INFORME DE SEGUIMIENTO A LA CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO IV TRIMESTRE DE 2012 Oficina Asesora de Planeación MINISTERIO DEL INTERIOR 14 de Marzo de 2013 INFORME DE SEGUIMIENTO A LA CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO FECHA DE EMISIÓN: 14 de Marzo de 2013 CONTENIDO DEL INFORME 1. PRODUCTO NO CONFORME DEL MINISTERIO DEL INTERIOR El tratamiento del producto no conforme está señalado en el numeral 8.3 de la ISO 9001 de 2008 y de la NTC GP 1000: 2009. Igualmente la entidad cuenta con el procedimiento Control del Producto No conforme, en el cual se establecen las actividades para su tratamiento. En éste se señala que trimestralmente se debe realizar un seguimiento a la conformidad del producto y que cuando se presente de manera reiterada un producto o servicio no conforme debe realizarse un análisis de causa raíz a fin de encontrar la causa que lo genera de tal forma que se pueda evitar que ocurra otra vez, para ello debe elaborarse un plan de mejoramiento. A continuación se relacionan los procesos y/o subprocesos a los que se realizó el último seguimiento de la conformidad del producto y/o servicio: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Servicio al Ciudadano. Gestión de Proyectos de Decreto y de Resoluciones Ejecutivas. Coordinación de los Procesos Electorales. Promoción de los Mecanismos, Instancias y Canales de Participación Ciudadana. Asuntos Indígenas, ROM y Minorías. Asistencia Técnica para la Seguridad y la Convivencia Ciudadana. Financiación de proyectos para la Seguridad y Convivencia Ciudadana. Consulta Previa. Inspección, Vigilancia y Control a las Federaciones y Confederación Nacional de Acción Comunales. 10. Asuntos Religiosos y Entidades Extranjeras sin ánimo de lucro. 11. Asuntos para comunidades Negras, Afro colombianas, Raizales y Palenqueras. 12. Financiación de Proyectos para la Participación y Fortalecimiento de la Democracia. 13. Derechos Humanos. 14. Gestión de los Asuntos Legislativos. 15. Gobierno y Gestión Territorial. Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31 Sede Camargo. Calle 12B No. 8 – 38-Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano [email protected] • Línea gratuita 018000910403 Página 2 de 10 1.1 procesos y/o subprocesos que presentaron conformidad en sus productos y/o servicios. Proceso y/o Subproceso Diseño de Proyectos de Normas/Gestión de Proyectos de Decretos y Resoluciones Ejecutivas Producto o Servicio Proyectos Decretos Resoluciones Ejecutivas de o Total No. de producto o Productos y/o servicio Servicios prestado Conformes No. de Productos y/o Servicios NO CONFORMES 9 9 0 Conceptos jurídicos y cuadros comparativos de vigencia de Proyectos de Ley y Diseño de Proyecto de de Acto Legislativo en en el Normas / Gestión de los trámite Congreso Asuntos Legislativos 9 9 0 Cuestionarios para debates de Control Político al Ministro del Interior 7 7 0 Aplicación y Ejecución de Normas/Financiación de Proyectos para la Financiación de Participación y el Proyectos aprobados Fortalecimiento para la Democracia 3 3 0 Certificaciones 750 750 0 Asesoría Gestión Preventiva del Riesgo en el Nivel Territorial, de los Derechos a la Vida, la Integridad, la Libertad y la Seguridad Personal 44 44 0 Gestión de Asuntos Jurídicos/ Asuntos religiosos no católicos Aplicación y Ejecución de Normas/ Derechos Humanos. Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31 Sede Camargo. Calle 12B No. 8 – 38-Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano [email protected] • Línea gratuita 018000910403 Página 3 de 10 Proceso y/o Subproceso Aplicación y Ejecución de normas/ Gobierno y Gestión Territorial Total No. de producto o Productos y/o servicio Servicios prestado Conformes Producto o Servicio No. de Productos y/o Servicios NO CONFORMES Asesoría para Incorporación Y Seguimiento del Componente de DDHH en Agendas Departamentales. 