02 Procedimiento Inventario Hardware Software

UNIVERSIDAD DE PANAMÁ
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
VICERRECTORÍA ACÁDEMICA
No. DE REVISIÓN: 1
FECHA: 01-03-2013
PAGINA
CODIGO
CTIC-MP-02
1 de 3
DOCUMENTO: Procedimiento
DIRECCIÓN: Coordinación de Tecnología de Información y Comunicación (CTIC)
TITULO: Inventario Físico de Hardware y Software de la Vicerrectoría Académica
REFERENCIA DE LA NORMA: ISO 9001:2008
1.
Objetivo:
Actualizar el inventario de activos de Hardware y Software de la Vicerrectoría Académica en
correspondencia con Bienes Patrimoniales de la institución.
2.
Definiciones:
El glosario de términos utilizado en este Procedimiento se encuentra en el Manual de Sistema de
Gestión de calidad (SGC-VA)
3.
Alcance:
Este procedimiento inicia cuando el Coordinador de la CTIC notifica a través de nota y/o correo, a los
Directores y/o Coordinadores de la Vicerrectoría Académica que el personal de Soporte Técnico de
esta Vicerrectoría realizará el Inventario Físico de Hardware y Software en su unidad administrativa.
Este procedimiento termina cuando se valida contra el reporte de Bienes Patrimoniales de la
institución y se envía copia del inventario a la Dirección Administrativa de la Vicerrectoría
Académica.
4.
Referencia de otros documentos:
 Formulario de Inventario de Hardware y Software de la Vicerrectoría Académica.
 Formulario de Descarte de Equipos de Tecnología
 Formulario de Movimiento de Equipos de Tecnología.
ELABORÓ
Nombre:
Firma:
Fecha:
CONTROL DE EMISIÓN
REVISÓ
Nombre:
Firma:
Fecha:
AUTORIZÓ
Nombre:
Firma:
Fecha:
UNIVERSIDAD DE PANAMÁ
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
VICERRECTORÍA ACÁDEMICA
No. DE REVISIÓN: 1
FECHA: 01-03-2013
PAGINA
CODIGO
CTIC-MP-02
2 de 3
DOCUMENTO: Procedimiento
DIRECCIÓN: Coordinación de Tecnología de Información y Comunicación (CTIC)
TITULO: Inventario Físico de Hardware y Software de la Vicerrectoría Académica
REFERENCIA DE LA NORMA: ISO 9001:2008
5. Descripción o secuencias lógicas:
ACTIVIDAD
Levantamiento de
Inventario
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
El Coordinador de CTIC, gira instrucción a la
secretaria para el envío de nota y/o correo Coordinador de CTIC/
electrónico a los Directores y/o Coordinación Secretaria
notificando que el personal de Soporte Técnico
realizará el inventario Físico de Hardware y
Software de la unidad administrativa a su
cargo. Este inventario es realizado todos los
años.
El Coordinador de CTIC asigna al Personal de Personal de Soporte
Soporte Técnico a través de un correo Técnico de CTIC
electrónico, el levantamiento del Formulario
de Inventario Físico de Hardware y Software
de la Vicerrectoría Académica
El personal de soporte técnico atiende la
asignación del levantamiento de inventario
Físico de los equipos de cada Dirección y/o
Coordinación de la Vicerrectoría Académica y
lo registra en los Formularios de Inventario
Físico los detalles de acuerdo al tipo.
Hardware:
Registra en el Formulario de Inventario Físico
de Hardware de acuerdo a los campos
descritos.
Software:
Registra en el Formulario de Inventario Físico
de Software de acuerdo a los campos descritos
y se tipifica de acuerdo al tipo de usuario: sin
aplicaciones académicas y con aplicaciones
académicas.
ELABORÓ
Nombre:
Firma:
Fecha:
CONTROL DE EMISIÓN
REVISÓ
Nombre:
Firma:
Fecha:
AUTORIZÓ
Nombre:
Firma:
Fecha:
UNIVERSIDAD DE PANAMÁ
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
VICERRECTORÍA ACÁDEMICA
No. DE REVISIÓN: 1
FECHA: 01-03-2013
PAGINA
CODIGO
CTIC-MP-02
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DOCUMENTO: Procedimiento
DIRECCIÓN: Coordinación de Tecnología de Información y Comunicación (CTIC)
TITULO: Inventario Físico de Hardware y Software de la Vicerrectoría Académica
REFERENCIA DE LA NORMA: ISO 9001:2008
El personal de soporte técnico elabora un
informe con el Inventario Físico de Hardware y
Software de la Vicerrectoría Académica y lo
entrega al Coordinador de CTIC en formato
digital e impreso.
Coordinador de CTIC
Personal de Soporte
Técnico de CTIC
El Coordinador de CTIC le da instrucciones a
la Secretaria para que confeccione nota para la
Dirección Administrativa de la Vicerrectoría
Académica con el adjunto del Inventario Físico
de Hardware y Software, para que lo centralice
y haga balance con el reporte de Bienes
Patrimoniales de la institución.
El Coordinador de CTIC, gira instrucciones a la Secretaria
Secretaria que archive el Inventario de
Hardware y Software de la Vicerrectoría
Académica por año.
6.
Anexos:
Formulario de Inventario Físico de Hardware
Formulario de Inventario Físico de Software
ELABORÓ
Nombre:
Firma:
Fecha:
CONTROL DE EMISIÓN
REVISÓ
Nombre:
Firma:
Fecha:
AUTORIZÓ
Nombre:
Firma:
Fecha: