Consorcio - BTB Soft

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MANUAL DE
CONSORCIOS
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1
INDICE
1. INFORMACION GENERAL
3
2. CUENTAS Y CLASE DE GASTOS
4
3. CONFIGURACION
6
4. UNIDADES FUNCIONALES
10
4.1. Archivo de Unidades
10
4.2. Listados de Unidades
13
4.3. Distribución de Gastos por Unidad
14
4.4. Grupos de Unidades
15
5. GASTOS
16
5.1. Registración de Gastos
16
5.2. Modelos de Gastos
23
5.3. Tratamiento de Previsiones
24
5.4. Consultas de Gastos
24
5.5. Gastos por Area y por Unidad
25
6. LIQUIDACION DE EXPENSAS
27
6.1. Procedimiento
27
6.2. Consultas
30
6.3. Borrado
31
6.4. Recibos e Informes
31
6.4.1. Recibos
32
6.4.2. Distribución de Expensas
34
6.4.4. Detalle de Gastos
35
6.4.5. Resumen de Liquidación
36
6.4.6. Impresión Múltiple
38
6.4.7. Configuración de Impresión
38
7. LIQUIDACION DE PUNITORIOS
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39
CONSORCIOS
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8. MAESTROS AUXILIARES
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2
41
8.1. Administradores
41
8.2. Tipos de Débito
42
8.3. Proveedores
43
8.4. Datos del Consorcio
43
9. INFORMACION CONJUNTA
45
10. IMPORTACION DESDE DOS
46
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3
1. INFORMACION GENERAL
Los objetivos del sistema de Consorcios son:

Registrar los Gastos en que incurre el Consorcio, distribuirlos entre las distintas Clases de
Gastos que establece el Reglamento de Copropiedad y generar los movimientos de cuentas
corrientes de proveedores, de banco y de caja originados en esos gastos.

Presentar al Consorcio un detalle mensual de Gastos incurridos en ese período, clasificados
por Clase de Gastos.

Calcular las Expensas que corresponden a cada Unidad en cada período, de acuerdo con los
porcentajes que le corresponden sobre cada Clase de Gastos, según lo que establece el
Reglamento de Copropiedad.

Emitir los recibos de las Expensas y registrar su cobranza, generando simultáneamente los
movimientos de las cuentas corrientes de las Unidades, del banco y de caja originados por
esos ingresos.

Controlar las cuentas corrientes de las Unidades y registrar los intereses punitorios por
eventuales atrasos.

Presentar al Consorcio un detalle de las Expensas calculadas en cada período así como de
las expensas atrasadas, punitorios y otras deudas de Unidades con el Consorcio.

Llevar registros adecuados de las operaciones del Consorcio, incluyendo las deudas (cuentas
de proveedores, cargas sociales), créditos (cuentas de Unidades), ingresos (expensas,
punitorios, fondos especiales) y gastos.
Para conformar el sistema de Consorcios, el módulo de Expensas opera en conexión con los
módulos generales de Contabilidad y de Subcuentas (Cuentas corrientes de Unidades y
Proveedores, Bancos y Valores). Cuando se opera en el sistema de Consorcios, el módulo de
Subcuentas no incluye las opciones de Centros de Costos.
Cuando se lean los Manuales o Ayudas relacionados con los temas mencionados en el párrafo
anterior (en especial Información General, Contabilidad, Cuentas Corrientes, Valores, Bancos y
Pagos) que fueron escritos para los sistemas de Gestión General, debe entenderse como
equivalentes a las palabras Cliente – Unidad Funcional y Empresa – Consorcio.
Una empresa generada bajo un sistema de Gestión no puede ser vista desde el sistema
´Consorcios´ y viceversa.
En una computadora donde conviven empresas creadas bajo Gestión y bajo Consorcios,
cuando se desea abrir una carpeta desde una aplicación como Sueldos, Reparar, etc.
aparecerá una columna adicional (Familia), que indica bajo qué aplicación fue creada cada
carpeta.
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2. CUENTAS Y CLASE DE GASTOS
Una cuenta contable de Consorcios (ver Manual de Cuentas), ofrece algunas opciones menos que
las utilizadas en los sistemas de Gestión general (IVA, Moneda Extranjera y Centros de Costos),
pero tiene dos campos adicionales.
El check Incluir en Informe de Efectivo (sólo disponible en cuentas de Activo y Pasivo) indica
una cuenta cuyos movimientos y/o saldo se desea ver, para un mejor control, en conjunto con sus
similares de otros Consorcios.
El otro campo adicional, denominado Modo de Prorratear Gastos, funciona únicamente con
las cuentas de Pérdidas (Gastos).
Ese campo describe la forma en que los importes incluidos en una cuenta de Gastos se
distribuyen entre las distintas Clases de Gastos, lo cual a su vez determina cuáles
copropietarios se harán cargo de esa erogación.
Para la distribución de los gastos del Consorcio, es habitual que la escritura y reglamento de
copropiedad establezcan distintas áreas físicas dentro de los edificios, considerando que las
unidades utilizan o no ciertos servicios comunes (ascensores, vigilancia, etc) según estén
ubicadas en una u otra área (cocheras, edificios, galería comercial, etc)
En consecuencia, el Consorcio tiene tantos grupos de gastos como áreas se hayan definido
legalmente (usualmente se nombran con letras 'A', 'B', etc.).
En este sistema, esos grupos de gastos se denominan 'Clases de Gastos'.
Para calcular las expensas, cada Unidad participa en una o varias Clases de gastos, con
porcentajes que también fueron definidos en la escritura y/o reglamento de copropiedad. De esa
manera se calculan los importes que debe reintegrar cada copropietario por los gastos efectuados
por el Consorcio en conjunto.
Las Clases de Gastos activas en el Consorcio, se definen en la Configuración del Consorcio,
donde se les asigna código y nombre.
Cuando un Consorcio tiene más de una Clase de Gastos, surge la necesidad de establecer
a cual de ellas se deben imputar los importes de cada Cuenta Contable de gastos.
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Por ejemplo, si una unidad paga el 10% de los gastos de la Clase ´B´ y no paga nada por la Clase
´A´, es esencial saber a qué Clase corresponde el importe pagado por una reparación del
ascensor del edificio y que se contabilizó en la cuenta Gastos de Ascensores.
Esta pantalla permite definir distintas formas de Prorratear los Gastos.
Si bien lo habitual es que los importes contabilizados en cada cuenta de Gasto se asignan a
una Clase de Gastos en un 100%, con cierta frecuencia (por reglamento de copropiedad o por
decisión de Asamblea), se decide que ciertos gastos se imputan parcialmente a varias Clases
de Gastos. Por ejemplo, se determina que la factura por Seguridad del edificio se asigna en un
70% a los locales de la Planta baja (Clase ´B´) y en un 30% a los departamentos (Clase ´A´).
Al asignar a cada cuenta contable de Gasto una forma específica de prorrateo entre las
distintas Clases de Gastos, se asegura que ese procedimiento se aplicará cada vez que se
cargue a esa Cuenta el importe de un comprobante real.
Tenga en cuenta que en estas pantallas solamente se pueden incluir las Clases de Gastos
con distribución porcentual o por importe fijo. Por lo tanto no se incluye la utilizada para
´Redondeo´ (porque no es posible atribuirle los gastos efectivamente realizados que aparecen en
una cuenta contable).
NOTA IMPORTANTE:
Además de las funciones que se explican arriba, cada Cuenta de Gastos, en este sistema,
corresponde al ´Grupo´ o ´Concepto´ dentro del cual cada gasto se imprimirá en el Detalle
de Gastos que se presenta mensualmente a los copropietarios.
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3. CONFIGURACION
Para la distribución de los gastos del Consorcio, es habitual que la escritura y reglamento de
copropiedad establezcan distintas áreas físicas dentro de los edificios, considerando que las
unidades utilizan o no ciertos servicios comunes (ascensores, vigilancia, etc) según estén
ubicadas en una u otra área (cocheras, edificios, galería comercial, etc).
En consecuencia, el Consorcio tiene tantos grupos de gastos como áreas se hayan definido
legalmente (usualmente se nombran con letras 'A', 'B', etc).
En este sistema, esos grupos o áreas se denominan 'Clases de Gastos'.
Para calcular las expensas, cada Unidad participa en una o varias Clases de Gastos, con
porcentajes que fueron definidos en la escritura y/o reglamento de copropiedad.
Si bien la norma es que la suma de los porcentajes de las unidades totalice el 100%, la
posibilidad de permitir que esos porcentajes NO sumen el 100% ofrece solución en casos
especiales.
La columna Importe Fijo identifica las Clases de Gastos que no se distribuyen en forma
porcentual, sino que existe un importe fijo que debe ser abonado mensualmente por cada
Unidad. En esos casos, la obligación de la Unidad se puede obtener también como un porcentaje
sobre el total, pero el importe ´fijo´ es más eficiente si se desea evitar centavos de diferencia y/o si
las unidades se incorporan o salen periódicamente de este tipo de pago, como sucede con la
adhesión a TV por Cable (con lo cual se alterarían los porcentajes relativos).
Si bien el criterio habitual es el cálculo de las expensas mensuales en base a los gastos rendidos
del período anterior, el check Liquida Expensas Fijas permite hacerlo con cifras fijas (globales
por Clase de Gastos) acordadas con los copropietarios.
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En este caso, en la columna de la derecha se pueden indicar los importes, que serán sugeridos al
liquidar las expensas del mes.
Esta pantalla permite establecer varios datos que se utilizan periódicamente en el sistema
(aunque pueden ser modificados durante la ejecución de los procedimientos):

