Evaluacion control interno-taller

METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Para la evaluación del Sistema de Control Interno, de cualquier empresa o Entidad, tanto del
sector público como privado, en un país como Colombia, a fin de evaluar su situación actual y
de acuerdo con sus resultados proceder a tomar los reconocimientos, alternativas y producir las
recomendaciones que lleven al mejoramiento continuo del Sistema, que se está aplicando en la
fecha de la evaluación en la empresa, utilizando herramientas como la teoría de la calidad total,
que indiscutiblemente beneficiarán en general a los funcionarios, su jefes de áreas así como de
toda la Entidad y sus usuarios externos, en el futuro inmediato.
Metodología Aplicable a las Evaluaciones
Esta Metodología se basará técnicamente mediante la utilización de planillas, con sus principios,
reglas, normas, procedimientos, sistemas, manuales, cuestionarios y calificaciones, con las
cuales se puede evaluar la empresa en su conjunto, sus unidades, sus actividades, en una fecha
o período determinado, según diseño que se describe en el presente documento, para lo cual
se utilizará los siguientes herramientas:
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El Muestreo Estadístico como técnica de control
Método de Cuestionario o Preguntas
Método Narrativo o de Prosa
Método Grafico
El Muestreo Estadístico Como Técnica De Control
En el proceso de la evaluación del sistema de Control Interno, así como en aplicaciones de las
distintas auditorias, interventorías y monitorias, etc. el evaluador o el auditor debe revisar altos
volúmenes de documentos, por esto se hace necesario y es de obligatorio cumplimiento la
utilización del método selectivo, usando técnica y científicamente las estadísticas, según el caso,
para lo cual se deberá preparar previamente los programas y pruebas respectivas, mediante el
sistema propiciado por la ciencia Estadística, logrando que los resultados de la evaluación sea
confiable y oportuna con unas que conclusiones lógicas y reales, dentro de la determinadas
operaciones de control, con criterio analítico y profesional.
Para dar certeza sobre la objetividad de una prueba selectiva y sobre su representatividad el
evaluador o auditor tiene el recurso del muestreo estadístico, para lo cual debe tener en cuenta
las siguientes recomendaciones:
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La muestra seleccionada o grupo de elementos o documentos debe ser representativa frente
al total del conjunto.
El tamaño de la muestra varía de manera proporcional e inversa respecto a la calidad del
Sistema de Control Interno y sus elementos.
El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo, detallado y profundo para poder
hacer que las conclusiones sean adecuadas y confiables.
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Siempre habrá un riesgo latente y más cuando la muestra no sea representativa y por lo tanto
dependerá del buen criterio profesional del evaluador.
Método de Cuestionario o Preguntas para Evaluar el Sistema de Control Interno
Consiste en la evaluación con base a preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de
los responsables de las distintas áreas bajo examen.
Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendrá una evidencia que deberá constatar con
procedimientos alternativos los cuales ayudarán a determinar si los controles operan tal como
fueron diseñados. La aplicación de cuestionarios ayuda a determinar las áreas criticas de una
manera uniforme.
Método Narrativo o de Prosa para Evaluar el Sistema de Control Interno
Consiste en la descripción hecha por los funcionarios, como producto de entrevistas, encuestas,
tanto escritas como verbales, detallada los procedimientos más importantes y las características
del sistema de control interno y sus elementos, para las distintas áreas de la Entidad,
mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.
Método Grafico para Evaluar el Sistema de Control Interno
Consiste en revelar o describir la estructura orgánica de las áreas y de los procedimientos
utilizando gráficas, símbolos convencionales, flujogramas etc. Con sus explicaciones que den una
idea completa y correcta de los procedimientos de la empresa, con las siguientes ventajas:
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Identifica la ausencia de controles financieros, operativos y de gestión.
Permite una visión panorámica de las operaciones o de la Entidad.
Identifica desviaciones de procedimientos y de las normas.
Identifica procedimientos que sobran o que faltan o partes dentro de los mismos y sus
normas.
Facilita el entendimiento de las recomendaciones del evaluador y su aplicabilidad sobre
asuntos contables o financieros, operativos, normativos y técnicos.
Recomendaciones básicas e importantes al aplicar la Metodología de esta Evaluación
1. Todas las preguntas requieren ser comprobadas, mediante observación o verificación
física y/o documental y luego se asignará la calificación, individual en forma real,
objetiva, independiente y con criterio profesional.
2. En los casos en que las preguntas se subdividan en dos o más partes y se requiera
calificar, se procederá a dar la nota por cada una y se promediará, recomendando para
el futuro ampliar el número de preguntas.
3. La metodología para calificar es la siguiente: El Funcionario Administrativo califica y
posterior o inmediatamente el Evaluador hace lo mismo y se promediará, teniendo en
cuenta que cuando el resultado no es entero se aproxima al siguiente, esto si el decimal
es - más de cinco (5) sube y si es menos de cinco (5) baja -. Ejemplo: 3.7 = 4 y 3.2 = 3.
4. La tarea de evaluación se realizará mediante la distribución previa, acompañando las
instrucciones, las planillas a cada uno de los funcionarios evaluados, teniendo en cuenta
el área de especialidad que tienen a su cargo, ya sean directivas, para los cuales es
obligatorio, para los asesores, operativos, auxiliares u otros serán seleccionados
selectivamente mediante pruebas estadísticas
5. Si la calificación es menor de 4, se procederá de inmediato y automáticamente a
elaborar un memorando que identifique el problema con sus respectivas observaciones
y recomendaciones, para corregir errores graves y buscar soluciones del citado
problema.
