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SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
ENTIDAD: INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO. SEGUIMIENTO DEL 1 DE ENERO AL 11 DE ABRIL DE 2014
ESTRATEGIA,
MECANISMO,
MEDIDA, ETC.
ACTIVIDADES
(Estas actividades se tomaron del
cronograma de actividades 2014 adjunto al
Plan Anticorrupción y Atención al
Ciudadano)
PUBLICACIÓN
ACTIVIDADES REALIZADAS
MAPA DE RIESGOS 1. Ajustar el mapa de riesgos de corrupción
DE CORRUPCIÓN
según la guía de administración del riesgo
DAFP.
ABRIL 30
SI
SI
1
ACTIVIDAD No 1.
De acuerdo con el cronograma de actividades 2014 del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano publicado el pasado 31 de enero, esta actividad se programó para el mes de febrero de 2014, sin
embargo, al momento del seguimiento se evidenció que no se realizó en el periodo previsto, no obstante, considerando que la entidad cuenta con un mapa de riesgos de corrupción, el contenido del
mismo y la metodología empleada para la formulación se comparó con los lineamientos previstos en el documento "Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano"
adoptado mediante el Decreto 2641 de 2012, evidenciando las siguientes situaciones:
OBSERVACIÓN:
1. Los riesgos detectados son los mismos planteados para la vigencia 2013. Adicionalmente, se observó que solamente en tres (3) de los catorce (14) procesos de la entidad se identificaron riesgos
anticorrupción, siendo que la citada estrategia señala que se deben asociar a cada uno de los procesos de la entidad.
En lo que respecta al análisis del riesgo se observa que en cuanto al impacto se califica como moderado, sin embargo, de acuerdo con el documento señalado, los riesgos de corrupción son de único
impacto, es decir, alto, debido a las consecuencias que genera la materialización.
En cuanto al indicador diseñado para medir la ejecución de la acción prevista para mitigar el riesgo "Desviación de recursos públicos" fue reformulado, incluyendo a Control Interno, sin embargo, dicha
situación no fue informada a la Asesora de Control Interno.
RECOMENDACIÓN:
Es necesario efectuar una revisión detallada de los riesgos existentes y de la metodología que viene empleando la entidad para la identificación, se sugiere partir de los criterios establecidos en el
documento "Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano" y la guia de riesgos diseñada por el Departamento Administrativo de la Función Pública- DAFP, es
importante resaltar como se señaló anteriormente que este tipo de riesgo es de único impacto y que la responsabilidad de la elaboración radica en cada líder de proceso del IDT , Planeación y Sistemas
ejerce una labor de coordinación y orientación en la metodología diseñada.
OBSERVACIÓN:
2. Considerando que el mapa de riesgos asociado a actos de corrupción se maneja como un documento independiente, Control Interno procedió a verificar si dichos riesgos se incluyen en el aplicativo con
el que cuenta la entidad para administrar los riesgos institucionales, evidenciando que se incluyen solamente los identificados para el proceso de talento humano y financiero. En lo que respecta al
proceso jurídico se observó que no se articulan con esta herramienta.
RECOMENDACIÓN:
Una vez actualizados los riesgos asociados a actos de corrupción, incluirlos en el aplicativo de administración de riesgos adoptado por la entidad
Corporativa
ACTIVIDAD No. 2.
Con relacionación a la documentación del procedimiento de arqueo de caja menor por parte del proceso financiero, actividad incluida en el cronograma de actividades 2014 del plan anticorrupción y
atención al ciudadano publicado el pasado 31 de enero, se detectó que la ejecución se planeó para el mes de abril, definiendo como fecha probable el 25 de abril de 2014, al momento de la revisión se
detectó que está en trámite.
Jurídica, Talento
Humano,
Financiero
y
Planeación.
ACTIVIDAD No. 3
En cuanto al monitoreo del plan de acción de cada riesgo se observó que el documento mapa de riesgos asociado a actos de corrupción no cuenta con un espacio para efectuar seguimiento, no obstante,
al momento de la revisión se observó que el proceso de talento humano realizó esta tarea, en lo que respecta al proceso financiero las acciones para mitigar el riesgo "Desviación de recursos públicos" se
llevan a cabo , sin embargo, no se registran en el aplicativo de riesgos. En cuanto a las acciones para los riesgos del proceso jurídico no se han implementado, esto quiere que decir que el riesgo no está
controlado.
