Organización e implementación del Archivo Desconcentrado en el Instituto Nacional Cardiovascular

Organización e implementación del Archivo
Desconcentrado en el Instituto Nacional
Cardiovascular
Lic. Carlos Andía Sánchez
Encargado de Archivo Desconcentrado
Instituto Nacional Cardiovascular
Logros del Archivo Desconcentrado del INCOR
1.
Organización de los documentos del archivo (2000-2012).
2.
Implementación del Archivo Administrativo Central.
3.
Reacondicionamiento de archivos periféricos.
4.
Aprobación de normas internas (transferencia y servicios).
5.
Primera capacitación en gestión documental.
6.
Inventario de los documentos (2000-2012).
7.
Aprobación del “Comité de Evaluación de Documentos”.
Origen del proceso INCOR
¡5 de abril 2011!
Etapas de la Gestión Archivística en INCOR
Organización documental
I.
I.
II.
III.
Funciones técnicas.
Organización de los documentos.
Descripción de la información.
Implementación del Archivo
II.
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
Diagnóstico
Normativa
Planificación
Personal
Ambiente
Acondicionamiento
Gestión del Sistema de Archivo
III.
I.
II.
III.
Transferencias documentales.
Programa de Control Documental (PCD).
Implantar un SGD.
I. Organización Documental
A.
Funciones técnicas
ACOPIO/DEPURA
ORGANIZACIÓN
DESCRIPCIÓN
CONSERVACIÓN
SELECCIÓN
SERVICIO
I. Organización Documental
B.
Organización de los documentos

La organización consiste en darle una estructura lógica al fondo
documental, de manera que represente al organismo y facilite la
localización de los documentos.
1. Clasificación: Formamos grupos mayores y menores
de documentos, según la estructura (áreas u oficinas).
2. Ordenación: Ubicamos cada unidad documental
dentro de la serie, por fechas, letras o números.
3. Codificación: Asignamos códigos a las unidades de
conservación para facilitar la ubicación documental.
I. Organización Documental
C.
Descripción de la información

Mediante elaboración de “instrumentos
(inventarios, catálogos, BD, etc.).
descriptivos”
II. Implementación del Archivo
A.
Diagnóstico

Identifica áreas y series documentales.

Revisar la legislación interna existente.

Cantidad de documentos en ml o m3.
II. Implementación del Archivo
B.
Normativas

Normas internas:




Directivas: 03-GG-204 y 16-GG-2013.
ROF-INCOR-2010.
Instructivos (organización, transferencia y servicios).
Normas externas:





Decreto Legislativo Nº 681 (1991).
Legislación Archivística (1999).
Ley del Procedimiento Administrativo Nº 27444 (2001).
Ley de Transparencia y Acceso Nº 27806 (2002).
Reglamento de aplicación de sanciones... (2008).
II. Implementación del Archivo
C.
Planificación

Define los objetivos y estudia los medios para concretarlos.

Implementa planes y programa las actividades necesarias.
II. Implementación del Archivo
D.
Personal
II. Implementación del Archivo
E.
Ambiente
II. Implementación del Archivo
F.
Acondicionamiento
III. Gestión del Sistema de Archivos

Un Sistema de Gestión de Archivos (SGA) procesa de
manera integral todos los documentos e información.
INGRESO
Archivos
gestión
PROCESAMIENTO
Archivo
periférico
Archivo
central
FLUJO DE DOCUMENTOS
SALIDA
Archivo
histórico
III. Gestión del Sistema de Archivos

Problemática



Es la concepción asistémica de la organización y la falta de una política institucional
en gestión documental.
Consecuencias

Falta de profesionales y técnicos especializados.

Gestión documental obsoleta.

Elevado costo administrativo.

Aumento indiscriminado de documentos.

Eliminación documental sin criterio técnico.
Alternativas:

Transferencias documentales.

Implementar un PCD.

Implantar un SGD.
III. Gestión del Sistema de Archivos
A.
Las transferencias documentales
Ventajas




Descongestionar el archivo secretarial.
Control de documentos e información
Requisito: Toda transferencia debe ir
acompañada del “inventario”.
III. Gestión del Sistema de Archivos
B.
Programa de Control de Documentos

Es una herramienta de gestión archivística que establece las series
documentales, precisando el número de años que deben conservarse
en cada nivel de archivo. Ejemplo:
III. Gestión del Sistema de Archivos
B.
Implantar SGD

Herramienta de gestión basada es un sistema informático.
Algunas pautas a seguir:
1.
2.
3.
4.
5.
Cómo quieres mejorar tus actividades.
Realiza un estudio previo de la GD/GA.
Ten varias visiones sobre la solución.
Piensa qué necesita la organización.
Delimita el alcance y los requisitos.
Conclusiones
Definir qué tipo de gestión
documental queremos
Gestión tradicional
de los documentos
•
•
•
•
Predominantemente manual.
Priorizan los soportes en papel.
Organiza en base a TD.
Ausencia de conocimiento archivístico.
Gestión moderna
de la información
•
•
•
•
•
Digital y computarizada.
Se basa en expedientes y asuntos.
Organiza por la estructura institucional.
Tiene conocimientos archivísticos.
Emplea Sistema de Gestión Documental.
Conclusiones

La gestión del archivo
se debe orientar por
resultados.
OBTENER
“RESULTADOS
”

El Sistema de Archivos
para
una
óptima
gestión administrativa.
Muchas Gracias