RCMS - Responsabilidad Integral Colombia

Responsabilidad Integral ®
COLOMBIA
Sistema de Gestión de Responsabilidad Integral ®
SGRI
Especificación Técnica - Requisitos
Versión: 02- 2007
Fecha de Actualización: Enero 2007
Especificación Técnica del SGRI
Tabla de Contenido
I
Introducción
3
II
Descripción Responsabilidad Integral ®
5
III
Principios Básicos Globales de Responsabilidad Integral ®
8
IV
Descripción del Sistema de Gestión de Responsabilidad Integral ®
10
V
Especificación Técnica – Requisitos del Sistema de Gestión de
Responsabilidad Integral ® (SGRI)
13
VI
Glosario de Términos
21
VII
Jerarquía Documental de Responsabilidad Integral ®
24
Anexo No. 1 :
VIII
Matriz de Interrelación entre la Especificación Técnica SGRI; la Norma
ISO 14001:2004; OHSAS 18001; la Norma BASC y la Norma ISO 9001:2000
25
IX
Notas
27
X
Referencias
28
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Especificación Técnica del SGRI
I. Introducción
La Especificación Técnica del Sistema de Gestión de Responsabilidad Integral ® SGRI,
especifica los requisitos que deben ser puestos en marcha en las Empresas, para la
implementación de la Gestión de Responsabilidad Integral ®, y son éstos, los requisitos
auditables del SGRI, para certificación.
El Sistema de Gestión de Responsabilidad Integral ® ha sido concebido para ser compatible con
las Normas de Gestión ISO 9000:2000 (calidad), ISO 14000 (ambiental) y OHSAS 18001
(seguridad & salud ocupacional) y para facilitar a las empresas, la integración de los sistemas de
calidad, seguridad, salud, medio ambiente y seguridad física y de la información, si así lo
desean.
El enfoque del Sistema de Gestión de Responsabilidad Integral ® esta fundamentado en los
siguientes hechos:
-
Los sistemas de gestión son cada día más reconocidos por la industria, el gobierno y la
academia y demás partes interesadas, como una guía clave de la gestión empresarial.
-
El estado y las organizaciones que lideran programas orientados a la excelencia,
reconocen a las empresas que han implementado sistemas de gestión.
-
Las empresas, actualmente, están implementando los modelos de los sistemas de gestión,
para optimizar sus actividades internas y para mejorar su desempeño
-
La necesidad creciente de la industria por contar con una Norma reconocida, con la cual
puedan demostrar a sus partes interesadas, a través de una Certificación independiente de
tercera parte, que cumplen con sus obligaciones de Responsabilidad Integral ®
-
La experiencia de las empresas, de los diferentes sectores industriales y comerciales, con
los sistemas de gestión demuestra que su aplicación proporciona una metodología más
sistemática y consistente para lograr altos niveles de desempeño ambiental, financiero, de
salud, seguridad y otras áreas.
La implementación de SGRI, en Colombia, será certificada a partir del año 2008 por una
auditoria de certificación de tercera parte. Las auditorias de certificación serán realizadas por
una Entidad Certificadora independiente y competente; con auditores que cumplen con las
calificaciones y conocimientos sobre Responsabilidad Integral ® y con la experiencia requerida
en auditoria.
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Especificación Técnica del SGRI
El presente documento está dividido en los siguientes capítulos:
-
Descripción de Responsabilidad Integral ® : Enuncia qué es el Proceso de Responsabilidad
Integral ® de la industria química, y cómo el término Responsabilidad Integral ® se
interrelaciona con el Sistema de Gestión de Responsabilidad Integral (SGRI)
-
Principios Básicos Globales de Responsabilidad Integral ®: Describen los fundamentos de
Responsabilidad Integral ® que deben cumplir todos las empresas adherentes.
-
Descripción del SGRI : Enuncia el Sistema de Gestión de Responsabilidad Integral ® en sus
fases de Planear, Implementar, Verificar y Actuar
-
Especificación Técnica – Requisitos del SGRI: Define los requisitos auditables del SGRI
conformados en cinco (5) secciones o numerales y 30 elementos o sub-numerales
-
Glosario de Términos : Reúne las definiciones de los términos subrayados en el cuerpo de la
Especificación Técnica
-
Jerarquía Documental en Responsabilidad Integral ®: Ilustra la pirámide documental de
Responsabilidad Integral
-
Referencias: Relaciona los documentos base del desarrollo del SGRI
La única sección auditable del presente documento de SGRI es la correspondiente a los
requisitos establecidos en la Especificación Técnica.
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II. Descripción de Responsabilidad Integral ®
Responsabilidad Integral ® es la iniciativa voluntaria de la industria química a nivel global, en la
cual las compañías se comprometen, a través de sus asociaciones, con la mejora continua de
su actuación sobre Salud, Seguridad, Medio Ambiente y Seguridad Física y de la Información
Alcanzan este objetivo cumpliendo y rebasando las obligaciones legislativas y regulatorias y
adoptando iniciativas voluntarias y de cooperación con el gobierno y otras partes interesadas.
Responsabilidad Integral ® es al mismo tiempo, una ética y un compromiso, cuyo objetivo es
crear confianza y credibilidad en su industria, así como mejorar el estándar y la calidad de vida.
Las compañías adherentes implementan Responsabilidad Integral ® para manejar de forma
eficiente sus operaciones y productos y así responder a las preocupaciones de las partes
interesadas. Como miembros que son de sus comunidades, trabajan en los Paneles de Consulta
Pública y en otros foros públicos, comunicándose de forma clara y transparente acerca de sus
operaciones, de sus productos y del progreso de su gestión en los temas de Salud, Seguridad,
Medio Ambiente y Seguridad Física y de la Información.
