huerta en San Juan. Se
trata de una iniciativa de la técnica responsable del Proyecto Bases de Datos que se implementa previa
consulta y discusión en el equipo técnico desde comienzos de 2005.
A través de las actividades realizadas en base de datos en el transcurso de siete años en el equipo de
trabajo de Pro Huerta, se ha elaborado un proyecto de Sistematización de Huertas Familiares. Se partió del
estudio de todas las actividades del técnico, se confecciono un árbol de problemas y posteriormente, se
seleccionó una de las actividades mas criticas en relación al tiempo que insume dentro del trabajo del
técnico. El objetivo de este proyecto es obtener información veraz y oportuna para comunicar el impacto
que tiene el programa Pro Huerta en la provincia de San Juan.
La base de datos es una herramienta para comunicar. A decir de Jean Piaget “La comunicación es
necesaria para la vida. La comunicación es necesaria para el pensamiento y necesaria para la estrategia”
PALABRAS CLAVES
Base de datos - Información – Organización – comunicación.
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INTRODUCCION
MISIÓN, META Y OBJETIVOS
El presente proyecto tiene como misión conocer a ciencia cierta el impacto social real que tiene el
Programa
Pro Huerta en la provincia de San Juan.
La meta es la entrega de los informes provinciales por campaña a la coordinación nacional en tiempo y
forma.
El objetivo general es facilitar la tarea de carga de la base de datos del técnico y ayudar al promotor en el
llenado de las planillas de entrega de semillas en terreno, para que estos se focalicen en las actividades
propias del programa y se cumpla el objetivo del mismo.
El objetivo específico del proyecto es lograr una base de datos provincial uniforme, completa y en término.
ANÁLISIS DEL PROYECTO
A raíz de reuniones con el equipo técnico se concluyó que uno de los mayores problemas a los que se
enfrentan en terreno, es el esfuerzo y tiempo que dedican a la recolección de planillas completas. A partir de
esto se analizaron tanto las causas que conducen a dicho problema, como los efectos que provoca en la
carga de la base de datos.
Con las causas y efectos que derivaron de éstas se construyó un árbol de problemas para obtener una
visión más clara del problema real.
Posteriormente los estados negativos que muestra el árbol de problemas, se pasaron a convertir en estados
positivos que hipotéticamente se alcanzarían a la conclusión del proyecto. Surgiendo así un árbol de
objetivos, en el que se desarrolla la situación con proyecto.
Finalmente se concluyó que una de las maneras de obtener los objetivos planteados es desarrollando un
método que provea tanto al técnico como al promotor una solución práctica que agilice sus actividades.
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ARBOL DE PROBLEMAS
Entrega de Informes Provinciales
incompletos y fuera de término
Entrega de Base de Datos Provincial
incompleta y fuera de termino
Demora de entrega de la
Base de Datos por departamento
Falta de Tiempo disponible
para la carga de datos
Falta de disposicion para
la carga de datos
Entrega de Base de Datos
por departamento incompleta
Falta de Recursos
para la carga de datos
No se entregan algunas Base de Datos
por departamento
Demora en la recolleccion
de planillas
Desencuentro entre
el promotor y el tecnico
Desconocimiento de los datos
por parte del beneficiario
Beneficiarios analfabetos
La persona que retira
no es el jefe de familia
Otros Datos Provinciales
Falta de Uniformidad en la carga de datos
Recoleccion de
Planillas Incompletas
Devolucion de planillas al promotor
por estar incompletas
Dificultad en el
llenado
Desconocimiento de la
importancia de la planilla
Falta de tiempo del promotor
para el llenado
Otras causas
Falta de conocimientos en
la carga de datos
Falta de disposicion para aprender
por parte de los tecnicos
Otras causas
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“Sistematización de Huertas Familiares, Base de Datos Programa Pro-Huerta San Juan”
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ARBOL DE OBJETIVOS
Entregar los Informes Provinciales
completos y en termino
Entregar la Base de Datos Provincial
uniforme, completa y en termino
Organizar los tiempos
de los Tecnicos
Recibir la Base de Datos
por departamento en termino
Recibir la Base de Datos
por departamento completa
Recibir todas las Bases
de Datos por departamentos
Recibir la Base de Datos
Uniforme por departamento
Aumentar la Productividad
del Técnico en la carga de datos
Contar con los Recursos Adecuados
para la carga de datos
Agilizar la recolección
de planillas
Recolectar planillas
completas
Planificar los encuentros
entre Promotor y Técnico
Mayor eficiencia del promotor
en la recollección de datos
Facilitar el llenado
de planillas
Involucrar al promotor en
la importancia de la planilla
Desarrollar un método que ayude al
promotor en el llenado de la planilla
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I. METODOLOGÍA
El método a desarrollar consiste en la realización de planillas con datos pre-impresos de los beneficiarios, identificando a cada uno de ellos con un código
único (código de barras), reduciendo la tarea del promotor a marcar en la planilla la familia que retira la colección de semillas.
