Administración de proyecto

A. PLANEACIÓN
Al concebir un medio ambiente para el desempeño eficiente de las personas que trabajan en a su alrededor, la tarea
esencial del arquitecto como administrador será que todos ellos entiendan las metas y objetivos del proyecto así
como los métodos para alcanzarlos. Planear es decidir con anticipación qué hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo y
quién debe hacerlo. En el proyecto existen basicamente tres elementos a planear:
1. Los elementos arquitectónicos: Implica elaborar todos los planes de los componentes arquitectónicos o urbanos
del proyecto, estos planes se realizan gráficamente y son los planos arquitectónicos y urbanos.
2. Los elementos constructivos: Es la elección tanto del sistema estructural, como del sistema de construcción que
se empleará tomando en cuenta los aspectos económicos, bioclimáticos y socio-culturales que giran en torno al
proyecto, para posteriormente representarlo también gráficamente por medio de planos. Éstos son los planos
constructivos.
3. Los elementos financieros: Es el desarrollo de la estrategia económica a seguir que nos permita la operatividad
durante el proyecto. La planeación financiera se realiza en diferentes etapas: estimado de costo, presupuesto
inflacionado, programación de obra, programación financiera, examen financiero final y flujo de efectivo.
B. ORGANIZACIÓN
Con el objeto de que las personas trabajen en forma coordinada para el logro efectivo de la meta del proyecto se
debe de diseñar y mantener una estructura de papeles o puestos. Por organización entendemos el arreglo de las
funciones que se estiman necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto. La organización nos dice en concreto
cómo y quién va a hacer cada tarea, y cómo lo va a hacer. La correcta organización del proyecto arquitectónico
comienza con la elaboración de un organigrama estructurado de tal manera que enfrente con éxito los
requerimientos de personal en el proyecto, y posteriormente se debe definir de manera técnica y precisa que función
desarrollará cada uno de los puestos colocados en él, así como el equipo necesario para cumplir con esa tarea. Se
deben estructurar organigramas para las tres áreas de trabajo del proyecto:
1. Área de gabinete o taller. Su función es la elaboración de los planes arquitectónicos, constructivos y financieros,
que regirán el curso del proyecto, así como la redacción de las especificaciones técnicas que ellos conllevan.
2. Área de control administrativo. Su función es recopilar, procesar y canalizar por los medios indicados toda la
información de carácter legal que se origine en el proyecto.
3. Área de construcción. Su función es la materialización del producto arquitectónico.
C. INTEGRACIÓN
La función de integración se refiere a la tarea de los administradores de llenar los puestos de la estructura de una
organización de manera que el proyecto pueda ser operado de manera competente, tanto en el presente como en el
futuro.
Aunque la integración se da en mayor medida al iniciarse la operación del proyecto (conseguir maquinaria, personal,
etc.) es una función permanente porque en forma constante hay que estar integrando recursos al proyecto, tanto para
proveer su crecimiento normal, como para sustituir los recursos que ya han disminuido: personas que renuncian, se
enferman, maquinaria que se descompone, recursos financieros no previstos, etc. En el proyecto arquitectónico se
integran:
1. Recursos humanos: Es la actividad de obtener en favor del proyecto el personal para realizar las tareas de las tres
áreas principales del proyecto (área de gabinete o taller, área de control administrativo y área de construcción).
2. Recursos materiales: También el administrador debe obtener para la realización de las tareas la maquinaria
mayor, equipo menor el equipo, las herramientas y los materiales necesarios para que el personal de las tres áreas
puedan realizar eficientemente sus tareas.
3. Recursos financieros: Finalmente, el administrador debe obtener el capital que, según el estudio hecho en la
planeación financiera, se requiera para garantizar la operación del proyecto.
D. DIRECCIÓN
Dirigir es el proceso de motivar a las personas para que intenten en forma voluntaria y entusiasta lograr las metas del
proyecto. La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo
planeado por medio de la autoridad del administrador, ejercida en base a:
1. La comprensión del factor humano: La dirección del proyecto debe estar basada entre otras cosas, en la
comprensión de lo que motiva a las personas que en él participan y de lo que le ocasiona satisfacción al contribuir
con los objetivos
2. El liderazgo:Para la ejecución del proyecto arquitectónico no se requiere sólo el agrupamiento de hombres, tiene
también que haber un “alma” que le de la unidad y vida al proceso, y ello lo debe representar el administrador.
3. La motivación: Administrar exige la creación y el mantenimiento de un medio en el que las personas trabajen en
grupo para obtener un fin común. Un administrador no puede hacer ésto sin saber que motiva a las personas. La
necesidad de introducir factores motivantes a los puestos de la organización, así como la de integrar estos papeles y
el puesto total del liderazgo, deben complementarse con un conocimiento profundo de la motivación
4. La comunicación: La comunicación cobra importancia en la etapa de dirección porque es la única forma en que
el administrador puede hacer partícipe de los planes a los demás integrantes del proyecto. Comunicar es el proceso
en virtud del cual nuestros conocimientos, intenciones, ideas, planes, etc., son conocidos por otros.
E. CONTROL
La función administrativa del control es la medición y corrección del desempeño para asegurar que los objetivos del
proyecto y los planes diseñados para alcanzarlos están siendo llevados a cabo correctamente. En el proyecto
arquitectónico difícilmente se pueden controlar el total de las tareas que se realizan durante su ejecución, sin
embargo, es posible controlar ciertos elementos estratégicos y con ello conducir el proyecto con mayores
posibilidades de éxito a los objetivos planteados originalmente en cuanto a calidad, costo y tiempo. Estos elementos
estratégicos a controlar en el proyecto arquitectónico son:
1. El proyecto ejecutivo. El control del proyecto ejecutivo es un proceso que debe iniciar con la planeación
arquitectónica misma. Controlar el proyecto ejecutivo significa verificar que todos los elementos urbanos,
arquitectónicos, y de carácter técnico ya sea constructivo, estructural o de instalaciones, se ajusten a los lineamientos
establecidos en las normas correspondientes.
El contenido mismo de los planos es un punto que está normatizado, ya que el Reglamento de Construcción del
Distrito Federal especifica que información mínima deben contener, y por lo tanto, ésto requiere ser verificado por
parte del arquitecto administrador.
El control del proyecto ejecutivo es un proceso que, al igual que todos los controles, debe conducir a acciones
correctivas, ésto es, nunca se deberá pasar por alto o tratar de ocultar algún detalle fuera de reglamento pues ello
originará retraso en la aprobación de la licencia y en general del proyecto.
2. La obra. El segundo elemento estratégico a controlar es la obra, y se hace asegurando que ésta cumpla con los
planes arquitectónicos, constructivos y financieros, dentro de los parámetros previamente estipulados de calidad,
costo y tiempo.
El control, también llamado supervisión de obra puede darse de dos maneras:
1. Cuando el cliente contrata a un tercero, con el fin de que él supervise los trabajos. En este caso se le denomina
supervisión externa.
2. Cuando el mismo administrador del proyecto dispone personal propio para llevar la supervisión de los trabajos, en
este caso se trata de una supervisión interna.
En conclusión, aunque cada proyecto es una entidad única con características diferentes de tiempo, capital, alcances,
estructura organizacional y dirección, en su forma más general todos ellos en su ejecución presentan una serie de
características propias de las distintas etapas del proceso administrativo, algunas veces muy claramente definidas y
otras un poco menos. Sin embargo, es claro que el proceso administrativo, cuyo fin es la optimización de los
resultados de cualquier empresa, representa una herramienta que obligadamente debemos considerar.