proceso coves locales

COMITÉ DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA
PROCESO COVES LOCALES
SOCIALIZACIONES
Versión 1
SMRHEP01-1
Fecha: 04/04/2014
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Comité de Vigilancia Epidemiológica (COVE)
INTRODUCCIÓN
En el presente Anexo se puntualizan aspectos importantes acerca de los
Comités de Vigilancia en Salud Pública que se mencionan en la Guía de
Análisis de Situación de Salud 2012.
Comité de Vigilancia Epidemiológica, realiza el seguimiento a los casos que
representen un impacto en la mortalidad, las enfermedades de notificación
obligatoria, enfermedades emergentes y reemergentes y de alta
externalidad de los afiliados, cotizantes y beneficiarios del Servicio de
Salud, reglamentados a partir del Decreto 3518 de 2006, el cual estipula
que “las entidades administradoras de planes de beneficios, de instituciones
prestadoras de servicios de salud y organismos de los regímenes de
excepción, deberán constituir comités de vigilancia en salud pública
institucionales para el análisis y difusión de la información de Vigilancia en
Salud Pública de su competencia.
NORMATIVIDAD
El comité de Vigilancia Epidemiológica se regirá por:
 Ley 9 de 1979: Establece normas de vigilancia y control epidemiológico.
 Decreto 1562 de 1984: Reglamenta parcialmente la Ley 9 de1979.
 Decreto 3518 de 2006: Crea y reglamenta el Sistema de Vigilancia en
Salud Publica.
DEFINICIÓN
El COVE es un espacio de análisis que otorga insumos para la toma de
decisiones, en especial para la prevención, erradicación, eliminación y
control de eventos de interés en salud pública.
Elaborado Por:
Revisado y Aprobado Por:
Catalina Varón
Coordinador de Sede
Patricia Salguero Prada
Director de Calidad
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JUSTIFICACIÓN
Como parte del Análisis de situación en salud, el COVE aparece como un
espacio que puede generar insumos para la toma de decisiones concretas,
planes de trabajo y su seguimiento para controlar situaciones que ponen en
riesgo la salud de la población en las diferentes escalas del territorio,
también es útil para la identificación, el análisis y la generación de
propuestas de solución en torno a los eventos de interés en salud pública.
OBJETIVO
Generar un espacio para el reconocimiento, identificación, análisis y
elaboración de insumos que retroalimenten el proceso de toma de
decisiones y planes de mejoramiento, en torno a los eventos de interés en
salud pública.
DEFINICIONES
1. COVE Local
Durante el periodo se un año se desarrollaran 11 Comités de Vigilancia
Epidemiológica Local (COVE) desde el mes de febrero hasta el mes de
diciembre uno mensual. Para los hospitales que agrupen más de una
localidad, se realizará 1 solo COVE por mes por hospital; sin embargo, la
Presentación de los resultados se efectuará por medio de un informe por
localidad, esta situación implica que para estos hospitales que agrupan
varias localidades, el diseño metodológico del COVE debe permitir abordar
las temáticas y especificidades locales de forma particular.
Estos comités deberán tratar como mínimo una vez en la vigencia, los
temas de SIVIM y SISVAN de acuerdo con las directrices de estas dos
intervenciones. Las temáticas de los demás componentes, deberán ser
incluidas por lo menos una vez dentro del año vigente y de acuerdo con el
plan de acción y en coordinación con cada referente.
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Catalina Varón
Coordinador de Sede
Patricia Salguero Prada
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Los COVE son responsabilidad del gerente del hospital, coordinador PIC,
coordinador de salud pública y profesionales del equipo complementario
encargados de la temática del COVE, con apoyo del equipo ASIS (Análisis
de Situación de Salud) en las diferentes escalas del territorio.
PARTICIPANTES
 Gerente de la E.S.E. o su delegado.
 Equipo complementario (Coordinador de VSP de Hospital,
Coordinador Salud Pública del Hospital.
 Referente de Promoción y Prevención
 Un representante de cada institución prestadora de servicios (IPS),
se solicita que sea un profesional.
 Representantes que se definan en gestión local.
