RESPUESTAS A LAS CUESTIONES UNIDAD D A) DISEÑO DE

RESPUESTAS A LAS CUESTIONES UNIDAD D
A) DISEÑO DE UNA IDEA DE PRODUCCIÓN CULTURAL: DEFINICIÓN, METODOLOGÍA,
TIEMPO DE REALIZACIÓN Y PRESUPUESTO.
B) CUESTIONARIO DE SATISFACCION
C) NEGOCIACIÓN CON EL CLIENTE (ASPECTOS POSITIVOS Y NEGATIVOS, CONSENSO ENTRE
LO QUE CEDEMOS Y LAS COMPENSACIONES)
A) Presentación: Para llevar a cabo el diseño del producto cultural, se realiza una reunión
con el cliente, en este caso la pianista Sofía del Castillo, y coordinadora de una centro de
estudios musicales, quien nos aporta una información sobre su objetivo respecto al
servicio requerido. Su idea es contratar a nuestra empresa de servicios culturales para
organizar un Curso Internacional de perfeccionamiento de Violín, que se desarrolle
dentro del programa de actividades de formación del Conservatorio de Música
“Pentagrama”. Este curso estará compuesto de una serie de clases de distintas materias,
clases magistrales de profesores especializados a los alumnos matriculados, talleres y la
realización de un concierto de clausura en el que participen alumnos y profesores.
La fecha de realización del curso es del 4 al 6 de Diciembre, y el lugar, varias aulas y el
auditorio del Conservatorio “Pentagrama” en Valencia. En total participarán 20
alumnos previamente matriculados, 5 profesores y dos pianistas acompañantes.
Los requerimientos que nos pide el solicitante son:
 el montaje de todos los medios audiovisuales que sean necesarios, tanto en las
clases individuales, como en las clases magistrales y el concierto: pantallas de
proyección, la sonorización de instrumentos, y fotógrafo.
 Contratación de un diseñador freelance para la elaboración del cartelería y los
diplomas.
 Además, quiere que le facilitemos el alojamiento a los profesores y músicos
acompañantes; y transporte de los mismos desde lugar de origen al hotel y del
hotel al conservatorio.
 la contratación de un catering para, al menos, dos comidas para profesores y
alumnos.
 realizar una campaña de publicidad (folletos informativos y carteles
publicitarios).
La forma de abordar el tema o metodología para alcanzar este objetivo: se define en la
reunión. Se establece que una persona se encargue de toda la parte de producción
previa y organización del las 3 jornadas junto con la coordinadora (1ª fase), y se
contraten a otras dos personas durante los días del curso y un día de antelación, para
ocuparse de toda la asistencia técnica y audiovisual. Esta asistencia se realizará antes de
comentar las jornadas para poner las aulas a punto (el día anterior) y durante las clases
y talleres, para acabar con el desmontaje de material en las aulas y en el auditorio (2º
fase); y por último, el fotógrafo que estará presente en algunos de los cursos para
tomar testimonio de lo acontecido y sobre todo, en la jornada de clausura, en la que se
realizará un reportaje del concierto y la entrega de diplomas a los alumnos.
Respecto al tiempo de realización, se acuerda comenzar con todas las labores en el mes
de septiembre, para empezar con la publicidad del curso (diseño y difusión) y los plazos
de inscripción de los alumnos, el contacto y contratación de los profesores (de lo cual
se encargará la propia Sofía del Castillo), la petición de subvenciones a entidades y
gobiernos, posibles patrocinadores, etc… Para esto es necesario que la fecha del
acontecimiento esté cerrada, así como la disponibilidad del espacio.
En una segunda reunión por parte de la empresa de gestión cultural y el cliente,
después de haber valorado las necesidades de la actividad, se presenta un
PRESUPUESTO que deberá ser aprobado por Sofía del Castillo y el Conservatorio. En
este presupuesto están incluidos unos costos de producción mecánicos y los costos de
producción intelectual. Se trataría del precio del proyecto cultural:
CONCEPTO
PRESUPUESTO
Costos producción mecánicos
Alojamiento de 5 músicos y 2 pianistas
acompañantes
Alquiler de Material Audiovisual
(micrófonos, amplificación, proyecciones…)
Traslados de los músicos
Catering
Plan de medios y publicidad
- Anuncios en prensa nacional
especializada
- Difusión de cartelería
Cartelería (carteles, folletos de mano,
diplomas, fotografías)
Traslados de los músicos
Material Académico (fotocopias partituras,
manuales, etc..)
