JU-M01 Manual de Contratación V.05 (2011-08-19)

CÓDIGO: JU-M01
MANUAL
DE CONTRATACIÓN
VERSIÓN: 05
FECHA DE VIGENCIA: 2011-08-19
MANUAL
DE CONTRATACIÓN
DESCRIPCION DEL CAMBIO
ELABORÓ
FECHA
VERSIÓN
Primera Versión
Ivan Delgado
Lucas Posada
2009-04-27
01
Ivan Delgado
Lucas Posada
2009-12-30
02
Ivan Delgado
2010-09-06
03
2011-06-14
04
2011-08-19
05
Se ajusta el documento teniendo en cuenta lo
establecido en el Procedimiento MC-P01 “Control
de documentos”. Se incluye la modalidad de
contratación Selección Abreviada que no exceda
el 10% de la menor cuantía. Se elimina el
Organigrama, la misión y la visión del IDT.
Se ajusta el documento teniendo en cuenta la
normatividad vigente aplicada al proceso.
Se incluyen los instructivos correspondientes a:
JU-I01 “Instructivo Contratación Directa Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo
a la Gestión”, JU-I02 “Instructivo Contratación
Directa - Contratos Interadministrativos”, JU-I03
“Instructivo Contratación Directa - Desarrollo de
Actividades Científicas y Tecnológicas”,
JU-I05 “Instructivo Contratación Directa Inexistencia de Pluralidad de Oferentes”, JU-I06
“Instructivo Selección Abreviada - Subasta
Inversa”, JU-I07 “ Instructivo Selección Abreviada
– Menor Cuantía”, JU-I08 “Instructivo Licitación
Pública”, JU-I09 “Instructivo Supervisión de
Contratos” y JU-I10 “Instructivo Selección
Abreviada - 10% de la menor cuantía”.
Se elimina la tabla de términos para la solicitud de
inicio de proceso de selección quedando incluido
en cada una de los instructivos referenciados.
Se cambia el titulo lineamientos o políticas de
información por lineamientos básicos.
Acorde a lo establecido en la resolución 068 de
2011, se incluye una política de operación.
Se elimina el ítem 5.2.3 selección abreviada 10%
de la menor cuantía y se incluye el ítem 5.5
quedando definido como mínima cuantía.
Asesor(a) Jurídica
Angelica Torres
Asesor(a) Jurídica
Angelica Torres
CONTROL DE APROBACIÓN
REVISADO:
Vo.Bo.:
APROBADO:
Cargo: Asesor(a) Jurídico(a)
Cargo: Asesora de Planeación y Sistemas
Cargo: Director(a) General
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Tabla de contenido 1. OBJETIVO
3 2. DEFINICIONES
3 3. POLITICAS DE OPERACIÓN
5 4. DESCRIPCIÓN
6 4.1 INTRODUCCIÓN
6 4.2 ¿Cuándo consultar y aplicar el manual de procedimientos contractuales?
6 4.3 Funciones del instituto distrital de turismo
6 4.4 Principios de la contratación pública
7 4.5 Normatividad aplicable
8 5. MODALIDADES DE CONTRATACIÓN
9 5.1 CONTRATACIÓN DIRECTA
9 5.1.1 Contratos interadministrativos
9 5.1.2 Contratación Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión
10 5.1.3 Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas
10 5.1.4 Inexistencia de pluralidad de oferentes
11 5.1.5 Otros casos de aplicación de contratación directa
12 5.2 SELECCIÓN ABREVIADA
12 5.2.1 Selección Abreviada –Subasta Inversa
13 5.2.2 Selección abreviada para la contratación de menor cuantía
14 5.2.3 Otros casos de aplicación de selección abreviada
15 5.3 CONCURSO DE MÉRITOS
15 5.4 LICITACIÓN PÚBLICA
23 5.5 MÍNIMA CUANTÍA
24 6. SUPERVISIÓN
24 6.1 Límites de la supervisión e interventoría
26 6.2 Responsabilidad de los supervisores e interventores
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1. OBJETIVO
•
Dotar a las diferentes dependencias del Instituto de una metodología clara y precisa para el
cumplimiento de los objetivos del proceso de contratación.
•
Proporcionar referentes normativos aplicables al proceso de contratación.
•
Hacer posible el cumplimiento de las políticas de la Administración Distrital, en lo que respecta a la
reducción y/o reformulación de procedimientos y trámites innecesarios, con el propósito de elevar el
nivel de productividad y por ende el de la gestión pública.
•
Permitir el desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad, concertación, coordinación y
responsabilidad que complemente los controles.
•
Coadyuvar a la materialización de las funciones y de las responsabilidades de las dependencias que
participan en el proceso de contratación, definiendo la responsabilidad de cada área.
•
Constituir mecanismos de evaluación y autocontrol que aseguren un análisis efectivo y de máxima
protección contra errores y fallas en la función pública.
•
Facilitar la práctica de auditorías, interventorías y en general, de evaluaciones internas o externas.
•
Consolidar una herramienta de gestión y consulta para los(as) servidores(as) y contratistas de las
diferentes dependencias del Instituto Distrital de Turismo que necesiten y deseen conocer los
procedimientos contractuales de la Entidad.
2. DEFINICIONES
•
Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento expedido por el responsable del
presupuesto, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre
de toda afectación presupuestal y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se
ejecuta el presupuesto o se hace la apropiación presupuestal respectiva.
•
Entidades Estatales: De acuerdo con el artículo 2° de la ley 80 de 1993, se denominan entidades
estatales:
•
La Nación, las regiones, los departamentos, las provincias, el distrito capital y los distritos
especiales, las áreas metropolitanas, las asociaciones de municipios, los territorios indígenas y los
municipios; los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las
sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por
ciento (50%), así como las entidades descentralizadas indirectas y las demás personas jurídicas en
las que exista dicha participación pública mayoritaria, cualquiera que sea la denominación que ellas
adopten, en todos los órdenes y niveles.
•
El Senado de la República, la Cámara de Representantes, el Consejo Superior de la Judicatura, la
Fiscalía General de la Nación, la Contraloría General de la República, las contralorías
departamentales, distritales y municipales, la Procuraduría General de la Nación, la Registraduría
Nacional del Estado Civil, los ministerios, los departamentos administrativos, las superintendencias,
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las unidades administrativas especiales y, en general, los organismos o dependencias del Estado a
los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos.
•
Estudios Previos: Es el documento que contiene la descripción de la necesidad que la entidad
pretende satisfacer con la contratación; la descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y
la identificación del contrato a celebrar; los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de
selección; el análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para
calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos
asociados al mismo; la justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más
favorable, de conformidad con el artículo 12 del Decreto 2474 de 2008; el soporte que permita la
tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio
económico del contrato y; el análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los
perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o
del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas.
•
Licitación: Es el “procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula públicamente una
convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y
seleccione entre ellas la más favorable” (Par. Único del Art. 30 de le ley 80 de 1993).
•
Propuesta técnica detallada: Cuando los servicios señalados en los requerimientos técnicos para el
respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías. En estos
casos sólo procede la selección por el sistema de precalificación con lista corta.
•
Propuesta técnica simplificada: Cuando la entidad suministre la metodología exacta para la ejecución
de la consultoría así como el plan de cargas de trabajo para la misma, se exigirá la presentación de una
propuesta técnica simplificada. En este caso procede la selección por concurso abierto o mediante
preclasificación.
