712_formulacion_proyecto.pdf

2012
Instituto Distrital
de Turismo
[ PROYECTO 0712: SISTEMAS DE
MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN Y DE
LA CAPACIDAD OPERATIVA DE LAS
ENTIDADES ]
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Anexo 1
ESTRUCTURA CONSTRUCCIÓN DE PROYECTO:
SISTEMAS DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN Y DE LA CAPACIDAD
OPERATIVA DE LAS ENTIDADES
1.
IDENTIFICACION DEL PROBLEMA O NECESIDAD
2.
ANTECEDENTES Y DESCRIPCION DE SITUACION ACTUAL
3.
LOCALIZACION GEOGRÁFICA
4.
POBLACION Y ZONA AFECTADA Y/O GRUPO OBJETIVO
5.
OBJETIVOS DEL PROYECTO
5.1
GENERAL
5.2
ESPECIFICOS
6.
INDICADORES DE OBJETIVO
7.
PLANTEAMIENTO Y SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS
8.
DESCRIPCION DEL PROYECTO
9.
METAS FISICAS DEL PROYECTO. (2008 - 2012)
9.1
DEFINICIÓN DE METAS
9.2
ACCIONES O ACTIVIDADES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS
10.
BENEFICIOS DEL PROYECTO
11.
COSTOS Y FUENTES DE FINANCIAMIENTO
12.
INDICADORES DE EVALUACION EXANTE
13.
ASPECTOS INSTITUCIONALES Y LEGALES (MARCO LEGAL, PLANES
MAESTROS, POT, ETC)
14.
ASPECTOS AMBIENTALES
15.
SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO
16.
DATOS DEL RESPONSABLE
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1
1.
IDENTIFICACION DEL PROBLEMA O NECESIDAD
Las actuales condiciones de infraestructura física y tecnológicas no permiten atender
de manera óptima los requerimientos logísticos para la operación de la entidad; de
igual manera se hace necesario contar con los recursos financieros para garantizar la
implementación y sostenibilidad de todos los subsistemas del Sistema Integrado de
Gestión.
2.
ANTECEDENTES Y DESCRIPCION DE SITUACION ACTUAL
Desde su creación en el año 2007, el IDT ha desarrollado esfuerzos por mejorar su
gestión y condiciones operativas, que permitan a la entidad responder a las
necesidades no solo institucionales, sino también a las visiones distritales y
necesidades nacionales frente al tema turístico en Bogotá; es así que la entidad en el
año 2011 recibió la certificación de calidad bajo las normas NTCGP 1000:2009 e ISO
9001:2008.
Así mismo, y con el fin de responder a las necesidades y visiones distritales en torno
a la gestión distrital e institucional y bajo el enfoque integral de la gestión, la entidad
para este cuatrienio debe adelantar la implementación de la NTD-SIG
001:2011(Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión, adoptada bajo
Decreto 652 de 2011), la cual involucra el desarrollo y fortalecimiento de los
subsistemas de Gestión de la Calidad, Control Interno, Gestión Ambiental, Seguridad
y Salud Ocupacional, Gestión de Seguridad de la Información, Gestión Documental y
Archivo, Responsabilidad Social y enmarcado dentro del Sistema de Desarrollo
Administrativo (SISTEDA).
Por otra parte y con base en los Decretos Distritales 619 de 2007, 296 de 2008, el
Decreto Nacional 1151 de 2008 y el Plan Distrital de Desarrollo Bogotá Humana, la
visión de la estrategia distrital de gobierno electrónico es hacer de Bogotá una ciudad
digital, incluyente, participativa y competitiva, proyectada globalmente, que facilite la
interacción de los ciudadanos con la Administración Distrital mediante la optimización
de los trámites y servicios que ofrece a la ciudad, a través del acceso y utilización de
las tecnologías de la información y las comunicaciones, para lograr mayor eficiencia,
eficacia, efectividad y transparencia de la función pública, la consecución de
objetivos de desarrollo social, el fortalecimiento institucional y la gobernabilidad.
A pesar de contar en la actualidad con 23 Puntos de Información Turística eficientes,
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con alta tecnología en telecomunicaciones y ubicación estratégica en diferentes
puntos de la ciudad; el problema a resolver se asocia con la necesidad de mejorar
los procesos de servicio al ciudadano al interior de la entidad a fin de satisfacer las
demandas y necesidades ciudadanas que permitan contribuir al afianzamiento y
recuperación de la confianza ciudadana en las instituciones del distrito capital,
objetivos primordiales en el marco del programa que concibe a la ciudad como una
Bogotá humana al servicio del ciudadano que defiende y fortalece lo público.
