Informe Conformidad IV Trimestre 2013

INFORME DE SEGUIMIENTO A LA CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O
SERVICIO
IV TRIMESTRE DE 2013
Oficina Asesora de Planeación
MINISTERIO DEL INTERIOR
04 de Febrero de 2014
INFORME DE SEGUIMIENTO A LA CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O
SERVICIO
FECHA DE EMISIÓN: 04 de febrero de 2014
CONTENIDO DEL INFORME
1. PRODUCTO NO CONFORME DEL MINISTERIO DEL INTERIOR
El tratamiento del producto no conforme está señalado en el numeral 8.3 de las
Normas Técnicas de Calidad ISO 9001 de 2008 y GP 1000 de 2009. “La entidad
debe asegurarse de que el producto y/o servicio que no sea conforme con los
requisitos establecidos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no
intencionados. Se debe establecer un procedimiento documentado para definir los
controles y las responsabilidades y autoridades relacionadas para tratar el producto
y/o servicio no conforme”.
Conforme a lo anteriormente señalado el Ministerio del Interior cuenta con el
procedimiento “Control del Producto No conforme” en el cual se definen las
actividades para su tratamiento y se establece que trimestralmente debe realizarse
un seguimiento a la conformidad del producto y servicio prestados, y que cuando
una no conformidad se presente de manera reiterada debe realizarse un análisis de
causa raíz con el fin de encontrar su origen para poder evitarlo por medio de un plan
de mejoramiento.
A continuación se relacionan los procesos y/o subprocesos del Ministerio,
principalmente misionales, a los que se les realiza el seguimiento de la conformidad
del producto y/o servicio, estos procesos y/o subprocesos son los que generan
contacto directo con el cliente por medio de la prestación de un producto o servicio:
1
2
3
4
5
6
7
PROCESOS Y/O SUBPROCESOS A LOS QUE SE
LES REALIZA EL SEGUIMIENTO
Gestión de servicio al ciudadano
Gestión de los asuntos legislativos
Gestión de Proyectos de Decreto y de Resoluciones
Ejecutivas
Coordinación de los Procesos Electorales
Financiación de Proyectos para la Participación y
Fortalecimiento de la Democracia
Promoción de los mecanismos, instancias y canales
de participación ciudadana
Asuntos Indígenas, ROM y Minorías
REPORTO
NO
REPORTO
X
X
X
X
X
X
X
Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31
Sede Camargo. Calle 12B No. 8 – 38-Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.co
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8
9
10
11
12
13
14
15
PROCESOS Y/O SUBPROCESOS A LOS QUE SE
LES REALIZA EL SEGUIMIENTO
Asuntos para comunidades negras, afro colombianas,
palenqueras y raizales
Consulta Previa
Derechos Humanos
Financiación de proyectos para la Seguridad y
Convivencia Ciudadana
Gestión para la Seguridad y la Convivencia
Ciudadana
Gobierno y Gestión Territorial
Vigilancia y control
Asuntos Religiosos no católicos
TOTAL
REPORTO
NO
REPORTO
X
X
X
X
X
X
X
X
15
1.1 procesos y/o subprocesos que presentaron conformidad en sus productos
y/o servicios.
Proceso y/o
Subproceso
Gestión de
Tecnologías de
Comunicación e
Información/Gestión
de Servicio al
Ciudadano
Producto o
Servicio
Servicio de
Información al
Ciudadano
(Quejas,
Reclamos y
sugerencias
atendidas por
correo electrónico)
Diseño de Proyecto Conceptos
de Normas / Gestión jurídicos y
de los Asuntos
cuadros
Legislativos
comparativos de
vigencia de
Proyectos de Ley
y de Acto
Legislativo en
trámite en el
Congreso
Total
Total
Total
No. de
productos productos Productos
Productos
y/o
y/o
y/o
y/o Servicios
servicios
servicios Servicios
NO
Solicitados prestados Conformes CONFORMES
577
577
577
0
42
42
42
0
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Proceso y/o
Subproceso
Producto o
Servicio
Cuestionarios
para debates de
Control Político al
Ministro del
Interior
Diseño de Proyectos Proyectos de
de Normas/Gestión
Decretos o
de Proyectos de
Resoluciones
Decretos y
Ejecutivas
Resoluciones
Ejecutivas
Aplicación y
Actos
ejecución de
Administrativos
normas/Coordinación Plan de Garantías
de los procesos
para elecciones
electorales