•
Relación Costo-Beneficio: En los procesos de selección por licitación pública la propuesta más
favorable a la entidad podrá ser la que presente la mejor relación costo-beneficio, que se calculará
restando cada uno de los valores adicionales técnicos y económicos señalados por el proponente del
precio total de la oferta. “La mejor relación costo-beneficio para la entidad estará representada por
aquella oferta que, aplicada la metodología anterior, obtenga la cifra más baja”.
•
Requisitos habilitantes: Son aquellos que no son considerados por las entidades para la selección de
la propuesta más favorable sino que verifican las condiciones del proponente como su capacidad
jurídica, experiencia, capacidad financiera y de organización, los cuales una vez verificados en el caso
de cada oferente, los habilita para participar en otras etapas de los procesos de selección, como ocurre
en los procesos de licitación o de selección abreviada cuando sea utilizado el método de las subastas
inversas. En todo caso, su exigencia debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a
suscribir y a su valor.
•
Riesgo previsible: Para los efectos previstos en el Artículo 4º de la Ley 1150 de 2007, se entienden
riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el
desarrollo y ejecución del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo. El riesgo será
previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable por un profesional de la actividad
en condiciones normales.
•
Selección Abreviada: La Selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva
prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de
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la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos
simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.
•
Servicios de apoyo a la gestión: De acuerdo con la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de
Bogotá, son “aquellos en los que la persona contratada realiza labores predominantemente materiales y
no calificadas, para la atención de necesidades de la entidad, sin que sea posible entender
comprendida dentro de los mismos la contratación de actividades que supongan la intermediación de la
relación laboral, ni la contratación de empresas de servicios temporales”.
•
Servicios profesionales: De acuerdo con la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, son
“aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de
las funciones de la entidad”.
•
SICE: Sistema de Información para la vigilancia de la contratación estatal – SICE. Medio de consulta de
precios indicativos y de códigos para suministro de bienes, servicios y obra pública, creado por la
Contraloría General de la República, mediante Ley 598 de 2000.
•
Subasta inversa: “Se entiende por subasta inversa para la presentación de la oferta, la puja dinámica
efectuada electrónicamente, mediante la cual los oferentes, durante un tiempo determinado, ajustan su
oferta respecto de aquellas variables susceptibles de ser mejoradas, con el fin de lograr el ofrecimiento
que por tener el menor costo evaluado represente la mejor relación costo-beneficio para la entidad, de
acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones” (Inc. 1º Art. 14 Decreto 2474 de 2008).
•
Subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y
de común utilización: Una subasta inversa es una puja dinámica efectuada presencial o
electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de
conformidad con las reglas previstas en el presente decreto y en los respectivos pliegos de condiciones.
•
Trabajos Artísticos: Según la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, son “aquellos
trabajos que sólo pueden ser encomendados a una persona natural en especial, teniendo en cuenta
que únicamente esta persona posee las calidades y capacidades para realizar cierta obra o tarea de
carácter artístico”.
3. POLITICAS DE OPERACIÓN
•
En caso que se presenten multas, inhabilidades, clausulas penales, garantías, incompatibilidades al
debido proceso, conflicto de intereses, sanciones y demás aspectos que interfieran con el proceso
contractual, se debe tener en cuenta lo establecido en las normas previstas que regulan la materia.
•
Para el caso de la contratación cuando corresponda a convenios o contratos interadministrativos, en la
que intervenga una Entidad pública o en el caso de los arrendamientos de bienes inmuebles con
particulares, es posible que se adelante todo el proceso, incluyendo el contrato, con los formatos que
maneje la Entidad con la que el IDT celebre el contrato.
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4. DESCRIPCIÓN
4.1 INTRODUCCIÓN
El Acuerdo Distrital No. 275 de 2007 creó al Instituto Distrital de Turismo como “un establecimiento público del
orden distrital, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera, y patrimonio propio, adscrito a la
Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.”, cuyo objeto es “la ejecución de las políticas, planes y programas
para la promoción del turismo y el posicionamiento del Distrito Capital como destino turístico sostenible.”
Para cumplir con su objeto el IDT requiere celebrar contratos con diversas entidades públicas y privadas, y por
lo tanto debe cumplir a cabalidad con lo dispuesto en la ley 80 de 1.993, la ley 1150 de 2007 y sus
correspondientes decretos reglamentarios.
Así las cosas, se encuentra facultado para aplicar los regímenes especiales, tales como el derivado del artículo
355 de la Constitución Política, reglamentado por el Decreto 777 de 1993 y el dispuesto por el artículo 96 de la
ley 489 de 1998, en íntima relación con la Constitución, correspondiente a los convenios de asociación.
Teniendo en cuenta que en la entidad existen direcciones misionales, asesores y otras instancias que para el
cumplimiento de sus funciones requieren de la contratación, es necesario elaborar un Manual de
Procedimientos Contractuales, con el fin de orientar a todos los funcionarios y contratistas del instituto en la
labor contractual de la entidad.
Por tal motivo, se requiere adoptar el presente Manual con el fin de unificar los procedimientos contractuales
que deben aplicar las diferentes dependencias del Instituto para el ejercicio de sus funciones y así contribuir a la
eficiencia administrativa y facilitar los diferentes controles que sobre esta actividad se practican en el Distrito.
4.2 ¿Cuándo consultar y aplicar el manual de procedimientos contractuales?
La consulta del mismo debe ser permanente, y observado por todas las instancias que se involucren en los
procesos de contratación que la Entidad vaya a realizar.
Por tal motivo, la aplicación del manual es de suma importancia, toda vez que es una herramienta esencial para
el buen funcionamiento y direccionamiento de la contratación de esta Entidad.
4.3 Funciones del instituto distrital de turismo
Las funciones del Instituto se encuentran establecidas en el Acuerdo Distrital 275 de 2007, a saber:
•
Fomentar la industria del turismo en Bogotá, Distrito Capital, convirtiendo la ciudad en destino turístico
sostenible.
•
Ejecutar y hacer seguimiento a la política pública de turismo del Distrito Capital.
•
Elaborar y ejecutar planes, programas y estrategias en materia turística.
•
Impulsar el desarrollo empresarial turístico en coordinación con las instituciones de apoyo empresarial
distritales, departamentales y nacionales.
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•
Diseñar y gestionar estrategias e instrumentos que concreten las políticas de turismo del Distrito.
•
Promover y coordinar con las diferentes entidades territoriales, la elaboración de planes, programas y,
en general, todo lo atinente a las políticas del sector turístico, de acuerdo con las directrices de la
Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.
•
Ejecutar, controlar, coordinar y evaluar planes, programas y proyectos para la promoción del turismo
nacional e internacional hacia el Distrito Capital.
•
Evaluar y hacer seguimiento al impacto que genere la aplicación de las políticas en materia turística
sobre la promoción, competitividad, productividad, información, y fomento al desarrollo de formas
asociativas de promoción y desarrollo turístico y, en general, sobre cualquier persona natural o jurídica
que explote la actividad turística.
•
Coordinar con entidades oficiales o privadas que tengan en su haber funciones que se relacionen y/o
afecten la actividad turística, el planeamiento, articulación y establecimiento de alianzas estratégicas
para la ejecución de sus planes y programas.
•
Promover la incorporación del manejo ambiental en los proyectos turísticos, en coordinación con las
entidades u organismos del orden distrital y nacional pertinentes.
•
Impulsar organizadamente desarrollos turísticos desde las localidades del Distrito Capital.
•
Fomentar la formalización, cualificación y formación de los prestadores de servicios turísticos de
Bogotá, como agente facilitador de los derechos del consumidor y canalizador de las quejas y
sugerencias en materia de calidad de los servicios.
