Seminario Profesional MS PROJECT 2010

Seminario Profesional
MS PROJECT 2010
MODULO 3: Configuración de los recursos con
MS Project 2010.
Por lo general, los recursos son las personas incluidas en el plan del proyecto, estén o no
asignadas a tareas. Pero un recurso también puede incluir cualquier elemento que sirva
para llevar a cabo un proyecto, como equipos y otros materiales (por ejemplo, cemento o
servidores web).
Los recursos son las personas, equipamiento y material necesario para completar las
tareas del proyecto.
Con Project usted puede asignar recursos a las tareas y controlar las horas de utilización
de los mismos, el costo que tendrá dicho uso, etc. El listado de los recursos de un
proyecto se almacena junto con el mismo proyecto.
La información de los recursos dependerá del nivel de detalle con el que desee trabajar,
por lo que puede ingresar el nombre de los recursos para asignarlos a las tareas, o puede
introducir una mayor cantidad de datos acerca de éstos, por ejemplo, los costos de
utilización de los mismos, para tener un proyecto con información más detallada.
La asignación de recursos es una de las partes más importantes de la planificación y
administración de un proyecto. Por lo tanto, es recomendable utilizarlos cuando desee
realizar algunas de las siguientes actividades:
Realizar un seguimiento en los costos de las tareas y del proyecto.
Administrar el tiempo del personal y equipamiento asignado a las tareas.
Planificar las tareas a desarrollar por un grupo de recursos, es decir indicarles cuándo
deben comenzar y cuánto tiempo tienen para ejecutar esas tareas.
Observar la carga de trabajo de los recursos, es decir, si están sobreasignados o
infraasignados.
Delimitar las responsabilidades en la ejecución de las tareas del proyecto, lo que le
asegurará una buena descripción y comprensión del proyecto.
Project concentra su atención en dos aspectos de los recursos: su disponibilidad y
sus costos. La disponibilidad determina el momento en el que un recurso específico
influye sobre la ejecución de una tarea y la cantidad de trabajo que puede hacer, y los
costos hacen referencia al importe que será necesario pagar por ese recurso.
En este módulo configuraremos algunos de los recursos necesarios para completar el
proyecto de remodelación_oficina.mpp.
La posibilidad de gestión de recursos ofrecida por Project supone una de las mayores
ventajas si lo comparamos con herramientas de planificación de tareas, como por ejemplo
una simple agenda. En Project, no es necesario que configure los recursos ni que los
asigne a las tareas, pero sin esta información, podría tener un menor control sobre quién,
cuándo y qué costo suponen las personas que trabajan para el proyecto. La configuración
de la información de recurso en Project no le ocupará mucho tiempo, y sin embargo será
un tiempo bien empleado si uno de los objetivos del proyecto es el de reducir tiempo o
costos (y la mayoría de los proyectos complejos están regidos por un de estos factores o
incluso por los dos).
3.1 Configuración de los recursos humanos
Project trabaja con dos tipos de recursos: los recursos de trabajo y los recursos
materiales. Los recursos de trabajo son las personas y el equipamiento que realiza el
trabajo del proyecto. A continuación se enumeran algunos ejemplos de recursos de
trabajo.
Recurso de trabajo
Ejemplo
Persona individual identificada por
nombre
John Thorson; Jan Miksovsky
Persona individual identificada por
función o título de trabajo
Director; Operador de cámara
Grupos de personas con un objetivo
común; cuando asigna uno de estos
recursos a una tarea, no deberá
preocuparse de quién es el recurso
individual que representa, ni si el
recurso cuenta con los conocimientos
apropiados
Electricistas; Carpinteros; Extras
Los recursos de equipamiento no deben ser necesariamente transportables; también
puede ser considerado equipamiento un lugar o una pieza de maquinaria (por ejemplo, un
estudio de edición cinematográfica).
Todos los proyectos requieren recursos humanos, e incluso algunos proyectos es lo único
que necesitan. Aunque Project no es un sistema completo de gestión de personal o de
recursos, puede ayudarle a tomar decisiones sobre la administración de recursos de
trabajo y de costos financieros.
Ejercicio 3.1 Agregar recursos al proyecto
1. Haga clic en la pestaña Ver. En el grupo Vistas de recursos, haga clic en Hoja de
recursos.
2. En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre de un trabajo, material o
recurso genérico.
3. Si desea designar grupos de recursos (grupo de recursos: conjunto de recursos
que comparte algunas características y se clasifica con un nombre de grupo. Por
ejemplo, puede clasificar los recursos según la función del trabajo y utilizar
nombres de grupo del tipo fontaneros. O bien, puede clasificar por categorías los
recursos según el estado del empleo.), en el campo Grupo del nombre del recurso,
escriba el nombre del grupo.
4. Especifique el tipo de recurso:

Para especificar que se trata de un recurso de trabajo (recurso de trabajo:
recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una
tarea. Los recursos de trabajo consumen tiempo [horas o días] para completar las
tareas.), en el campo Tipo, haga clic en Trabajo.