Las compañías adherentes a Responsabilidad Integral ® desarrollan su gestión con la visión de
no accidentes, daños o perjuicios a las personas y al ambiente, apoyados en el Sistema de
Gestión de Responsabilidad Integral ® (SGRI). Trabajan en la mejora continua de su
desempeño en Salud, Seguridad, Medio Ambiente y Seguridad Física y de la Información
(SSMA&S) para:
- Cumplir los requerimientos legales
- Cumplir con sus propias metas y objetivos
- Responder a las preocupaciones de las partes interesadas
- Gestionar y reducir los riesgos
Cada compañía reporta a Responsabilidad Integral ® las mediciones de su desempeño
individual, a través de los indicadores definidos por la industria. Mediante estas mediciones e
indicadores identifica áreas de mejora continua en su desempeño y, a la vez, proporciona al
público mecanismos de seguimiento de manera transparente y accesible. Las mediciones
incluyen un amplio rango de temas como el económico, ambiental, salud, seguridad industrial,
seguridad física y de la información, así como de los productos.
Es importante anotar que la implementación de Responsabilidad Integral ® se gestiona a través
del SGRI, pero no debe olvidarse que la iniciativa esta fundamentada y apoyada en los siete
Códigos de Prácticas Gerenciales, a saber:
-
Preparación de la Comunidad para Respuesta a Emergencias
Distribución y Transporte
Seguridad de Procesos
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-
Protección Ambiental
Acompañamiento del Producto
Seguridad y Salud de los Trabajadores
Seguridad Física y de la Información
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III. Principios Básicos Globales de Responsabilidad Integral ®
Los Principios Básicos Globales de Responsabilidad Integral ® son la base estructural de la
iniciativa. Estos Principios comprometen a las empresas adherentes con el mejoramiento
continuo de su desempeño, con su responsabilidad sobre temas de preocupación de la
comunidad acerca de sus operaciones y productos, y con la gestión ética de sus operaciones.
La adopción de los Principios Básicos Globales es personalmente aceptada por la Alta Gerencia
de las empresas adherentes y por las entidades Coordinadoras del Proceso de Responsabilidad
Integral ®, mediante la firma de la Declaración de Compromiso contenida en el Documento:
“Términos de Adhesión”
El texto de dicha Declaración es el siguiente:
“ Me esforzaré para asegurar que, a través de la Asociación Nacional de Empresarios de
Colombia – ANDI -, la Asociación Colombiana de Industrias Plásticas – ACOPLASTICOS- y el
Consejo Colombiano de Seguridad –CCS, y de las Asociaciones Químicas Nacionales de los
países donde realicemos nuestros negocios, mi compañía implemente el Proceso de
Responsabilidad Integral ®, y participaré activamente en el fortalecimiento de la iniciativa
alrededor del mundo, apoyando la Declaración Global de Responsabilidad Integral ®. Para
lograrlo me comprometo con los siguientes Principios Básicos Globales:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Mejorar de forma continua el conocimiento y la actuación en los aspectos relacionados con
el Medio Ambiente, la Salud y la Seguridad, de nuestras tecnologías, procesos y productos
a lo largo de sus ciclos de vida para evitar daños a la población y al medio ambiente
Usar eficientemente los recursos y minimizar los residuos
Informar abiertamente sobre la actuación, los logros y las deficiencias
Escuchar, involucrar y trabajar con la población para comprender y considerar sus
preocupaciones y expectativas
Cooperar con los gobiernos y organizaciones en el desarrollo e implementación de
reglamentos y normas efectivos, cumpliéndolos o yendo mas allá de sus exigencias
Proporcionar ayuda y consejo para fomentar la gestión responsable de los productos
químicos a todos los que los gestionan y utilizan a lo largo de la cadena de producto
A través de nuestro compromiso con Responsabilidad Integral mi compañía busca mejorar la
calidad de vida de la comunidad global.”
Por su parte las Entidades Coordinadoras del Proceso de Responsabilidad Integral ® han
firmado la siguiente Declaración de Compromiso:
“Como presidentes de la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia – ANDI -, la
Asociación Colombiana de Industrias Plásticas – ACOPLASTICOS- y el Consejo Colombiano de
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Seguridad –CCS, aceptamos sin reserva los compromisos expresados en estos Términos de
Adhesión para la implementación de Responsabilidad Integral ® Colombia, con la plena
confianza de estar contribuyendo de esta forma a la preservación ambiental, al mejoramiento de
la calidad de vida de las personas ligadas al negocio de las empresas miembros, a la prevención
de posibles desastres y, en general, al Desarrollo Sostenible en Colombia”
Las empresas adherentes al proceso de Responsabilidad Integral ® propenden por un cambio
de actitud de la industria mediante un proceso de mejoramiento continuo de su desempeño,
focalizado en una concepción integral de los temas de salud, seguridad , protección ambiental,
seguridad física y de la información.
Para lograrlo, las empresas se comprometen a implementar el Sistema de Gestión y a poner en
práctica los siguientes Principios Guía, establecidos por Responsabilidad Integral ® Colombia,
con base en los Principios Básicos Globales:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Adherir al Proceso mediante la firma del compromiso Público y la puesta en marcha de los
Principios Básicos Globales.
Adoptar el enfoque de los sistemas de gestión consistente en los elementos aceptados
internacionalmente: Planear-Hacer-Verificar-Actuar” para implementar sus compromisos
con Responsabilidad Integral ®.
Utilizar tecnologías y procesos limpios y seguros cuando construyan nuevas plantas o
amplíen sus instalaciones actuales, alrededor del mundo.
Presentar anualmente a la Coordinación del Proceso los resultados de la Autoevaluación,
los Indicadores de Desempeño y las Metas para el avance.
Adoptar procesos de verificación externa llevados a cabo a través de Auditorias de tercera
parte (como asociaciones, organizaciones gubernamentales u organismos
independientes).
Ampliar los canales de comunicación con la comunidad y demás partes interesadas para
abordar sus preocupaciones en salud, seguridad, salud, medio ambiente y seguridad física
y de la información.
Promover en todos los niveles jerárquicos el sentido de responsabilidad Individual en
relación con el ambiente, la seguridad, salud, bienestar y prevención de todos los factores
de riesgo asociados a las operaciones y al negocio en general.
Compartir las mejores prácticas a través de la Ayuda Mutua.
Extender la ética, principios y prácticas del Proceso a lo largo de la cadena de sus
negocios
Hacer uso de la forma estrictamente indicada por Responsabilidad Integral ® del logotipo y
demás elementos amparados por esta marca registrada.