Los Códigos de Tipo de Débito con el cual se cargan las expensas y los punitorios en
las Cuentas Corrientes de las Unidades.

Los días en que vence mensualmente la cobranza de las expensas
Esto incluye el día del Primer Vencimiento y datos opcionales que permiten establecer los
días del mes de un Segundo y Tercer vencimientos y los porcentajes de recargo sobre
las expensas normales que se aplicarán en cada oportunidad.
Esta información puede ser impresa en los recibos (es opcional) y -si estos sectores están
total o parcialmente completos- existe un procedimiento para registrar el ingreso de estos
recargos (ver Manual de Pagos y Recibos de Expensas - Variables disponibles).

Las tasas por omisión para liquidar intereses punitorios por pago fuera de término:
1. Mensual para liquidaciones mensuales de Punitorios
2. Diaria para la cobranza directa de importes atrasados

Liquida al Consorcio en Fecha de Pago: Este check define que, si durante la carga de un
Gasto no se especifica en qué mes/es será informado al Consorcio (Detalle Mensual de
Gastos) el sistema lo informará en función de la/s fecha/s de pago previstas (en el mismo mes
en que se recibe la factura si se abona al contado o bien en los meses en que se estima que
se pagará al Proveedor).
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 Sumatoria distinta del 100%: Esta opción (cuyo uso no se recomienda) permite que los
porcentajes asignados a las unidades que integran cada Clase de Gastos no totalicen el 100%.
El efecto es que los gastos se distribuyen entre esas unidades en un importe mayor o menor
que los gastos reales y dan lugar, por lo tanto, a expensas mayores o menores que lo
necesario para recuperar los fondos.
Un caso que explica el uso de esta opción, es que los copropietarios insistan en ver los
porcentajes a los que están acostumbrados (aunque sean incorrectos) y no aceptan convertir
esos porcentajes en forma proporcional, de manera que sumen el 100%.
Otro caso es que – por razones contractuales – el coeficiente de distribución NO suma el
100%. Por ejemplo, un barrio cerrado donde los porcentajes correspondientes a las superficies
de las unidades (cuyo total por supuesto es 100%) se corrige con un coeficiente de acuerdo a
que el terreno sea baldío (0.7), que se acople a otro terreno (1.0) o que esté construido (1.3).
En este ejemplo, el total no da el 100% (al principio parte del 70% y crece hasta el 130%
cuando todo está construido) y además, la solución que damos en el primer párrafo de este
apartado no es práctica, porque los terrenos cambian de estado y por lo tanto las relaciones
porcentuales deben ser modificadas permanentemente.
La solución es aceptar que la sumatoria es distinta del 100% y corregir mensualmente el total a
distribuir de acuerdo al total de la sumatoria, o sea:
TOTAL A DISTRIBUIR x 100 / Total de los coeficientes (que no suman 100%)
Por ejemplo, si el total a distribuir es $20.000.- y el total de los coeficientes da 107,25%, el
cálculo es 20.000.- x 100 / 107,25 = $ 18.648,02.
Es decir, si se distribuyen $ 18.648,02 en lugar de $20.000.- y sumamos los parciales que le
corresponde a cada unidad, ese total va a ser $20.000.
Número del Ultimo comprobante de Gasto: Cuando se ingresa un gasto, el sistema le
asigna un número correlativo de control (que no puede duplicarse). En este campo, aparece
el último número utilizado, que puede ser modificado por el usuario.
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
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Redondeo de centavos
Si se desea redondear el importe del recibo a $ 1.- hay dos formas de hacerlo:
1. Sobre el total adeudado por cada Unidad (que incluye atrasos, punitorios, etc), que es
usualmente el contenido del recibo.
2. Sobre las expensas totales del período calculadas para cada unidad. Esta opción se
utiliza en los casos en que el recibo contiene solamente las expensas.
Se debe indicar en qué Clase de Gastos se registrarán los centavos del ajuste (que
puede ser de hasta $ 0.50 positivo o negativo). La Clase de Gastos definida para Redondeo
no se puede usar para registrar otros tipos de gastos.
Un check permite que, una vez redondeadas las expensas, se agregue a las mismas una
cantidad de centavos igual al número de la Unidad Funcional. El importe de los centavos
calculados con esta finalidad se considera parte del Redondeo.
Este recurso se utiliza cuando se desea recaudar las expensas a través de una cuenta
bancaria, pero sin utilizar los servicios del banco. En ese caso, la administración del consorcio
debe identificar (en el extracto bancario) a los copropietarios que pagaron y lo hace gracias a
los centavos que aparecen en el pago.
.
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4. UNIDADES FUNCIONALES
4.1. Archivo de Unidades
Esta pantalla muestra todas las Unidades Funcionales que integran el Consorcio.
La tabla de Unidades puede leerse indistintamente en orden de Código numérico de Unidad,
alfabéticamente por apellido de Propietario o bien por el código del Grupo de Unidades al que
pertenece cada Unidad.
Se pueden agregar, modificar o borrar Unidades, ejecutando los botones respectivos. No puede
borrar una Unidad si tiene movimientos en su cuenta corriente.
La pantalla que se utiliza para esas tareas es la siguiente:
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Los datos de esta pantalla incluyen:
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
Código de la Unidad: Cada Unidad tiene un Código numérico, que usualmente es el utilizado
para numerarla en la escritura y/o reglamento de copropiedad.

Descripción: Por ejemplo Piso 1 – ´A´

Grupo de Unidades al cual se asignó.

