5. Forma de control de los registros

UNIVERSIDAD
TECNOLÓGICA
NACIONAL
CONTROL
DE
REGISTROS
AMIGA – PC 06
Prep: DSM
Hoja 1 de 2
Rev. : 0
Apr.: BG
Fecha: 21/06/2010
OBJETIVO: Establecer la forma en que los Registros de Calidad se deben: identificar, crear,
modificar y eliminar, archivar, conservar, acceder y actualizar.
ALCANCE: Se aplica a todos los registros que evidencien el cumplimiento de las actividades del
Sistema de la Calidad.
DEFINICIONES: No aplicable
RESPONSABILIDADES:

Del Responsable de Administración del Sistema de Calidad
 Verificar que se cumpla el presente procedimiento.
 Notificar y coordinar la disposición de los registros del Sistema de la Calidad una vez
cumplido el periodo de retención.

Del Responsable de los Registros de la Calidad
 Cumplir este procedimiento
 Verificar que los Registros de la Calidad estén convenientemente identificados, sean legibles, completos y accesibles a los involucrados.
 Conservar y actualizar correctamente los Registros de la Calidad.
ACTIVIDADES
1. Identificación de Registros de la Calidad
Los Registros de la Calidad se identifican en los Procedimientos Generales e Instructivos de
Trabajo del Sistema de la Calidad, a los cuales están asociados. Estos registros deben ser legibles, completos, autoexplicativos y accesibles a los involucrados. Cuando sea conveniente consta
la aprobación y/o la identificación de la persona que realizó la recolección de los datos.
2. Creación, modificación y eliminación de los Registros de la Calidad
Cuando sea necesario para satisfacer los requisitos del Sistema de la Calidad, se crearán,
modificarán o eliminarán los Registros de la Calidad. El Responsable de Administración del Sistema de la Calidad notificará a todos los involucrados, siguiendo los lineamientos del procedimiento
AMIGA PC 02 DISTRIBUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN POR SISTEMA INFORMÁTICO.
La disposición final de los registros de la calidad está establecida en AMIGA – DC Mz 02
UBICACIÓN DE REGISTROS.
3. Archivo de los Registros de la Calidad
El responsable del archivo, el tiempo de conservación, responsable y el tipo de soporte de los
Registros de la Calidad se indica en AMIGA – DC Mz 02 UBICACIÓN DE REGISTROS.
4. Conservación de los Registros de la Calidad
Durante su permanencia en el archivo, los Registros de la Calidad en papel son conservados
en instalaciones adecuadas ( armarios de la oficina, en Dirección y taller).
Si el soporte del archivo es un medio de almacenamiento informatizado, se conserva una copia de seguridad durante el periodo en el que se mantiene el registro.
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TECNOLÓGICA
NACIONAL
CONTROL
DE
REGISTROS
AMIGA – PC 06
Prep: DSM
Hoja 2 de 2
Rev. : 0
Apr.: BG
Fecha: 21/06/2010
5. Forma de control de los registros
Los controles establecidos son:



Control visual del contenido de los registros para verificar que no se hayan adulterados
los datos, se llenen todos los casilleros, las correcciones realizadas se hayan salvado.
Verificación de la utilización del registro y su frecuencia de uso.
Verificación la veracidad de la información: por medio del encadenamiento o trazabilidad
que tienen determinados registros.
6. Acceso a los Registros de la Calidad
Los Registros de la Calidad podrán ser consultados por toda persona que deba utilizar la información que contienen. También tendrán acceso los clientes cuando esté establecido en cláusulas contractuales.
En ningún caso se deberá alterar la información existente.
Podrá establecerse un acceso restringido a algunos de los registros cuando sea necesario por
cuestiones de confidencialidad.
REGISTROS: No aplicable