•
Coordinar con las demás entidades competentes en la materia, acciones orientadas a la protección y
promoción del patrimonio cultural, con fines turísticos.
4.4 Principios de la contratación pública
La contratación pública debe realizarse garantizando que la gestión contractual sea eficiente, eficaz,
transparente y oportuna, controlando la actuación de las personas que en ella intervienen bajo pautas y reglas
de responsabilidad, donde el debido proceso rija la aplicación de sanciones y el deber de selección objetiva
permita la escogencia del ofrecimiento más favorable y conveniente.
En este sentido, el Instituto Distrital de Turismo y los particulares con los que contrata están obligados a
observar los principios de:
•
Transparencia: Mediante el cual se busca garantizar la imparcialidad y la igualdad de oportunidades en
los procesos de contratación, seleccionar objetivamente los contratistas, publicar las decisiones
adoptadas en los procesos de selección con el fin de que los interesados puedan controvertirlas,
divulgar cuáles son las razones que sirven de motivación a las autoridades en sus decisiones
contractuales y promover la moralidad administrativa.
•
Economía: A través del cual se pretende suprimir trámites, requisitos y autorizaciones innecesarias que
entraben los procesos de contratación, fortalecer la planeación de los procesos de selección, establecer
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mecanismos que agilicen la contratación y que permitan subsanar requisitos no necesarios para la
comparación de propuestas, concentrar la evaluación de las ofertas en la ponderación de sus aspectos
técnicos y económicos, y crear reglas para la atención oportuna de las solicitudes formuladas por los
proponentes y los contratistas.
•
Planificación: La planificación es lo contrario de la improvisación. La planeación de la actividad
contractual de las entidades estatales significa que éstas deben, previamente a la iniciación del proceso
de contratación, realizar los estudios tendientes a determinar la oportunidad y conveniencia del
contrato, así como la adecuación a los fines de la entidad contratante, a su plan de inversiones y a su
presupuesto. Deben elaborar detalladamente los pliegos de condiciones o los estudios previos del
contrato con el objeto de poder lograr los fines que con él se persiguen, y deben preverse las formas de
superar dificultades que puedan ocurrir en su ejecución.
Responsabilidad: Tiene como propósito fundamental que la gestión pública se desarrolle de manera
diligente, recta, transparente, fijando responsabilidades en los servidores públicos y contratistas de la
administración que participan en la actividad contractual.
•
•
Primacía de lo sustancial sobre lo formal: Debe tenerse en cuenta que en los procesos de selección
debe darse aplicación al principio de lo sustancial sobre lo formal, que tiene origen en el Artículo 228 de
la Constitución Política y desarrollo concreto en el artículo 10 del Decreto Reglamentario 2474 de 2008,
que señala reglas de subsanabilidad de los requisitos habilitantes del proponente.
•
Debido proceso: En la ley 1150 de 2007 se consagró el derecho al debido proceso como principio
rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales, el cual señala que para efectos de
imponer al contratista las multas y la cláusula penal pecuniaria pactadas en el contrato, se deberá
adelantar un procedimiento mínimo que garantice al afectado ejercer su derecho de defensa y presentar
temas que estime convenientes.
•
Deber de selección objetiva: La Ley 1150 de 2007 establece el concepto según el cual es objetiva la
selección en la que la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que
ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o interés y, en general, cualquier clase de
motivación subjetiva.
4.5 Normatividad aplicable
Para todos los procesos de selección y para la suscripción y ejecución de los contratos, es necesario tener en
cuenta la siguiente normatividad:
Norma (número y fecha)
Ley 80 de 1993
Ley 1150 de 2007
Decreto 2474 de 2008
Otros
Descripción
“Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública”.
“Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones
generales sobre la contratación con recursos públicos”.
“Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 80 de 1993 y la ley 1150
de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección
objetiva, y se dictan otras disposiciones”.
Las demás leyes y regulaciones que modifiquen, amplíen o deroguen las
disposiciones aplicables.
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5. MODALIDADES DE CONTRATACIÓN
5.1 CONTRATACIÓN DIRECTA
La contratación directa es una modalidad excepcional de selección que únicamente procede en los casos
expresamente definidos por la ley.
Las causales para realizar una contratación directa se encuentran estipuladas en el artículo 2º de la ley 1150 de
2007 y en los artículos 78 a 83 del decreto 2474 de 2008.
5.1.1
Contratos interadministrativos
Para adelantar este tipo de contratación se deberá remitir al instructivo de contratación (JU-I02 Instructivo
Contratos Interadministrativos)
LINEAMIENTOS BASICOS •
El Instituto Distrital de Turismo podrá celebrar directamente contratos con las demás entidades estatales,
siempre que las obligaciones del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora,
señalado en la Ley o en sus reglamentos.
•
Cuando fuere el caso, los contratos interadministrativos serán objeto de la correspondiente publicación en
el registro distrital.
•
Cuando intervengan entidades del mismo orden y de diferente jurisdicción, la publicación se efectuará en el
medio de divulgación que corresponda a los contratos de cada una de ellas.
•
En el caso en que el régimen de la entidad ejecutora no sea el de la Ley 80 de 1993, la ejecución de dichos
contratos estará sometida a los principios de la función administrativa a que se refiere el artículo 209 de la
Constitución Política, al deber de selección objetiva y al régimen de inhabilidades e incompatibilidades del
estatuto de contratación, salvo que se trate de Instituciones de Educación Superior Públicas, caso en el
cual la celebración y ejecución podrán realizarse de acuerdo con las normas específicas de tales
entidades.
•
En el caso en que la entidad estatal ejecutora deba subcontratar alguna de las actividades derivadas del
contrato principal, no podrá ni ella ni el subcontratista, contratar o vincular a las personas naturales o
jurídicas que hayan participado en la elaboración de los estudios, diseños y proyectos que tengan relación
directa con el objeto principal del contrato.
•
NO se podrán celebrar directamente contratos interadministrativos en los siguientes casos: Contratos de
obra, suministro, encargo fiduciario y fiducia pública, cuando las instituciones de educación superior
públicas sean las ejecutoras. Tampoco podrán celebrarse directamente contratos de seguros para las
entidades estatales o contratos interadministrativos de consultoría.
TIEMPO ESTIMADO PARA LA CONTRATACIÓN El área interesada en adelantar contratación de este tipo, deberá radicar la documentación con una antelación
de diez (10) días hábiles a la fecha en la cual se requiera la suscripción del contrato.
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5.1.2
Contratación Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión
Para adelantar este tipo de contratación se deberá remitir al instructivo de contratación (JU-I01 Instructivo
Prestación de Servicios Profesionales y de apoyo a la Gestión)
LINEAMIENTOS BASICOS
• Para la prestación de servicios profesionales la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona
natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la
idoneidad y experiencia directamente con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido
previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Se procederá
de igual forma para la celebración de contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión de la
entidad, los cuales sólo se realizarán cuando se trate de fines específicos o no hubiere personal de planta
suficiente para prestar el servicio a contratar.
• Para lo relacionado con la idoneidad y experiencia, se tendrá en cuenta lo estipulado en el Art. 14 del
Decreto 2272 de 2005, por el cual se establecen las funciones y requisitos generales para los diferentes
empleos públicos de los organismos y entidades del orden nacional y se dictan otras disposiciones,
modificado parcialmente por el Art. 1º del Decreto 4476 de 2007, en el cual se determina qué se entiende
por experiencia.