En la planilla se identificará a la familia por medio de dos responsables habilitados, contenidos en una cuadrícula.
A estas planillas pre-impresas se le anexarán planillas en blanco para aquellas familias que no estén registradas.
Por otro lado a cada familia se le entregará un carnet, por única vez, habilitándola a retirar la colección de semillas, mediante la simple presentación del
mismo, por cualquier integrante adulto de ella.
En caso de que en el momento de retirar la colección no posean el carnet, podrán hacerlo presentando el DNI de cualquiera de las dos personas habilitadas.
Con este procedimiento se agiliza la carga de la base de datos, ya que con un lector óptico o con el simple tipeo del código de identificación, se cargan
automáticamente los datos en la base de datos de la nueva temporada.
Los grupos auto dirigidos son equipos a los cuales se les plantea una meta o problema a resolver y ellos son autónomos en la forma de resolverlos,
decidiendo la forma en que enfrentarán el problema dentro de los parámetros pre-establecidos.
En este sentido, se busca desarrollar a los integrantes del equipo en sus capacidades para solucionar problemas cada vez mas difíciles, disminuyendo el
control de las actividades particulares que realizan.
Al implementar este procedimiento, los integrantes desarrollarán nuevas capacidades y aumentará la confianza entre ellos. Por lo cual ellos deberán tener en
claro que no colocarán en riesgo su futuro dentro del programa, por los posibles errores que puedan cometer como resultado de generar nuevas soluciones.
Por último se buscan metas claras a lograr, disminuyendo tensiones generalizadas.
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Objetivo general del procedimiento
Entregar los informes a coordinación nacional en forma y tiempo, junto con la base de datos total. Con esto se crea y demuestra una imagen de calidad
operativa del programa en San Juan.
Objetivos específicos del procedimiento
Enseñar y desarrollar al equipo en una actividad auto dirigida.
Comprensión por el equipo de trabajo de la importancia y valoración de la actividad del otro, creando una interdependencia entre los
integrantes. (trabajo en equipo)
A través de éste procedimiento, se crea un indicador cualitativo del equipo, que posibilitará evaluar el trabajo individual y grupal.
NOTA I:
Este indicador valorará:
Tiempo de presentación (cumplimiento de entregas).
El trabajo coordinado del técnico con el promotor.
Coordinación grupal.
Solidaridad y ayuda mutua.
Cooperación.
Integración, entre otros.
VENTAJAS
Se disminuye el conflicto y la incertidumbre.
Se organizan mejor las tareas
Se eliminan tiempos muertos
Se agiliza el proceso
Se aumenta la calidad operativa y la imagen del programa como equipo
Se unifican criterios
ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
1.
Se entregarán las planillas pre-impresas al técnico en las épocas de distribución de semillas.
2.
Se fijará una fecha de entrega total de las planillas, las que deben estar completas, al responsable de base de datos.
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3.
Las planillas se archivarán ordenadas por departamento en carpetas.
4.
Las panillas se cargarán a la base de datos, con el lector óptico o tipeo del código, en un tiempo pre-establecido.
5.
Luego se entregarán las bases de datos por departamento al técnico responsable. Éstos deberán realizar los informes solicitados, por coordinación,
con la base de datos, y los demás informes de otras actividades, en la fecha preestablecida.
6.
Dichos informes se archivarán junto con las planillas por departamento por el responsable de base de datos.
7.
