Proceso de Responsabilidad Integral Colombia Comité Coordinador: ANDI, ACOPLASTICOS, CCS y GRI

Proceso de Responsabilidad Integral® Colombia
Comité Coordinador: ANDI, ACOPLASTICOS, CCS y GRI
Octubre de 2004
ANALISIS DEL SISTEMA DE GESTION DE RESPONSABILIDAD
INTEGRAL– SGRI Y CODIGO DE PROTECCION INTEGRAL
Realizado por Responsabilidad Integral
1. SISTEMA DE GESTION DE RESPONSABILIDAD INTEGRAL
(SGRI)
¿Cómo surge el SGRI?
Después de 18 años de desarrollo de Responsable Care a nivel global, el
Internacional Chemical Council Association (ICCA), ente rector de esta iniciativa,
inició hace dos años su revisión estratégica con el propósito de actualizarla,
asegurar su correcta implementación, generar un mayor valor agregado para las
empresas miembros y aumentar la confianza de la comunidad en la industria. Uno
de los lineamientos originado en dicha revisión es la adopción, por parte de las
compañías, de un Sistema de Gestión para implementar los compromisos de
Responsable Care.
En Colombia, luego de 10 años de implementación de Responsabilidad Integral,
se ha logrado credibilidad y buena imagen de esta iniciativa por parte de entidades
gubernamentales, gremios e industrias, lo cual ha permitido su crecimiento y la
adhesión de sesenta empresas. Al igual que en otros países, los cambios propios
de los últimos años han generado una creciente necesidad de evolución de los
elementos de Responsabilidad Integral.
Buscando esta evolución, Responsabilidad Integral ha concentrado sus esfuerzos
en analizar el Sistema de Gestión y el Código de Security (Protección Integral)
desarrollados por el American Chemistry Council –ACC, a fin responder a las
siguientes necesidades:
 Adopción de un Sistema de Gestión como estrategia para fortalecer y mejorar
la credibilidad del Proceso, y seguir los lineamientos dados por Responsable
Care en su Carta 2004.
 Revisión y actualización de los Códigos de Prácticas Gerenciales –CPG’s a fin
de evitar la duplicación de tareas y optimizar los recursos de las
organizaciones. (Necesidad sentida por las empresas adherentes).
 Implementación de los CPG´s en forma alineada e integrada con otros
Sistemas de Gestión (ISO 9001 y 14001, OHSAS 18001, SA 8000 y otros)
 Obtención de una certificación voluntaria para las empresas adherentes
 Responder a las inquietudes y necesidades del 80% de las empresas en
materia de Security, las cuales fueron identificadas mediante encuesta
reciente.
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Las empresas que implementan RI en Colombia, al igual que otras empresas que
lo hacen en el resto del mundo, sintieron la necesidad de modernizar la iniciativa,
dar un paso de avanzada para generar mayor valor agregado y ganar más
credibilidad.
Se empezó hace dos años con la revisión de los Códigos a fin de remozarlos y
desde hace año y medio se viene analizando el Resposible Care Management
Sytem (RCMS), desarrollado por la ACC para ganar mayor credibilidad, con el
propósito de decidir sobre la conveniencia de su adopción para posicionar mejor a
RI y a las empresas adherentes.
Con motivo de la celebración de los 10 años de Responsabilidad Integral se
recibió la visita del Dr. José Maria Bach (CEO de ICCA y Chairman de
Responsable Care) quien presentó las nuevas directrices de Responsable Care a
nivel mundial: “Implementación de un Sistema de Gestión de Responsabilidad
Integral”, “Fortalecimiento del Código 5. Acompañamiento del Producto” y
“Preparación de un mecanismo de Verificación con Terceras Partes para fortalecer
la credibilidad en el proceso a nivel local y mundial”
El Comité Consultivo de Presidentes, en sus reuniones ordinarias de Julio y
Septiembre, analizó detalladamente las implicaciones y beneficios de la adopción
del Sistema de Gestión de Responsabilidad Integral y del Código Security
(Protección Integral) y aprobó su implementación con el propósito de fortalecer el
Proceso en Colombia, imprimirle una mayor dinámica que favorezca el futuro de
esta iniciativa y agregar mas valor a las empresas.