En la actualidad se cuenta con una sede con capacidad para 60/100 usuarios con
ubicación de trabajo definida, no obstante, en la medida en que se han desarrollado
las actividades de organización y planeación institucional, ha sido necesario
aumentar los recursos para desarrollar las actividades dirigidas al cumplimiento de
los objetivos y funciones de la entidad, tanto a nivel misional como de apoyo. Tanto
la actividad misional como de apoyo requieren de elementos físicos, humanos,
tecnológicos y de información para realizar sus funciones de manera eficiente.
3.
LOCALIZACION GEOGRÁFICA
Las acciones del proyecto están orientadas a fortalecer la institución en todos sus
componentes y por lo tanto, la localización de la inversión se ubica en Bogotá D.C.
4.
POBLACION Y ZONA AFECTADA Y/O GRUPO OBJETIVO
La población objetivo del proyecto corresponde directamente a 120 funcionarios y
contratistas del IDT y de manera indirecta a 7.467.804 habitantes que se verán
beneficiados con las herramientas diseñadas al interior de la entidad para mejorar y
optimizar las practicas realizadas al interior de la entidad.
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5.
5.1
OBJETIVOS DEL PROYECTO1
GENERAL
Construir capacidades y condiciones técnicas y operativas para el fortalecimiento
institucional.
5.2
ESPECIFICOS
- Generar apropiación por parte de los servidores públicos del sistema integrado de
gestión.
- Garantizar las herramientas de infraestructura física y tecnológica necesarias para
apoyar el desarrollo de las actividades de forma eficiente y eficaz.
6.
INDICADORES DE OBJETIVO 2
- Número de servidores públicos del IDT capacitadas.
- Número de Subsistemas implementados frente al total de Subsistemas
definidos en la norma.
- Porcentaje de elementos de tecnología y de plataforma tecnológica provistos.
- Porcentaje de infraestructura física provista para la operación de las
actividades misionales y de apoyo de la entidad
1
Los objetivos plantean la situación que se desea alcanzar mediante la solución del problema
identificado y deben ser el resultado del balance del diagnóstico y de las decisiones que se tomen
para atacar el problema.
Los atributos de un buen objetivo son:
Específico: que se claro son qué, dónde, cuándo y cómo va a cambiar la situación.
Medible: que sea posible cuantificar los fines y beneficios.
Realizable: que sea posible de lograr a partir de la situación inicial.
Realista: que sea posible obtener el nivel de cambio reflejado en el objetivo.
Limitado en el tiempo: que se establezca un periodo de tiempo en el que se deba completar cada
uno de ellos.”[1]
El objetivo general define de forma concisa la situación deseada, asociada al problema identificado.
A continuación se presenta un ejemplo de objetivos formulados
2
Son el conjunto de resultados:
 Concretos
 Medibles
 Realizables
 Verificables
Los indicadores deben establecerse en términos de resultado o productos, en este sentido, la gestión
institucional que se adelante es el medio para llegar a la meta, no es la meta en sí, debido a que no es
un bien o servicio.
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7.
Porcentaje de avance en la implementación del Cuadro de Mando
PLANTEAMIENTO Y SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS
Dentro de las variadas alternativas a realizarse para dar cumplimiento a los objetivos
propuestos en la formulación del proyecto se tiene las siguientes:
ACTIVIDADES
Alternativa Número 1
Sistema de mejoramiento de Contratación de personal
la gestión y de la capacidad especializado
para
la
operativa de la entidad
implementación
y
mantenimiento
de
los
diferentes subsistemas a
través de acompañamiento
directo a la entidad.
Generar una herramienta Crear por parte del Instituto
que refleje en leguaje claro a un cuadro que refleje el
la ciudadanía los resultados resumen de los resultados e
obtenidos por la entidad
indicadores de gestión y
seguimiento con leguaje
claro para la ciudadanía y
publicado en la página Web.
Proveer
100%
de
los
elementos de tecnología y
de plataforma tecnológica
Suministrar la infraestructura
física necesaria para la
operación de las actividades
misionales y de apoyo de la
entidad
Ofrecer
soporte
y
capacitación en línea a la
ciudadanía para el manejo y
consulta de los resultados.