No Liquida Punitorios: Impide que a la Unidad se le liquiden punitorios sobre los atrasos
durante las Liquidaciones de Punitorios (por ejemplo si la Unidad está en gestión judicial ese
cálculo es inaplicable).

Datos del Propietario: Si desea anotar otro tipo de documento (CI, CUIT, etc) tiene disponible
una tabla con todos los tipos de documento.
Si el check indica que el Propietario no Reside en la Unidad se activan los tabs
´Propietario´ y ´Residente´, que dan acceso a las pantallas siguientes:
Estos datos son optativos. Se utilizan para emitir etiquetas de correspondencia para el
propietario, si el mismo no reside en la Unidad (procedimiento inactivo).
Estos datos son optativos y corresponden al residente en la Unidad, cuando el mismo no es el
propietario.
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Esta pantalla permite registrar el porcentaje atribuible a la Unidad sobre cada Clase de Gastos
(de acuerdo a la escritura y/o reglamento de copropiedad). Estos datos son imprescindibles para
calcular la cuota de expensas que corresponde a la Unidad.
La opción 'Importe Fijo' permite asignar una obligación exacta de pago en pesos para cada Unidad
(en el ejemplo, $ 40.- en Gastos 'E'), en lugar de un porcentaje sobre un importe total. (Ver
Configuración de Expensas).
Estos datos también se pueden cargar por separado en la pantalla de Distribución de Expensas.
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4.2. Listados de Unidades
Se pueden listar los datos de las Unidades en los mismos órdenes en que se pueden ver en la
Tabla (por Código, por Grupo de Unidades o alfabéticamente por nombre del Propietario).
La información puede imprimirse completa u omitiendo los porcentajes de Gastos y/o el Domicilio
del Propietario y/o los datos del Residente y/o las Observaciones.
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4.3. Distribución de Gastos por Unidad
Esta pantalla muestra los porcentajes de cada Clase de Gastos que se asignaron a cada Unidad,
en base al reglamento de copropiedad. Esos porcentajes determinan en qué proporción participa
cada Unidad en el pago de los gastos comunes.
Al pie de la pantalla aparece la suma de los porcentajes correspondientes a cada Clase de
Gastos, que debe totalizar 100%, salvo que se indique lo contrario en la Configuración.
Es excepción a esta norma la Clase de Gastos que se eligió para registrar los redondeos de
centavos.
Si una Clase de Gastos de distribución porcentual no tiene el 100% asignado, el sistema enviará
un aviso al salir de esta pantalla, indicando la Clase de Gastos que no tiene el total correcto.
No puede ejecutarse una Liquidación de Expensas si alguna de las Clases de Gastos de
distribución porcentual no tiene el 100% asignado,
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4.4. Grupos de Unidades
Las Unidades pueden ser agrupadas de acuerdo a su ubicación física dentro del Consorcio u otra
característica de interés práctico. Esta clasificación NO está vinculada necesariamente con las
Clases de Gastos que establecen la escritura y el Reglamento de Copropiedad.
El nombre que se da a un Grupo es libre y el Grupo asignado a una Unidad es modificable en
cualquier momento.
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5. GASTOS
5.1. Registración de Gastos
Esta pantalla permite agregar, modificar y borrar gastos ingresados en el mes y año
seleccionado.
La carga de los gastos del Consorcio se hace por mes calendario. Esta fecha se refiere al mes en
que el gasto se ingresa al sistema, conjuntamente con la deuda con el proveedor o la salida de
efectivo.
El mes en el que el gasto se informa al Consorcio puede ser el mismo en que se carga o bien
utilizar los vencimientos de los pagos comprometidos con el proveedor. En ambos casos es
modificable por el usuario.
Los botones especiales disponibles son los siguientes:

El botón {Cambiar Fecha} (tecla [F8]) permite modificar la fecha de contabilización o de
origen de un gasto y -consecuentemente- la fecha de origen (no las fechas de vencimientos)
de todos los registros vinculados (contabilidad, cuentas corrientes, valores, etc.) (Manual de
Información General – Cambio de Fecha de Comprobante).
Este procedimiento no altera las fechas de los registros de Rendición del gasto, que
solamente pueden modificarse manualmente (y siempre que no hayan sido afectados a
liquidaciones ya realizadas).
Si la modificación altera el mes de la fecha del gasto, el mismo aparecerá en la pantalla del
nuevo mes, pero no se puede fijar una nueva fecha anterior a la del inicio de ejercicio.
Otros límites a las fechas (bloqueos hacia atrás o hacia delante), pueden encontrarse en el
Manual de Información General - Configuraciones Varias y Bloqueo de Movimientos

El botón {Importar Modelo} permite ingresar gastos (incluso varios simultáneamente)
utilizando Modelos de los mismos (textos, importes y/o datos complementarios de gastos que
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se repiten de mes en mes, como sueldos o abonos). Todos los elementos que provee el
Modelo seleccionado pueden ser modificados después de la carga.

El botón {Minuta} (tecla [F5]), permite imprimir un listado que contiene todos los movimientos
contables, porcentuales, formas de pago, descripciones, etc. que intervienen en la operación .

El botón {Totalizar} presenta una pantalla donde se muestra el total de gastos del período y
su distribución entre las distintas Clases de Gastos.
Esta pantalla informativa contiente 3 columnas:

Total Acumulado refleja el importe de los comprobantes registrados en el mes (o sea los
que aparecen en la pantalla principal y en la contabilidad).

Total Imputable son los comprobantes o fracciones de comprobantes del mes cuya
rendición esta prevista en el mes

Total a Liquidar son los gastos que se prevé liquidar en el mes. Esto incluye la columna
anterior más los comprobantes (o fracciones) provenientes de gastos originados en meses
anteriores que se prevé liquidar en este mes.
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Esta pantalla permite cargar los gastos incurridos por el Consorcio. Su contenido puede ser
modificado en cualquier momento por el usuario, salvo el Nº de Comprobante y (en las
modificaciones) los códigos de Proveedor y de Cuenta de Gastos.

El Nº de Comprobante es un dato generado por el sistema en forma correlativa y única (no
puede ser duplicado) y está disponible en la impresión del Detalle de Gastos mensual. Puede
ser modificado por el usuario en la Configuración.

La Fecha debe ser del mes y año en el que se está operando. Esta fecha debe entenderse
como la de registración ´contable´ del gasto y de su anotación en la cuenta corriente del
proveedor o del pago en efectivo.
En cambio, la inclusión del Gasto en el Detalle de Gastos de ese mes y/o de meses
posteriores se define en el tab de Rendición.

El dato Proveedor es optativo. Si el proveedor tiene un legajo asignado, puede colocar su
Código y esto traerá sus datos y la cuenta contable de gastos con la que opera normalmente.
Si el Proveedor no tiene código, es obligatorio poner el Nombre. En ese caso, la cuenta
toma el código de la cuenta de gastos por Omisión., pero ese dato puede ser modificado (por
ejemplo, cuando se registra un gasto de Sueldos, en el Nombre puede indicar SUELDOS, sin
perjuicio de que puede generar un proveedor ficticio con ese nombre, con la cuenta contable
correcto y Forma de Pago ´Contado´)

La Cuenta del Gasto trae consigo su forma de Prorrateo de Gastos, o sea cómo se
distribuye ese gasto entre las distintas Clases de Gastos establecidas por la escritura y/o el
Reglamento de copropiedad.
Si el Proveedor tiene asignada una cuenta de Gastos, tanto ésta como su forma de
Prorrateo de Gastos aparecen en forma automática, pero ambos pueden ser modificados
durante la carga.
Además, la Cuenta de Gastos, en este sistema, corresponde al ´Grupo´ o ´Concepto´
dentro del cual cada gasto se imprimirá en el Detalle de Gastos que se presenta
mensualmente a los copropietarios.
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 Forma de Pago: este código (para el cual existe un archivo de validación – ver Cuentas
Corrientes - Formas de Pago) permite generar automáticamente varios movimientos con
vencimientos periódicos, durante la registración de una factura.
Para lograrlo, debe presionar el botón {Pago Automático} o la tecla [F8], una vez que cargó
los importes en la pantalla.
Si hay una Forma de Pago activa, el sistema generará en la cuenta corriente del proveedor los
movimientos respectivos, que luego pueden modificarse. En estos casos, la Cuenta Contable
que registra esos movimientos, es la que se declaró como Cuenta de cuentas corrientes en el
Legajo del Proveedor (Ver Cuentas Corrientes - Legajos - Datos de Facturación).
Si su intención es NO utilizar cuentas corrientes en el pago de ese gasto, la Forma de Pago
utilizada en este comprobante (y en el legajo del Proveedor, en su caso) debe ser del tipo Sin
Cuotas (ver Formas de Pago).

La Descripción es un campo que puede ser llenado como sea necesario. Este texto es el que
luego aparece en el Detalle de Gastos mensual al Consorcio.

El Importe debe ser el total del comprobante. Al ingresarlo, el sistema aplica automáticamente
el prorrateo de Gastos indicado más arriba. Si desea registrar un importe negativo (por ej. la
anulación de un gasto), ingréselo con la tecla [-] en lugar de la tecla [Enter].
Tanto el Importe como los resultados del Prorrateo de Gastos se pueden modificar
manualmente en cualquier momento (los porcentajes de distribución que aparecen en
pantalla sólo se modifican si se cambia el código de Prorrateo de Gastos, pero su uso se limita
al cálculo automático).
Si se modifica el Importe, es posible recalcular automáticamente el Prorrateo de Gastos,
presionando la tecla [F5].

El Nº de Factura y la fecha real de la misma son datos optativos.
Esta pantalla aparece en el tab Rendición de la pantalla de carga de gastos.
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En principio, el sistema incluye el gasto en el informe mensual Detalle de Gastos del mes al
que corresponde la fecha en que se carga. Sin embargo, esta pantalla permite que un gasto
sea rendido parcialmente en distintos períodos, para evitar 'picos' en los montos de las
expensas.
La Configuración de Expensas permite establecer un procedimiento automático para que
los meses de rendición coincidan con las fechas de compromiso de pago al proveedor,
pero el usuario también puede establecer fechas arbitrarias.
Si ingresa en esta pantalla durante la carga del gasto, la encontrará vacía y puede generar los
registros que considere necesarios. Si deja vacía esta pantalla, el sistema generará
automáticamente uno o más registros de acuerdo al criterio que se indique en la
Configuración de Expensas (fecha de ingreso del gasto o fechas de pago del mismo).
El dato contenido en el campo Cuota (por ej. 1/3, 2/3, etc) se incorpora automáticamente al
texto del Gasto (en el Informe de Gastos), indicando que el importe no es el total del Gasto
que menciona el texto, sino solamente la parte que se rinde en ese mes en particular.
El importe total de las Rendiciones incluidas en esta pantalla debe coincidir SIEMPRE con
el Importe total del Gasto. Si el importe de las rendiciones registradas no coincide con el
Importe del gasto, el sistema no permitirá terminar la operación.
Si las fechas e importes de las rendiciones se determinan manualmente, el sistema permite la
carga individual o bien utilizar un botón [F6 – Cuotas] para dividir automáticamente en
cuotas el importe total del Gasto.
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Esta pantalla aparece en el tab Forma de Pago de la pantalla de carga de gastos. Sirve para
indicar los 'Medios de Pago' con los que se cancela la factura.
Esta pantalla debe ser completada obligatoriamente por el usuario y su importe total debe
coincidir con el Importe del Gasto. De lo contrario, el sistema no permitirá terminar la
operación.
La pantalla que sirve para ingresar estos movimientos utiliza sólo cuentas contables definidas
como 'Medios de Pago' o sea un mini-plan de cuentas que reúne cuentas que mueven fondos
(caja, cuentas corrientes, bancos, etc.). Ver Manual de Cuentas - Plan de Cuentas.
Si Ud. utiliza cuentas que contienen Bancos, Valores o Cuentas Corrientes en esta pantalla, verá
que la misma se modifica para permitir la carga de los movimientos respectivos. Ver Manual de
Cuentas - Carga General de Importes.
Si está activo el botón {Imputar Saldo} (tecla [F7]), significa que Ud. puede 'cerrar' la operación
de una sola vez: el sistema aplica como Importe el saldo que falta para completar el Importe del
Gasto, termina la operación (generando registros de Rendiciones si es necesario) y vuelve a la
pantalla de carga de Gastos. Esta tecla está disponible en las Altas (no en modificaciones).
Si utiliza como Medios de Pago las cuentas con subcuentas de Unidades o Proveedores, de
Valores o de Bancos, el Importe deberá provenir de las pantallas de subcuentas que aparecerán
automáticamente. En esos casos, el Importe no se puede cargar directamente.
Para más detalles sobre esas pantallas auxiliares, ver el tema 'Movimientos' en los Manuales de
Cuentas Corrientes, de Pagos y Cobros, de Valores y de Bancos. Ver también el Manual de
Cuentas - Plan de Cuentas.
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Esta pantalla aparece en el tab Area del Edificio de la pantalla de carga de gastos. Sirve para
ingresar el Area del edificio a la que corresponde el gasto, y -si corresponde- imputarlo una
fracción del mismo a cada una de las Unidades involucradas.
El uso de esta pantalla es optativo. El importe total de estos registros no puede superar al
Importe total del Gasto.
Esta pantalla aparece en el tab Imputaciones Especiales de la pantalla de carga de gastos.
Cuando utiliza los importes cargados en Gastos como fuente de información contable o
estadística, puede necesitar que los importes que componen el Importe del Gasto no se
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imputen exclusivamente en la cuenta de Gastos que aparece en la cabecera de este
comprobante , sino en otro tipo de cuenta (por ejemplo, una factura que contiene tanto
Reparaciones como Honorarios).
Si las Cuentas involucradas tienen distintos porcentajes de Prorrateo de Gastos, los
importes respectivos deben ser ingresados manualmente.
Esta pantalla permite imputar el Importe del gasto (hasta su valor total) a otras cuentas de
gastos disponibles en el Plan de Cuentas Reducido de la Empresa. Si esa imputación no
alcanza al Importe total del gasto, la diferencia queda en la Cuenta de Gastos que aparece en
la cabecera del comprobante.
5.2. Modelos de Gastos
Estas pantallas permiten conservar conceptos esenciales de un gasto que se repite de mes
en mes, como sueldos o el abono de mantenimiento de ascensores.
Esos conceptos (Importe, Proveedor, Cuenta contable de gastos, Forma de pago, Descripción,
Clase/s de Gastos) se guardan bajo un nombre determinado para cada gasto, y pueden ser
invocados en cualquier momento, desde la pantalla de Gastos (usando el botón [Importar
Modelo]), evitando así tener que transcribir mensualmente la misma información.
La utilización de estos registros durante la Registración de Gastos es optativa y – una vez
importados- la información puede ser total o parcialmente modificada para ingresar los datos
reales.
Los registros de Modelos contienen dos datos propios:

Día de Aplicación: Es el día de registración contable (el mes y año dependen de la pantalla
de Registración de Gastos) que se desea asignar al Gasto, independientemente del día real
en que se lo carga.