RECOMENDACIÓN:
Una vez actualizados los riesgos asociados a actos de corrupción e incluidos en el aplicativo de administración de riesgos adoptado por la entidad, efectuar el seguimiento respectivo como lo ordena la
norma. Los riesgos, independientemente de su origen, deben consolidarse en el instrumento diseñado para el registro y control de los mismos. Es importante resaltar con la comunidad institucional que
los lideres de proceso son responsables de realizar seguimiento a la efectividad de las acciones planteadas para cada uno de los riesgos.
N/A
En lo que respecta al seguimiento de la actividad (Ver
anotaciones).
SI
Planeación
N/A
En lo que respecta al seguimiento de la actividad (Ver
anotaciones).
MAPA DE RIESGOS 3. Seguimiento y control al mapa de riesgos
DE CORRUPCIÓN
de corrupción tres veces al año en los
siguientes cortes: 30 abril, 30 agosto y 31 de
diciembre del año en curso.
MAPA DE RIESGOS 4. Capacitación de la Veeduría delegada para
DE CORRUPCIÓN
la contratación "Mapa de riesgos de la
gestión contractual" para el implemento de
la herramienta al mapa de riesgos de
corrupción.
DICIEMBRE 31
En lo que respecta al seguimiento de la actividad (Ver
anotaciones).
SI
MAPA DE RIESGOS 2. Establecer y documentar el procedimiento
DE CORRUPCIÓN
de arqueo de caja menor por parte del
proceso Financiero. Según lo establecido en
el mapa de riesgos de corrupción.
ANOTACIONES
RESPONSABLE
ENERO 31
N/A
Se evidenció que desde el mes de febrero hasta el mes de
abril, la entidad con el acompañamiento de la Veeduría
Distrital construyó de manera participativa el mapa de
riesgos de la gestión contractual, en el que se involucró a
las áreas misionales y de apoyo, dicho ejercicio culminó el
28 de abril de 2014. (Ver anotaciones)
N/A
Planeación,
Jurídica,
Corporativa,
Destino,
Observatorio
Promoción
ACTIVIDAD No. 4.
RECOMENDACIÓN
En lo que respecta a esta herramienta es indispensable incluir los riesgos identificados en el aplicativo de riesgos que maneja la entidad e identificar si alguno de ellos está asociado a actos de corrupción.
y Adicionalmente, se recomienda socializarlo al Comité Directivo.
SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
ENTIDAD: INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO. SEGUIMIENTO DEL 1 DE ENERO AL 11 DE ABRIL DE 2014
ESTRATEGIA,
MECANISMO,
MEDIDA, ETC.
ACTIVIDADES
(Estas actividades se tomaron del
cronograma de actividades 2014 adjunto al
Plan Anticorrupción y Atención al
Ciudadano)
MAPA DE RIESGOS 5. Definir la acción asociada al riesgo de
DE CORRUPCIÓN
concentración de las labores de supervisión
contractual en tanto al personal asignado. Se
realizará ésta actividad en las sesiones de
capacitación de la Veeduría delegada "Mapa
de riesgos de la gestión contractual".
ESTRATEGIA
ANTITRÁMITES
PUBLICACIÓN
ACTIVIDADES REALIZADAS
ABRIL 30
SI
1. Revisión, actualización y divulgación en los
diferentes medios del portafolio de servicios
y trámites del IDT.
ESTRATEGIA
ANTITRÁMITES
2.Revisión y actualización de la Guía de
Tramites y Servicios Distritales y del Sistema
Único de Información y Tramites SUIT, en
tanto al portafolio de servicios y tramites de
la entidad.
N/A
N/A
En lo que respecta al seguimiento de la actividad (Ver
anotaciones).
ESTRATEGIA
RENDICIÓN
CUENTAS
SI
SI
2
N/A
SI
3. Continuar con la implementación del
Decreto 019 de 2012 en las áreas
susceptibles a la racionalización de tramites
y las directrices del DAFP.