ANTECEDENTES RCMS
Como respuesta a la necesidad de posicionar mejor a RC, dados los intereses de
los clientes y los deseos de la industria de una certificación en RC realizada por
terceras partes, el ACC desarrolló dos procesos de certificación: El primero fue la
certificación Responsible Care 14001 (RC-14001), un proceso que combina ISO14001 con RC. Este proceso de Certificación al Sistema de Gestión fue
desarrollado por un grupo de compañías miembros, consultores y personal de la
ACC. BASF Wyandotte, una unidad de producción de elastómero de Michigan,
sirvió de piloto para el proceso de RC-14001 en Marzo de 2002. RC-14001
actualmente es una certificación disponible para las compañías miembros del
ACC.
El otro proceso de certificación es la certificación del RCMS. Este proceso requiere
que las compañías miembros del ACC demuestren conformidad con la
Especificación Técnica del RCMS a un auditor independiente como tercera parte.
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El ACC considera que el uso de la Especificación Técnica del RCMS y el
Documento Guía del RCMS por parte de sus miembros y socios pueden ayudarlos
a alcanzar las metas y objetivos trazados para RC. Estos están disponibles para
las compañías, miembros y socios de la ACC. La auditoria externa del RCMS y el
programa de certificación disponible para la compañía, están diseñados para
alcanzar el objetivo de la verificación, transparencia y credibilidad con los
empleados, clientes, proveedores y entidades regulatorias y miembros del público
en general.
¿Qué es el SGRI?
El SGRI es un nuevo elemento de Responsabilidad Integral que proporciona la
estructura para implementar las actividades específicas de los Códigos de
Prácticas Gerenciales con mayor eficacia. Dicho de otra manera, los Códigos de
Prácticas Gerenciales establecen el “qué hacer” y el SGRI el "cómo hacerlo"
El Sistema de Gestión de Responsabilidad Integral está organizado en un
documento guía de 5 secciones y 29 elementos.





Política y Liderazgo (6 elementos)
Planeación (6 elementos)
Implementación, Operación y Responsabilidad (6 elementos)
Medición del desempeño y acciones preventivas y correctivas (9 elementos)
Revisión y manejo del reporte (2 elementos)
¿Qué diferencia tiene con otros sistemas de gestión?
Para comparar el SGRI con los Sistemas de Gestión se tomaron los numerales y
literales de cada sistema y se alinearon obteniendo la tabla del Anexo No 1. Luego
se sumaron los elementos convergentes y divergentes de cada proceso
obteniendo los resultados siguientes:
Tabla No 1. Relación de elementos convergentes del SGRI con los otros sistemas
Proceso
Política
6
OHSAS
18001
6
Planeación
6
Implementación
Medición del desempeño y
acciones preventivas y
correctivas
420300413.doc
ISO 14001
ISO 9001 SA 8000
7
8
6
13
5
10
8
6
6
7
6
5
4
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Revisión Gerencial y Reporte
1
1
2
1
Tabla No 2. Relación de elementos divergentes del SGRI con los otros sistemas
Elemento
ISO 14001
OHSAS
18001
ISO 9001 SA 8000
Política
0
1
2
2
Planeación
1
2
5
1
Implementación
3
4
15
6
Medición del desempeño acciones
preventivas
y
correctivas
Revisión Gerencial y Reporte
2
2
8
1
0
0
1
1
La comparación del SGRI con los otros Sistemas de Gestión arroja dos tesis
principales:

La primera, el SGRI y los otros Sistemas de Gestión tiene un alcance
diferente, siendo el más cercano ISO 14001. En la Tabla No 3 se
representan, en porcentaje, el grado de similitud del RCMS con los
diferentes Sistemas de Gestión.
Tabla No 3. Comparación de SGRI con otros sistemas de gestión
Convergencias
(%)
83.3
Convergencias
(No.)
30
Divergencias
(No.)
6
Total
(No.)
36
75
27
9
36
ISO 9001
51.5
33
31
64
SA 8000
68.5
24
11
35
ISO 14001
OHSAS 18001
La comparación de los resultados entre el SGRI y la ISO 14001 se indica en la
siguiente figura:
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Figura No 1. Comparación SGRI con ISO 14001
14
12
10
8
ISO 14001
6
4
2
0
Política

Planeación
Implementación
Medición
Revisión Gerencial
En la siguiente tabla se presenta la comparación del SGRI con un sistema
de gestión integral ideal. Con los datos de la Tabla No 4 se obtiene la
Figura No 2 que representa en la zona azul el alcance del SGRI comparado
con un Sistema de Gestión Integral ideal.