Vencimiento: Es un dato optativo. El Modelo no puede ser invocado después de su
vencimiento (por ejemplo: contratos con vencimiento, gastos por tiempo limitado, previsiones,
etc).
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5.3. Tratamiento de Previsiones
Los gastos autorizados por una Asamblea pero todavía no producidos, pese a lo cual -por razones
financieras- se recaudan los fondos con anticipación como parte de las expensas, pueden tener
dos tratamientos posibles.

Se definen como una clase de Expensas especiales. En ese caso se recaudan conjuntamente
con las expensas restantes, informando al Consorcio los ingresos y atrasos imputables a ese
grupo.

Se tratan como un gasto y aparecen en el Detalle de Gastos en el grupo que corresponda
(por ej. Ascensores).
En este caso, se debería usar un Modelo de Gastos (para facilitar la repetición de la
información), con vencimiento (para evitar repetirlo más allá del límite)
El Medio de Pago debe ser una cuenta de Previsión (o sea una cuenta de Patrimonio) en lugar
de Caja o Proveedores, porque todavía no se pagó nada ni existe deuda con un proveedor.
Cuando el gasto se concrete (por ej. cuando se arreglan las cañerías), se deben registrar dos
movimientos en el mismo Informe Mensual de Gastos, que se compensan entre sí (o sea que
no originan nuevas expensas):
1. Se anula el gasto total acumulado, cancelando la Previsión (es un gasto 'negativo', cargado
con signo ´-´)
2. Se carga normalmente el gasto real, contra el pago de efectivo o asentando una deuda con
el proveedor.
5.4. Consultas de Gastos
Esta pantalla muestra los registros de Rendición de los gastos del Consorcio, ordenados por
Fecha de Origen (contable) o por Fecha de Rendición (sólo los pendientes o todos).
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Por lo tanto, si un gasto se informa al Consorcio en tres meses distintos, en esta pantalla
aparecen 3 registros.
Si el registro de un gasto ya fue incluido en una Liquidación, la misma aparece identificada en la
columna derecha.
La información completa relacionada con el Gasto al que pertenece el registro (Clase de Gasto,
cantidad de Rendiciones prevista, Descripción, etc), puede leerse en la Minuta a la que se accede
con el botón [F5 – Minuta].
Existe un Listado detallado, seleccionable entre dos fechas, para cada una de las pantallas
mencionadas.
También existe un listado que muestra los gastos contenidos en cada Liquidación.
5.5. Gastos por Area y por Unidad
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El archivo maestro de Areas del Edificio, permite definir los sectores físicos del Consorcio en
los que se producen los gastos. Los gastos pueden referenciarse en forma optativa a una o
varias Areas y, además, en forma secundaria a las Unidades involucradas, en el momento en
que se cargan los comprobantes respectivos (ver Registración de Gastos)
Los listados de información de gastos por Area contienen los datos principales de cada gasto
para el cual se haya utilizado esta opción: fecha, factura, importe y proveedor. Los listados se
pueden imprimir con los gastos producidos entre dos fechas determinadas, en dos versiones:

Por Area

Por Unidad Funcional
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6. LIQUIDACION DE EXPENSAS
6.1. Procedimiento
Esta pantalla determina el período (mes y año) cuyos gastos se van a liquidar.
Los gastos que se liquidan son aquéllos cuyo mes de rendición es el elegido o anterior
(para evitar que por error queden gastos ´perdidos´ en el pasado), pero no los que se les
asignó un mes de rendición posterior.
El sistema sugiere que se incluyan todos los gastos liquidables con fecha de ingreso hasta el
último día del mes elegido. Sin embargo, el campo ´Liquidar Gastos hasta el...´ puede ser
modificado por el usuario, permitiendo así una fecha de corte variable.
Por lo tanto, puede haber gastos registrados en el mes (pagados o acreditados a los proveedores)
pero que no se rinden (o lo hacen solo parcialmente) en ese lapso. También es normal que se
liquiden en un mes gastos registrados en períodos anteriores.
En el momento de ejecutarse, el proceso de Liquidación de Expensas toma información
acerca del estado de las Cuentas Corrientes pendientes a la fecha de liquidación
(punitorios liquidados en el mes, deuda anterior, pagos del mes, etc).
Para eso utiliza los datos de cuentas corrientes ordenados por vencimiento.
El sistema no toma en cuenta en la Liquidación:

Los movimientos todavía no vencidos a la fecha de la Liquidación (por ej. deudas de la
Unidad refinanciadas con vencimientos posteriores)

Los movimientos ingresados después de ejecutada la misma (cobranzas o débitos
posteriores, punitorios liquidados después de liquidar Expensas, etc)
El sistema considera ´Atrasados´ los movimientos impagos en la cuenta corriente que
provienen de meses anteriores a la Liquidación.
La pantalla que inicia la liquidación de expensas es la siguiente:
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El proceso de liquidación se ejecuta desde esta pantalla.

El Número de Liquidación es asignado automáticamente por el sistema y no es modificable
por el usuario. Este número es único y correlativo tanto para las Liquidaciones de
Expensas como para las de Punitorios.

La Descripción es el nombre con el cual se identificará a la Liquidación en los listados,
recibos, etc. Este dato se puede modificar en la Liquidación una vez que fue ejecutada.

La Fecha ´Incluir Gastos hasta´ corresponde a la fecha de corte que surge de la pantalla
anterior.

La Fecha de Vencimiento es la que aparecerá en las cuentas corrientes de las Unidades y en
los recibos como plazo para el pago normal de la deuda originada en la Liquidación.

La columna de Importe expresa los importes de cada Clase de Gastos que corresponden a
todos los registros de Rendición de Gastos con fecha de Rendición en el mes de liquidación o
anteriores y no puede ser modificada desde esta pantalla.
Sin embargo, en el tab de Gastos, se puede decidir que se omite uno registro de Rendición de
Gastos, lo que implica que aparecerá como pendiente en la liquidación siguiente.
Si un gasto debe ser prorrateado entre distintas Clases de Gastos, el importe que aparece en
esta pantalla para de cada Clase incluye la fracción correspondiente.