subtotal
Costos producción intelectual
Honorarios Personal de Producción
- Producción Previa
- Producción durante el curso
- Post-Producción (elaboración de un
dossier de la actividad, envío de
material fotográfico…)
Honorarios Fotógrafo
Honorarios Diseñador Gráfico
Varios (Gastos de oficina, decoración )
Subtotal
TOTAL
3 días x7 personas x 70€ = 1470,00
200€/día: 600,00
1000,00
30 comidas x 2 días x 40 €/u= 2400,00
10.000,00
300,00
500 carteles, 2.000 folletos, 22 diplomas,
fotografía: 3.500,00
Avión/Tren/ Taxis: 2.000,00
25€/alumnos (20)= 500,00
21.770,00
50€/h: Producción previa: 5.000,00
Producción durante: 1200x 3: 3.600,00
Post-Producción: 50€/h x 20: 1.000,00
600,00
750,00
500,00
11.450,00
33.220,00
Se establecen en la reunión en la que se presenta el presupuesto unas condiciones y
posibilidades:
-
-
-
Presentar con la máxima antelación posible el listado de los alumnos matriculados y de
los profesores contratados (labor realizada por el Conservatorio y la propia Sofía del
Castillo). Además de establecer el número de talleres y clases de van a realizar para
prever las necesidades técnicas. Así mismo, añadir una breve descripción de las
condiciones técnicas de los distintos espacios en los que se van a desarrollar las
actividades.
Realizar una reunión con el diseñador contratado en la que se presenten distintas
propuestas de diseño de Cartel General y Folletos de mano. Previamente se han tenido
que aportar unas directrices por parte del Conservatorio respecto a este tema.
Se propone además, la posibilidad de aportar información sobre distintas subvenciones
que podrían apoyar el proyecto y patrocinadores. Además, podrían presentarse dichas
peticiones de ayudas a distintos organismos junto con un dossier del proyecto del curso,
diseñado propiamente para este fin.
B) Respecto al cuestionario de satisfacción realizado al cliente una ver realizada la
actividad, las preguntas fueron:
1. ¿La prestación del servicio ha cumplido los objetivos establecidos?
a) Completamente
b) Casi completamente
c) No completamente
d) No ha cumplido los objetivos
2. ¿La calidad de los medios utilizados le ha resultado satisfactorio?
a) Muy satisfactoria
b) satisfactoria
c) Poco satisfactoria
d) Nada satisfactoria
3. ¿Los asistentes de producción han cumplido sus expectativas?
a) Totalmente
b) Si
c) Un poco
d) Nada
4. ¿Volvería a contratar los servicios de esta empresa de gestión cultural?
a) Si
b) Casi Seguro
c) Poco probable
d) No
5. Aporte las sugerencias que considere oportunas para poder mejorar nuestro
servicio:
C) Negociación con el cliente:
En la entrevista inicial en la que la coordinadora del proyecto nos ha explicado en qué
consiste el Curso y cuales son las expectativas, se va realizando “in situ” un ficha
(partiendo de un modelo prediseñado) en la que se van tomando notas relevantes de la
actividad y datos a tener en cuenta. Este primer encuentro sería el “cuerpo a cuerpo” o
el nivel de explicación más doméstico.
Al final de la reunión, se entregará la ficha original al futuro cliente y nos quedaremos
una copia de la misma. Se darán unas orientaciones económicas, pero se intentará no
fijar un precio hasta que no se haya analizado en profundidad la actividad.
Se intentará adecuar el presupuesto a las necesidades y a las pretensiones económicas
presentadas, ya que se trata de fidelizar con el cliente.
En la segunda reunión, en la que ya se presenta el presupuesto, se entregará un
documento más detallado del desarrollo del proyecto junto con un contrato o
propuesta económica. Este sería el otro nivel de exposición, en el que se tratarían las
estrategias y los protocolos de actuación.
En el caso de encontrarnos negativas en la negociación se podrá ajustar el presupuesto,
realizar algún descuento, o intentar hacer ver que con la contratación de nuestra
empresa de gestión para esta actividad, la imagen de la Escuela de Música se va a ver
fortalecida, a nivel profesional entre los músicos e instituciones, como a nivel de los
alumnos.
Si intuimos que el Conservatorio cuenta con más presupuestos y el nuestro es algo más
elevado que los otros, pero no hay posibilidad de rebajarlo más, se comentaría la alta
disponibilidad por nuestra parte, la capacidad resolutiva ante cualquier imprevisto y la
aportación de ideas innovadoras, siempre con el afán de mejorar la actividad y la calidad
del curso de cara a los participantes.
En este caso, se establecería un procedimiento ya que se negocia con una institución
privada, en este caso, un Conservatorio de Música. Este procedimiento se basaría en el
desarrollo de ideas conjuntas (con una parte artística y otra ejecutiva). En la parte
artística se trataría todo lo relativo a la cartelería, los talleres y clases, el concierto de
clausura, las comidas, el tratamiento de la fotografía, etc…
Sin embargo en la parte ejecutiva, se marcaría el modelo contractual, la petición de
subvenciones o ayudas, y el presupuesto. Para finalizar hablariamos de las necesidades
espaciales, audiovisuales y humanas.
La idea sería tener una negociación lo más productiva posible (llegando a acuerdos,
siendo flexibles y teniendo una capacidad de respuesta positiva), que el cliente esté
satisfecho desde el primer momento con el servicio y tenga la idea clara de que cuenta
con unos colaboradores eficaces y resolutivos.