Procedimiento Rendición

GOBIERNO DE CHILE
SUBSECRETARÍA DE PESCA
PROCEDIMIENTOS PARA EL
DISEÑO, EJECUCIÓN Y ENTREGA
DE RENDICIONES DE CUENTAS
DIRIGIDO A ORGANISMOS PERTENECIENTES AL
SECTOR DE LA PESCA ARTESANAL
INTRODUCCIÓN
El siguiente texto, describe los procedimientos, antecedentes
y documentos básicos necesarios para confeccionar la
rendición de cuentas, correspondiente organismos
relacionados en el ámbito de la Pesca Artesanal.
Es por ello, que se explica en detalle, como deben ser
presentados cada documento que respalde un gasto o
desembolso y su correspondiente detalle.
A continuación se presenta un esquema secuencial de
presentación, el cual facilita la labor tanto de quien rinde,
como la tarea de quien revisa.
El procedimiento de rendición que a continuación se entrega,
si es seguido en estricto rigor al objetivo en él implícito, será
una valiosa herramienta tanto para nuestra Institución y entes
fiscalizadores, como para el organismo que rinde, el cual se
beneficiará con la agilidad y fluidez en la entrega de los
recursos solicitados.
Esquema de rendición de cuentas
A continuación, se describe el esquema tipo en que se debe
presentar una rendición de cuentas, según la siguiente
clasificación:
I.II.III.IV.V.VI.VII.VIII.-
Detalle de Rendición de Cuentas
Pasajes, boletos de locomoción y boletos de peaje
Facturas
Boletas de compraventa
Boleta de honorarios
Lista de acreditación de participantes
Documentos Objetados (se refiere a los rechazados)
Numeración correlativa de todos los Documentos
I.- Detalle de Rendición de Cuentas
Es importante señalar que la rendición de cuentas
propiamente tal, debe tener alguna especie de codificación
para identificarla, la cual es asignada por el organismo
encargado de rendir.
La rendición debe ser presentada de manera clara, precisa y
detallada, con documentos mercantiles validos, legibles y en
original, todos ellos a nombre de esta Subsecretaria de
Estado. Enumerando e identificando cada documento y
nombrando a los proveedores emisores del documento, junto
a todos los demás antecedentes se encuentran en las hojas
respectivas.
Este detalle es sumamente importante, ya que en él se
identifican rápida y precisamente todos los documentos en
revisión.
Del mismo modo se debe tener especial cuidado en cuanto a
la concordancia entre las fechas de los documentos
presentados y la de los eventos a financiar.
Ver Anexo 1
II.- Pasajes, Boletos de Locomoción y Boletos de Peaje
1.- En primer lugar, las hojas deben en la parte superior,
indicar la respectiva fecha.
2.- Los documentos deben estar adheridos a ella en orden
cronológico, de la siguiente manera: Mes, Día y Hora.
3.- Cada documento debe estar firmado al reverso por quien
los utilizó, además de su nombre y C.I.
4.- Sin perjuicio de los anterior, en la parte inferior de cada
documento adherido a la hojas debe indicar, con letra
clara el nombre de quien utilizó el documento, la C.I.,
función o cargo, fecha, origen y destino, monto.
5.- En la parte inferior de cada hoja de la rendición, se debe
indicar la suma total de los documentos adheridos en la
respectiva hoja.
Ver Anexo 2
III.- Facturas
Es el documento más aconsejable para las rendiciones, pues
expresa en detalle los Bienes y/o servicios adquiridos. En
ellas, se entiende que por su propia naturaleza, deben
contener las formalidades del caso, es decir, fecha, detalle de
los artículos, mercaderías o servicios otorgados, timbre,
firma, fecha y responsable de la cancelación.
Independiente de estas formalidades inherentes de una
factura, es necesario indicar en la hoja en la cual están
adheridas o en hoja anexa, una explicación, motivo o
finalidad por la que se produjo el desembolso.
Ver Anexo 3
IV.- Boletas de Compraventa
En lo que se refiere a boletas de compraventa, se entiende
que éstas no indican detalle, solamente fecha y monto, es por
ello que deben incluir, sin excepción, lo siguiente:
1.- En primer lugar, las hojas deben en la parte superior,
indicar la fecha.
2.- Es importante para efecto de facilitar el control, separar
en hojas distintas, las boletas por concepto de útiles y
suministros de oficina y las boletas por concepto de
consumo de colaciones, alimentos, frutas, mercaderías y
similares.
3.- Los documentos deben estar adheridos a ella en orden
cronológico, de la siguiente manera: Mes, Día y Hora.
4.- Cada documento debe estar firmado al reverso por
quien los utilizó, además de su nombre y C.I.
5.- Sin embargo, además de estos procedimientos, en la parte
inferior de cada documento adherido a las hojas debe
indicar, con letra clara el nombre de quien compró, la
C.I., función o cargo, fecha, motivo de la compra.
6.- En la parte inferior de cada hoja de la rendición, se debe
indicar la suma total de los documentos adheridos a la
hoja.
Ver Anexo 4 y Anexo 5
V.- Boleta de Honorarios
Debe contener las formalidades propias de una boleta de
honorarios, es decir, nombre, fecha, beneficiario del servicio,
Rut, monto y especialmente debe precisar en detalle el
motivo del servicio prestado. Cabe hacer presente que este
documento sólo será aceptado cuando permita justificar un
desembolso por concepto de una prestación de servicios
profesionales y no para justificar gastos por adquisiciones de
bienes u otros.
VI.- Lista de Acreditación de Participantes
Es indispensable indicar clara y específicamente el número
de participantes, su identidad y lugar de origen,
especialmente corroborando esta información con su
respectiva firma. Es obligatorio llenar todos los casilleros,
de lo contrario amerita objeción.
También, para mayor control y análisis de estadísticas, es
recomendable tener en listas separadas a los participantes que
provienen de localidades distantes de la zona del evento de
los que pertenecen a la zona del evento. El motivo, es
diferenciar a los que implican un mayor costo, por la
alimentación, traslado y alojamiento, así como también para
contrastar
la
información
con
los
documentos
individualizados de la rendición.
Ver Anexo 6 y Anexo 7
VII.- Documentos Objetados (se refiere a los rechazados)
Es importante señalar que para seguir la línea de acciones
aquí presentadas, no se aceptaran otros documentos que no
estén descritos en el presente texto, ejemplo:
-
Recibos de cualquier naturaleza
Actas de inversión (se debe optar algún documento
descrito)
Cualquier documento descrito anteriormente que se
encuentre incompleto
VIII.- Numeración Correlativa de todos los Documentos
Además, es importante enumerar cada documento adherido
en forma correlativa, de preferencia con lápiz plumón y
encerrado en un círculo, debido a que facilita la labor de
quien revisa la rendición (ejemplo en anexos adjuntos), ya
que si existiesen observaciones (corregir a futuro) u
objeciones (reemplazar o completar), estos documentos son
de fácil identificación, ya sea por su organismo o por nuestro
departamento revisor.
ANEXOS