La columna ´A Liquidar´ incluye los importes que se van a liquidar en este procedimiento. Los
casos posibles son:
1. Clases de Gastos de distribución porcentual: Los importes repiten el total de gastos de
la columna de la izquierda, salvo que se trate de Expensas Fijas, en cuyo caso aparecerá
en importe declarado en la Configuración.
En ambos casos, el dato es modificable por el usuario en más o en menos, ya que
sirve para generar las expensas a pagar por las unidades (no afecta los gastos
contablemente registrados)
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2. Clases de Gastos de importe fijo: los importes no pueden ser modificados, porque
surgen de la suma de los importes declarados individualmente en las unidades.
3. Clase de Gastos de redondeo: queda vacía y se completará con los cálculos de la
liquidación.
La Cuenta de Expensas es la cuenta contable de ingresos donde se acreditará el total adeudado.
Esta cuenta, lo mismo que la Cuenta Corriente de Unidades (que funcionará como contrapartida)
es la declarada por defecto en Configuración de Cuentas por Omisión.
El Tipo de Débito establece el código de Débito con el cual el importe calculado se ingresará en
la cuenta corriente de cada Unidad (usualmente será 'Expensas', pero es posible hacer una
liquidación con otro tipo de débito, por ejemplo 'Fondo de Reserva', etc).
El proceso de Liquidación ingresa los débitos respectivos en las Cuentas Corrientes (en
cada registro de cuenta corriente se indica el mes de liquidación y - en el caso de
Expensas- el Nº de Recibo) y genera el asiento contable. Además marca los registros de
Rendición de Gastos incluidos en la misma para que no se liquiden nuevamente.
Los movimientos de Cuenta Corriente originados en una Liquidación no se pueden modificar
individualmente, sino a través del borrado de la Liquidación y su nueva ejecución. Lo mismo
sucede con el asiento contable y la imputación de los registros de Rendición de Gastos.
En esta pantalla el sistema muestra todos los registros de Rendición de Gastos con fecha de
Rendición en el mes o en meses anteriores y que todavía no fueron incluídos en una
Liquidación de Expensas. La columna 'Cuenta' muestra el Grupo de Gastos (cuenta contable de
gastos) al que corresponde cada uno.
Desde esta pantalla se puede decidir que se omite un gasto en esta Liquidación, lo que
implica que aparecerá como pendiente en la liquidación siguiente.
Si desea que la exclusión sea por un importe parcial, debe modificar los importes de los registros
de Rendición de Gastos en la pantalla de origen del gasto.
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Una vez ejecutada la Liquidación, los registros de Rendición de Gastos incluidos en la misma, no
pueden ser modificados. Esos registros son los que aparecen en el Detalle Mensual de Gastos
que se presenta a los copropietarios.
En esta pantalla se puede modificar el día de vencimiento y los porcentajes de recargo aplicables
al 2º y 3er Vencimientos, si esta opción está activa en la Configuración de Expensas.
6.2. Consultas
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La pantalla de Consulta de la Liquidación muestra los datos resultantes de la misma, el detalle de
los Gastos utilizados para el cálculo y el débito en cuenta corriente aplicado en cada Unidad en
relación a cada Clase de Gasto.
Estos datos no pueden ser modificados aquí, salvo la Descripción. Para modificar otros
aspectos de la Liquidación es necesario borrarla y volver a liquidar.
6.3. Borrado
La Liquidación completa puede ser eliminada con la opción 'Borrar' que aparece en el Menú.
Este procedimiento deja todo como estaba antes de ejecutar la Liquidación: los gastos incluidos
en la misma vuelven a estar pendientes, se elimina la deuda de las unidades en cuenta corriente,
etc.
6.4. Recibos e Informes
Además de los listados propios del control del sistema de Consorcios (contables, cuentas
corrientes, etc), existen formularios destinados a los copropietarios, que son diseñables por
el usuario, en especial los Recibos y los Informes de Liquidación (Expensas y Gastos)
Los procedimientos generales de diseño se explican en las pantallas de Diseño de Formularios
(Manual de Información General), de manera que este capítulo se limitará a los temas específicos.
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6.4.1. Recibos
La impresión de los recibos de expensas correspondientes a una Liquidación, puede hacerse
en forma correlativa por Unidad o para un Grupo específico de Unidades (ver más arriba
'Archivos Maestros - Grupos de Unidades'). En ambos casos, se puede pedir el recibo de
algunas o todas las Unidades.
Existen dos modelos prediseñados: el normal de BTB y el que se utiliza para Cobranzas
por Pago Fácil, que respeta los requerimientos de esa firma (inclusive el código de barras).,
sin perjuicio de que ambos diseños pueden ser modificados por el usuario.
Se puede optar entre ambos diseños en cualquier momento.
El ´Aviso´ es un diseño optativo de un ejemplar adicional del recibo (para avisar al cliente o
para archivar en la administración), cuando se utiliza un modelo de recibo que no posee ese
elemento. El diseño de Aviso que ofrece BTB es similar al Recibo de Pago Fácil.
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Los conceptos generales relacionados con el diseño de recibos, son similares a los que se
utilizan para diseñar recibos y órdenes de pago, pero con una diferencia significativa: en los
recibos de Consorcios no existen movimientos de 'detalle' que se despliegan en
renglones sucesivos, o sea que cada una de las variables debe ser ubicada en un lugar
fijo del diseño del recibo.
Las variables disponibles pueden clasificarse en los siguientes grupos principales:

Nº de Recibo: El sistema lo genera durante el proceso de Liquidación de Expensas (no
para Punitorios) como una combinación del Nº de Liquidación y del Nº de Unidad. Es un
dato requerido solamente en algunas jurisdicciones.

Datos generales, como el nombre del Consorcio y del Administrador, el número y
descripción de la Unidad, el nombre del copropietario, descripción de la Liquidación de
Expensas, Período Abonado en la Liquidación (Mes - Año), etc.

Expensas del mes. El sistema proporciona el Nombre, Porcentaje e Importe de las
expensas que corresponden a la Unidad para cada Clase de Gasto.

Débitos del mes en la Cuenta Corriente de la Unidad. El sistema proporciona el
Nombre y el Importe Total para cada tipo de Débito

Totales de Expensas, Débitos del mes, Intereses Punitorios del mes, Pagos
Adelantados no imputados y Atrasos anteriores a la presente Liquidación.
Se entiende por ´Atrasos´ los importes adeudados que vencieron antes del inicio del
período de la Liquidación. Por lo tanto no se incluyen las expensas, débitos directos o
los punitorios correspondientes al mes que se liquida. Tampoco se incluyen las
deudas con vencimientos posteriores, por ej. originados en acuerdos de pago de
atrasos en cuotas.

Total del Recibo (Primer Vencimiento) en números y en letras. El importe puede ser
negativo, si los adelantos exceden la deuda acumulada.
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 Fecha e Importes (Total del recibo + Recargo) del Segundo y Tercer Vencimiento, si
existen.

Datos para imprimir el código de barras si el recibo lo requiere: Variable de impresión con
los datos requeridos por Pago Fácil y texto identificando el Edificio y la Unidad para control
en el talón que retiene el cobrador.
Nota importante
El modelo de recibo para Pago Fácil que provee el sistema, incluye la variable que
permite la impresión del código de barras.
Para que esa variable se active, es necesario instalar en la computadora la fuente de
caracteres del código de barras. BTB Soft ofrece por omisión el archivo I20F5TXT.TTF,
que puede encontrar en la carpeta WIN-BTB\FUENTES, pero puede optar por otro (en ese
caso tenga en cuenta que puede ser necesario modificar la Configuración de Pago Fácil).
Para ello, debe instalar el archivo I20F5TXT.TTF desde el Panel de Control – Fuentes –
Instalar nueva Fuente o la opción similar que ofrezca el sistema operativo de la
computadora.
6.4.2. Distribución de Expensas
Los conceptos generales relacionados con el diseño de este formulario, son similares a los que
se utilizan para diseñar facturas, es decir una estructura que contempla una Cabecera, un Pie
y múltiples renglones de detalle (ver Manual de Información General - Diseño de Formularios).
La Distribución de Expensas muestra, para cada Unidad, el estado de su cuenta corriente,
incluyendo lo que resulta de la presente liquidación. Las variables disponibles son:

Datos generales, como el nombre del Consorcio y del Administrador, el número y
descripción de la Unidad, descripción de la Liquidación de Expensas, Período Abonado en
la Liquidación (Mes - Año), Nº de Página (previendo la impresión en varias hojas), etc.