Tabla No 4. Comparación de un Sistema de Gestión Integral Ideal con SGRI
SG
RCMS
%
RCMS
Sistema
Integrado
Política
Planeación
Implementación
Medición
Revisión
75
42.8
45.7
47.3
66.6
6
6
16
9
2
8
14
35
19
3
SGRI satisface parte del conjunto de requisitos de las especificaciones de otros
sistemas tales como ISO 14001, ISO 9000, OHSAS 18001, SA 8000, como se
indica en la figura siguiente:
Figura No 2. Sistema Gestión de Responsabilidad Integral vs otros Sistemas de Gestión
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ISO 14001
100.0
83.3
90.0
80.0
70.0
60.0
50.0
40.0
30.0
20.0
10.0
SA 8000
68.6
0.0
75.0
OHSAS 18001
51.6
ISO 9001
Para lograr la comparación del SGRI con los sistemas de gestión se tomaron los
numerales y literales de cada sistema y se alinearon obteniendo una tabla con que
contiene un listado abreviado de todas las exigencias. Ver Anexo No 1.
La comparación del SGRI con los otros sistemas de gestión puede entenderse
mejor mediante en la siguiente gráfica:
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La gráfica permite visualizar en forma sencilla los diferentes alcances de los
sistemas de gestión comparados. Los círculos numerados representan cada uno
de los sistemas tomados para la comparación, el rectángulo rojo SGRI representa
el alcance del Sistema de Gestión de Responsabilidad Integral (contiene gran
parte de los requisitos de ISO 14001 y OHSAS 18001 así como otros de ISO 9001
y SA 8000). El recuadro azul representa el Sistema Integral de Gestión (la suma
de los requisitos de todos los sistemas de gestión y otros requisitos similares de
una organización dada).
¿Qué no es el SGRI?
El SGRI no es un sistema de gestión integrado que contenga todos los
requerimientos de ISO 9001 y 14001, OHSAS 18001 ó SA 8000. Es un sistema
flexible que permite la adaptación e integración de estos sistemas en las
organizaciones.
¿Qué diferencias tiene el SGRI con los CPG’s?
El SGRI organiza la implementación de las prácticas de los CPG’s y de otros
Sistemas de Gestión por actividades comunes, alineando los esfuerzos que
actualmente se hacen en cada uno de los CPG’s.
El SGRI está diseñado para cobijar tanto los elementos fundamentales de RI como
los de otros Sistemas de Gestión e iniciativas con los cuales estén comprometidas
las empresas, tal como lo representa la gráfica.
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¿Para que el SGRI?








Permite agrupar y organizar las prácticas de los diferentes Códigos facilitando
su implementación y la de otros Sistemas de Gestión.
Establece las bases en las organizaciones para la implementación de un
Sistema Integrado de Gestión.
Amplia y fortalece la Gestión Integral del Riesgo en salud, seguridad,
ambiente, distribución y transporte, seguridad física, información y control de
cambios.
Optimiza los recursos de la organización en el mediano plazo, evitando la
duplicidad de funciones.
Amplia y fortalece la Gestión Integral del Riesgo.
Establece las bases para un esquema de certificación del Proceso de
Responsabilidad Integral.
Permite constituir un proceso simultaneo para la obtención de la certificación
en otros sistemas tales como RI-ISO14001 ó RI-OHSAS18001.
Amplia y fortalece la gestión integral del riesgo.
¿Qué trabajo adicional deben hacer las empresas para
implementar el SGRI?
Los elementos del SGRI no piden nada adicional a las actividades de los CPG’s.
El trabajo adicional consiste en cambiar a una estructura de cinco elementos base
y alinear con éstos las actividades de los CPG`s. Las empresas que tienen sus
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prácticas en nivel de implementación V o VI cumplen con los requerimientos del
SGRI.
En las siguientes gráficas se muestra el nivel de implementación de los Códigos
de Prácticas Gerenciales de la media Nacional.
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El siguiente es el listado de las prácticas de los Códigos de Prácticas Gerenciales
en, que la media nacional, se encuentra en nivel IV:













1.2.6. Comunicación externa.
1.3.7 Coordinación de planes interno y externo
2.3.3 Revisión de cumplimiento de regulaciones
2.4.2 Desempeño de distribuidores y almacenadores
2.5.1 Procedimientos para contenedores y equipo de transporte.
2.6.1 Planes de contingencia
2.6.2 Procedimiento, información y entrenamiento para entidades
2.6.3 Diálogo sobre riesgos en Distribución y Transporte
3.1.3. Investigación, reporte y seguimiento
5.1.2 Medición del desempeño y responsabilidad
5.2.2. Caracterización y administración del riesgo de insumos y productos.
5.4.4 Distribuidores y Transportadores
5.4.5. Clientes y otros receptores del producto.
¿Cuál es la estrategia para implementar el SGRI?