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IV. Sistema de Gestión de Responsabilidad Integral ® SGRI
Las empresas y asociaciones nacionales de la industria química adherentes a Responsabilidad
Integral ® adquieren los compromisos de mejorar continuamente su gestión y de manejar
responsablemente sus negocios, de acuerdo con la Principios Básicos Globales de
Responsabilidad Integral ®, dando una alta prioridad a la protección del ambiente, de sus
empleados y de la comunidad. Para lograrlo efectivamente, sus programas de Responsabilidad
Integral ® deben ser conducidos mediante un sistema estructurado, en el que se integren el
sistema de gestión general y la cultura de la Organización.
La iniciativa de Responsabilidad Integral ® y los Códigos de las Prácticas Gerenciales han
aportado importantes logros en el desempeño de SSMA&S de la industria química, durante los
pasados 20 años. Los Códigos han ayudado a las asociaciones nacionales, miembros de la
ACC (American Chemistry Council´s) y a las empresas adherentes, a mejorar sus niveles de
desempeño, así también, han ayudado a apoyar y mantener el despliegue de la ética de
Responsabilidad Integral ®, incluida en los Principios Guía. Los Códigos proporcionaron también
un marco de referencia común, para todos los miembros, en la mejora del desempeño colectivo
de su gestión.
Aunque los Códigos proporcionaron significativos aportes a la mejora en la gestión de las
operaciones en las empresas, en el año 2.000 la ACC reconoció la necesidad de ir más allá de
su tradicional estructura de Códigos. Uno de los catalizadores para el cambio fue el hecho que
las leyes y regulaciones gubernamentales para esa época cubrían más del 75% de las
actividades originalmente identificadas en los Códigos de las Practicas Gerenciales. De esta
manera, el programa no pudo seguir siendo posicionado como el de “ir más allá de lo que pide la
legislación”. Adicionalmente, las compañías empezaron a enfrentar presiones de las partes
interesadas para mejorar su desempeño, sin embargo, debido a que el programa estaba
estructurado alrededor de un grupo de prácticas, una vez que éstas estaban cumplidas, las
compañías no contaban con herramientas que los impulsaran a la mejora continua, a la vez que
la asignación de recursos se hacia cada vez más difícil.
En los últimos años, las compañías importantes aprendieron que un enfoque más sistemático en
la gestión aporta mayores beneficios en el logro de la mejora del desempeño y, a la vez, es más
consistente con los sistemas de manejo de otros aspectos del negocio.
Estos sistemas de gerencia y administración están típicamente estructurados alrededor del
modelo Planear-Hacer-Verificar-Actuar (Figura 1), el cual proporciona un motor que orienta la
mejora continua del desempeño. El sistema gerencial está definido como un grupo de políticas,
procedimientos y prácticas que establecen una serie de compromisos derivados de los objetivos
y valores esenciales.
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Figura 1:
La implementación del Sistema de Gestión de Responsabilidad Integral ® - SGRI, provee a las
empresas una estructura que les permite desarrollar, de manera efectiva, las actividades
relacionadas con la protección del ambiente, salud, seguridad industrial, seguridad física y de la
información, seguridad en el transporte, acompañamiento del producto, dialogo con la
comunidad y respuesta a emergencias. Los componentes claves del SGRI son: la Política, la
Planeación y Establecimiento de Metas, la Definición de las Responsabilidades, la
Medición, las Acciones Correctivas y el Mejoramiento Continuo. El SGRI especifica
igualmente que en la gestión de los procesos se debe incluir la necesidad de implementar
efectivamente Responsabilidad Integral ®
El SGRI provee el marco de referencia para la integración de todas las actividades y programas
en los cuales la empresa haya asumido su compromiso, bien sea de manera individual ó como
industria, con la finalidad de mejorar continuamente. La implementación efectiva de cada
programa o actividad estará apoyada en el sistema de gestión total.
El SGRI esta previsto para ser implementado por las compañía adherentes a Responsabilidad
Integral ®. Se espera que las empresas desarrollen una política que dé respuesta a los
requisitos identificados en la sección de Política y Liderazgo de la presente Especificación
Técnica del SGRI. La política establece el tono de la compañía y debe reflejar la filosofía
organizacional, la cultura y el alcance de las operaciones.
La Planeación se centra alrededor de la identificación de los peligros y riesgos, el conocimiento
de los requisitos legales, la comprensión de los puntos de vista de las partes interesadas y sus
actividades, la priorización de riesgos, el establecimiento de metas y objetivos y la asignación de
los recursos apropiados para reducir el riesgo.
La Implementación, Operación y Responsabilidad son los elementos del SGRI que se
enfocan sobre cómo la empresa alinea sus recursos (personal, programas, entrenamiento, etc.)
para alcanzar las metas establecidas en su proceso de Planeación.
Las Mediciones del Desempeño, las Acciones Correctivas y las Acciones Preventivas
proporcionan los controles y evaluaciones que la empresa debe establecer para monitorear y
evaluar su desempeño. Los métodos de verificación interna tales como las auditorias al Sistema
de Gestión, auditorias de cumplimiento regulatorio, y la investigación de incidentes, le permiten a
la empresa determinar la eficacia de su SGRI y si éste está operando acorde con las
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expectativas.
Finalmente, a través del proceso de Revisión por la Gerencia, la alta dirección de la empresa
revisa la información del SGRI relacionada con los procesos de medición, acciones correctivas,
desviaciones de las metas y objetivos definidos en la Planeación. Si encuentra desviaciones o
no-conformidades, la organización necesitará revisar sus procesos y tomar las acciones
correctivas apropiadas.
A través de este exhaustivo proceso de Planear-Hacer-Verificar-Actuar se espera que gire la
mejora continua en el desempeño de Responsabilidad Integral ®.
