Relación Anual de Retenciones

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Asesores Empresariales
Aplicación de la Providencia Nro. 0299 en cuanto a la
presentación de la declaración o relación anual de retenciones del
ISLR.
2N online, con la intención de mantener informados a nuestros posibles asesorados
y clientes, tratando en todo momento, de garantizar la seguridad y tranquilidad de
sus empresas, frente a las acciones que pueda planificar y materializar la
Administración Tributaria, y mostrando, una ventaja más, de contar con nuestros
servicios, cumple en hacer de su conocimiento, la siguiente información, a fin de
que se tomen las medidas y previsiones necesarias para evitar, en lo posible,
molestias y pérdidas de tiempo en el desarrollo de las actividades normales de su
empresa, así:
1. Según la Guía Fácil de la Relación Informativa de Retenciones de ISLR
(Versión 1.0), luego de accesar al portal fiscal con su clave y usuario, se debe
escoger la opción PROCESOS TRIBUTARIOS y luego RETENCIONES
ISLR.
2. Cuando se desplegué el menú, va a encontrar 4 opciones, una de ellas es
DECLARACION MENSUAL (que es la utilizada mes a mes para la
presentación de las retenciones del ISLR), y DECLARACION
INFORMATIVA, debe escoger ésta última.
3. Inmediatamente le aparece en la pantalla de su computadora, información con
los datos de la empresa que está haciendo la declaración. Allí debe verificarse
que todos los datos corresponden con su empresa; si todo es correcto, debe
escoger la opción “SI”.
4. Para entender los siguientes pasos debemos hacer los siguientes
señalamientos previos:
a. A diferencia de lo que se hacía tradicionalmente, crear un archivo con
todas las operaciones de retención del año inmediatamente siguiente,
el portal fiscal “ahora” exige que se vaya cargando mes a mes todas las
operaciones correspondientes a los mismos; es decir, que si el ejercicio
fiscal comenzó en Enero, entonces el primer mes que se escogerá para
iniciar la carga de la información es Enero. Terminada la carga del
mes de Enero, se seguirá con el siguiente hasta terminar los 12 meses
del ejercicio.
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b. La ventaja, es que partiendo del principio que todas esas declaraciones
de retención mensuales ya fueron presentadas en su oportunidad (y el
contribuyente las debe tener en formato de excel), entonces lo que
debemos hacer es convertir esos archivos en formato XLM y
procesarlos nuevamente.
5. Al abrirse la pantalla donde pregunta período, debe comenzar con el mes
inicial de su ejercicio fiscal, por ejemplo Enero. Luego, escoger la opción SI,
cuando se le pregunta ¿Realizó alguna operación en el período seleccionado?.
Esto en el caso que efectivamente haya tenido retenciones en dicho período
mensual.
6. A través del portal fiscal en la opción EXAMINAR debe ubicarse el archivo
de Excel del primer período mensual que se está cargando.
7. Luego de haberlo ubicado debe escoger la opción ACEPTAR.
8. Inmediatamente el Portal Fiscal le va a calcular el monto por concepto de
retenciones, “si ese monto es igual al que ya usted pago en ese mes, entonces
debe hacer click en continuar.
9. Hecho lo anterior el sistema le volverá a mostrar la pantalla del periodo (mes
y año) para que se sigan procesando el resto de los meses que integran el
ejercicio fiscal.
10. Este procedimiento debe hacerse igual para los 12 meses del año.
11. Según el Manual Técnico de la Relación Informativa de Retenciones ISLR,
cuando algún trabajador haya dejado de laborar al momento en que se está
haciendo la declaración o relación informativa anual de retenciones, pero que
laboró en alguno (s) de los mese (s) del ejercicio fiscal que se está
declarando, entonces debe incluirse el pago que se le hizo a ese trabajador en
el mes correspondiente.
A pesar que esto es señalado en el Manual Técnico, consideramos que no
habría ningún problema con ese trabajador que dejó de laborar, por cuanto las
declaraciones que van a volver a procesar son los mismos archivos de Excel
que se procesaron en su oportunidad, si en alguno de ellos estuvo incluido el
trabajador (que actualmente no labora por la empresa), así mismo quedará
reflejado en la declaración o relación anual de retenciones.
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Puede ocurrir que respecto al trabajador que ya no labora en la empresa, no se
tenga el Nro. de RIF, y sea imposible ponerse en contacto con él a los efectos
que suministre el Número (si es que tiene RIF), o que a pesar de lograr el
contacto con él, no tenga RIF. En ese caso el Manual Técnico de la Relación
Informativa de Retenciones de ISLR (contenido en el “Portal Fiscal del
Seniat”), establece que el agente de retención debe remitir a la dirección de
correo electrónico “intriintXseniat.gov.ve” un archivo en formato de Excel
versión 2003 o anterior, indicando en la columna A los números de cédulas
de los asalariados cuya información se ha cargado a través del Portal Fiscal y,
en la columna B los números de control indicados en la planilla de RIF. El
SENIAT reenviara el archivo indicando en una nueva columna el número de
RIF correspondiente. Esta información se corroboró con el Area de
Asistencia al Contribuyente de la División de Contribuyentes Especiales del
SENIAT, quien indico el mismo procedimiento. Si el trabajador realiza o no
las gestiones para obtener el certificado de RIF, ello no es de la
responsabilidad del agente de retención.
12. Debe recordarse que según el mismo “Manual Técnico” el archivo XML
deberá contener la totalidad de los pagos o abonos en cuenta efectuados por
sueldos, salarios y demás remuneraciones similares, así como los pagos o
abonos en cuenta efectuados por otros conceptos distintos a acciones y
dividendos, aun en los casos en que éstas no generen retención, siempre que
se trate de operaciones descritas en el ANEXO 6.1. del mismo manual. En
estos casos, el porcentaje de retención aplicable será igual a “0”. No deberán
incluirse los intereses pagados por bancos e instituciones financieras a
personas naturales no residentes en el país.
RECOMENDACIONES.
1. Tratar en lo posible de hacer el proceso, con por lo menos un mes de
anticipación (durante la primera quincena el mes de mayo), pues al tratarse
de un procedimiento técnicamente nuevo en el Portal Fiscal puede que tenga
algunos errores, que en el caso de producirse, esperamos contar con el tiempo
suficiente para corregirlos.
Muy Atentamente.2N online
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