 Se podrán convocar otros actores sectoriales y comunitarios,
representantes del gobierno local según la temática a desarrollar
META
 Realizar el 100% de los comités de vigilancia epidemiológicos (COVE)
programados, cumpliendo con las actividades requeridas para su
desarrollo, según la guía y anexo técnico.
COMPROMISO INSTITUCIONAL
Al ser el COVE un espacio fundamental para el reconocimiento, identificación,
análisis y generación de insumos para la toma de decisiones y planes de
mejoramiento en torno a los eventos de interés en salud pública, es fundamental
recopilar las discusiones y análisis que se dan en este espacio y posteriormente
socializarlo dentro de los 10 días posteriores al COVE local en cada uno de los
grupos de trabajo.
De forma breve se debe describir el desarrollo del COVE, qué presentaciones
fueron realizadas y cuál o cuáles fueron los temas seleccionados para el análisis.
Se sugiere que exista concordancia entre las presentaciones del COVE y el tema
seleccionado para el análisis.
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Disponer de información depurada, actualizada y sistematizada de acuerdo con
las temáticas tratadas.
La divulgación puede realizarse en los espacios que se consideren pertinentes.
En algunas socializaciones de COVES se plantean sugerencias, acuerdos y
compromisos, que tienen como finalidad impactar positivamente los eventos de
interés en salud pública. Por tal razón, dichas sugerencias, acuerdos y
compromisos deben ser registrados en las actas , las cuales también debe incluir
el seguimiento a los acuerdos y compromisos generados en COVES anteriores.
CONSOLIDACIÓN DE INFORMACIÓN
Una vez los COVES locales sean socializados y/o retroalimentados en cada sede
de SERVIMED IPS, las actas y el material de información socializado deberá ser
enviado al comité de COVE institucional, con el fin de consolidar la información y
actualizar mensualmente la pagina Web de la Institución.
 La página Web de SERVIMED IPS será actualizada mensualmente, con
respecto al tema de COVE y de acuerdo a las temáticas planteadas en los
COVES locales
 En el link encontraremos las presentaciones, e información clara y dinámica
con el fin de captar el interés por los funcionarios.
 Se enviara boletín informativo a todas las sedes cada vez que su actualice
el Link.
 Mensualmente habrá una evaluación, dentro del link, con el de evaluar lo
socializado en cada sede.
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2. COVE Institucional
Como parte fundamental de la prevención, erradicación, eliminación y control de
eventos de interés en salud pública, SERVIMED IPS, crea un espacio útil para la
identificación, el análisis y la generación de propuestas de solución en torno a los
eventos de interés en salud pública, conformando el COVE.
OBJETIVOS
 Establecer capacitación, asesoría, supervisión y evaluación de los
Programas de Vigilancia Epidemiológica en la Entidad, a través de bases y
mecanismos de coordinación e intercambio de información dentro de la
institución.
 Dinamizar y operativizar el trabajo del grupo multidisciplinario responsable
de las intervenciones de Vigilancia Epidemiológica a nivel individual, según
las guías de atención (notificación, manejo individual del caso), evaluación
de la calidad de atención y análisis de la información.
 Realizar un proceso regular y continuo de observación e investigación de
las principales características y componentes de la morbilidad - mortalidad y
de los eventos en salud de la comunidad, basados en la recolección y
análisis de los Diagnósticos generados en las diferentes consultas.
CONFORMACIÓN
El Comité de Vigilancia Epidemiológica institucional, estará conformado por:




Director Médico
Director de calidad
Coordinadores de sede
Coordinador de P y P
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FUNCIONES
a. Velar por el cumplimiento de las disposiciones y normas legales que
sobre Vigilancia Epidemiológica establezca el Ministerio de Protección
Social.
b. Implementar las directrices y procedimientos determinados por el
Ministerio de la Protección Social en relación con los procesos básicos
de la vigilancia en la red de servicios.
c. Garantizar la realización de acciones individuales tendientes a confirmar
los eventos de interés en salud publica sujetos a vigilancia y garantizar
las intervenciones individuales y familiares según sea el caso.
d. Realizar reuniones e informes mensuales del COVE.