Proveer
al
100%
los
requerimientos
de
las
necesidades tecnológicas y
de plataforma, a través de la
compra
de
dichos
elementos.
Mejorar gradualmente los
espacios físicos de la
entidad que requieren de la
intervención como son los
puestos
de
trabajo,
archivadores, gabinetes y
salas de juntas entre otros.
Alternativa Número 2
Contratación de consultoría
para la implementación de
cada uno de los subsistemas al
interior de la entidad, con
apoyo del personal del IDT
para
el
proceso
de
implementación y despliegue.
Desarrollar y publicar una
herramienta de seguimiento al
proceso contractual, con miras
al
seguimiento
de
los
resultados obtenidos en los
procesos contractuales.
Proveer
al
100%
los
requerimientos
de
las
necesidades tecnológicas y de
plataforma, a través del alquiler
de dichos elementos.
Proveer
al
100%
los
requerimientos
de
infraestructura física, a través
de la compra y/o alquiler de los
elementos de infraestructura
física necesarios para atender
los requerimientos de la
entidad.
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5
8.
DESCRIPCION DEL PROYECTO
Este proyecto busca construir las capacidades institucionales e intersectoriales para
la gestión pública del turismo, suministrando la infraestructura física y tecnológica
requerida, generando a través de su desarrollo el mejoramiento en sus procesos, la
construcción de herramientas que contribuyan en la transparencia y mejor servicio al
ciudadano, turista y visitante.
9.
METAS FISICAS DEL PROYECTO3. (2008 - 2012)
9.1
DEFINICIÓN DE METAS
-
-
Implementar y certificar 5 Subsistemas de gestión de la Entidad. Consistentes
en garantizar el mejoramiento del Sistema de gestión y de la capacidad
operativa de la entidad.
Capacitar al 100% de los Servidores públicos del Instituto Distrital de Turismo.
Proveer 100% de los elementos de tecnología y de plataforma tecnológica.
Adecuar al 100% la infraestructura física necesaria para la operación de las
actividades misionales y de apoyo de la entidad.
Construir y publicar una herramienta que refleje en leguaje claro a la
ciudadanía los resultados obtenidos por la entidad, para lo cual se busca
construir 1 cuadro de mando que integre el 100% de resultados obtenidos por
los indicadores y recursos de la entidad, así como la visibilización de los
contratos asignados y sus productos entregados por cada proceso contractual.
Las Metas anualizadas se relacionan en el siguiente cuadro:
3
Los pasos para construir una meta son:
Proceso: Es el verbo en infinitivo que indica la acción a realizar; tal como: construir, adecuar,
capacitar, dotar, etc. En el Anexo No. 3 del manual se encuentra un listado de verbos a utilizar en la
definición de las metas
Magnitud: Cantidad o número de la acción identificada en el proceso.
Unidad de Medida: Tales como m2, km., km./carril, camas/paciente, alumnos, hectáreas, parques,
etc.
Descripción: Permite complementar el propósito de la meta.
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6
N°
Proceso
Magnitud
Medida
1
Implementar
certificar
2
Mantener
100
%
3
Capacitar
100
%
4
Proveer
100
%
5
Adecuar
100
%
6
Construir y publicar
1
Herramienta
9.2
y
Unidad de
Subsistemas
5
Descripción
Del Sistema Integrado
de la Entidad
de los sistemas
certificados
de los servidores
públicos del IDT en los
procesos y
procedimientos
institucionales
de los elementos de
tecnología
y
de
plataforma tecnológica.
la infraestructura física
necesaria para la
operación de las
actividades misionales y
de apoyo de la entidad
que refleje en leguaje
claro a la ciudadanía los
resultados obtenidos por
la entidad
Años
2012
2013
2014
2015
2016
1
1
1
1
1
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
0.5
0.5
ACCIONES O ACTIVIDADES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS
Promover y mantener el desarrollo de una cultura de gestión integral
-
Apropiación por parte de los servidores públicos que impacta a la ciudadanía a
través de actividades permanentes de:
Capacitar
Divulgar
Desarrollar acciones conducentes a Mantener actualizado el sistema
Evaluar el funcionamiento del sistema
-
Crear las condiciones para la implementación de nuevos subsistemas de gestión,
lo cual requiere de la participación activa de todos los servidores públicos. Las
actividades a realizar en cumplimiento de ello son:
Implementación y certificación del Sistema de Gestión Ambiental.