• En los casos de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la
ejecución de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, no se
requiere el acto administrativo de justificación.
TIEMPO ESTIMADO PARA LA CONTRATACIÓN
El área interesada en adelantar contratación de este tipo, deberá radicar la documentación con una antelación
de diez (10) días hábiles a la fecha en la cual se requiera la suscripción del contrato.
5.1.3
Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas
Para adelantar este tipo de contratación se deberá remitir al instructivo de contratación (JU-I03 Desarrollo de
Actividades Científicas y Tecnológicas)
LINEAMIENTOS BASICOS
De acuerdo con el mencionado decreto, son actividades científicas y tecnológicas las siguientes:
•
Investigación científica y desarrollo tecnológico, desarrollo de nuevos productos y procesos, creación y
apoyo a centros científicos y tecnológicos y conformación de redes de investigación e información.
•
Difusión científica y tecnológica, esto es, información, publicación, divulgación y asesoría en ciencia y
tecnología.
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•
Servicios científicos y tecnológicos que se refieran a la realización de planes, estudios, estadísticas y
censos de ciencia y tecnología; a la homologación, normalización, metodología, certificación y control
de calidad; a la prospección de recursos, inventario de recursos terrestres y ordenamiento territorial; a
la promoción científica y tecnológica; a la realización de seminarios, congresos y talleres de ciencia y
tecnología, así como a la promoción y gestión de sistemas de calidad total y de evaluación tecnológica.
•
Proyectos de innovación que incorporen tecnología, creación, generación, apropiación y adaptación de
la misma, así como la creación y el apoyo a incubadoras de empresas, a parques tecnológicos y a
empresas de base tecnológica.
•
Transferencia tecnológica que comprende la negociación, apropiación, desagregación, asimilación,
adaptación y aplicación de nuevas tecnologías nacionales y extranjeras.
El Director General del Instituto justificará la contratación que se pretenda realizar en aplicación de esta causal
mediante Acto Administrativo.
TIEMPO ESTIMADO PARA LA CONTRATACIÓN
El área interesada en adelantar contratación de este tipo, deberá radicar la documentación con una antelación
de diez (10) días hábiles a la fecha en la cual se requiera la suscripción del contrato.
5.1.4
Inexistencia de pluralidad de oferentes
Para adelantar este tipo de contratación se deberá remitir al instructivo de contratación (JU-I05 Instructivo
Inexistencia de Pluralidad de Oferentes)
LINEAMIENTOS BASICOS
Se entiende que no existe pluralidad de oferentes:
•
Cuando no existe más de una persona inscrita en el RUP- y,
•
Cuando solo exista una personal que pueda proveer el bien o servicio, por ser titular de los derechos de
propiedad industrial, o de los derechos de autor, o por ser el proveedor exclusivo del bien o servicio de
conformidad con la ley.
TIEMPO ESTIMADO PARA LA CONTRATACIÓN
El área interesada en adelantar contratación de este tipo, deberá radicar la documentación con una antelación
de diez (10) días hábiles a la fecha en la cual se requiera la suscripción del contrato.
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5.1.5
•
Otros casos de aplicación de contratación directa
Urgencia Manifiesta:
Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de
servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro, cuando se presenten situaciones relacionadas con los
Estados de Excepción; cuando se trate de conjurar situaciones de calamidad, fuerza mayor o desastre que
demanden actuaciones inmediatas y, en general cuando se trate de situaciones que hagan imposible acudir a
los procedimientos de selección o concursos públicos. (Artículo 42 Ley 80 de 1993).
El acto administrativo que la declara la urgencia manifiesta, hará las veces del acto de justificación y no
requerirá de estudios previos.
•
Arrendamiento o Adquisición de Inmuebles
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 83 del Decreto 2474 de 2008, la entidad podrá adquirir bienes
inmuebles en arrendamiento mediante negociación directa, previas las autorizaciones a que haya lugar,
tomando como única consideración los precios de mercado.
5.2 SELECCIÓN ABREVIADA
La Selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que
por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del
bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión
contractual.
•
CAUSALES DE SELECCIÓN ABREVIADA
o
Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común
utilización por parte de las entidades públicas.
o
La contratación de menor cuantía.
o
La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.
o
Declaratoria de desierto del proceso de licitación pública.
o
La enajenación de bienes del Estado.
o
Productos de origen o destinación agropecuarios ofrecidos en bolsas de productos legalmente
constituidas.
o
Actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las
Empresas Industriales y Comerciales Estatales y de las Sociedades de Economía Mixta
o
Los contratos de las entidades, a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los programas de personas
amenazadas, programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al
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margen de la ley, incluida la atención de los respectivos grupos familiares, programas de atención a
población desplazada por la violencia, entre otros.
o
5.2.1
La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional.
Selección Abreviada –Subasta Inversa
Para adelantar este tipo de contratación se deberá remitir al instructivo de contratación (JU-I06 Instructivo
Selección Abreviada - Subasta Inversa)
LINEAMIENTOS BASICOS
•
Acorde con el literal a, numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, para la adquisición o suministro
de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las
entidades, se hará uso de procedimientos de subasta inversa o de instrumentos de compra por catalogo
derivados de la celebración de acuerdos marco de precios o de adquisición en bolsa de productos.
•
(…) No se consideran de características técnicas uniformes y de común utilización las obras públicas y
los servicios intelectuales. (…)” (Artículo 16 Decreto 2474 de 2008).
•
Los estudios previos deberán contener además de los requisitos generales establecidos en el Decreto
2474 de 2008, una ficha técnica de los bienes y/o servicios requeridos que incluirá sus características y
especificaciones, en términos de desempeño y calidad, que deberá contener como mínimo:
•
o
Denominación del bien o servicio.
o
Denominación técnica del bien o servicio.
o
Unidad de medida.
o
Descripción general.
Subasta Inversa:
Una subasta inversa es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la
reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas
en el decreto 2474 de 2008 y en los respectivos pliegos de condiciones.
“Aplicación de la subasta inversa en la contratación de bienes y servicios de características técnicas
uniformes y de común utilización. En las subastas inversas para la adquisición de bienes y servicios de
características técnicas uniformes y de común utilización a que se refiere el inciso 2° del literal a) del
numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, se tendrá como único criterio de evaluación el precio.
•
Modalidades de Subasta Inversa:
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Subasta inversa electrónica, caso en el cual la misma tendrá lugar en línea a través del uso de recursos
tecnológicos
Subasta inversa presencial, caso en el cual los lances de presentación de las propuestas durante esta
se harán con la presencia física de los proponentes y por escrito.
TIEMPO ESTIMADO PARA LA CONTRATACIÓN
El área interesada en adelantar contratación de este tipo, deberá radicar la documentación con una antelación
de un (1) mes y medio antes de la fecha en la cual se requiera la suscripción del contrato.
Nota: Las publicaciones en la Página de Contratación a la Vista se realizaran hasta tanto entre en
funcionamiento el SECOP y de acuerdo con las instrucciones que para el efecto dicte la Secretaria General de
la Alcaldía Mayor de Bogotá.
5.2.2
Selección abreviada para la contratación de menor cuantía
Para adelantar este tipo de contratación se deberá remitir al instructivo de contratación (JU-I07 Instructivo
Selección Abreviada - Menor Cuantía)
LINEAMIENTOS BASICOS
Se entenderá por menor cuantía los valores que determinados en la ley en función de los presupuestos anuales
de las entidades públicas expresados en salarios mínimos legales mensuales. (Literal b, Numeral 2 del Articulo
2 Ley 1150 de 2007).
La Selección abreviada de menor cuantía procede cuando el valor del contrato sea igual o inferior a la menor
cuantía, la cual deberá determinarse anualmente de acuerdo al presupuesto asignado al Instituto para cada
vigencia fiscal.