R: La estrategia incluye el suministro de la guía de implementación del SGRI,
listas de chequeo, capacitación en los nuevos requisitos del SGRI, talleres de
ayuda mutua, conocimiento de la experiencia internacional de Responsible Care y
de la nacional en los sistemas integrales de gestión, seguimiento al avance y
retroalimentación del proceso.
La implementación varía ampliamente entre las compañías. Para las que han
desarrollado sistemas de gestión, la puesta en marcha puede ser simplemente
mostrar cómo los procesos actuales satisfacen las necesidades de SGRI. Las que
no los han desarrollado probablemente requerirán de mayor trabajo
¿Con que se cuenta para su implementación?
En la actualidad se cuenta con:
-
El apoyo y la experiencia del proceso a nivel internacional (ICCA, CEFIC,
FEIQUE, ABIQUIM, ASIQUIM, CIQYP y otros)
Conocimiento y experiencia de los coordinadores de cada empresa en la
implementación de RI y otros sistemas de gestión
Experiencia de algunas empresas adherentes en la integración de los sistemas
de gestión
Reuniones periódicas de los coordinadores a nivel regional y nacional
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¿Cómo se verifican las empresas en el nuevo SGRI?
RI continuará verificando la implementación del Proceso en las empresas, y
diseñará la metodología para verificar el nuevo Código considerando las políticas
de seguridad y manejo de la información de las compañías. Las empresas que
opten por la certificación del SGRI requieren demostrar a un auditor externo su
conformidad con la Especificación Técnica del SGRI.
2. CODIGO SECURITY
Para efectos de adopción al idioma castellano se usarán las palabras “protección
integral” para hacer referencia al término security en el presente texto.
¿De que trata?
El propósito del Código Gerencial de Protección Integral es ayudar a proteger a las
personas, propiedades, productos, procesos, información y sistemas de
información, incluyendo protección contra potenciales ataques terroristas. Este
Código esta diseñado para ayudar a las empresas a mejorar su desempeño en
protección integral usando un enfoque basado en la gerencia del riesgo para
identificar, revisar y manejar vulnerabilidades, prevenir o mitigar incidentes,
aumentar el entrenamiento y la capacidad de respuesta, y mantener y mejorar las
relaciones con los constituyentes claves.
En EUA la implementación de este Código de Protección Integral es obligatoria
para todos los miembros del Consejo Americano de Química. En algunos países
como Brasil y España se han incorporado parte de las exigencias del código en los
otros códigos. Otros países como Argentina y Uruguay han adoptado el séptimo
código Protección Integral. En otros países se encuentra aún en evaluación la
decisión de adoptar el nuevo código como es el caso de Chile.
¿Cómo está organizado?
La estructura del nuevo código es la siguiente:
1.
2.
3.
4.
Compromiso del Liderazgo.
Análisis de Amenazas, Vulnerabilidades y Consecuencias.
Implementación de Medidas de Security.
Información y Cyber-Security.
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5. Documentación de los programas, procesos y procedimientos gerenciales
de security.
6. Entrenamiento, simulacros y dirección.
7. Comunicaciones, diálogo e intercambio de información.
8. Respuesta a amenazas de la security.
9. Respuesta ante incidentes de security.
10. Auditorias.
11. Verificación por parte de Terceros.
12. Manejo del cambio.
13. Mejora Continua.
Ver Anexo 3.
¿Qué protege?
-
-
Personas: empleados, visitantes, contratistas, transportistas, miembros de la
comunidad cercana, etc.
Información: secretos industriales y comerciales (por ejemplo: fórmulas,
precios, instrucciones de operación o fabricación, etc.), passwords de
computadora u otro tipo de información patentada.
Propiedad: edificios, equipos de producción, vehículos, tanques de
almacenamiento, reactores, sistemas de control, materias primas, productos
terminados, líneas eléctricas, materiales peligrosos, calderas, provisión de
agua, desagües industriales, líneas de gas natural, herramientas, líneas de
ferrocarril, equipos de oficina, equipos de enfriamiento, equipos automáticos,
pertenencias del personal, plantas de tratamiento de desperdicios, etc.
¿Para qué implementar las prácticas de Protección Integral?
-
Integrar y fortalecer el programa de salvaguarda de los empleados, la
comunidad y el ambiente.
Mantener la integridad y la eficiencia de la operación.
Reducir el riesgo de litigios judiciales, el costo de los seguros y los robos.