Implementación del Sistema General de Archivo.
Implementación y certificación del Sistema de Seguridad Informática.
Implementación y certificación del Sistema de Salud Ocupacional.
Implementación de Sistema de Responsabilidad Social.
-
Robustecer los diferentes canales de interacción y comunicación de la entidad
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con los ciudadanos, en coordinación con las entidades públicas.
Fortalecimiento del sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y
Soluciones.
Caracterización de la población beneficiada de las acciones
adelantadas por el IDT.
Construcción y programación del cuadro de mando integral.
-
Garantizar las herramientas de infraestructura física y tecnológica necesarias
para apoyar el desarrollo de las actividades de forma eficiente y eficaz.
Robustecer la plataforma tecnológica
Estudios de pre factibilidad para la adquisición del bien inmueble.
Adecuación de los bienes inmuebles.
10. BENEFICIOS DEL PROYECTO
El cumplimiento de los objetivos y metas del proyecto proporciona a la entidad las
condiciones necesarias para desarrollar las actividades misionales y de apoyo de
manera eficiente y en concordancia con una mejor atención y suministro de
información para los ciudadanos.
Estas condiciones se manifiestan en las siguientes características:
a) Entidad con las herramientas físicas y tecnológicas óptimas para la prestación
del servicio.
b) Un sistema de gestión integrado y certificado en cada uno de sus subsistemas
que permite a sus procesos desarrollar las acciones de manera organizada y
estandarizada en cumplimiento de los objetivos institucionales.
c) Una entidad con disponibilidad de instrumentos de control y evaluación de su
gestión.
d) El recurso humano estará oportunamente capacitado en los temas que
contribuyan al mejoramiento de la gestión institucional, dentro del marco
establecido por las normas de la administración pública y los requerimientos
dados para la atención de los ciudadanos.
e) Una entidad con un sistema de seguimiento, control y evaluación institucional,
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que le permita realizar sus acciones de manera efectiva y eficaz,
contribuyendo así a que la Administración Distrital avance en el logro de su
objetivo de garantizar la efectividad y transparencia en la gestión pública.
11.
COSTOS Y FUENTES DE FINANCIAMIENTO
Para la realización del proyecto se tienen identificados por componentes los
siguientes recursos:
Cifras en miles
Tipo de
Proyecto
Dotación
Fortalecimiento
institucional
Información
Investigación y
estudios
(1)
Componentes
Mobiliario4
Hardware
Software
Talento
Humano
Servicios
Tecnológicos5
Software6
Talento
Humano7
TOTAL
2012 (1)
5.025
25.776
25.000
2013
20.000
20.000
20.000
Vigencia
2014
20.000
20.000
20.000
179.808
594.000
594.000
594.000
594.000
62.356
80.000
80.000
80.000
80.000
60.000
60.000
120.000
120.000
120.000
120.000
914.000
914.000
914.000
914.000
297.965
2015
40.000
40.000
40.000
2016
40.000
40.000
40.000
Valor ejecutado entre 1 de junio y diciembre 31 de 2012.
12.
INDICADORES DE EVALUACION EXANTE
No aplica.
13.
ASPECTOS INSTITUCIONALES Y LEGALES (MARCO LEGAL, PLANES
MAESTROS, POT, ETC)
El proyecto obedece además de las normas específicas de planeación, a lo
dispuesto en el Art. 209 de la Constitución Política, y a lo dispuesto por:
Plan de Desarrollo Bogotá Humana 2012 – 2016
Decreto 652 de 2011 - Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital
4
Muebles y enseres para el mejoramiento de las condiciones de los funcionarios de la entidad.
Corresponde a los servicios previstos para el Hosting, servicios de comunicación, mantenimiento de
la infraestructura tecnológica.
6
Incluye la construcción de la herramienta para seguimiento denominada Cuadro de Mando Integral.
7
Por este concepto se incluyen todos los ingenieros desarrolladores de programas o aplicativos para
la entidad.
5
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del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales.
Ley 872 de 2003 Adopta el SGC para la rama ejecutiva del poder público,
entidades descentralizadas del nivel nacional y otras empresas de servicios.
Acuerdo 122 de 2004 Adopta el SGC para el Distrito Capital.