Cuando los servicios o bienes a adquirir NO sean de características técnicas uniformes y de común utilización
por parte de la Entidad
Cuando el proceso de Licitación Pública se declare desierto, si la entidad decide no adelantar un nuevo proceso
de licitación, se iniciara el proceso de menor cuantía dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria
de desierta.
TIEMPO ESTIMADO PARA LA CONTRATACIÓN
El área interesada en adelantar contratación de este tipo, deberá radicar la documentación con una antelación
de un (1) mes y medio antes de la fecha en la cual se requiera la suscripción del contrato.
Nota: Las publicaciones en la Página de Contratación a la Vista se realizaran hasta tanto entre en
funcionamiento el SECOP y de acuerdo con las instrucciones que para el efecto dicte la Secretaria General de
la Alcaldía Mayor de Bogotá.
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5.2.3
Otros casos de aplicación de selección abreviada
•
Compra de bienes o servicios en “gran almacén”
Para adquisiciones en “GRAN ALMACÉN”, la respectiva área recurrirá a los establecimientos que correspondan
a tal definición, de conformidad con la resolución 2416 del 14 de febrero de 2000 expedida por la
Superintendencia de Industria y Comercio, o el acto administrativo que la modifique, complemente o adicione.
Para estos efectos se tomará como referencia el listado que publica la Superintendencia de Sociedades sobre
las sociedades con mayores activos.
Estas adquisiciones se presumen realizadas a precios de mercado y la existencia del contrato se prueba con el
intercambio de documentos entre el Instituto y el contratista. Para este efecto será la orden de compra emitida
por la entidad y la factura que expida el contratista.
De cualquier forma, será necesario dar cumplimiento con lo establecido en el artículo 3º del Decreto Numero
2474 de 2008 (Estudios y documentos previos), y solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal
correspondiente.
5.3 CONCURSO DE MÉRITOS
OBJETIVO
Establecer el trámite precontractual para la selección del contratista a través del proceso de Concurso de
Méritos.
ALCANCE
El procedimiento inicia con la elaboración de los Estudios previos por parte de la dependencia interesada y
termina con la suscripción del acta de inicio por parte del contratista y del supervisor del contrato.
INSUMOS Y/O INFORMACIÓN PRIMARIA
•
•
•
•
Estudios y documentos previos
Estudios de mercado
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Consulta de precios RUPE-SICE
PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA
• Solicitud de elaboración del contrato
• Fotocopia legible de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal.
• Certificado vigente de Registro Único Tributario (RUT) expedido por la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales DIAN.
• Certificado vigente de Registro de Identificación Tributaria (RIT) si se cuenta con él.
• Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio o por la entidad
competente.
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• Autorización de la Junta de Socios, Junta Directiva o Asamblea General de Socios, al Representante
Legal para celebrar el contrato respectivo, cuando hubiere lugar a ella.
• Certificado del Revisor Fiscal o Representante Legal que acredite el cumplimiento del pago de aportes
parafiscales.
• Si el consultor es persona natural, se requiere anexar los documentos establecidos para la contratación
de personas naturales para prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión indicados en
el numeral 4 del capítulo II del título II.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Profesional o técnico (Contratista o de planta) asignado por cualquiera de las Oficinas
•
Efectuar los estudios de mercado que correspondan y elaborar los Estudios previos en la parte técnica.
Subdirector o Asesor
•
Identificar la necesidad que se pretende satisfacer, solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal,
solicitar cotizaciones, evaluar ofertas, dirigir el proceso de selección y solicitar la elaboración del
contrato.
•
Profesional de apoyo de la Oficina Asesora Jurídica
•
Apoyar la elaboración de los Estudios previos en la parte jurídica, recepcionar la solicitud de
contratación, verificar el cumplimiento de los requisitos legales en el proceso de selección del
contratista y el cumplimiento de los requisitos formales exigidos para la suscripción del contrato
correspondiente.
Jefe Oficina Asesora Jurídica
•
Avalar la expedición de Actos administrativos durante el proceso de selección y aprobar la minuta del
contrato.
Director
•
•
Suscribir el contrato que resulte del proceso de selección.
Suscribir los estudios previos, solicitud de CDP y CRP.
Comité Asesor
•
•
Asesorar a la Entidad en el proceso de preclasificación y selección.
Validación del contenido de los requerimientos técnicos.
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•
•
•
•
Verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes a partir de los criterios señalados en el Aviso de
Convocatoria Pública. El comité asesor deberá evaluar las propuestas en función de su calidad, de
acuerdo con los criterios señalados en el pliego de condiciones del respectivo concurso.
Asesorar a la Entidad en la conformación de la lista corta.
Evaluación y calificación de las ofertas técnicas presentadas.
Verificación de la propuesta económica del proponente que quede en primer lugar en la clasificación.
LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN
•
El concurso de méritos es una modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos. De
acuerdo con el decreto 2474 de 2008, en la selección de consultores la entidad podrá utilizar el sistema
de concurso abierto o el sistema de concurso con precalificación.
•
El concurso de méritos por el sistema de concurso abierto se desarrolla de acuerdo con el proceso
establecido en el Capítulo III del Título II del decreto 2474 de 2008, prescindiendo de los procedimientos
de preclasificación.
•
Para la selección de consultores mediante procedimientos de preclasificación, se deberá conformar
mediante convocatoria pública, listas de preclasificación con el objetivo de establecer listas limitadas de
oferentes, utilizando para ello, entre otros, criterios de experiencia, capacidad intelectual y de
organización de los proponentes, según sea el caso
•
El concurso de méritos se usa para contratar los siguientes bienes o servicios:
o
o
o
o
o
Estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión.
Estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos.
Asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.
Interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos.
Dirección, programación y ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
•
En ningún caso se podrá tener el precio como factor de escogencia.
•
Cuando el objeto de la contratación involucre servicios de consultoría y otras obligaciones principales,
como la ejecución de proyectos que comprenden diseño y construcción de la obra, la selección deberá
adelantarse mediante licitación pública, selección abreviada o contratación directa, según corresponda,
de conformidad con lo señalado en la ley.
ETAPAS DEL CONCURSO DE MÉRITOS
Estudio de mercado. Disponibilidad presupuestal
El Instituto deberá estimar el costo de los servicios requeridos, teniendo en cuenta lo siguiente:
•
•
•
•
Rubros tales como los montos en personas/tiempo.
Soporte logístico.
Insumos necesarios para la ejecución de los servicios.
Imprevistos.
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•
Utilidad razonable del contratista.
El presupuesto oficial amparado por la disponibilidad presupuestal respectiva se determinará con base en el
resultado de la estimación de los costos anteriores.
Estudios Previos.
Los estudios y documentos previos deberán estar conformados por documentos definitivos que sirvan de
soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones. Estos deberán presentarse a la Oficina
Asesora Jurídica por el área que requiera la contratación con al menos diez (10) días de antelación a la fecha
en la cuál se requiera el inicio del proceso.
Contenido mínimo
•
Descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. (¿Qué
persigo con el contrato? Debe detallarse de manera precisa la necesidad del servicio a requerir,
contexto dentro del cual el objeto a contratar permite alcanzar un objetivo, contribuir a la realización de
un proyecto de inversión, indicando cuál. Justificación de la contratación.)