ordinarias
Aplicación y
Financiación de
Ejecución de
Proyectos
Normas/Financiación aprobados
de Proyectos para la
Participación y el
Fortalecimiento para
la Democracia
Aplicación y
Talleres
Ejecución de
Normas/ Promoción
de los Mecanismos,
Instancias y Canales
de Participación
Ciudadana
Aplicación y
Resolución de
Ejecución de Normas Registro de
/ Asuntos Indígenas, constitución y
ROM y Minorías.
novedades de
asociaciones de
autoridades
tradicionales y/o
cabildos indígenas
Total
Total
Total
No. de
productos productos Productos
Productos
y/o
y/o
y/o
y/o Servicios
servicios
servicios Servicios
NO
Solicitados prestados Conformes CONFORMES
43
43
43
0
15
12
12
0
7
7
7
0
0
0
0
0
9
9
9
0
33
33
33
0
82
60
60
0
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Proceso y/o
Subproceso
Producto o
Servicio
Certificación de
existencia y
representación de
resguardos y/o
comunidades
indígenas y de
asociaciones
indígenas
Aplicación y
Ejecución de
Normas/ Asuntos
para Comunidades
Negras,
Afrocolombianas,
Raizales y
Palenqueras
Aplicación y
Ejecución de
Normas/ Derechos
Humanos
Resolución de
reconocimiento o
negación de las
comunidades
solicitantes que se
auto reconocen
como
parcialidades
indígenas
Actos
Administrativos
Total
Total
Total
No. de
productos productos Productos
Productos
y/o
y/o
y/o
y/o Servicios
servicios
servicios Servicios
NO
Solicitados prestados Conformes CONFORMES
298
266
266
0
15
15
15
0
41
41
41
0
4941
4941
4941
0
8
8
8
0
3
3
3
0
Certificaciones
Asesoría Gestión
Preventiva del
Riesgo en el Nivel
Territorial, de los
Derechos a la
Vida, la
Integridad, la
Libertad y la
Seguridad
Personal
Asesorar y asistir
técnicamente a
entidades
territoriales en
política de
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Proceso y/o
Subproceso
Aplicación y
Ejecución de
Normas/
Financiación de
Proyectos para la
Seguridad Y
Convivencia
Ciudadana
Aplicación y
Ejecución de
Normas/ Gestión
para la Seguridad y
Convivencia
Ciudadana
Aplicación y
Ejecución de
normas/ Gobierno y
Gestión Territorial
Producto o
Servicio
derechos
humanos,
formulación y
seguimiento de
programas y
proyectos
enfocados al
respeto y garantía
de los Derechos
Humanos
Fichas de
viabilización de
proyectos a
cofinanciar
Recomendaciones
Actas
Apreciaciones
Conceptos
Jurídicos relativos
a la gestión
pública,
descentralización
y Ordenamiento
Territorial
Elaboración del
contenido de
publicaciones,
Guías y cartillas
con lineamientos:
Implementación
de la política
pública de
Victimas del
conflicto armado,
Descentralización
Total
Total
Total
No. de
productos productos Productos
Productos
y/o
y/o
y/o
y/o Servicios
servicios
servicios Servicios
NO
Solicitados prestados Conformes CONFORMES
1287
581
581
0
578
578
578
0
22
22
22
0
198
198
198
0
30
30
30
0
1
1
1
0
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Proceso y/o
Subproceso
Producto o
Servicio
Total
Total
Total
No. de
productos productos Productos
Productos
y/o
y/o
y/o
y/o Servicios
servicios
servicios Servicios
NO
Solicitados prestados Conformes CONFORMES
y ordenamiento
territorial,
Campañas
publicitarias
contra la trata de
personas
Asesoría y
Asistencia Técnica
a las entidades
territoriales de
acuerdo con las
competencias de la
Dirección
Vigilancia y
Control/Inspección,
Vigilancia y Control
de las Federaciones
y Confederación
Nacional de Acción
Comunal
Gestión de Asuntos
Jurídicos/ Asuntos
religiosos no
católicos
Auto de apertura
de diligencia
preliminar
Auto de apertura
de investigación y
determinación de
cargos.
Auto que absuelve
o impone sanción.
Actos
administrativos
(Resolución
personería jurídica)
Certificaciones
638
638
638
0
3
3
3
0
0
0
0
0
0
0
0
0
423
169
169
0
594
594
594
0
1.2
proceso(s) y/o subproceso(s) que presentaron No Conformidades en su(s)
Producto(s) y/o Servicio(s).
Proceso y/o
Subproceso
Consulta
previa
Producto o
Servicio
Certificación
de Presencia
Total
productos
y/o
servicios
Solicitados
Total
producto
o
servicio
prestado
No. de
Productos
y/o
Servicios
Conformes
No. de
Productos
y/o Servicios
NO
CONFORMES