Responsabilidad Integral ® reconoce que muchas de las compañías adherentes ya poseen un
sistema de gestión estructurado en sus organizaciones. Estas compañías requerirán demostrar
a través de auditorias independientes de tercera parte (realizadas por asociaciones,
organizaciones gubernamentales u organismos independientes), que su sistema de gestión
cumple con los requisitos contenidos en la Especificación Técnica del SGRI. Las compañías de
esta categoría, deberán implementar un exhaustivo análisis de brechas para identificar dónde el
sistema de gestión no es conforme con los requisitos de la Especificación Técnica. Estas áreas
de no conformidad o brechas, deben ser manejadas antes de la realización de dichas auditorias
de tercera parte, a fin de asegurar un proceso de certificación exitoso
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V. Especificación Técnica – Requisitos del SGRI
Los siguientes elementos constituyen los Requisitos de la Especificación Técnica del Sistema de
Gestión de Responsabilidad Integral ®. Las empresas adherentes deben implementar el SGRI y
adaptarlo a las necesidades de su propia organización, operaciones y procesos. Las
definiciones para los términos subrayados se encuentran en la sección de Glosario, en este
mismo documento.
1.0
POLÍTICA Y LIDERAZGO
La Política establece una orientación sobre los objetivos globales de la organización y los
principios de acción. En ella se definen las metas globales y el nivel de responsabilidad y
desempeño requerido por la organización y frente al cual se juzgarán todas sus acciones
posteriores. Es responsabilidad de la alta dirección de la organización definir la Política y
asegurar su implementación, así como revisarla periódicamente para garantizar que siga
siendo pertinente y apropiada para la organización.
Esta sección especifica los requisitos establecidos para la Alta Dirección de la organización
en la definición de una política clara, que especifique las directrices para el mejoramiento
continuo del desempeño y para aumentar el valor de la ética y del programa de
Responsabilidad Integral ® dentro de la organización.
1.1
La alta dirección debe definir, documentar e implementar una política para la organización,
que reconozca a Responsabilidad Integral ®, y debe comunicarla a sus empleados y
partes interesadas, incluyendo a los miembros de la comunidad.
1.2
La política debe ser adecuada a la naturaleza, dimensión e impacto de las operaciones,
productos, procesos y servicios de la organización.
1.3
La política debe proporcionar un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos
y metas de Responsabilidad Integral ® y debe incluir un compromiso de mejorar
continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de Responsabilidad Integral ®.
1.4
La política debe incluir un compromiso para cumplir con los requisitos legales vigentes
aplicables a la organización, con los requisitos de Responsabilidad Integral ®, y con otros
requisitos derivados de Convenios o Acuerdos que haya suscrito la organización.
1.5
La política debe promover la comunicación abierta con las partes interesadas.
1.6
La política debe estar respaldada por evidencias del liderazgo, compromiso y activa
participación de la alta dirección y de otros niveles de la organización, con respecto a
Responsabilidad Integral ®.
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2.0
PLANEACIÓN
La organización debe establecer un Plan para cumplir con su Política, así como para la
continua identificación de peligros, riesgos e impactos relacionados con sus productos y
procesos, tanto adentro como afuera de sus instalaciones. La Planeación es un proceso
continuo que puede ser impactado por numerosos eventos y actividades internas y
externas.
Esta sección especifica los requisitos establecidos para:
-
La identificación y evaluación de requisitos legales vigentes aplicables a la
organización y estándares de la industria
-
La evaluación de riesgos de los productos, los procesos y la distribución.
-
La identificación y evaluación de las inquietudes de los empleados y de la comunidad
sobre el desempeño de la organización en seguridad, salud, ambiente y seguridad
física y de la información.
-
La definición de prioridades y metas para el mejoramiento del desempeño, y
-
La identificación de necesidades de recursos asociados con estos programas.
2.1
La organización debe establecer y mantener un sistema para la continua identificación y
evaluación de peligros potenciales relativos a la seguridad, la salud, el ambiente y
seguridad física y de la información, y valorar y priorizar los riesgos asociados con aquellos
peligros que puedan ser generados por productos y procesos nuevos o existentes, los
cambios a los productos y los procesos existentes, la distribución, el transporte y el uso de
materias primas y productos y las actividades asociadas con estas operaciones.
2.2
La organización debe mantener información documentada sobre los peligros y riesgos
potenciales identificados sobre los productos y los procesos.
2.3
La organización debe establecer un sistema para revisar y determinar la aplicabilidad de
las regulaciones y la legislación vigente, así como de los requisitos de Responsabilidad
Integral ®, y otros requisitos derivados de Convenios o Acuerdos que haya suscrito la
organización.
2.4
La organización debe definir y establecer un proceso para evaluar las inquietudes de las
partes interesadas.
2.5
La organización debe definir y establecer los objetivos y metas de Responsabilidad Integral
®, con base en la priorización de sus riesgos, en las informaciones recibidas de las partes
interesadas, en los requerimientos legales, en los requisitos de Responsabilidad Integral ®,
y otros requerimientos reglamentarios que surjan de los Convenios o Acuerdos que haya
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suscrito. Estos objetivos, metas y estrategias deben establecerse en cada proceso
pertinente y deben reflejar el compromiso de la organización con el mejoramiento continuo.
2.6
La organización debe establecer un proceso para identificar y evaluar las necesidades del
programa y de la organización, para definir y asignar los recursos necesarios para el
cumplimiento de los objetivos, las metas y las estrategias de Responsabilidad Integral ®.
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3.0
IMPLEMENTACIÓN, OPERACIÓN Y RESPONSABILIDAD
Para lograr la implementación efectiva, del SGRI, la organización debe desarrollar las
competencias y los mecanismos de apoyo necesarios para alcanzar los objetivos de su
política, sus metas y sus estrategias. La implementación es un proceso dinámico de
mejoramiento continuo. Para alcanzar sus objetivos, la organización debe enfocar y
alinear su personal, sus sistemas, sus estrategias, sus recursos y su estructura.
Esta sección especifica los requisitos establecidos para alcanzar los objetivos y las
expectativas definidas en la política. También define los requisitos sobre la capacitación y
competencia de los empleados para que puedan desarrollar sus tareas, y los requisitos de
la documentación que se considere crítica para la ejecución de esas tareas.
3.1
La organización debe establecer y mantener documentado el Sistema de Gestión de
Responsabilidad Integral ® - SGRI y asegurar que estos documentos permanecen legibles,
actualizados y fácilmente identificables.
3.2
En coherencia con los Principios Guía de Responsabilidad Integral ®, la organización debe
establecer y mantener procesos para :
1.