•
Descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales e identificación del contrato a
celebrar. (Naturaleza jurídica y delimitación del resultado a obtener y alcance del objeto).
•
Fundamentos jurídicos que soportan el concurso de méritos. (¿Por qué se escogió esta modalidad?)
•
Análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando con precisión:
o Las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación.
o El monto de los posibles costos para la entidad, asociados al contrato.
•
Justificaciones de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, en este
caso la que presente la mejor calidad, de acuerdo con los criterios señalados en el decreto 2474 de
2008 y en el pliego de condiciones. (¿Por qué se estima relevante cada factor de verificación y de
ponderación? ¿Cuál es el criterio que se utilizó para determinar el peso de cada criterio? ¿Por qué
razón tienen mayor peso algunos criterios que otros?)
•
Soporte que permita la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan
afectar el equilibrio económico del contrato.
•
Asignación de los riesgos, que por regla general lo definido como previsible debe ser asumido por el
contratista y debe ser considerado dentro del valor de su oferta. Sin embargo, la distribución de riesgos
puede ser distinta. Para la asignación de riesgos es necesario tener en cuenta el criterio según el cual
el riesgo debe asumirlo la parte que esté en mejor capacidad de preverlos o de controlarlos.
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•
Análisis que sustente la exigencia de garantías destinados a amparar los perjuicios de naturaleza
contractual y extracontractual, derivados del incumplimiento.
Preparación del pliego de condiciones.
Contenido y requisitos del pliego de condiciones.
• Requisitos objetivos necesarios para participar en el correspondiente proceso de selección.
• Reglas objetivas, justas, claras y completas, que permitan una escogencia objetiva y que eviten la
declaratoria de desierta del concurso de méritos.
• Definición precisa de las condiciones de costo y calidad de los bienes, obras o servicios necesarios para
la ejecución del contrato.
• Reglas que no induzcan a error a los proponentes y contratistas.
• Plazo para la liquidación del contrato.
• Descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, es decir, los requerimientos técnicos.
Los requerimientos técnicos deberán contener como mínimo lo siguiente:
o Objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren.
o Descripción detallada de los servicios requeridos y resultados o productos esperados, los cuales
podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, etc.
o Cronograma de ejecución del contrato.
o Determinación del tipo de propuesta que se exige en el proceso (PTD ó PTS).
o Fundamentos del proceso de selección, modalidad, términos, procedimientos, evaluación y
ponderación de las ofertas, y la adjudicación del contrato.
o Razones y causas para el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso.
o Condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, mecanismos de cobertura del
riesgo, y demás asuntos relativos al mismo.
o Estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles.
o Definición de los criterios de evaluación de las propuestas técnicas.
o Reglas de desempate.
o Puntaje mínimo que una oferta deberá recibir para ser considerada elegible.
o Términos y plazos.
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Así mismo, el pliego de condiciones deberá contener el proyecto de minuta del contrato a celebrarse, así como
los demás documentos que sean necesarios deberán anexarse al pliego.
PROCEDIMIENTO INTERNO PARA LA SELECCIÓN POR CONCURSO DE MÉRITOS
No
1
2
3
Actividad
Oficina
Responsable
Descripción de la actividad
Realiza el análisis técnico y económico del valor
de la contratación, elabora estudios de mercado
Realizar el estudio
con el fin de determinar el precio más favorable a
de mercado
la entidad. Consulta del CUBS y del precio
indicativo en el SICE, e impresión de soporte.
Elaborar
previos
Elaboración de estudios previos que determinan
estudios la necesidad que se pretende satisfacer,
indicando el objeto, las especificaciones
esenciales e identificación del contrato a celebrar
Remisión
a
la
dirección
para
Firma de los estudios previos por parte del
autorización y firma
ordenador del gasto.
del ordenador del
gasto
4
Solicitar Certificado
Solicita la expedición del
de
disponibilidad
disponibilidad presupuestal.
presupuestal
5
Verificación en el
Visto bueno de los estudios previos por parte del
plan
de
Asesor de Planeación y Sistemas.
contratación
certificado
de
Subdirector
Área de origen, lo
Asesor
suscriben
el
responsable del área
Profesional
de origen
Técnico
Subdirector
Área de origen, lo
Asesor
suscriben
el
responsable del área
Profesional
de origen
Técnico
Subdirector
Área de origen, lo
Asesor
suscriben
el
responsable del área
Profesional
de origen
Técnico
Área de origen, lo
Subdirector
suscriben
el
Asesor
responsable del área
de origen
Subdirector
Área de origen, lo
Asesor
suscriben
el
responsable del área
Profesional
de origen
Técnico
Subdirector
Gestión
Subdirección
de
Corporativa
Gestión Corporativa
Control
Disciplinario
6
Expedir Certificado
de
disponibilidad Expide Certificado de disponibilidad presupuestal.
presupuestal
7
Solicitar al oferente
Solicita al oferente los documentos que acrediten
la documentación
Área de origen
su capacidad para contratar.
requerida
8
Verificar
la
Revisa la documentación recibida y determina si
información
se ajusta a los lineamientos señalados en los Área de origen
suministrada por el
Estudios previos
oferente
9
Aviso
10
Proyecto
Pliegos
Aviso de convocatoria para el Concurso de
Méritos, o para la solicitud de expresiones de
Asesor Jurídico
interés en el Concurso de Méritos con
procedimientos de precalificación.
de Elaboración del proyecto de pliego
condiciones. Entrega al área solicitante.
20 de 26
de
Cargo
Responsable
Asesor Jurídico
Subdirector
Asesor
Profesional
Técnico
Subdirector
Asesor
Profesional
Técnico
Registros
o
o
Estudio de
mercado
Reporte
SICE
o
o
Estudios
previos
o
Estudios
previos
o
o
Solicitud de
CDP
o
Estudios
previos
o
de
y
CDP
o
Comunicaci
ón dirigida
o al oferente
Documento
de
Visto
bueno para
la
o
celebración
del contrato
o
Abogado
encargado
proceso
del
Abogado
encargado
proceso
del
Proyecto
de Pliegos.
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No
11
Actividad
Oficina
Responsable
Descripción de la actividad
Revisión del proyecto y ajustes si hay lugar, e Asesor Jurídico, Área
imparte Vo.Bo.
de origen.
Visto Bueno
12
Comité
Contratación
13
Publicación
Proyecto.
14
Observaciones
Proyecto
15
Respuesta
observaciones
El área interesada en la contratación responde
Área de origen
observaciones (Acepta o rechaza)
16
Ajustes al proyecto
Realiza ajustes al pliego de ser necesario y
Asesor Jurídico
según solicitud de las áreas de interés
17
Expedir acto administrativo de apertura (se podrá
Acto administrativo revocar el acto de apertura durante el proceso
Dirección General
de apertura
por causas legales; Se podrá suspender el
proceso por motivos de interés público o general)
18
Publicación
del Publicar pliego de condiciones definitivo. Podrá
Asesor Jurídico
pliego definitivo
ser modificado mediante adendas
19
Invitación
20
21
22
23
Invitación
25
Recepción
ofertas
27
28
Publica estudio previos y proyecto de pliego de
Asesor Jurídico
condiciones en SECOP
al Recibe observaciones al proyecto de pliego de
Asesor Jurídico
condiciones, analiza y remite al área encargada
Publicar aviso de convocatoria para
presentación de expresiones de interés.
la
Asesor Jurídico
Recibir manifestaciones de interés para participar
Manifestaciones de
en el proceso. (Requisito habilitante para la
interés
presentación de ofertas.)