Nivel de
Conformidad
del producto
o servicio
820
669
647
22
96,7%
Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31
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
Consulta Previa
Producto o
Servicio
Total
Total
No. de
productos
producto o
Productos
y/o servicios
servicio
y/o Servicios
Solicitados
prestado
Conformes
No. de
Productos y/o
Servicios NO
CONFORMES
Nivel de
Conformidad
del producto o
servicio
Descripción de la NO
CONFORMIDAD
Como quiera que el trámite de
certificación de presencia o no de
Comunidades Étnicas en el área
de influencia de proyectos, obras o
actividades
genera
un
acto
administrativo
sobre
el
cual
procede el recurso de reposición
de conformidad con la Ley 1437 de
2011;
Para
el
Área
de
Certificaciones de la Dirección de
Consulta Previa resulta entonces
una NO CONFORMIDAD cuando
se debe ACLARAR, CORREGIR
y/o REVOCAR una certificación
que ya ha sido emitida.
Certificación
de
Presencia
820
669
647
22
96,7%
Es importante anotar que las
Fuentes de Información con las
que trabaja el Ministerio del
Interior,
dependen
de
las
actualizaciones
cartográficas,
geográficas y espaciales de
entidades ajenas a la institución
como el INCODER, IGAC; entre
otras. Así las cosas, la mayoría de
las NO CONFORMIDADES se dan
por
no
poseer
información
compartida o ausencia de registros
en las bases consultadas.
Es importante anotar que dentro
del Plan de Racionalización de
Trámites de la DCP, se ha
propuesto
un
convenio
interadministrativo
con
el
INCODER para el manejo de
bases de datos.
La dirección de Consulta Previa presento Productos No Conformes en los cuatro
trimestres de 2013:
I Trimestre 2013:
II Trimestre 2013:
7 Productos No Conformes
17 Productos No Conformes
Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31
Sede Camargo. Calle 12B No. 8 – 38-Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.co
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III Trimestre 2013: 16 Productos No Conformes
IV Trimestre 2013: 22 Productos No Conformes
Teniendo en cuenta que durante los cuatro trimestres de 2013 se presentaron
productos no conformes en la Dirección de Consulta previa y que de acuerdo a los
informes presentados las causas son similares se solicitó la realización de un plan de
mejoramiento que permita implementar las acciones correctivas definitivas.
Al igual que en los tres primeros trimestres de 2013, la Dirección de Consulta Previa
reportó en el cuarto, que la generación de productos no conformes se debe a que el
trámite de certificación de presencia de comunidades étnicas en el área de interés de
proyectos, obras o actividades, genera un acto administrativo sobre el cual procede un
recurso de reposición de conformidad con la Ley 1437 de 2011; por lo cual resulta una
no conformidad cuando se debe aclarar, corregir y/o revocar una certificación que ya ha
sido emitida. Adicionalmente, y al igual que en los otros trimestres reportaron que
muchas no conformidades se dan porque la Dirección no tiene información compartida
o por ausencia de registros en las bases consultadas, debido a que las fuentes de dicha
información con las que trabaja el Ministerio, dependen de las actualizaciones
cartográficas, geográficas y especiales que realizan otras entidades como INCODER,
IGAC, entre otras.
Totalidad de los Servicios y Productos
Periodo
Total
productos y/o
servicios
solicitados
Total
productos y/o
servicios
prestados
Total
productos y/o
servicios
conformes
Total
productos y/o
servicios NO
CONFORMES
Nivel de
Conformidad del
producto o
servicio
I Trimestre 2013
5844
5274
5264
10
99.81%
II Trimestre 2013
6505
6085
6063
22
99.64%
III Trimestre 2013
6651
10708
29708
6296
9540
27195
6274
9518
27119
22
22
76
99.65%
99.77%
99.72%
IV Trimestre 2013
TOTAL 2013
De diez mil setecientos ocho (10.708) productos o servicios prestados en el cuarto
trimestre de 2013 se presentaron veintidós (22) productos NO conformes:
Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31
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3. ALERTAS