Recoger e incorporar dentro del sistema las informaciones recibidas de las partes
interesadas relacionadas con los productos, las operaciones y los servicios.
2.
Gestionar en forma segura la manufactura, el transporte, el uso y la disposición de
las sustancias químicas.
3.
Asegurar que en la gestión de los productos, procesos o servicios existentes o
nuevos se incluyan los aspectos relacionados con la seguridad, la salud, el medio
ambiente, la seguridad física y de la información y la conservación de los recursos.
4.
Suministrar información sobre los riesgos a la salud, seguridad, seguridad física y de
la Información a los empleados, a la comunidad y a otras partes interesadas claves, y
proporcionarles las medidas de protección.
5.
Asesorar a clientes, transportadores, proveedores, distribuidores y contratistas para
promover el uso, manejo, transporte y disposición segura de las sustancias químicas.
6.
Operar las instalaciones de manera que se proteja el ambiente, la seguridad y la
salud de los empleados y de la comunidad.
7.
Apoyar la educación y la investigación sobre los efectos potenciales de sus
productos, procesos y servicios, sobre la seguridad, la salud y el ambiente.
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8.
Trabajar con otros para resolver problemas asociados con prácticas pasadas de
manejo y disposición.
9.
Participar en el desarrollo de leyes, reglamentaciones y normas que protejan a la
comunidad, los lugares de trabajo y el ambiente.
10.
Estimular a otros para que practiquen los principios de Responsabilidad Integral ®.
3.3
La organización debe establecer, documentar y comunicar las responsabilidades y
obligaciones para cumplir con los requerimientos de Responsabilidad Integral ® que ella ha
fijado.
3.4
La organización debe establecer y mantener un proceso para identificar las necesidades
de entrenamiento y proporcionar y mantener un entrenamiento eficaz, dirigido a los cargos
que se relacionen con el cumplimiento de los requerimientos de Responsabilidad Integral®.
3.5
La organización debe establecer y mantener el diálogo con los empleados y otras partes
interesadas sobre los riesgos relevantes y el impacto de la organización sobre la
seguridad, salud humana, medio ambiente, y la seguridad física y de la información, así
como también, para mantenerlos informados sobre su SGRI y sus planes para el
mejoramiento del desempeño de la organización.
3.6
La organización debe establecer y promover el compromiso de sus empleados con el
desarrollo, comunicación e implementación del SGRI.
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4.0
MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO - ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
La organización debe medir, monitorear y evaluar su desempeño. Debe establecer y
mantener un sistema para medir y monitorear el grado de desempeño en su gestión frente
a las metas y objetivos de la organización.
Esta sección especifica los requisitos establecidos para la medición y análisis de los
indicadores de desempeño, investigación de accidentes e incidentes, cumplimiento de
auditorías, registro de datos y la implementación o recomendación de acciones correctivas.
4.1
La organización debe medir y hacer seguimiento periódico a las características críticas de
sus operaciones, productos y actividades que puedan tener un efecto significativo sobre la
seguridad, la salud, el medio ambiente y la seguridad física y de la información. Esto debe
incluir el registro documentado de la información para realizar el seguimiento al
desempeño, a los controles operacionales pertinentes y al cumplimiento de las metas y
objetivos de Responsabilidad Integral ®.
4.2
La organización debe emplear mediciones y registro pertinentes, para analizar el
desempeño y las tendencias en Responsabilidad Integral ®.
4.3
La organización debe evaluar periódicamente su conformidad con la legislación y las
regulaciones relacionadas a la seguridad, salud, medio ambiente y seguridad física y de la
información.
4.4
La organización debe evaluar periódicamente la eficacia de su SGRI para determinar si ha
sido implementado y mantenido de manera apropiada. Para este propósito debe realizar a
intervalos planificados Auditorias Internas, cuyos resultados de evaluación deben ser
presentados a la alta dirección.
4.5
La organización debe medir el desempeño en Responsabilidad Integral ® de todos sus
transportadores, proveedores, distribuidores, clientes, contratistas y maquiladores,
conforme con el nivel de riesgo. Estas mediciones se utilizarán para cualificar las
capacidades y competencias de la empresa evaluada.
4.6
La organización debe evaluar regularmente la eficacia de sus programas de comunicación
con las partes interesadas.
4.7
La organización debe identificar las no conformidades del SGRI, direccionarlas e
investigarlas y establecer planes de acción para mitigar cualquier impacto adverso,
iniciando e implementando las acciones correctivas y preventivas pertinentes.
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4.8
La organización debe identificar e investigar los incidentes y accidentes, mitigar cualquier
impacto adverso, identificar las causas raíz, implementar las acciones correctivas y
preventivas y compartir los hallazgos claves con las partes interesadas pertinentes.
4.9
La organización debe establecer y mantener procedimientos para la identificación,
mantenimiento y disposición de los registros pertinentes a Responsabilidad Integral ®,
incluyendo los registros de entrenamiento, los resultados de auditorias y revisiones al
sistema.
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5.0
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Y REPORTE
La alta dirección de la organización debe revisar periódicamente el SGRI, para asegurar su
continua adecuación. Estas revisiones deben ser suficientemente amplias en alcance, de
tal manera que cubra todas las actividades, productos o servicios incluidos en
Responsabilidad Integral ®.
En esta sección se especifica la forma cómo la organización debe reportar su desempeño
a las partes interesadas y a la alta dirección, y cómo la organización y la alta dirección
deben revisar su desempeño frente a las metas y establecer, si fuera necesario, cambios
en las metas, políticas o prioridades.
5.1
La alta dirección debe revisar periódicamente su Sistema de Gestión de Responsabilidad
Integral ® y tomar las acciones necesarias para asegurar su continua conveniencia,
adecuación y eficacia. Esta revisión debe incluir la evaluación de oportunidades de mejora
y la posible necesidad de efectuar cambios en la política, en los objetivos, en las metas, o
en otros elementos del Sistema de Gestión de Responsabilidad Integral ®, teniendo en
cuenta las circunstancias cambiantes y el compromiso para lograr el mejoramiento
continuo.
5.2
La organización debe asegurar que cumple con la obligación de reportar sus resultados de
gestión y desempeño a Responsabilidad Integral®, conforme a los cronogramas
establecidos.