Verificación
Evaluar
requisitos
habilitantes
para
la
Requisitos
Comité asesor
conformación de la lista corta.
habilitantes
Si no se presenta ninguna manifestación de
interés, o el perfil de quienes manifestaron interés
impide conformar la lista. En estos casos o Asesor Jurídico
cuando se declare desierto el concurso, se harán
los ajustes para realizar una nueva convocatoria.
Si se presentan se deja constancia y se integra la
Lista Corta
lista corta (No incluirá más de seis (6) ni menos Asesor Jurídico
de dos (2) proponentes precalificados.
24
26
de Cita a comité de contratación para dar a conocer
Asesor Jurídico
el proyecto
Realizar carta de invitación de precalificados a
Asesor Jurídico
presentar propuestas.
Recibir propuestas técnicas y económicas se
de presentan por separado en sobres cerrados y
Asesor Jurídico
recibir la garantía de seriedad de la propuesta.
Se deja constancia mediante acta.
Remite copias de las propuestas al área de
Remisión Ofertas
origen, a la Subdirección de Gestión Corporativa Dirección General
y al Asesor Jurídica
Recepción de copia de las propuestas. Estudio
Estudio Ofertas
Comité Asesor
de las mismas.
Evaluación
Evaluación de propuestas técnicas
Comité asesor
21 de 26
Cargo
Responsable
Subdirector
Asesor
Profesional
Técnico
Registros
o
o
Asesor
Abogado
encargado
proceso
Abogado
encargado
proceso
Subdirector
Asesor
Profesional
Técnico
Abogado
encargado
proceso
Ordenador
gasto
Abogado
encargado
proceso
Abogado
encargado
proceso
del
del
Memorand
o Interno.
o
o
Memorand
o Interno.
del
del
Acto
Administrati
vo
del
Memorand
del os
de
Invitación
Comité asesor
Abogado
encargado
proceso
Abogado
encargado
proceso
Abogado
encargado
proceso
del
del
Memorand
del os
de
Invitación
Abogado
encargado
proceso
del
Ordenador
gasto
del Memorand
o Interno
Miembros
del
Comité Asesor
Miembros
del
Comité Asesor
Acta
cierre
de
CÓDIGO: JU-M01
MANUAL
VERSIÓN: 05
DE CONTRATACIÓN
FECHA DE VIGENCIA: 2011-08-19
No
Oficina
Responsable
Actividad
Descripción de la actividad
29
Traslado
Traslado informe de evaluación al ordenador del
Comité asesor
gasto para su aprobación
30
Informe
Evaluación
31
Audiencia
Celebrar audiencia de apertura y revisión de la
propuesta económica (apertura de sobre que Asesor Jurídico
contiene la propuesta económica)
32
Adjudicación
Adjudicación del contrato o declaratoria de Asesor Jurídico
desierta (mediante acto administrativo)
Dirección General
33
Traslado
Comunicación
proponentes
34
35
36
37
38
de Publicar informe de evaluaciones técnicas y citar
Asesor Jurídico
a audiencia
Elaboración
del
proyecto
de
Contrato y remite al
Responsable
del
Área de Contratos
Revisión, ajustes si
hay lugar y Vo. Bo.
Remisión
al
Ordenador
del
Gasto
Firma
del
Ordenador
del
gasto.
de
la
decisión a
todos
los
Asesor Jurídico
Elaboración del proyecto de minuta del contrato a
Asesor Jurídico
celebrar.
Revisión y visto bueno.
Asesor Jurídico
Remisión de la minuta del contrato al ordenador
Asesor Jurídico
del gasto para su respectiva revisión.
Revisión, ajustes si hay lugar y firma del
Dirección
General
Ordenador del gasto.
Devolución Área de
IDT
contratos
El abogado encargado solicita al área de origen
Tramite de la firma
el llamamiento del contratista para la firma del Asesor Jurídico
del contratista.
contrato.
Cargo
Responsable
Miembros
del
Comité Asesor
Abogado
encargado
del
proceso
Abogado
encargado
del
proceso
Proyecta Abogado
encargado
del
proceso,
lo
suscribe
el
Ordenador
del
Gasto
Abogado
encargado
del
proceso
Asesor
o
Profesional
Registros
Memorand
o Interno
Acto
Administrati
vo
Comunicaci
ones
Minuta del
contrato
Jefe de Oficina
Asesora Jurídica
Asesor
o
Profesional
Minuta del
contrato
Minuta del
contrato
Director General
Minuta del
contrato
Asesor
o
Profesional
Minuta del
contrato
39
Solicitud
certificado
registro
presupuestal.
de Una vez suscrito el contrato por las partes, se
de procede a solicitar a la Subdirección de Gestión
Asesor Jurídico
Corporativa
el
correspondiente
Registro
Presupuestal.
Asesor
o
Profesional
Formato de
solicitud de
Certificado
de Registro
Presupuest
al.
40
Expedición
Registro
Presupuestal
Subdirector
de
de Expedición de Registro Presupuestal y remisión Gestión Corporativa y Asesor
al Área de Contratos. Recepción del Certificado de
Control o
de registro presupuestal.
Disciplinario. Asesor Profesional
Jurídico
Certificado
de Registro
Presupuest
al.
41
Remisión de la copia del Contrato firmado al
Expedición
de
Contratista para que expida la póliza respectiva si Asesor Jurídico
Póliza Respectiva.
hay lugar a ella.
Abogado
responsable
contrato
Formato de
instruccion
del es para la
expedición
de pólizas.
42
Pago de derechos de publicación en el Registro
Distrital
y
consignación
del
monto
Publicación
e
correspondiente al impuesto de Timbre, si a ello Asesor Jurídico
impuesto de Timbre
hubiera lugar, teniendo en cuenta el monto del
contrato.
Abogado
responsable
contrato
del
43
Revisión de Póliza
Recepción y revisión de póliza y solicitud de
Asesor Jurídico
posibles modificaciones
Abogado
encargado
responsable
de Contratos
y
Área
44
Aprobación Póliza
Revisión y Vo.Bo. de la póliza.
Formato de
Jefe
Oficina
aprobación
asesora Jurídica
póliza
Asesor Jurídico
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CÓDIGO: JU-M01
MANUAL
VERSIÓN: 05
DE CONTRATACIÓN
FECHA DE VIGENCIA: 2011-08-19
Oficina
Responsable
No
Actividad
Descripción de la actividad
45
El supervisor suscribe junto con el contratista el
Suscripción acta de
Supervisor
acta de inicio si hay lugar. Deberá verificar los
inicio.
Contrato.
requisitos de perfeccionamiento y ejecución.
Cargo
Responsable
Asesor
del
o
Profesional
Registros
Acta
Inicio
de
5.4 LICITACIÓN PÚBLICA
Para adelantar este tipo de contratación se deberá remitir al instructivo de contratación (JU-I08 Instructivo
Licitación Pública)
LINEAMIENTOS BASICOS
•
La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de Licitación Pública.
•
La licitación pública es el procedimiento mediante el cual se formula públicamente una convocatoria para
que, en igualdad de condiciones, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más
favorable.
•
La licitación pública procede, por regla general, para la adjudicación de todos los contratos cuya selección
del contratista no deba realizarse por las modalidades de selección abreviada, del concurso de méritos o
de contratación directa.
•
Existencia de la respectiva disponibilidad presupuestal.
•
Análisis de la conveniencia del objeto a contratar y obtención de las autorizaciones para contratar.