4. Seguimiento y actualización del
cronograma de actividades del Decreto 019
de la entidad.
DE 1. Publicar en la pagina web los informes de
DE Gestión de la Entidad, que se presentan ante
la SDDE para la rendición de cuentas del
sector.
Jurídica
Corporativa
En lo que respecta al seguimiento de la actividad (Ver
anotaciones).
SI
ESTRATEGIA
ANTITRÁMITES
DICIEMBRE 31
En lo que respecta al seguimiento de la actividad (Ver
anotaciones).
SI
ESTRATEGIA
ANTITRÁMITES
ANOTACIONES
RESPONSABLE
ENERO 31
3.- Durante el mes de marzo se efectuó sensibilización del
uso racional de del papel, de las impresoras y la
responsabilidad de documentos y elementos dando
cumplimiento además a la Directiva 003 de 2013 sobre las
directrices para prevenir conductas irregulares
relacionadas con incumplimiento de los manuales de
funciones y de procedimientos y la pérdida de elementos
y documentos públicos.
En lo que respecta al seguimiento de la actividad (Ver
anotaciones).
De conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo 380 de
2009, la Administración Distrital, a través del Alcalde
Mayor, presentará en el mes de marzo de cada año, un
informe de Rendición de Cuentas de la Gestión
Contractual y Administrativa a la ciudadanía en general,
en lo que respecta al IDT por ser una establecimiento
público, envía la información solicitada a la Secretaría
Distrital de Desarrollo Económico. En ese orden de ideas,
la entidad envió la información solicitada a dicha
Secretaría con los requisitos establecidos en la ISO /IWA 4,
actividad que se evidencia en el oficio radicado No.
2014EE577 de fecha 04 de abril de 2014. Adicionalmente,
el Instituto Distrital de Turismo tiene programado para el
mes de mayo de 2014, realizar una audiencia pública de
rendición de cuentas.
y ACTIVIDAD No. 5.
En el ejercicio realizado con la Veeduría Distrital para construir el mapa de riesgos de la gestión contractual se detectó que la concentración de funciones de supervisión de contratos en algunos
funcionarios de planta, obedece a una causa del siguiente riesgo "Incumplimiento a la ejecución contractual".
RECOMENDACIÓN:
Comparar los riesgos contractuales con los asociados a actos de corrupción con el fin de verificar la coherencia entre uno y otro haciendo enfásis en las causas y los riesgos identificados, replicar este
ejercicio con los riesgos incluidos en el aplicativo mediante el cual se administran los riesgos de la entidad.
SEGUIMIENTO OBSERVACIONES INFORME 31 DE ENERO DE 2014 CON RESPECTO AL COMPONENTE MAPA DE RIESGOS:
Con respecto a la revisión del procedimiento de administración del riesgo este no se ha iniciado toda vez que se encuentra planteado en el plan de acción del Sistema Integrado de Gestión para el mes de
mayo de 2014.
ACTIVIDAD No. 1
Al verificar el cronograma 2014 adjunto al plan anticorrupción y de atención al ciudadano se observó que esta actividad se programó para el mes de marzo de 2014, sin evidenciar avance alguno, esta
situación obedece a que dicha fecha se articuló con el plan del SIG acordado con la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, encontrando que se reprogramó para los meses de abril y junio de 2014.
Planeación y SIG RECOMENDACIÓN:
En el cronograma citado replantear la fecha de ejecución y verificar la articulación con el Plan del SIG actualmente vigente.
ACTIVIDAD No. 2
Al verificar el cronograma 2014 adjunto al plan anticorrupción y de atención al ciudadano se observó que esta actividad se programó para el mes de marzo de 2014, sin evidenciar avance alguno, esta
situación obedece a que dicha fecha se articuló con el plan del SIG acordado con la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, encontrando que se reprogramó para los meses de abril y junio de 2014.
RECOMENDACIÓN:
Planeación y SIG
En el cronograma citado replantear la fecha de ejecución y verificar la articulación con el Plan del SIG actualmente vigente.
Jurídica, Talento Ninguna
Humano
y
Planeación.