Revisar con cada una de las dependencias del Ministerio del interior que
proporcionan productos y/o servicios al ciudadano, la necesidad de realizar la
actualización de las Características de Calidad de estos Productos y/o servicios para
mejorarlos.
Nota: En el proceso Aplicación y Ejecución de Normas, subproceso Asuntos para
Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras; fue eliminado
desde el tercer trimestre el producto Certificaciones Consejos Comunitarios, debido
a que las están reportando de manera unificada con el producto certificaciones.
Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31
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4. ACCIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO
Con base en los Informes trimestrales de Producto no Conforme presentados en el
año 2013 se le solicito plan de mejoramiento a las Direcciones de Consulta previa y de
Gobierno y Gestión Territorial con el propósito de que definitivamente se tomen las
medidas correctivas para que no vuelvan a presentar productos no conformes.
5. CONCLUSIONES

La recurrente presentación de productos no conformes en la Dirección de Consulta
Previa, hace evidente la necesidad de solicitarles un plan de mejoramiento por parte
de la Oficina Asesora de Planeación, que permita tomar las medidas correctivas
para evitar que se sigan presentando.

La Dirección de Gobierno y Gestión Territorial no presento productos no conformes
en el cuarto trimestre, no obstante teniendo en cuenta que los presento en los tres
primeros trimestres del año, la Oficina Asesora de Planeación considero pertinente
solicitarles un plan de mejoramiento para evitar que se vuelvan a presentar.

Teniendo en cuenta que el Ministerio del Interior presenta un nivel de satisfacción
del 99,77%% en el cuarto trimestre de 2013, se deben implementar las medidas
preventivas en todos los procesos y subprocesos y se solicitaron los
correspondientes planes de mejoramiento que permitan lograr un nivel de
satisfacción del 100% en los ciudadanos; buscando el mejoramiento continuo en la
prestación de bienes y/o servicios y del Sistema de Gestión de Calidad.
6. RECOMENDACIONES

La Oficina Asesora de Planeación debe dirigirse de manera personalizada y no
masiva a los enlaces o contactos con el fin de lograr que las Direcciones y
Subdirecciones que deben reportar trimestralmente el informe de producto No
conforme, lo hagan con oportunidad.
Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31
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7. ANEXOS

Informes de la conformidad del producto o servicio de 15 procesos y subprocesos.
Elaboró
Revisó y Aprobó
Diana Patricia Bohórquez Hernández
Profesional Especializado
Jacinto Montero Lora
Coordinador del Grupo de Mejoramiento
Continuo
Ernesto Chamucero Rojas
Jefe Oficina Asesora de Planeación (E)
TRD: 1103.28.02
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