GUANAJUATO: E R A

GUANAJUATO: EVALUACIÓN DE LA CALIDAD DE LOS REGISTROS
ADMINISTRATIVOS,
CON PLANES DE MEJORA (HECRA)
RESUMEN
Para apoyar el enfoque de Gestión por Resultados (GpR) en el Estado de Guanajuato,
la cooperación del Banco Mundial inició con la evaluación de la calidad de indicadores en MIRs de
26 proyectos específicos priorizados. Esta evaluación demostró que los indicadores en general
están bien formulados, pero que hay problemas en la definición de sus metas y en la calidad de
sus fuentes de información, en especial registros administrativos (RRAA).
En esta fase, el equipo del BM, junto al Instituto de Planeación, Estadística y Geografía (IPLANEG)
y el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), facilitó la evaluación de 25 RRAA
vinculados a las matrices de indicadores de resultados (MIRs) priorizadas aplicando la
Herramienta de Evaluación de la Calidad de Registros Administrativos (HECRA).
Aplicación y resultados de la HECRA
La HECRA es un instrumento práctico para evaluar la calidad de los RRAA, que se
desarrolló en el marco del trabajo conjunto entre el INEGI y el Banco Mundial para asistir
técnicamente al Estado de Yucatán. La herramienta considera las mejores prácticas
internacionales para evaluar RRAA, y se caracteriza por evaluar de manera integral los aspectos
de gestión, calidad de los datos, y utilización de los RRAA. Se analizan el alcance y la calidad de
los RRAA a través de cuatro dimensiones: i) fuente de datos administrativos; ii) metadatos; iii)
datos; y, iv) producto estadístico final.
En Guanajuato, la calificación promedia obtenida fue de 3.15 (en una escala 1 a 5,
donde 5 es el puntaje máximo), lo cual expresa un nivel de calidad de los RRAA
aceptable. Los problemas más importantes identificados son:
Tema
Seguridad y gestión
de la información
Marco de calidad y
mejora continua
Evaluación, control
interno y validación.
Aprovechamiento de
los RA
Problemática
 Ausencia de procedimientos (protocolos) para recuperar la información por
lo que existe un riesgo de pérdida de datos y de interrupción de su
disponibilidad.
 Falta de acuerdos de confidencialidad entre la institución y sus funcionarios
sobre el anonimato de los archivos de datos.
 No existe un registro de los cambios o ajustes que se realizan en la
definición de variables, uso de códigos o ajustes en los archivos de datos.
 Ausencia de un modelo de calidad enfocado en mejora continua, que
permita el seguimiento desde el proceso de generación y colecta de datos
hasta su difusión a usuarios internos y externos.
 En la mayoría de los casos, no existen metadatos.
 Falta de evaluación de la satisfacción de usuarios primarios y finales.
 No hay validación de resultados con otras fuentes de información.
 Ausencia de motores de bases de datos que permitan un almacenamiento
y gestión adecuado de los datos de los registros.
 En algunos registros no hay variables de identificación única tales como la
clave única, por lo que es imposible unir registros para poder construir
bases de información con un mayor número de variables.
Comparabilidad

Ausencia del uso de clasificadores los que dificulta la comparabilidad de las
estadísticas que puedan obtenerse de estos registros.
Recomendaciones para mejorar la calidad de los RRAA

El uso de los registros administrativos en el marco de la GpR debe ser una
estrategia explicita y prioritaria del IPLANEG. El Comité Estatal de Información
Estadística y Geográfica del Estado de Guanajuato (CEIEG) es el mecanismo de
coordinación interinstitucional para el desarrollo y la implementación de una estrategia
para el mejoramiento de la calidad y el uso de los RRAA relacionados con la GpR.

La definición de los principales roles y funciones de los órganos involucrados en
la mejora de la calidad de los registros administrativos y la promoción de su
uso. El IPLANEG como líder técnico de la mejora puede actuar dentro del CEIEG y buscar
los acuerdos interinstitucionales para asegurar la mejora. Junto al IPLANEG hay dos
principales órganos involucrados en la mejora de la información estadística y geográfica
en Guanajuato: la Secretaria de Finanzas, Inversión y Administración, y la Secretaría de
Transparencia. La Dirección General de Coordinación de Políticas Públicas también se
constituye en un usuario especializado de información estadística y geográfica que
facilitara la articulación entre la oferta y demanda de información para políticas públicas.

La elaboración de las MIRs debería beneficiarses directamente de la utilización
de la HECRA. Los lineamientos de elaboración del presupuesto y el proceso de
elaboración de las MIRs debería señalar la existencia de la HECRA y su utilidad para la
mejora de los indicadores. Es importante que el IPLANEG junto con los organos rectores de
la GpR definan los resultados esperados derivados de la mejora de los registros y busquen
integrar el proceso de evaluación de RRAA a los procesos relacionados al monitoreo y
evaluación del presupuesto y de desempeño de las entidades.
Acciones recomendadas en el marco de los planes de mejora
En base a los resultados de la evaluación, se recomendó también que las entidades desarrollen
planes de mejora de la gestión de la información, de la gestión documental y del proceso de
conformación de los RRAA. Algunas acciones recomendadas fuerón:

Capacitación, sensibilización y asesoría de los equipos técnicos para asegurar
una producción estadística basada en registros administrativos de calidad. Los
temas de capacitación deben incluir la gestión de la información, la gestión documental, la
seguridad de la información y el fortelacimiento del proceso de estadística basado en
RRAA. Las entidades y dependencias a cargo de RRAA, deben ser capaces de diseñar
formularios; de usar clasificadores, estándares de metadatos y controles de calidad; y de
manejar metodologías para producir estadística con registros así como desarrollar
prótocolos de seguridad de la información.

Incorporación de manera permanente de la iniciativa de evaluación de calidad
de RRAA a las áreas de gestión de calidad, fortaleciendo así la función estadística de
las áreas de planeación y presupuestación en las entidades y dependencias de la
Administración Pública Estatal.

La creación de grupos sobre “Gestión de la información” dentro de cada entidad
para trabajar en mejorar la comunicación entre las áreas, documentación de procesos,
gestión de la información y políticas de seguridad.
Finalmente, esta iniciativa de mejora sienta las bases para organizar un sistema de
contabilidad a través de registros administrativos. La información sobre personas,
establecimientos, vivienda, etc. capturada de manera continua es un complemento a la de los
censos y encuestas. El primer paso es la evaluación y mejora de los RRAA. Posteriormente
ordenarlos de acuerdo a su unidad de análisis y finalmente integrarlos en sistemas contables y
vincularlos con otras fuentes de información.