5.3
La organización debe informar periódicamente a las partes interesadas, sobre su
desempeño en el SGRI.
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VI. Glosario de Términos
Actividades asociadas con las operaciones: Se refiere a las labores desarrolladas por fuera del
proceso tradicional de manufactura. Por ejemplo: un proceso de manufactura puede ser la
operación de producir un lote de producto, mientras que las actividades asociadas con esta
operación podrían ser: mantenimiento (planeado, requerido, de emergencia, rutinario y
preventivo/predictivo), orden y aseo, entrenamiento, u otras acciones no específicas de
producción.
Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una
organización.
Auditorias Internas: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias
de la Auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se
cumplen los criterios de auditoria. Las auditorias internas se realizan por, o en nombre de, la
propia organización para la revisión por la dirección y con otros fines internos, y pueden
constituir la base para una auto declaración de conformidad de una organización.
Contratista de Manufactura: Ver Maquiladores
Contratista(s): Persona o grupo de personas que prestan sus servicios a la organización por
contrato, bien sea en cargos operativos y/o administrativos. Existe una gran variedad de tipos de
contratistas, como por ejemplo: contratistas operativos (de planta) para prestar servicios de
mantenimiento, construcción, operación, seguridad física, jardinería, aseo, etc. También pueden
ser contratistas organizacionales como por ejemplo consultores, contratista de apoyo
administrativo, de contabilidad entre otros.
Contratista para disposición de residuos: Sub-categoría de contratista asociado con la
disposición de residuos de la empresa en rellenos, instalaciones de disposición de residuos
peligrosos, limpieza de tanques y cualquier otra actividad asociada con residuos.
Clientes: Generalmente se le identifica como al “receptor directo del producto”. Sin embargo, en
los códigos de las prácticas de Responsabilidad Integral ® Clientes se refiere a aquellas
entidades o personas a las cuales la Empresa vende directamente sus productos.
Declaración Global de Responsabilidad Integral ®: Originalmente denominada en inglés como
“Global Charter”. Es el documento del Consejo Internacional de Asociaciones Químicas (ICCA)
que contiene y define los nueve elementos claves de la iniciativa Global que constituye la base
del compromiso a ser adoptado y desarrollado por todos los programas nacionales de
Responsible Care ® y por las empresas adherentes. Los nueve elementos claves de la
Iniciativa Global son:
1. Adoptar los Principios Básicos Globales de Responsible Care ®
Versión: 02 – 2007
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Especificación Técnica del SGRI
2. Desarrollar los elementos fundamentales de los programas nacionales de Responsible
Care ®
3. Comprometerse a hacer progresar el desarrollo sostenible
4. Mejorar de forma continua e informar de la actuación
5. Reforzar la gestión de los productos químicos a nivel mundial - acompañamiento del
producto
6. Facilitar y abogar por la extensión de Responsible Care ® a lo largo de la cadena de
valor de la industria química
7. Apoyar activamente los procesos de gobernabilidad (“Buen Gobierno”) de Responsible
Care ® nacionales y globales
8. Dar respuesta a las expectativas de los terceros interesados acerca de las actividades y
productos de la industria química
9. Aportar los recursos apropiados para implementar eficazmente Responsible Care ®
Distribuidores: Son aquellas compañías o persona natural que son empleados por la empresa
para vender sus productos a múltiples clientes.
Maquiladores (Tollers): También se pueden denominar Contratistas de Manufactura. Son
compañías empleadas para fabricar todos o parte de productos o apoyar procesos de
producción. Por ejemplo, un Maquilador puede apoyar todo el proceso producción para
abastecer durante un corto periodo, por insuficiente capacidad temporal de planta, ó puede
suministrar servicio de empaque de producto.
No Conformidad: Cualquier desviación respecto a las actividades planeadas dentro del Sistema
de Gestión. Por ejemplo: si el sistema de seguimiento a los incidentes de planta establece que
los incidentes de seguridad y salud deben ser reportados dentro de las 48 horas después de
ocurridos, cualquier incidente reportado después de 48 horas debe ser considerado como una
No Conformidad.
Partes Interesadas: Persona o grupo de personas que pueden ser afectadas, o potencialmente
afectadas, por el desempeño de las operaciones de la empresa. Estas incluyen a los
empleados, accionistas, proveedores, contratistas, comunidad vecina, organismos de atención a
emergencias, otras industrias, competidores, socios comerciales, público en general, ONG´s,
entidades regulatorias, y todo aquel con interés en las operaciones de la organización.
Peligro: Es una fuente o situación con potencial de daño en términos de lesión o enfermedad,
daño a la propiedad, a la información, al ambiente de trabajo o una combinación de estas.
Priorización de riesgos: Organizar u ordenar los riesgos en orden de importancia
Proveedor de tercera parte: Una compañía ó persona natural asociada a las actividades de la
empresa que no se clasifique dentro de las anteriores categorías. Estas pueden incluir por
ejemplo bodegas, terminales, agentes, proveedores logísticos, etc.
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Especificación Técnica del SGRI
Riesgo: Combinación de la probabilidad y la(s) consecuencia(s) de que ocurra un evento
peligrosos específico.
Transportadores: Compañías que prestan sus servicios par el transportar los productos y
materias primas a través de ferrocarriles, transporte marítimo, aéreo, carro tanques, tractocamiones y, en algunos casos, líneas de conducción por bombeo
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Especificación Técnica del SGRI
VII. Jerarquía Documental de Responsabilidad Integral ®
Declaración Global de Responsabilidad Integral ®
Principios Básicos Globales
Elementos Fundamentales de Responsible Care ®
Principios Guía
(Contenidos en los Términos de Adhesión de
Responsabilidad Integral Colombia)
Norma Técnica del SGRI
Guía Técnica para la Implementación
y Mejora del SGRI
Documentación del SGRI
(manuales, procedimientos,
instructivos, registros, etc.)