6. Preguntas de Conocimiento General à CG. Las preguntas de conocimiento general son
aplicables y calificables con carácter obligatorio y las deben evaluar todos los
funcionarios del Nivel Directivo de la empresa, su carácter será asignado por el
evaluador y se le informará al evaluado para su acuerdo, pero podrá originar una
recomendación.
7. Preguntas de Conocimiento Especializado à CE. Las preguntas de conocimiento
especializado o específico se aplicarán solamente a las áreas o dependencias
correspondientes y podrán originar No Asignar calificación, por que No Aplica una
respuesta especifica a dicha pregunta, en razón de que no se tiene conocimiento por ser
un tema no relacionado con su área y por lo tanto No se debe calificar, no afecta los
acumulados ni los promedios, en la primera evaluación. Seguramente origina una
recomendación que será posteriormente evaluada en el siguiente ciclo
correspondiente.
8. NA/NR: NO APLICA / NO RESPONDE: Adicional a lo explicado anteriormente, Significa
que en el momento de la evaluación, la norma, el procedimiento, el elemento o el
aspecto evaluado no sé esta aplicando, por absoluto desconocimiento, originando una
recomendación, para que en el futuro se "aplique". Por lo tanto no hay nota y por ende
no modifican los promedios, ni afectan la evaluación total.
9. Como las preguntas han sido preparadas y estudiadas previamente por la unidad
evaluadora, Interna o Externa y sí existiera cualquier duda, inquietud o desconocimiento
por parte del funcionario evaluado estas deberán ser aclaradas por el evaluador
asignado, por lo tanto se ruega no calificar según el caso si no existe claridad total del
objetivo de la misma. Lo anterior, presupone también total conocimiento por parte del
funcionario evaluador correspondiente, quien llevará una estadística del grado de
dificulta de cada una de las preguntas y así podrá recomendar su eliminación,
sustitución, ampliación o cualquier otro cambio.
10. Se harán planillas individuales por funcionario para llegar a una Planilla Integral o de
toda la empresa.
11. Una vez terminada la evaluación, las calificaciones y porcentajes, se procederán a
interpretar los resultados, que serán la base para el Informe correspondiente,
incluyendo las recomendaciones con los siguientes criterios:
12. Interpretación Resumida de la Evaluación
De acuerdo con los porcentajes parciales y totales y sus promedios ponderados obtenido en la
Planilla como resultado de la evaluación de los temas o áreas, se clasifica dentro de los siguientes
rangos:
Menor que 52% Ausencia de controles y pésima gestión.
Entre
63%
52%
y
Entre
74%
64%
y
Entre
84%
75%
y Existen niveles de control razonables y buena
gestión.
Entre
93%
85%
y Niveles destacables de control y muy buena
gestión.
Mayor de 93%
Niveles de control y gestión deficientes.
Niveles de control y gestión regulares.
Desempeño excelente y calidad asegurada.
Nota: Estos rangos se establecieron, teniendo en cuenta tendencias de carácter estadístico, que
le hace ser serio, fuerte y exigente su opinión o concepto, sin embargo podrá ser modificada.
13. Se elaborará el Informe Resumen de la evaluación. Desarrollado el ejercicio tanto
individual, como colectivo, se llegará a la Planilla Final y el informe correspondiente, en
forma resumida y ejecutiva, con su listado de problemas, soluciones, recomendaciones
y conclusiones.
FUENTE: Beltrán Pardo, Luís Carlos. Auditoría en Entidades de Salud. Universidad Nacional
de Colombia,http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/91337/. Licencia: Creative
Commons BY-NC-ND.
Que preguntar para evaluar el control interno.
Controles de organización y administración—diseñados para establecer un marco de referencia
organizacional sobre las actividades de CI, incluyendo:
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Políticas y procedimientos relativos a funciones de control
Segregación apropiada de funciones incompatibles
Autorización de uso para los sistemas y de operaciones en general
Perfiles de cargos
Permisos para operar software
Tipos de preguntas que se pueden hacer en las Evaluaciones y Ejemplos
PARA VARIOS USOS: ¿Qué pasa si se modifica el procedimiento?
ADOPTAR: ¿Hay otros iguales a este procedimiento? Qué ideas sugieren? ¿Qué puede mejorar?
MODIFICAR: ¿Qué pasa si se modifica?¿Qué otros cambios se pueden hacer?
AUMENTAR: ¿Qué se puede agregar? ¿Qué se puede exceder?
REDUCIR: ¿Qué se puede reducir? ¿Qué se puede quitar?
SUBSISTIR: ¿Qué otra cosa habría? ¿Qué otro proceso habría? ¿Qué otro plan habría? ¿Qué
otro enfoque habría?
REORDENAR: ¿Cuál sería otro esquema? ¿Cuál sería otra secuencia? ¿Sería mejor antes? ¿Sería
mejor después? ¿Sería mejor más tarde?
INVERTIR: ¿Qué pasaría si fuera al revés? ¿Qué pasaría si lo volteáramos? ¿Qué pasaría si se
devolviera el proceso?
COMBINAR: ¿Es posible unir estos dos procedimientos? ¿Es posible hacer una mezcla? ¿Se
pueden cambiar las unidades?
Ejemplo de cuestionario
ACTIVIDAD EN CLASE
1. Selecciona una sección o departamento de una empresa, enumera cinco
medidas de control interno para:
 Protección de activos
 Obtención de información financiera confiable y segura
 Promover la eficiencia de las operaciones en dicho departamento.
2. Consigue un manual de procedimientos para el manejo de cuentas por cobrar,
inventarios y/o cuentas por pagar, diseña la evaluación de control interno
basado en dicho procedimiento, usando la técnica:
 Cuestionarios
 Grafica