39 39 0 Conceptos Jurídicos relativos a la gestión pública, descentralización y Ordenamiento Territorial 31 31 0 2050 2050 0 29 29 0 411 411 0 Elaboración del contenido de publicaciones, Guías y cartillas con lineamientos: Implementación de la política pública de Victimas del conflicto armado, Descentralización ordenamiento territorial, y Campañas publicitarias contra la trata de personas. Aplicación y Ejecución de Normas/ Financiación Fichas de viabilización de Proyectos para la de proyectos a Seguridad Y Convivencia cofinanciar Ciudadana Aplicación y Ejecución Recomendaciones Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31 Sede Camargo. Calle 12B No. 8 – 38-Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano [email protected] • Línea gratuita 018000910403 Página 4 de 10 Proceso y/o Subproceso de Normas/ Gestión para la Seguridad y Convivencia Ciudadana Producto o Servicio Actas Apreciaciones 26 0 483 483 0 0 0 0 3397 3397 0 0 0 0 0 0 0 Resolución de Registro de constitución y novedades de asociaciones de autoridades tradicionales y/o cabildos indígenas 44 44 0 Certificación existencia representación resguardos comunidades indígenas y asociaciones indígenas 234 234 0 Actos Administrativos Certificaciones Aplicación y ejecución Actos Administrativos de normas/Coordinación Plan de Garantías de los procesos para elecciones electorales ordinarias Aplicación y Ejecución de Normas / Asuntos Indígenas, ROM y Minorías. No. de Productos y/o Servicios NO CONFORMES 0 26 Servicio de Información al Gestión de Tecnologías Ciudadano (Quejas, de Comunicación e Reclamos y Información/Gestión de sugerencias atendidas Servicio al Ciudadano por correo electrónico) Aplicación y Ejecución de Normas/ Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras Total No. de producto o Productos y/o servicio Servicios prestado Conformes 26 26 de y de y/o de Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31 Sede Camargo. Calle 12B No. 8 – 38-Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano [email protected] • Línea gratuita 018000910403 Página 5 de 10 Proceso y/o Subproceso Producto o Servicio Resolución de reconocimiento o negación de las comunidades solicitantes que se auto reconocen como parcialidades indígenas No. de Productos y/o Servicios NO CONFORMES 9 9 0 12 12 0 Auto de apertura de diligencia preliminar. 7 7 0 Auto de apertura de investigación y determinación de cargos. 0 0 0 Auto que absuelve o impone sanción. 0 0 0 Aplicación y Ejecución de Normas/ Promoción de los Mecanismos, Talleres Instancias y Canales de Participación Ciudadana Vigilancia y Control/Inspección, Vigilancia y Control de las Federaciones y Confederación Nacional de Acción Comunal Total No. de producto o Productos y/o servicio Servicios prestado Conformes 1.2 procesos y/o subprocesos que presentaron No Conformidades en sus Productos y/o Servicios. Consulta Previa Producto o Servicio Total producto o servicio prestado No. de Productos y/o Servicios Conformes Certificación de Presencia 456 446 No. de Nivel de Productos Conformidad y/o Servicios del producto NO o servicio CONFORMES 10 98% Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31 Sede Camargo. Calle 12B No. 8 – 38-Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano [email protected] • Línea gratuita 018000910403 Página 6 de 10 La dirección de Consulta Previa ha presentado continuamente durante el año 2012 productos No Conformes. I Trimestre 2012: II Trimestre 2012: III Trimestre 2012: IV Trimestre 2012: 0 Productos No Conformes 30 Productos No Conformes 14 Productos No Conformes 10 Productos No Conformes Por lo cual se le solicito la elaboración de un Plan de Mejoramiento con el fin de encontrar la causa origen del problema y plasmar las acciones para corregir la situación que se ha venido presentando. El Grupo de Mejoramiento Continuo de la Oficina Asesora de Planeación ya brindó la asesoría y el acompañamiento requerido para la elaboración del mencionado plan de mejoramiento. Asuntos Religiosos No Católicos Producto o Servicio Total producto o servicio prestado No. de Productos y/o Servicios Conformes Actos administrativos 284 282 No. de Nivel de Productos Conformidad y/o Servicios del producto NO o servicio CONFORMES 2 99% Debido a que es la primera vez que se reportan productos No Conformes por parte del subproceso de Asuntos religiosos no católicos, se procede a vigilar el reporte del próximo trimestre. En dado caso de que se sigan presentando productos no conformes, se le solicitará al subproceso realizar un Plan de Mejoramiento. En estos momentos el Grupo de Mejoramiento Continuo cuenta con el reporte de las acciones que se aplicaron, de acuerdo a las especificaciones previstas en el formato de características de calidad, a estos 2 productos no conformes, los cuales fueron errores de palabras y fueron corregidos por medio de la resolución 1931 del 4 de Diciembre de 2012 y la resolución 1930 de la misma fecha. Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31 Sede Camargo. Calle 12B No. 8 – 38-Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano [email protected] • Línea gratuita 018000910403 Página 7 de 10 Gobierno y Gestión Territorial Producto o Servicio Total producto o servicio prestado No. de Productos y/o Servicios Conformes No. de Productos y/o Servicios NO CONFORMES Nivel de Conformidad del producto o servicio Asesoría y Asistencia Técnica a las entidades territoriales de acuerdo con las competencias de la Dirección 1678 1674 4 99,9% La Dirección de Gobierno y Gestión Territorial ha venido presentando un producto no conforme en los 3 trimestres del año 2012, y en este último presentó 4 Productos No Conformes en el servicio de asesoría y asistencia. I Trimestre 2012: II Trimestre 2012: III Trimestre 2012: IV Trimestre 2012: 1 Producto No Conforme 1 Producto No Conforme 1 Producto No Conforme 4 Productos No Conformes El 3er trimestre del 2012, se solicitó a la dirección realizar un Plan de Mejoramiento para encontrar la causa de la continuidad de las no conformidades y aplicar las acciones correctivas. Para este trimestre se le volverá a solicitar el Plan de Mejoramiento para así lograr una mejora continua del sistema. 1.3. Totalidad de los Servicios y Productos Periodo 2012 Total producto o servicio prestado Totalidad de los productos y servicios conformes Totalidad de los productos y servicios no conformes Nivel de Conformidad del producto o servicio I Trimestre II Trimestre III Trimestre IV Trimestre 6781 10230 6866 10038 6777 10199 6850 10022 4 31 16 16 99,94% 99,70% 99,77% 99,84% De 33.915 Productos o Servicios Prestados en el 2012 se presentaron 67 productos NO conformes así: Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31 Sede Camargo. Calle 12B No. 8 – 38-Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano [email protected] • Línea gratuita 018000910403 Página 8 de 10 2. ALERTAS La no actualización del proceso de Formulación y Adopción de Políticas, puede continuar aumentando el riesgo de que se presenten hallazgos reiterativos que afecten la conformidad el sistema. Se debe agilizar la actualización del proceso de Formulación y Adopción de Políticas y designar un responsable para que atienda de manera efectiva los requerimientos de la Oficina Asesora de Planeación, es de anotar que a la fecha no se cuenta con seguimiento de la conformidad del producto. Enviar al Director de Consulta Previa un correo recordándole que debe hacer llegar lo más pronto posible el Plan de Mejoramiento trabajado con las respectivas firmas, a la Oficina Asesora de Planeación. Se tendrá en vigilancia el reporte del Subproceso de Asuntos Religiosos No Católicos, para el primer trimestre del año 2013. Realizar actualización de las Características de Calidad de los Productos y servicios del Ministerio del interior con la participación de cada una de las áreas relacionadas con los clientes externos de la entidad. Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31 Sede Camargo. Calle 12B No. 8 – 38-Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano [email protected] • Línea gratuita 018000910403 Página 9 de 10 3. ACCIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO Enviar correo al Director y enlaces de la Dirección de Gobierno y Gestión Territorial, informándoles que se debe realizar un Plan de Mejoramiento en el cual se definan acciones para el tratamiento del producto no conforme. 4. CONCLUSIÓN Luego de revisar y analizar los datos, se puede concluir que los productos y servicios que prestó el Ministerio del Interior en el IV trimestre del año 2012, se encuentran en un nivel satisfactorio dado que el nivel de conformidad fue de un 99,84%. No obstante se tendrá en revisión el 0,16% de productos y servicios No Conformes, dado que el objetivo es satisfacer a todos y cada uno de los clientes del Ministerio del Interior, logrando así la mejora continua del Sistema de Calidad. Es necesario destacar que los productos No Conformes de la Dirección de Consulta Previa han venido disminuyendo en cada trimestre y se espera que con la ejecución del Plan de Mejoramiento se eliminen completamente las No Conformidades. Elaboró Revisó y Aprobó Lizbeth Urzola Estrada Profesional Universitario Jacinto Montero Lora Coordinador del Grupo de Mejoramiento Continuo Andrés Jiménez Pava Jefe de la Oficina Asesora de Planeación TRD: Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31 Sede Camargo. Calle 12B No. 8 – 38-Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano [email protected] • Línea gratuita 018000910403 Página 10 de 10