Datos de cada Unidad: Nº de Unidad, Descripción y Nombre del Propietario

Estado de Atrasos de la Unidad: Importes de Saldo Anterior, Pagos y Saldo Pendiente a
la fecha de la Liquidación.
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 Contenido del Recibo del Mes de la Unidad: Importes de cada Clase de Expensas,
Punitorios, Débitos Directos del mes, que sumados al Saldo Pendiente totalizan el Recibo a
pagar por la Unidad
6.4.4. Detalle de Gastos
Los conceptos generales relacionados con el diseño de este formulario, son similares a los que
se utilizan para diseñar facturas, es decir una estructura que contempla una Cabecera, un Pie
y múltiples renglones de Detalle (ver Manual de Información General - Diseño de
Formularios).
Existe sin embargo una diferencia significativa: se prevén cortes de control (Subtotales) en
el detalle del formulario, de manera que existen además dos áreas independientes, llamadas
´Cabecera de Corte´ (en el ejemplo la palabra Reparaciones) y un ´Pie de Corte´ (en el
ejemplo las palabras SubTotal – Incidencia %).
El Detalle de Gastos muestra cada uno de los gastos cuyo reintegro (expensas) se distribuye
entre las Unidades en la presente Liquidación. Las variables disponibles son:

Datos generales, como el nombre del Consorcio y del Administrador, el número y
descripción de la Unidad, descripción de la Liquidación de Expensas, Período Abonado en
la Liquidación (Mes - Año), Nº de Página (previendo la impresión en varias hojas), etc.

Comprobantes de Gastos: Se listan clasificados por grupo (Sueldos, Reparaciones,
etc), con Subtotales por grupo. Los ´grupos´ corresponden a las cuentas contables a las
que se imputaron los gastos en su origen.
Puede contener la Descripción, el Importe que se liquida y (eventualmente) la apertura
del Importe en las distintas Clases de Gastos a las que se liquida.
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Como los datos de Proveedor y Nº de Factura se ingresan en campos separados del
texto, el sistema provee una opción para incorporarlos al mismo.
El Subtotal de cada Grupo puede contener la incidencia porcentual de sus importes en
relación a los gastos totales del Consorcio.
6.4.5. Resumen de Liquidación
El sistema genera un registro por cada liquidación, que contiene la evolución de la ´Caja´ que
corresponde a cada Clase de Gasto.
Cuando el Consorcio tiene varias Clases de Gasto, es común plantearse, cuando hay un
excedente de fondos, si los mismos pertenecen los copropietarios del Grupo 'A' ó del 'B', etc.
El motivo es que es muy difícil hacer que los gastos imputables a la Clase 'A' (por ejemplo),
coincidan exactamente con la recaudación de expensas de la misma Clase. Si hay muchos
morosos en la Clase 'B', es inevitable que las Clases 'A' y 'C' deban aportar fondos para cubrir
el déficit; si las expensas fijas prevén gastar $ 10.000.- (5.000 de 'A' y 5.000 de 'B') y realmente
se gastan 4.000 de 'A' y 6.000.- de 'B', es claro que 'A' financió con 1.000 a 'B', etc.
El razonamiento, entonces, es que para cada Clase de Gastos se comienza con un saldo
disponible (que puede ser negativo si la Clase gastó hasta el momento más que lo que
recaudó), al que se restan los gastos del mes (de esa misma Clase) y se le suma lo recaudado
por Expensas, Punitorios del mes anterior y Atrasos. El resultado es un nuevo saldo disponible
para esa Clase.
Como lo cobrado por Expensas (del mes o atrasadas) en la cuenta corriente de una Unidad
corresponde a un importe que puede contener a distintas Clases de Gastos, el sistema se
encarga de discriminar la parte que pertenece a cada Clase. En el caso de Punitorios, por su
naturaleza global, se calcula estimativamente en forma proporcional.
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Debido a que esta información no es necesariamente contable (por ej. se supone que todos los
gastos ya fueron pagados a la fecha de la liquidación, lo que puede no ser cierto), el sistema
permite que, en cada nueva liquidación, el saldo de arrastre se pueda modificar manualmente.
Esto resuelve también el tema de la carga de los saldos iniciales al comenzar con un
Consorcio.
En cambio los datos de Gastos, Cobranza de Expensas, Atrasos y Punitorios, surgen
directamente de la Liquidación y de las cuentas corrientes y no pueden ser modificados.
En el caso de Débitos Directos (débitos hechos en la cuenta de una Unidad Funcional para
recuperar erogaciones hechas por el Consorcio debido a o en beneficio de esa Unidad), se
supone que el saldo debe ser negativo (es Caja a recuperar) o cero.
Los importes ´Sin Indicación´ absorben casos especiales, como los Pagos Anticipados hechos
por las Unidades, para lograr que toda la información de saldos, ingresos y egresos pueda
cuadrar en esta pantalla.
Esta misma información permite completar un listado que se utiliza habitualmente en las
presentaciones mensuales a los copropietarios.
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El ejemplo arriba muestra una versión simplificada, de uso corriente, pero el listado completo
se puede diseñar con todas las variables mencionadas en la pantalla (o sea con todos los
datos discriminados por Clase de Gastos).
6.4.6. Impresión Múltiple
Esta opción permite imprimir conjuntamente todos los informes para los copropietarios.
6.4.7. Configuración de Impresión
Las opciones de esta pantalla son las siguientes:

Detalle de Gastos Unificado: En la impresión del Informe de Gastos, el sistema permite
incorporar al texto del Detalle el contenido de los campos Proveedor y Nº de Factura, para
hacer más compacta la información.

Agregar CUIT, Matrícula y Domicilio del Proveedor: En la impresión del Informe de Gastos,
el sistema permite incorporar al texto del Detalle información adicional relacionada con el
Proveedor (requerida solamente en ciertas jurisdicciones).