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Especificación Técnica del SGRI
VIII. ANEXO No. 1
Matriz de Interrelación
entre la Especificación Técnica SGRI; la Norma ISO 14001:2004; OHSAS 18001; la Norma BASC
y la Norma ISO 9001:2000
SGRI
ISO 14001:2004
4
4.1
OHSAS 18001
BASC
Requisitos del sistema de gestión
ambiental (titulo solamente)
4.0
Elementos del Sistema de Gestión
en S&SO
Requisitos Generales
4.1
Requisitos Generales
4.0
Introducción
4.2
Politica Ambiental
4.2
Politica de S&SO
1.6
Política y Liderazgo
Política
Adecuación de la Política
Objetivos y Metas
Compromiso de cumplimiento con los
requisitos legales
Comunicación abierta con las partes
interesadas
Compromiso de la alta dirección
2.0
Planeación
4.3
Planificación (titulo solamente)
4.3
Planificación
2.1
Planificación para la identificación de
peligros y evaluación de riesgos
1.5
4.3.1 Aspectos Ambientales
4.3.1 Planificación para identificación
peligros, evaluación y control
riesgos
4
4.0.1 Generalidades
4.02 Revisión inicial
organización
1.0
1.1
1.2
1.3
1.4
ISO 9001:2000
4.1
4.1
del
estado
de
Política de control y seguridad
4.2 Planeación
4.2.2 Generalidades
de
de
4.2.2 Gestión del Riesgo
Identificación de peligros y evaluación de
riesgos e impactos
2.
Planificación para el control de riesgos e
impactos y su priorización
2.2
Información sobre los peligros y riesgos
potenciales
2.3
Requisitos legales y de otra índole
2.4
Evaluación de las inquietudes de las
partes interesadas.
2.5
2.6
4.3.4 Programa de gestión en S&SO
Planificación para identificación
4.3.1 peligros, evaluación y control
riesgos
4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos
4.3.2 Requisitos legales y otros
Definición de Objetivos y Metas
4.3.3 Objetivos, metas y programas
4.3.3 Objetivos
Gestión de los Recursos
4.4.1 Recursos, Funciones,
Responsabilidades y autoridad
4.4.1 Estructura y responsabilidades
5.1
5.3
8.5.1
Compromiso de la Dirección
Política de Calidad
Mejora continua
5.4
Planificación (titulo solamente)
5.2
7.2.1
de
de
4.2.2 Gestión del Riesgo
4.2.3 Requisitos legales y de otra índole
4.1
Política de control y seguridad
5.2
7.2.1
Enfoque al cliente
Determinación de los requisitos
relacionados con el producto
5.4.1
5.4.2
Objetivos de la Calidad
Planificación del sistema de gestión de la
calidad
Mejora continua
4.3.6 Control operacional
6
6.1
Implementación,
Responsabilidad
3.1
Documentación y Registros
3.2
Operación
y
Controles Operacionales
4.4
Implementación y Operación (titulo
solamente)
4.4.
Implementación y Operación
4.3
Implementación y operación
7
4.3.4 Documentación del sistema
4.2.1
Generalidades (Req. Doc.)
4.3.5 Control de los documentos
4.2.3
Control de los documentos
4.4.6 Control Operacional
4.4.6 Control Operativo
4.3.6 Control operacional
7.1
7.4.1
7.4.2
7.4.3
3
Evaluación de los productos, procesos o
servicios
Versión: 02 – 2007
Producto
4.4.5 Control de documentos y datos
7.3.3
7.3.4
7.3.5
7.3.6
7.3.7
Gestión segura en la cadena de valor
de
4.4.4 Documentación
7.3.1
7.3.2
2
Realización
solamente)
4.4.5 Control de documentos
7.2.2
Evaluación de las inquietudes de las
partes interesadas sobre los productos y
operaciones
Gestión de los recursos (titulo
solamente)
Provisión de los recursos
4.4.4. Documentación
7.2.1
1
Enfoque al cliente
Determinación de los requisitos
relacionados con el producto
Revisión de los requisitos relacionados
con el producto
4.2.4 Previsiones
8.5.1
3.0
Requisitos Generales
la
7.2.2
1.
Sistema de Gestión de Calidad
7.5.1
7.5.2
7.5.5
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(titulo
Planificación de la realización del
producto
Determinación de los requisitos
relacionados con el producto
Revisión de los requisitos relacionados
con el producto
Planificación del Diseño y desarrollo
Elementos de entrada para el diseño y
desarrollo
Resultados del diseño y desarrollo
Revisión del diseño y desarrollo
Verificación del diseño y desarrollo
Validadción del diseño y desarrollo
Control de los cambios del diseño y
desarrollo
Proceso de compras
Información de las compras
Verificación de los productos comprados
Control de la producción y prestación del
servicio
Validación de los procesos de la
producción y de la prestación del servicio
Preservación del producto
Especificación Técnica del SGRI
SGRI
4
5
Preparación
y
respuesta
emergencias
Asesoria a la cadena de valor
ISO 14001:2004
ante
6
Operación segura de las instalaciones
(Seguridad de los procesos operativos)
7
Eduacción e investigación
8
Prácticas pasadas
9
Participación en el desarrollo de Leyes y
Normas Técnicas
10
Difusión de Responsabilidad Integral
3.3
Responsabilidad y Autoridad
3.4
Entrenamiento,
competencia
3.5
Preparación
y
respuesta
4.4.7
emergencias
4.4.6 Control Operacional
OHSAS 18001
ante
Preparación
y
4.4.7
emergencias
4.4.6 Control Operativo
Respuesta
4.4.1 Recursos, Funciones,
Responsabilidades y autoridad
4.4.1 Estructura y Responsabilidades
4.4.2 Competencia, formación y toma de
conciencia
4.4.2 Entrenamiento,
competencia
Diálogo con empleados y otras partes
interesadas sobre riesgos, SGRI y mejora
continúa
4.4.3 Comunicación
4.4.3 Consulta y comunicación
3.6
Compromiso de los empleados
4.4.2 Competencia, formación y toma de
conciencia
4.4.2 Entrenamiento,
competencia
4.0
Medición del Desempeño, Acciones
Correctivas y Preventivas
4.1
Seguimiento y medición
concientización
y
4.5
Verificación (tilulo solamente)
4.5.1 Seguimiento y medición
4.5
concientización
concientización
BASC
ante
y
y
Verificación y acción
correctiva
4.5.1 Medición y seguimiento del desempeño