Para especificar que se trata de un recurso material (recursos materiales:
materiales o suministros consumibles, como hormigón, madera o clavos.), en el
campo Tipo, haga clic en Material. En el campo Etiqueta de material, especifique
la etiqueta (etiqueta de material: unidad de medida de un recurso material, por
ejemplo, toneladas, metros cúbicos o pies.) (por ejemplo, yardas, toneladas o
cajas) del recurso.

Para especificar que se trata de un recurso de costo, en el campo Tipo,
haga clic en Costo.
5. En el campo Capacidad máxima del recurso, escriba el número total de unidades
(capacidad máxima: porcentaje máximo o número de unidades que tiene un
recurso para ser programado en cualquier tarea. El valor de capacidad máxima
indica la capacidad más alta para trabajar que tiene un recurso. El valor
predeterminado es 100 por ciento..) de disponibilidad de este recurso para este
proyecto. El valor de capacidad máxima especifica la disponibilidad total de este
recurso para este proyecto; por ejemplo, tiempo parcial o múltiplos.
Por ejemplo, si tiene un recurso disponible dos días por semana para el proyecto,
puede especificar como capacidad máxima el 40%. Puede usar esta capacidad para
especificar las distintas disponibilidades (disponibilidad: indica cuándo y cuánto
tiempo se puede programar un recurso para el trabajo asignado. La disponibilidad
viene determinada por los calendarios de proyectos y recursos, las fechas de
comienzo y fin de recursos o el nivel en el que está disponible el recurso para
trabajar.) de designación de un recurso. Por ejemplo, supongamos que cuenta con
un recurso denominado Ingenieros, un solo recurso que representa a tres ingenieros
individuales del equipo. Puede especificar la capacidad máxima de Ingenieros como
el 300%. Puede programar a los tres ingenieros a tiempo completo en un momento
dado sin sobreasignar (sobreasignación: el resultado de asignar más tareas a un
recurso de las que puede realizar en el período laborable disponible.) el recurso
Ingenieros.
Puede especificar la capacidad máxima como porcentaje (50%, 100%, 300%) o
como número decimal (0,5, 1, 3).
NOTAS