•
Elaborar los estudios previos, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones con la debida
antelación a la apertura del procedimiento de selección.
•
Consulta de precios o condiciones del mercado, el cual se surtirá a través del Registro Único de Precios de
Referencia (RUPR – SICE) a que se refiere la ley 598 de 2000 para el caso de los bienes o servicios allí
registrados.
•
Los estudios previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la
elaboración del proyecto de pliego de condiciones.
TIEMPO ESTIMADO PARA LA CONTRATACIÓN
El área interesada en adelantar contratación de este tipo, deberá radicar la documentación con una antelación
de tres (3) meses y medio antes de la fecha en la cual se requiera la suscripción del contrato.
Nota: Las publicaciones en la Página de Contratación a la Vista se realizaran hasta tanto entre en
funcionamiento el SECOP y de acuerdo con las instrucciones que para el efecto dicte la Secretaria General de
la Alcaldía Mayor de Bogotá.
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5.5 MÍNIMA CUANTÍA
Para adelantar este tipo de contratación se deberá remitir al instructivo de contratación (JU-I10 Instructivo
Mínima Cuantía)
LINEAMIENTOS BASICOS
•
Para adelantar este procedimiento se deberá tener en cuenta lo establecido en el Decreto 2516 de 2011,
por el cual se reglamenta la modalidad de selección de Mínima Cuantía.
TIEMPO ESTIMADO PARA LA CONTRATACIÓN
El área interesada en adelantar contratación de este tipo, deberá radicar la documentación con una antelación
de quince (15) días antes de la fecha en la cual se requiera la suscripción del contrato.
6. SUPERVISIÓN
El Instituto Distrital de Turismo cuenta con un Instructivo de Supervisión, en el cual se establecen los
lineamientos a tener en cuenta durante la supervisión del contrato. (JU-I09 Instructivo Supervisión de
Contratos)
Adicionalmente, el supervisor designado tendrá entre otras las siguientes funciones:
•
Constatar que los requisitos de legalización del contrato hayan sido cumplidos previamente a la
suscripción del acta de iniciación de labores. Ningún contrato puede iniciarse sin el cumplimiento de
esos requisitos. Para tal efecto, la Oficina Asesora Jurídica deberá enviar un oficio de ejecución dirigido
al supervisor, con el fin de indicar el cumplimiento de todos los requisitos de legalización y en el mismo.
Dentro de estos requisitos se encuentra la presentación y aprobación de la póliza; la presentación del
recibo de pago de los derechos de publicación en el Registro Distrital; el comprobante de pago del
impuesto de timbre correspondiente, entre otros.
•
Elaborar y suscribir el acta de iniciación del contrato cuando a ello hubiere lugar, remitiendo copia a las
áreas competentes.
•
Informar oportunamente a la Oficina Asesora Jurídica sobre los inconvenientes que se presenten en la
ejecución del contrato con el propósito de adoptar las acciones que permitan superarlos, o para que se
solicite oportunamente la imposición de sanciones al contratista por incumplimiento leve o grave
sustentando técnicamente su petición.
•
Conceptuar sobre la conveniencia o inconveniencia de adicionar y/o prorrogar los contratos y sobre las
modificaciones a las cláusulas del mismo.
•
Controlar la vigencia de las garantías constituidas. Así mismo, verificar el ajuste de las mismas en
función de la adición en plazo o cuantía de los contratos.
•
Constatar el cumplimiento de las obligaciones del contratista en relación con los aportes al sistema
general de seguridad social (pensiones, salud) y con los aportes parafiscales, de conformidad con las
Leyes 789 de 2002 (art. 50) y 828 de 2003.
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•
Recibir, estudiar y evaluar las reclamaciones que formule el contratista, recomendando las soluciones o
ajustes pertinentes.
•
Adelantar los trámites necesarios para que la Oficina Asesora Jurídica proceda para la liquidación
bilateral o unilateral del contrato, para ello remitirá el formato de liquidación diligenciado y suscrito por
quien ejerce la supervisión, por el contratista y el Responsable del Presupuesto de la Dirección de
Gestión Corporativa.
•
Conceptuar, mediante su informe mensual, sobre el avance, problemas y soluciones presentadas en la
ejecución del contrato.
•
Atender, estudiar y resolver oportunamente toda consulta que haga el contratista para la adecuada
ejecución del contrato.
•
Enviar copia de sus informes mensuales y final, a la Oficina Asesora Jurídica, con la misma periodicidad
con la que debe emitirlos, así como el comprobante de cumplimiento de las obligaciones del contratista
en relación con los aportes al sistema general de seguridad social (pensiones, salud) y con los aportes
parafiscales, de conformidad con las Leyes 789 de 2002 (art. 50) y 828 de 2003.
•
Establecer conjuntamente con el contratista el cronograma de actividades, cumpliendo con los términos
estipulados en el respectivo contrato.
•
Efectuar todos los trámites administrativos que se deban surtir para el cabal cumplimiento del
compromiso contractual, desde la iniciación hasta la liquidación del contrato o convenio.
•
Suscribir las actas de reuniones y de supervisión.
•
Certificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales dentro de las oportunidades previstas en el
contrato.
•
Verificar el cumplimiento de las condiciones de costo y calidad de los bienes, obras y/o servicios
ofrecidos por el contratista.
Exigir que la calidad de los bienes y servicios adquiridos se ajusten a los requisitos mínimos previstos
en las normas técnicas obligatorias, de conformidad con lo previsto en el contrato y en el numeral 5º del
artículo 4º de la Ley 80 de 1993.
•
•
Constatar que el contratista utilice el personal y los equipos ofrecidos, en su propuesta y requerirlos en
el contrato.
•
Supervisar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de actividades aprobado
conjuntamente con el contratista.
•
Solicitar el reporte de avance y culminación del objeto contractual, para efectuar los pagos o
desembolsos que se hayan pactado en el contrato o convenio, previa aceptación de los informes y
demás requisitos legales.
•
Verificar los rendimientos financieros causados por la administración de recursos cuando se hayan
realizado anticipos, y su respectiva devolución a la Tesorería Distrital.
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•
Revisar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el contratista.
•
Tramitar ante la Subdirección de Gestión Corporativa la realización de los pagos con la previa
coordinación del respectivo Director o Jefe de Oficina.
6.1 Límites de la supervisión e interventoría
El Supervisor e interventor NO podrá:
•
Ordenar cambios de especificaciones técnicas o de calidad de las obras, bienes o servicios, o de las
condiciones de modo, tiempo y lugar establecidos en los contratos, sin la debida aprobación del
ordenador del gasto.
•
Recibir a satisfacción bienes, obras o servicios que no correspondan al objeto o condiciones
contractuales.
•
Demorar la proyección o suscripción oportuna de las actas de iniciación, recibo parcial o total de obras,
bienes o servicios, así como las de liquidación, y demás documentos requeridos en desarrollo del
contrato respectivo.
•
Transar o conciliar diferencias sin las autorizaciones respectivas.
6.2 Responsabilidad de los supervisores e interventores
Los Supervisores o interventores responderán civil, disciplinaria, fiscal y penalmente por los hechos u omisiones
que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a la entidad o a terceros, derivados de la ejecución de
los contratos sobre los cuales hayan ejercido o ejerzan las labores de supervisión e interventoría. El Supervisor
e interventor deberá responder por el control y vigilancia del contrato hasta su finalización. Igualmente será
responsable de suministrar oportunamente la información que solicite el contratista o cualquier área de la
entidad.
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