Preparación y respuesta a eventos
4.3.7
críticos
4.3.6 Control operacional
ISO 9001:2000
8.3
Control de producto no conforme
4.3.1 Estructura y responsabilidad
5.1
5.5.1
5.5.2
6.1
6.3
Compromiso de la Dirección
Responsabilidad y autoridad
Representante de la Dirección
Provisión de recursos
Infraestructura
4.3.2 Entrenamiento y sensibilización
6.2
6.2.2
(Recursos Humanos) Generalidades
Competencia, toma de consiencia y
formación
4.3.3 Comunicaciones
5.5.3
7.2.3
Comunicación interna
Comunicación con el cliente
4.3.2 Entrenamiento y sensibilización
6.2.2
Competencia, toma de consiencia y
formación
4.4
Verificación y acción
correctiva
4.4.1 Monitoreo y medición
8
7.6
8.1
Medición, Analisi y Mejora
(titulo solamente)
Control de dispositivos de seguimiento y
medición
(Medición, análisis y mejora)
Generalidades
Seguimiento y medición de los procesos
Segumiento y medición del producto
Análisis de datos
4.2
Análisis del desempeño y sus tendencias
4.5.1 Seguimiento y medición
4.3
Evaluación del cumplimiento legal
4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal
4.4
Auditorias Internas
4.5.5 Auditoria Interna
4.5.4 Auditoria
4.4.4 Auditoria
8.2.2
Auditoria interna
4.5
Evaluación
de
transportadores,
proveedores, , distribuidores, clientes,
contratistas y maquiladores
4.5.1 Seguimiento y medición
4.5.1 Medición y seguimiento del desempeño
4.4.1 Monitoreo y medición
8.2.3
Seguimiento y medición de los procesos
4.6
Evaluación de los Programas de
Comunicación con las Partes Interesadas
4.7
No conformidades del SGRI
4.5.3 No conformidad, acción correctiva y
acción preventiva
4.4.2 Acción correctiva
4.8
Identificación
e
Investigación
incidentes y accidentes.
4.5.2 Accidentes,
Incidentes,
no
conformidades, y acciones correctivas
y preventivas
8.3
8.4
8.5.2
8.5.3
Control del producto no conforme
Analisis de datos
Acción correctiva
Acción preventiva
4.9
Identificación y Control de Registros
4.5.4 Control de los Registros
4.5.3 Registros y administración de registros
4.4.3 Registros
4.2.4
Control de registros
5.0
Revisión por la Dirección y Reporte
8.2.3
de
4.6
Revisión por la Dirección
8.2.4
8.4
4.6
Revisión por la Dirección
4.5
Revisión por parte de la Gerencia
5
5.1
5.1
Revisión por la Dirección
5.6
5.6.1
5.6.2
5.6.3
8.5.1
5.2
Reporte de Responsabilidad Integral ®
5.3
Informe de desempeño del SGRI a las
partes interesadas
Versión: 02 – 2007
Página 25 de 27
Responsabilidad de la Dirección
(titulo solamente)
Compromiso de la Dirección
Revisión por la Dirección (titulo
solamente)
Generalidades
Información para la revisión
Resultados de la revisión
Mejora contunua
Especificación Técnica del SGRI
IX. Notas
Las siguientes son notas de interpretación dirigidas a los auditores y profesionales encargados
de la implementación del SGRI:
Política – Numeral 1.0 : Las empresas deben incluir la palabra “Responsabilidad Integral ® en
el texto de su política. La Política debe reflejar el espíritu y ética de Responsabilidad Integral ®.
Acción Correctiva y Acción Preventiva – Numeral 4.1: En la frase del numeral 4.1:
“ …. La organización debe monitorear y medir regularmente las características claves de sus
operaciones, productos y actividades que puedan tener un efecto significativo sobre la
seguridad, la salud, la seguridad física y de la información y el ambiente….”, el uso del término
“efecto significativo” no debería interpretarse como “impacto significativo” (termino que aparece
en la ISO).
Versión: 02 – 2007
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Especificación Técnica del SGRI
X. Referencias
Se encuentran disponibles gran numero de herramientas y referencias para apoyo de los
profesionales responsables de la implementación de Responsabilidad Integral ®
Documentos de soporte para esta Especificación Técnica incluyen:
1.
Códigos de las Prácticas Gerenciales :
- Preparación de la Comunidad para Respuesta a Emergencias
- Distribución y Transporte
- Seguridad de Procesos
- Protección Ambiental
- Acompañamiento del Producto
- Seguridad y Salud de los Trabajadores
- Seguridad Física y de la Información
2.
Guía Técnica para la Implementación y mejora del SGRI
3.
Responsible Care ® Management System. Technical Specification. American Chemistry
Council. Document Nr. RCMS 101.01. Versión 1. Fecha de Revisión: Enero 25, 2004.
4.
Responsible Care ® Declaración Global. International Council of Chemical Associations.
5.
Especificación Técnica Colombiana NTC-ISO 9001 Sistemas de Gestión de la Calidad.
Requisitos Fecha: 2000-12-15. Segunda actualización
6.
Especificación Técnica Colombiana NTC-ISO 9004 Sistemas de Gestión de la Calidad.
Directrices para la mejora del desempeño. Fecha: 2000-12-15. Segunda actualización
7.
Especificación Técnica Colombiana NTC-ISO 14001 Sistemas de Gestión Ambiental.
Requisitos con orientación para su uso. Fecha: 2004-12-01. Primera actualización
8.
Especificación Técnica Colombiana NTC-ISO 14004 Sistemas de Gestión Ambiental.
Directrices Generales sobre Principios, Sistemas y Técnicas de Apoyo. Fecha: 2004-12-01.
Primera actualización
9.
Especificación Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001 Sistema de Gestión en Seguridad
y Salud Ocupacional. Fecha: 2000-11-22.
10.
Especificación Técnica Colombiana NTC-ISO-IEC 17799 Sistemas de Gestión. Gestión de
la Seguridad de la Información. Evaluación de Riesgos. Fecha: 22-09-2006
11.
Norma BASC. World BASC Organization, Inc. Versión 2 – 2005. Inicio de vigencia : Enero
1 de 2006
Versión: 02 – 2007
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