Para crear un recurso de presupuesto, seleccione el recurso, haga clic con el botón
secundario en el nombre del recurso y, a continuación, haga clic en Información.
Active la casilla de verificación Presupuesto.
Puede agregar un recurso de trabajo y la información asociada mediante la libreta
de direcciones de correo electrónico de MAPI (MAPI: el acrónimo en inglés de
Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería [Messaging Application
Programming Interface], que es la interfaz de programación estándar sugerida y
admitida por Microsoft para obtener acceso a la mensajería electrónica.) desde
Active Directory o desde Microsoft Project Server. Haga clic en la pestaña Recurso
y, en el grupo Insertar, haga clic en Agregar recursos. Haga clic en Crear equipo
desde la empresa (Project Professional únicamente), Active Directory o Libreta
de direcciones.
3.2 Introducción a los costos del recurso
El costo o presupuesto es uno de los lados del triángulo del proyecto.
Casi todos los proyectos poseen algún aspecto financiero, y el costo dirige el ámbito de
muchos proyectos.
El seguimiento y gestión de la información financiera permiten al administrador del
proyecto responder a preguntas importantes como:
¿Cuál es el costo total esperado del proyecto, basado en la estimación de los recursos
y la duración
de las tareas?
¿Se están utilizando recursos muy costosos que podrían realizarse con recursos más
económicos?
¿Cuál será el importe de un determinado tipo de recurso o tarea durante el transcurso
del proyecto?
¿Podremos sobrellevar el pago durante el tiempo estimado de duración del proyecto?
En muchos de los proyectos, los recursos materiales y de trabajo cubren la mayor parte
de los costos.
Para aprovechar las características de gestión de Project, el administrador del proyecto
debería conocer los costos asociados con cada recurso material y de trabajo. En el caso
de los recursos humanos, ésta sería una información difícil de conseguir. En muchas
organizaciones, sólo los especialistas de recursos humanos y un administrador con gran
experiencia podrían conocer los costos de todos los recursos de trabajo de un proyecto,
aunque se consideraría confidencial esta información. Dependiendo de las prioridades
del proyecto y de los estatutos de la organización, probablemente no sea capaz de
realizar un seguimiento de los costos del recurso. Si no tiene acceso a esta información,
su eficiencia como administrador del proyecto se verá reducida, y los inversores de los
proyectos deberían comprenderlo.
Los factores relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a
cabo las tareas y el modo en que se emplean los recursos, tales como trabajadores,
equipamiento y materiales. En algunos casos, el éxito de un proyecto se puede medir por
el acercamiento que se haya alcanzado entre los costos finales del proyecto y los costos
presupuestados o previstos.
3.3Tipo de costo (campo de recursos)
El campo Tipo de costo muestra el tipo de costo, que se ha seleccionado en la tabla de
búsqueda Tipo de costo, que se incluye con Microsoft Project y que se puede modificar
para reflejar los tipos de costos específicos de la organización.
Tipo de datos Enumerados (campo enumerado: tipo de campo cuyo contenido se
selecciona de una lista de opciones predefinidas. Por ejemplo, puede seleccionar el modo
de acumular los costos de los recursos en la lista del campo Acumular, que incluye los
valores Comienzo, Prorrateo y Fin.) (campo enumerado tipo de campo cuyo contenido
se selecciona de una lista de opciones predefinidas. Por ejemplo, puede seleccionar el
modo de acumular los costos de los recursos en la lista del campo Acumular, que incluye
los valores Comienzo, Prorrateo y Fin.
Tipo de entrada Especificada (campo especificado: campo en el que se puede escribir
o modificar información. Es lo contrario a un campo calculado, donde Project calcula y
especifica la información.) (campo especificado campo en el que se puede escribir o
modificar información. Es lo contrario a un campo calculado, donde Project calcula y
especifica la información.
Recomendaciones Agregue el campo Tipo de costo a una página de recursos cuando
desee poder indicar el tipo de costo de un recurso seleccionado. Los tipos de costo
pueden ser elementos como costos de trabajo o materiales, costos fijos y por hora o
cualquier tipo de costo apropiado para la organización.
Ejemplo Usted es el administrador de recursos para el desarrollo de una solución de
servicio al cliente basada en web y desea realizar el seguimiento de los detalles de costos
de recursos. Agrega el campo Tipo de costo al Centro de recursos para asegurarse de
que todos los líderes del equipo especifiquen el tipo de costo para los recursos del
proyecto.
Planificación de Proyectos con MS PROJECT
Guía de Trabajos Prácticos Nº 3: Configuración de los recursos
Objetivos:
-
Configuración de los recursos humanos, de equipamiento y materiales
Organización de los recursos en grupos
Introducción de información adicional en un campo de texto
Ejercicio 1:
a) Abrir el archivo remodelación_oficina.mpp de la carpeta D:\Curso Project
b)
Visualice la Vista Hoja de recurso e ingrese los recursos tal como se
especifica a continuación:
c)
Observe que los tres primeros recursos corresponden a recursos de trabajo
con tasa estándar, es decir, el costo estará en función del esfuerzo de trabajo
(cantidad de horas y del valor del trabajo especificado). Para el ayudante se especifica
también costo de hs extras que será el valor utilizado cuando el recurso se excede de
la carga horaria diaria prevista en el calendario del recurso.
d)
Para el recurso de la fila 4 (Carpintero) se especifica un costo por uso, esto
quiere decir que, no importa cuanto tiempo demande su tarea cobrará esta cifra.
e)
Para los recursos materiales de las filas 15 y 16, se especifica una unidad
de medida y el costo de la unidad. Ej. 14$ el litro de pintura.
f)
Cambie el formato de la capacidad máxima para que se especifique en
unidades decimales y no en porcentaje.
g)
Modificar el tipo de acumulación de costos del recurso 16 “Alfombras” a
“Fin”.
h)
Modifique los nombres de recursos que hacen alusión a cargos: “Jefe de
oficina” y “Jefe de Operaciones” por los nombres “Alejandro Pizarro” y “Carlos Fortier”,
respectivamente. Qué efectos produce esta modificación en cuanto a la identificación
de los recursos?
i)
Se ha decidido alquilar el servidor: modifique el costo a 300$ por mes,
monto que deberá abonarse a principio de mes, por lo que se requiere una
acumulación al inicio.
j)
Una forma de ingresar o modificar datos de los recursos es a través del
cuadro de diálogo “Información del Recurso” que se encuentra en la barra de
herramientas hoja de recursos, siempre que la vista sea de Recursos. Seleccione el
recurso “Técnico Informático”, oprima el botón Información del Recurso. En el cuadro
de diálogo que aparece, seleccione la pestaña “Costo” y agregue un costo de horas
extras de 40$ la hora.
k)
Agregue una nota al recurso servidor, en la cual se indiquen sus
especificaciones técnicas relevantes: “Servidor marca HEWLETT PACKARD, modelo
LX-PRO, incluye soporte ante fallas mediante un esquema RAID 5”.
l)
Modifique el símbolo predeterminado de los costos, de pesos a pesetas
(ptas) ó a euros (€).
m)
Visualizar los datos de la Hoja de Recursos por Grupos de recursos.
n)
En la vista Hoja de Recursos, insertar una nueva columna para especificar el
dato de nombre del proyecto.
o)
Utilice la opción –
Filtros: y seleccione “Recursos Materiales” para
visualizar únicamente estos recursos.
Ejercicio 2: Repaso
Continúe con el proyecto del Práctico 2, “Fiesta de cumpleaños”, y configure los recursos
necesarios par determinar el costo total del proyecto.