Decreto 4110 de 2004 Adopta la NTCGP 1000:2004.
ISO 9001:2008 Sistema de gestión de la calidad, requisitos.
Decreto 4482 de 2009 Actualiza la NTCGP 1000:2004 a versión 2009.
NTCGP 1000:2009
Sistema de gestión de la calidad para entidades públicas,
requisitos.
Ley 594 de 2000
Dicta la Ley general de archivos.
Decreto 514 de 2006 Adopta el Sistema interno de gestión documental y
archivos (SIGA), para el Distrito Capital.
Directiva 05 de 2005 Establece las políticas generales de TICs para el Distrito
Capital.
Resolución 305 de 2008
Establecer políticas públicas para las entidades,
organismos y órganos de control del Distrito Capital, en materia de Tecnologías
de la Información y Comunicaciones, respecto a la planeación, seguridad,
democratización, calidad, racionalización del gasto, conectividad, infraestructura
de Datos Espaciales y Software Libre.
OHSAS 18001:2007 Sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional,
requisitos.
Estándar Europeo SA8000 Establece requisitos de Responsabilidad social en
el ámbito de respeto a los derechos de los trabajadores y trabajo digno.
Guía Técnica Colombiana 180
Establece los lineamientos de un sistema de
gestión de responsabilidad social.
Ley 99 de 1993 Crea el Ministerio del Medio Ambiente y organiza el sistema
nacional ambiental (SINA). Establece la obligatoriedad para los municipios de
crear programas y proyectos ambientales.
Acuerdo 19 de 1996 Adopta el Estatuto General de Protección Ambiental del
Distrito Capital y se dictaron normas básicas para garantizar la preservación y
defensa del patrimonio ecológico, los recursos naturales y el medio ambiente.
Decreto 61 de 2003
Adopta el plan de gestión ambiental para el Distrito
Capital.
Decreto 456 de 2008 Modifica el plan de gestión ambiental del Distrito Capital.
Decreto 509 de 2009 Adopta el plan cuatrienal ambiental (PACA).
Ley 87 de 1993. Establece el sistema de control interno para las entidades del
Estado.
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10
Decreto 1826 de 1994. Establece el comité de coordinación del sistema de control
interno.
Ley 489 de 1998.
Dicta normas sobre el sistema de desarrollo administrativo
y el sistema de control interno.
Decreto 2145 de 1999. Establece las funciones del comité de coordinación del
sistema de control interno.
14.
ASPECTOS AMBIENTALES
En el tema de Gestión ambiental, el Instituto Distrital de Turismo busca disminuir el
impacto ambiental que generan las actividades, productos y servicios en el desarrollo
del objeto misional de la Entidad, contribuir a prevenir la contaminación de recursos,
y a mejorar continuamente los Programas Ambientales, bajo la normatividad del Plan
Institucional de Gestión Ambiental (PIGA). Para ello el IDT desarrolla Programas
orientados a generar buenas prácticas ambientales como son:
a.
b.
c.
d.
El uso eficiente del agua.
El uso eficiente de la energía.
La gestión integral de residuos.
El mejoramiento de condiciones ambientales internas.
Las acciones desarrolladas a través del cumplimiento de una de las metas del
presente proyecto conducen a lograr la certificación del Subsistema de Gestión
Ambiental, con el cual se contribuye al compromiso organizacional con el medio
ambiente.
15.
SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO
La fuente de los recursos de inversión y funcionamiento del IDT es el Distrito Capital
y en ese sentido, la sostenibilidad financiera está supeditada a las políticas
financieras distritales y a la disponibilidad de recursos para inversión.
16.
CONCEPTO Y SUSTENTACIÓN:
Se considera viable por orientar sus acciones al cumplimiento de las metas del Plan
Distrital de Desarrollo, a través de la construcción de acciones de transparencia y
mejoramiento en la atención de los ciudadanos.
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11
17.
DATOS DEL RESPONSABLE
El proyecto estará a cargo del Asesor de Planeación y Sistemas, quien es
responsable de apoyar estratégicamente a la entidad para el cumplimiento de sus
objetivos y asesorar en el desarrollo de los procesos y procedimientos.
Nombre: Martha Cecilia García Buitrago
Cargo: Asesora de Planeación y Sistemas
Correo: [email protected]
Teléfono 2170711 Ext.104
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