Descargar el archivo Procedimiento de Contratación Tipo de archivo: doc Tamaño: 89 kB

CODIGO: GR-PR-02
Contraloría Distrital
Distrito Turístico Cultural e
Histórico de Santa Marta
VERSION: 02
FECHA: 12-01-11
HOJA: Página 1 de 6
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN
1. OBJETIVO
Fijar las disposiciones sobre la intervención de las Oficinas y Funcionarios
de los diferentes niveles que por sus funciones deban intervenir en las
etapas del Proceso Contractual relativas a la preparación, adjudicación y
celebración de los contratos o convenios, ordenes de servicio, y señalar
las reglas para el seguimiento y control en la ejecución y liquidación de los
mismos.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los contratos o convenios y ordenes de
servicios que celebre la Contraloría Distrital de Santa Marta. Inicia con la
identificación de la necesidad del bien o servicio y termina con la
liquidación del contrato.
3. DEFINICIONES
3.1 C.D.P: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Documento que
garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de
afectación para la asunción de compromisos.
3.2 ESTUDIO PREVIO: Es el informe que se realiza para determinar si
existen, en principio, una o varias soluciones a un problema planteado.
3.3 NECESIDAD DEL BIEN O SERVICIO: Es aquel bien o servicio del
cual se precisa para cumplir o alcanzar un objetivo determinado.
3.4 SICE: Sistema de Información para la Contratación Estatal.
4. RESPONSABLE
Jefe de la Oficina Administrativa y Financiera
“Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta”
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 – www.contraloriastamta.gov.co
CODIGO: GR-PR-02
Contraloría Distrital
Distrito Turístico Cultural e
Histórico de Santa Marta
VERSION: 02
FECHA: 12-01-11
HOJA: Página 2 de 6
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN
5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1. EXISTENCIA DE LA NECESIDAD
El Jefe de la Oficina Administrativa y Financiera, deberá certificar la no
existencia o insuficiencia de personal en la respectiva planta para la
prestación del servicio, en el caso de que el objeto del Contrato sea para
una prestación de servicios profesionales o de apoyo a la Gestión.
La necesidad del bien o del servicio debe ser identificada por la oficina
correspondiente en que se presente, la cual mediante Oficio se la hará
conocer al Despacho del Contralor, de una manera sustentada en la
Necesidad para Contratar.
5.2. ESTUDIO PREVIO
Una vez el Contralor Distrital de Santa Marta, es enterado de la
ocurrencia de la necesidad deberá ordenar al Jefe de la Oficina
Administrativa y Financiera de esta Entidad, que elabore el
correspondiente estudio previo, autorizando su realización
Una vez el Jefe de la Oficina Administrativa y Financiera realice el Estudio
Previo de análisis de Conveniencia y Oportunidad deberá remitirlo al
Despacho del Contralor para que éste conozca sus conclusiones y
determine solicitar o no la contratación e inmediatamente solicitar el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
La entidad podrá contratar directamente los servicios profesionales y de
apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad
de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y
experiencia requerida, lo anterior según lo estipulado en el Artículo 82 del
Decreto 2474 del 2008.
“Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta”
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 – www.contraloriastamta.gov.co
CODIGO: GR-PR-02
Contraloría Distrital
Distrito Turístico Cultural e
Histórico de Santa Marta
VERSION: 02
FECHA: 12-01-11
HOJA: Página 3 de 6
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN
5.3. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
El profesional de Presupuesto o quien haga sus veces, deberá emitir el
respectivo C.D.P. indicando claramente el rubro presupuestal y la
disponibilidad existente al momento de la solicitud.
5.4. AUTORIZACIÓN PARA INICIAR EL PROCESO
El Contralor Distrital de Santa Marta, una vez reciba el Certificado de
Disponibilidad Presupuestal autorizara al Jefe de la Oficina Administrativa
y Financiera, para iniciar el Proceso Contractual.
5.5. DESARROLLO DEL PROCESO
El Jefe de la Oficina Administrativa y Financiera, una vez reciba la
autorización iniciará el proceso de selección abreviada de menor cuantía
(subasta inversa) según lo establecido en los artículos 1° y 2° del Decreto
3576 de 2009.
El Contralor Distrital de Santa Marta, deberá realizar la consulta de los
precios del SICE, para lo cual como registro se imprimirá el pantallazo de
la consulta realizada (número de certificado de consulta del precio
indicativo en el SICE), el cual se aportara al Proceso Contractual.
En caso de que el bien o servicio no esté debidamente registrado o
desagregado hasta el quinto nivel en el SICE, el Contralor consultará los
precios del mercado solicitando mínimo tres cotizaciones al respecto.
Se reciben las propuestas en la Oficina Administrativa y Financiera y se
procede a la evaluación de las mismas. Una vez se obtenga la calificación
de los oferentes se procede a adjudicar el contrato al mejor postor.
“Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta”
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 – www.contraloriastamta.gov.co
CODIGO: GR-PR-02
Contraloría Distrital
Distrito Turístico Cultural e
Histórico de Santa Marta
VERSION: 02
FECHA: 12-01-11
HOJA: Página 4 de 6
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN
5.6. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO
El Jefe de la Oficina Administrativa y Financiera, deberá remitir al
Despacho del Contralor del D.T.C.H. de Santa Marta, la minuta del
Contrato que se pretende celebrar acompañado de todos los soportes del
Proceso Contractual.
El Contralor Distrital una vez reciba la minuta del contrato, deberá
suscribirlo, siempre y cuando estén todos los documentos que legalmente
soportan dicho Contrato.
5.7. PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO
Los Contratos quedarán perfeccionados una vez suscritos por las partes y
la expedición del registro presupuestal de la entidad. En caso de que la
entidad haya exigido la expedición de garantías la ejecución del contrato
iniciará a partir de la aprobación de la póliza.
5.8. SUPERVISIÓN (TIPO Y GRADO DE CONTROL)
En la clausula de supervisión del contrato se establece el supervisor del
mismo quien deberá certificar el cumplimiento de las obligaciones
contractuales.
5.9. EVALUACION Y RE-EVALUACION DE PROVEEDORES
La evaluación de los proveedores se realiza una vez terminado el plazo
definido en el contrato. Esta evaluación aplica a todos los contratos que
realice la entidad; entiéndase, Compras, Arriendo, Orden, de Prestación de
Servicios y
las demás modalidades de contratación que defina la
legislación.
El Interventor del contrato será el encargado de realizar la evaluación,
registrando su apreciación objetiva en el formato “GR-FOR-05 Evaluación
y Re-evaluación de proveedores”. Una vez realizada la evaluación se
retroalimentan los resultados comunicando a los evaluados los aspectos
“Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta”
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 – www.contraloriastamta.gov.co
CODIGO: GR-PR-02
Contraloría Distrital
Distrito Turístico Cultural e
Histórico de Santa Marta
VERSION: 02
FECHA: 12-01-11
HOJA: Página 5 de 6
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN
destacados y los puntos a mejorar, dejando registrado en el formato la
firma del evaluado.
Los proveedores que al calificar su desempeño reciban una calificación
entre 4 y 5 se mantendrán en CLASE A, los que se encuentren entre 3 y 4
serán CLASE B y los que se encuentren por debajo de 3 son clasificados
CLASE C.
Los proveedores con calificación A y B continúan en el formato “GR-FOR06 Listado Maestro de Proveedores” y los clase C serán retirados de
este, sin embargo al proveedor que obtenga una calificación entre 3.0 y
3.5 se le informará y se tomarán las acciones preventivas requeridas.
Para que un proveedor sea incluido por primera vez en el listado maestro
de proveedores, debe cumplir los requisitos exigidos por la Legislación
vigente. La re-evaluación se realiza si al contratista se le renueva su
vinculación con la Entidad.
5.10. LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS
Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento
se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran serán objetos de
liquidación. Lo anterior según lo establecido en el Articulo 60 de la ley 80
de 1993.
6. REGISTROS
Nombre del Registro
GR-FOR-01 Necesidad y autorización para realización estudios previos
para cont.
GR-FOR-02 Necesidad para contratación
GR-FOR-03 Estudios previos de análisis de conveniencia y
oportunidad
GR-FOR-04 Autorización selección del proveedor
GR-FOR-05 Formato de evaluación y re-evaluación de proveedores
GR-FOR-06 Formato listado maestro de proveedores
“Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta”
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 – www.contraloriastamta.gov.co
CODIGO: GR-PR-02
Contraloría Distrital
Distrito Turístico Cultural e
Histórico de Santa Marta
VERSION: 02
FECHA: 12-01-11
HOJA: Página 6 de 6
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN
8. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
Versión
12-01-11
02
14-10-09
01
Cambio
Se modifica el numeral 5.9
evaluación y re-evaluación de
contratistas.
Se modifico el encabezado del
procedimiento, el pie de página y
se agrego el ítem 10. ANEXOS
Se
agrego
el
numeral
5.9.
Evaluación y Re-evaluación de
contratistas.
9. CONTROL DE DOCUMENTOS
ELABORADO POR:
ROSMERY HERRERA
MESA
Cargo: Jefe Oficina
Administrativa y
Financiera.
Firma:
REVISADO POR:
ROSMERY HERRERA
MESA
Cargo: Jefe Oficina
Administrativa y
Financiera.
Firma:
APROBADO POR:
DIANA MARIA
JARABA HADECHINY
Cargo: Contralora
Distrital
Fecha: 12-01-11
Fecha: 12-01-11
Fecha: 12-01-11
Firma:
10. ANEXOS
N.A.
“Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta”
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 – www.contraloriastamta.gov.co