Reducir el riesgo de vandalismo y sabotaje por empleados y no empleados.
Proteger los secretos industriales.
Mejorar las relaciones con las autoridades locales y las comunidades próximas.
Desarrollar y mejorar el nivel de implementación de las prácticas de protección
integral en las empresas adherentes.
Dar respuesta a las necesidades de desarrollar un sistema de gestión de
protección integral en algunas empresas
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¿Qué tan lejos están las empresas adherentes de su
implementación?
Al realizar el análisis comparativo del código de Protección Integral, con los demás
CPG`s existentes, se observa que de los trece elementos del código tan solo dos
son completamente nuevos. Es decir los CPG`s de RI constituyen la base de
implementación para el nuevo código. En el siguiente cuadro se observan los
resultados del análisis:
Exigencia código security
1. Compromiso del Liderazgo
2. Análisis
de
Amenazas,
Vulnerabilidades
y
Consecuencias
3. Implementación de Medidas de Security.
4. Información y Cyber-Security.
5. Documentación de los programas, procesos y
procedimientos gerenciales de security.
6. Entrenamiento, simulacros y dirección.
7. Comunicaciones, diálogo e intercambio de
información.
8. Respuesta a amenazas de la security.
9. Respuesta ante incidentes de security.
10. Auditorias.
11. Verificación por parte de Terceros.
12. Manejo del cambio.
13. Mejora Continua
Elemento
nuevo
No
No
Ampliar
cobertura
CPG´s
Si
Si
Si
Si
No
Si
Si
Si
No
No
Si
Si
No
No
No
No
No
No
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Para dar cubrimiento a este nuevo código basta: ampliar la cobertura de los
códigos existentes para cubrir los aspectos de protección de las personas,
información y la propiedad; y desarrollar los dos nuevos elementos específicos
“Implementación de Medidas Security” e “Información y Cyber-Security”.
Se podría decir que un 80% de las prácticas gerenciales de Protección Integral
están contenidas en los CPG`s y que varias empresas están muy cerca de este
nivel. Las empresas que no han desarrollado estos temas podrían encontrarse en
un nivel de implementación de los elementos básicos cercano al 20%
(considerando que el código es un proceso de 4 pasos: planear, hacer, verificar y
actuar donde cada elemento tiene un peso equivalente del 25%)
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El impacto y esfuerzo adicional para implementar estas prácticas gerenciales varía
de una organización a otra. De tomar la decisión de adoptar estas prácticas de
Protección Integral se podría llevar a cabo un análisis y diagnóstico más detallado
a todas las empresas adherentes.
¿Qué opinan las empresas?
Con el objeto de conocer la opinión y necesidades de las empresas adherentes en
materia de Protección Integral y decidir sobre la conveniencia de incluir un nuevo
Código que desarrolle este tema, se adelantó una encuesta con apoyo de los
coordinadores de cada empresa a través de la cual se formularon tres preguntas.
A la fecha se han recibido 34 respuestas y los resultados son los siguientes:
Pregunta 1:. Su organización identifica (ID), tiene planes (PL) y/o desarrolla
actividades (DA) en los siguientes temas:
Respuesta 1: Todas las empresas identifican, planean y/o desarrollan actividades
en los temas de protección integral (33); No responde (1)
Pregunta 2: La organización considera o ha considerado conveniente abordar el
tema Security como parte de un programa estructurado corporativo.
Respuesta 2: Si 26 (76,5%); No 7 (20,6%); NS/NR 1 (2,9%)
Pregunta 3: Estaría de acuerdo en incluir en el proceso de Responsabilidad
Integral prácticas de Security.
Respuesta 3. Si 27 (79,4%); No 6 (17,6%); NS/NR 1 (3%)
Se observa un gran interés y necesidad de la mayoría de las empresas que
respondieron las encuestas en implementar las prácticas de Protección Integral.
¿Con que se cuenta para su implementación?
Para implementar las prácticas de Protección Integral es necesario que RI destine
recursos y tiempo para el acompañamiento y apoyo a las empresas adherentes.
En la actualidad se cuenta con:
-
El apoyo y la experiencia del proceso a nivel internacional (ICCA, CEFIC,
FEIQUE, ABIQUIM, ASIQUIM, CIQYP)
Experiencia de algunas empresas adherentes en la implementación de
actividades de security
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-
Sinergia con las instituciones de seguridad (frentes de seguridad) y otras
iniciativas como la certificación BASC
Instancias de participación para coordinadores a nivel nacional y regional
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