El responsable de base de datos realizará los informes provinciales y se entregarán a coordinación nacional en término junto con la base de datos
correspondiente en cada temporada.
ETAPAS DE IMPLEMENTACIÓN:
PRIMERA PARTE
1. Se confeccionará un carnet o tarjeta que contendrá impreso:
a. Identificación del Programa Pro Huerta.
b. Un espacio en blanco destinado tanto a nombre y apellido como a DNI del beneficiario, que será escrito manualmente por el promotor.
c.
Un código de identificación único que identificará al departamento y al núcleo familiar.
d. Leyenda informativa sobre el motivo del carnet y su importancia.
2. Conjuntamente con el carnet se imprimirán las planillas por departamento que serán destinadas para el momento en que las familias retiren su
colección, en el cual se realizará en el relevamiento inicial y en las altas de beneficiarios de cada temporada.
Esta planilla contendrá impreso:
a. Código de identificación familiar
b. Apellido y nombre del beneficiario y persona a habilitar
c.
DNI del beneficiario y persona a habilitar
d. Información requerida de la huerta, grupo familiar y ocupación
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e. Firma del beneficiario
3. Tomando como referencia las capacitaciones y demás actividades del técnico de cada departamento, se procederá al relevamiento de los
beneficiarios.
En dichas actividades, el promotor de cada departamento relevará los datos personales y demás datos relacionados a la huerta de los beneficiarios.
A demás, se solicitarán los datos de otra persona mayor que se habilitará a retirar la colección y al mismo tiempo se les entregará el carnet.
Una vez terminada la recolección de datos se cargarán a la base de datos, logrando así una información real y precisa, que servirá de base para la
implementación del presente proyecto.
SEGUNDA PARTE
4. Una vez terminada esta tarea se imprimirán las planillas por promotor y ordenadas alfabéticamente con la información recolectada en la campaña
anterior, que serán destinadas para el momento en que las familias retiren su colección de aquí en adelante.
Esta planilla contendrá impreso:
a. Una casilla de verificación de entrega (único dato a completar por el Promotor de Pro Huerta)
b. Código de identificación familiar o Código de Barras (con el fin de facilitar posteriormente el llenado de la base de datos a través de un lector
óptico)
c.
Apellido y nombre del beneficiario y persona a habilitada
d. DNI del beneficiario y persona a habilitada
e. Firma del beneficiario
f.
Información de la huerta, grupo familiar y ocupación
La planilla estará organizada con una cuadricula que identificará al jefe de familia, su cónyuge u otra persona autorizada para retirar la colección
presentando su DNI en caso de no concurrir con el carnet.
5. Una vez finalizada la entrega de semillas el técnico retirará las planillas, en fecha previamente determinada, que serán archivadas en una carpeta
clasificada por departamento. Terminando allí la tarea del técnico.
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6. Para proceder a la carga de los datos la/s persona/s responsable/s tomará las planillas archivadas y mediante la utilización de un lector óptico o con
el simple tipeo del código de identificación familiar se cargarán automáticamente los datos de los beneficiario creando así la nueva base de datos por
temporada. De esta forma el tiempo necesario para realizar la tarea será mucho menor que el tradicionalmente utilizado.
PLANIFICACIÓN OPERATIVA DEL PROYECTO (2.004-2.007)
AÑO 2.004
I. Presentación de la idea del proyecto a la Coordinación Provincial.
II. Presentación y exposición del proyecto al equipo técnico y a las autoridades del INTA.
III. Evaluación y sugerencias por los integrantes del equipo.
IV. Presentación de la idea del proyecto a la Coordinación Nacional.1
AÑO 2.005
V. Etapa piloto ejecutada por cada técnico en cada departamento.2
VI. Puesta en marcha del proyecto (relevamiento).3
VII. Análisis y Evaluación de las actividades realizadas.4
VIII. Puesta en marcha de la segunda etapa del proyecto.5
IX. Control y medición del proceso realizado.6
AÑO 2.006 – 2007
X. Correcciones y retroalimentación del proceso. 7
XI.
Continuación y retroalimentación del proceso: correcciones pertinentes.
1
Primer informe
Segundo informe
Tercer informe
4
Cuarto informe
5
Quinto informe
6
Sexto informe
7
Séptimo informe
2
3
10