e. Analizar la información de mortalidad - morbilidad, obtenidas por
diferentes fuentes de información (Motivo de Consulta, Ficha única de
notificación, RIPS) incluyendo el análisis de los factores de riesgo, para
proponer acciones de vigilancia y control epidemiológico.
f. Promover la confirmación diagnóstica de los casos, utilizando el recurso
de laboratorio según protocolo de vigilancia epidemiológica.
g. Actualización de datos de los eventos objetos de vigilancia.
h. Analizar y utilizar la información de la vigilancia para la toma de
decisiones que afecten o puedan afectar la salud individual y/o colectiva
de la población.
i. Suministrar la información encontrada a la autoridad sanitaria local o
ente de control, dentro de los lineamientos o fines propios del sistema
de vigilancia en salud pública.
j. Participar en las estrategias de vigilancia planteadas por la autoridad
local.
k. Generar actas de reuniones del COVE.
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l. Solicitar y analizar los informes de notificación obligatoria.
m. Generar las acciones de intervención necesarias según los hallazgos
encontrados.
n. Realizar el seguimiento de las acciones para el mejoramiento del
proceso de Vigilancia Epidemiológica.
PERIODICIDAD
Sesionara de forma Mensual.
REGLAMENTO
Los miembros del comité proponen el reglamento que regirá este comité y en el
cual se destacan los siguientes aspectos:








El comité estará integrado por un mínimo de uno (3) y un máximo de dos (12)
personas
El comité se reunirá en forma ordinaria una vez al mes, pero podrá reunirse en
forma extraordinaria cuando así lo requiera.
Las reuniones ordinarias se realizaran el segundo miércoles de cada mes, en
la fecha lugar y hora que se determinará en el último comité.
Las reuniones se llevaran a cabo en las instalaciones de SERVIMED I.P.S.-SA.
En cualquiera de las sedes.
Se elegirá un presidente y un secretario.
De cada reunión se dejará un acta la cual llevará la firma del presidente y el
secretario, y en ellas se consignará todos los aspectos relacionados con el
desarrollo del mismo.
Las reuniones extraordinarias se llevaran a cabo por convocatoria de
cualquiera de los integrantes de algunos miembros del comité o a solicitud de
la dirección médica. en ellas se tratará exclusivamente los aspectos
relacionados con el motivo de las mismas.
Las determinaciones que se tomen en el COMITÉ serán notificadas por escrito,
con el fin de determinar los correctivos del caso.
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COMPROMISOS ESTABLECIDOS Y RESPONSABLES
No
QUE
Tarea o actividad
1
Reporte de Notificación
Obligatoria
2
Reporte formato BAI
3
Reporte de Usuarios
Vacunados
4
Reporte de CCV
tomadas, CCV positivas
y su respectivo
seguimiento
5
Consolidado de
Notificación Obligatoria
6
7
8
Consolidado de reportes
de CCV
Consolidado de
vacunación
Entrega de actas de
Socialización de
QUIEN
Responsable
Presidente comité
Vigilancia
Epidemiológica coordinadores de
sede
Presidente comité
Vigilancia
Epidemiológica coordinadores de
sede
Presidente comité
Vigilancia
Epidemiológica coordinadores de
sede
Presidente comité
Vigilancia
Epidemiológica coordinadores de
sede
Coordinador de
comité de
Vigilancia
Epidemiológica
Presidente comité
Vigilancia
Epidemiológica
Presidente comité
Vigilancia
Epidemiológica
Presidente comité
Vigilancia
CUANDO
Fecha de
ejecución
Reporte
semanal
Consolidado
por sede
Mensual
Reporte
Mensual
COMO
Las
coordinadoras
hacen envío al
encargado del
comité, de los
consolidados
mensuales la 2
semana de
cada mes.
Reporte
mensual
Reporte
Mensual
Reporte
Mensual
Reporte
Mensual
Reporte
Mensual
Reporte
Mensual
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Director de Calidad
Consolidar la
información
obtenida,
realizar análisis
y respectivo
plan de mejora.
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asistencias a COVE
local
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Epidemiológica coordinadores de
sede
CONCLUSIONES
Se deben incluir todos los aspectos relevantes encontrados y/o analizados en
torno a los eventos de interés en salud pública, de la manera más completa y
sintética posible
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