Agregar Datos al Final: En relación a la opciones anteriores, define si los datos adicionales
se colocan al final (y no al principio) del texto del Detalle.
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7. LIQUIDACION DE PUNITORIOS
El proceso de liquidación de punitorios, aplica un porcentaje sobre las deudas vencidas
impagas (Deuda Atrasada), contenidas en la Cuenta Corriente de cada Unidad a la fecha
indicada en la pantalla, excepto para las deudas que tengan un tipo de débito eximido de
punitorios.
El sistema identifica como deudas atrasadas aquéllas que se originaron y vencieron en
meses anteriores al de la liquidación, salvo las de las Unidades cuyos legajos tengan activo
el check de ´No Liquida Punitorios´.
El porcentaje que indica el sistema es el declarado en la Configuración de Expensas pero puede
ser modificado en esta pantalla.
El Tipo de Débito mencionado en la pantalla y la Descripción son las que el sistema asignará a los
movimientos de Cuenta Corriente de Unidades que se crean en este proceso.
La Cuenta Punitorios es la cuenta contable de ingresos del Consorcio que acumula este tipo de
utilidades (normalmente declarada en la Configuración de Cuentas por Omisión).
Este proceso carga los débitos respectivos en las Cuentas Corrientes y genera el asiento
contable. El vencimiento de los débitos es el que aparece en la pantalla de liquidación, con
un criterio similar al de la liquidación de expensas.
Los movimientos de cuenta corriente originados en una liquidación no se pueden
modificar individualmente. Solamente puede cancelarlos con un pago o revertirlos, utilizando las
opciones de Recibos o de Contabilidad.
El Número de Liquidación es asignado automáticamente por el sistema y no es modificable por
el usuario. Este número es único y correlativo tanto para las Liquidaciones de Expensas
como para las de Punitorios.
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Una Liquidación de Punitorios se puede eliminar con la opción 'Borrar' que aparece en el Menú.
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8. MAESTROS AUXILIARES
8.1. Administradores
Este archivo contiene los datos de los Administradores, que luego pueden ser impresos en los
recibos e informes que se entregan a los copropietarios.
El Nº de Registro es un dato optativo que se completa en las jurisdicciones donde existe un
Registro Público de Administradores.
La posibilidad de múltiples administradores, permite que varios Consorcios sean administrados
por distintas personas o entidades, que operan bajo una sola organización.
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8.2. Tipos de Débito
Las cuentas corrientes de las Unidades pueden recibir débitos por distintos motivos (expensas
normales, punitorios, constitución de fondos de reserva, gastos propios de la unidad, etc).
Esos débitos deben mantenerse separados porque sus saldos acumulados - si existen- pueden
originar procedimientos diferentes (por ej. sobre las deudas de punitorios no deben calcularse
otros punitorios) y se controlan en forma independiente, incluso en la impresión de recibos.
Este archivo permite codificar distintos Tipos de Débitos, de los cuales uno será asignado a cada
liquidación (de expensas, punitorios, etc), para que los movimientos ingresados en las cuentas
corrientes de las Unidades queden debidamente identificados.
En la Configuración se reservan los tipos de Débito de Expensas y de Punitorios
(usualmente códigos 1 y 2).
En los movimientos de cuentas corrientes realizados desde el sistema solamente serán
procesados como ´Débitos Directos´ (deudas particulares de la Unidad porque el Consorcio
abonó algo por su cuenta y orden) los que tengan un Tipo de Débito que NO sea el de
Expensas o el de Punitorios.
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8.3. Proveedores
El legajo de cada proveedor incluye toda la información impositiva y legal necesaria para las
registraciones en el sistema.
Su contenido es similar al utilizado con la misma finalidad en el sistema de Gestión comercial.
El campo de Matrícula es un texto (permite letras y números) y es de uso optativo para las
jurisdicciones que exigen su inclusión en la documentación mensual para los copropietarios.
8.4. Datos del Consorcio
Estos datos son utilizados por varios módulos, en listados que requieren los datos básicos del
Consorcio.
El CODIGO es un número arbitrario, que el sistema asigna al azar. Se utiliza para determinar el
origen de los registros, si por algún motivo un Consorcio recibe por transferencia
movimientos originados en otros Consorcios. Puede ser modificado mientras no existan
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movimientos contables en la Empresa, pero no es prudente hacerlo, salvo casos especiales
y asesorado por técnicos de BTB SOFT SA.
Los campos específicos de Gestión de Consorcios son:

La identificación del Código del Administrador

El Nº de inscripción en el sindicato SUTERH
Estos datos se pueden imprimir en distintos informes que se entregan a los copropietarios.
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9. INFORMACION CONJUNTA
Cuando la Administración utiliza una cuenta bancaria única y/o una caja de efectivo única para un
conjunto de Consorcios, es necesario visualizar en forma conjunta los movimientos producidos y
los saldos de las cuentas contables respectivas en los Consorcios.
Los listados que aparecen más arriba están disponibles en la aplicación Unificar (ícono ´U´) –
Unificación de Información – Consorcios – Informe de Saldos e Informe de Movimientos.
Ambos listados exponen únicamente las cuentas contables de cada Consorcio marcadas con
el check Incluir en Informe de Efectivo .
El listado de Movimientos muestra el Saldo Inicial, las Entradas, las Salidas y el Saldo Final de
cada cuenta en el período elegido.
El listado de Saldos agrupa las cuentas en columnas, separando las que operan con subcuentas
(como Bancos, Valores, etc)
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10. IMPORTACION DESDE DOS
Este procedimiento (ubicado en Otros – Herramientas) permite importar los archivos de un
Consorcio generados bajo el sistema CONSORCIOS para DOS, desde un Consorcio que opera
con CONSORCIOS para Windows
Solamente puede importar los datos si en el Consorcio de destino aún no ha cargado Unidades ni
movimientos de ningún tipo.
Los archivos maestros propios del Consorcio de Origen y las configuraciones que los
afectan (Contabilidad, Unidades, Gastos, etc) son capturados sin excepción, salvo los
Modelos de Gastos.
Las Liquidaciones anteriores y los diseños de Excel para DOS no se importan, ya que la
impresión de los informes a los copropietarios bajo Windows son diseñables desde el
propio sistema.
Los archivos de movimientos de Gestión que se capturan son los de Contabilidad y de
subcuentas (cuentas corrientes, cheques y bancos), que se ingresan bajo la forma de un asiento
global similar al asiento de inicio del primer ejercicio, donde se incluyen los saldos de
todas las cuentas y - si las mismas contienen subcuentas - la composición detallada de
esos saldos, tal como se encuentran en la empresa de origen:
1. El saldo de la cuenta Unidades se ingresa junto con el detalle completo de los movimientos de
las cuentas corrientes de las Unidades que aún no fueron imputados (o sea los que se ven en
las pantallas de Consulta de Cuentas corrientes por Vencimiento pendientes)
2. El saldo de Valores a Depositar se ingresa junto con el detalle de los cheques en cartera.
3. El saldo del Banco incluye el saldo vencido hasta el día de la transferencia (como un solo
movimiento) y el detalle de los movimientos de cheques y depósitos no vencidos.
La importación de los registros de Rendición de Gastos Pendientes (originados en meses
anteriores pero que tienen que ser informados a los copropietarios en liquidaciones futuras) se
realiza generando registros de Gastos (como si se cargara un nuevo Gasto) que se respaldan con
un asiento contable neutro, que debita y acredita los importes a una cuenta que se declara en la
pantalla como ´Cuenta de Gastos Pendientes´ (se puede elegir cualquier cuenta de gastos
existente en el plan de Cuentas del Consorcio de Origen).
La importación de movimientos toma en cuenta sin excepción TODOS los movimientos
contables existentes en el Consorcio de Origen. No es posible importar 'hasta cierta fecha
de origen' dejando de lado asientos posteriores
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La fecha del asiento generado es única (puede ser elegida por el usuario) y esa fecha es
asumida también por los movimientos de subcuentas que se importan. Sin embargo, los
movimientos contienen - si corresponde - la fecha de vencimiento correcta e incorporan en
su texto la fecha de Origen real.
El asiento resultante es un asiento contable normal. El sistema no lo define como 'Asiento
de Apertura' (nada impide que el usuario lo haga posteriormente) y por lo tanto puede ser
modificado manualmente, borrado o cambiado de fecha.
La importación debe ser hecha bajo controles muy precisos:

Es conveniente que la información transferida esté lo mejor conciliada que sea posible, para
evitar que los ajustes posteriores en el Consorcio de Origen deban reproducirse en el asiento
inicial del nuevo Consorcio.

En el Consorcio de Origen, haga un Recálculo General completo de saldos, un Balance de
Saldos y un Control de Saldos de Subcuentas.
Cualquier discrepancia conviene que sea resuelta en el Consorcio de Origen utilizando los
recursos del sistema. En caso de que este enfoque resulte inapropiado (errores de gran
complejidad en movimientos muy antiguos), consulte con BTB Soft para soluciones
alternativas.
En última instancia es posible importar los maestros únicamente y cargar los saldos en
forma manual.

Una vez concretada la importación, confeccionar un Balance de Saldos y un Control de Saldos
de Subcuentas en el nuevo Consorcio empresa, para asegurar que la importación fue correcta.
La finalidad de la Importación es acceder a la información del sistema anterior, utilizando el
sistema actual.
Tenga en cuenta que si Ud. adquirió Sistemas BTB para DOS, su llave permite operar con
ese sistema lo mismo que con BTB para Windows, de manera que puede acceder en
cualquier momento a los archivos anteriores.
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