N/A
N/A
Jurídica
Planeación
N/A
Planeación y SIG
y ACTIVIDAD No. 4
Al verificar el cronograma de actividades 2014 adjunto al plan anticorrupción y de atención al ciudadano se observó que esta actividad se programó para el mes de marzo de 2014, sin evidenciar avance
alguno.
ACTIVIDAD 1:
Al revisar la página web del IDT (Quienes somos/Documentos e informes/Gestión de la entidad), se observó que en la presente vigencia, se publicaron dos informes 1) Informe de gestión y resultados
2013 y 2) Productos, metas y resultados. Aun cuando la actividad se planeó para el mes de enero de 2014, es indispensable resaltar que la información se remitió a la Secretaría de Desarrollo Económico
en el mes de abril de 2014.
RECOMENDACIÓN:
Publicar en la página web de la entidad la información remitida a la Secretaría de Desarrollo Económico en virtud del ejercicio de rendición de cuentas
SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
ENTIDAD: INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO. SEGUIMIENTO DEL 1 DE ENERO AL 11 DE ABRIL DE 2014
ESTRATEGIA,
MECANISMO,
MEDIDA, ETC.
ESTRATEGIA
RENDICIÓN
CUENTAS
ACTIVIDADES
(Estas actividades se tomaron del
cronograma de actividades 2014 adjunto al
Plan Anticorrupción y Atención al
Ciudadano)
PUBLICACIÓN
ACTIVIDADES REALIZADAS
ABRIL 30
N/A
SI
N/A
SI
MECANISMOS
2. Unificar en el link "Atención y Defensor del
PARA MEJORAR LA Ciudadano" de la pagina web del IDT todos
ATENCIÓN
AL documentos relacionados.
CIUDADANO
SI
3
DICIEMBRE 31
DE 2. Optimizar la pagina web de la entidad en
DE tanto los ciudadanos puedan acceder de
forma fácil y rápida a la información de la
entidad. Bajo las directrices de Gobierno en
línea.
MECANISMOS
1. Actualizar procedimientos, protocolos y
PARA MEJORAR LA formatos de acuerdo a la normatividad y al
ATENCIÓN
AL SIG para los PQRS y Buzón de Sugerencias.
CIUDADANO
ANOTACIONES
RESPONSABLE
ENERO 31
Previo al seguimiento se resalta que las actividades
relacionadas en el componente de atención al ciudadano
se incluyeron en el cronograma 2014 del plan
anticorrupción y atención al ciudadano, a partir de los
resultados del anterior seguimiento efectuado por Control
Interno al citado plan y con ocasión del informe semestral
de peticiones, quejas y reclamos.
Frente a esta actividad Control Interno procedió a revisar
el link de la página web referido al defensor del
ciudadano, evidenciando que se publicó un documento
actualizado,de la vigencia 2014, a través del cual ilustra
sobre dicha figura, las funciones asignadas al servidor
público que ejerce como tal, tanto el lugar como el
horario de atención del Defensor del Ciudadano.
Adicionalmente, accedió al vinculo "Servicio al cliente"
observando que fue mejorado, como quiera que se
centralizó en un solo lugar lo referido a las peticiones
quejas y reclamos.
ACTIVIDAD 2:
Al verificar el cronograma de actividades 2014 adjunto al plan anticorrupción y de atención al ciudadano se evidenció que esta actividad se programó para el mes de abril de 2014, sin observar avance
alguno, encontrando situaciones como la siguiente:
-Se detectó que no es fácil acceder al plan anticorrupción y atención al ciudadano 2014, para ello el usuario tiene que filtrar la información por vigencia , en este caso es el documento que se encuentra en
último lugar, adicionalmente, uno de sus componentes, el mapa de riesgos asociado a actos de corrupción, se encuentra publicado como anexo del plan y como documento independiente, en este último
caso se puede entender que dicho instrumento se constituye en el plan anticorrupción y atención al ciudadano siendo que solamente es un apartado.
- Los documentos referidos al plan anticorrupción se digitalizan y se publican en la página web, sin embargo, es dificil su comprensión por la calidad del escaneo y por la orientación de las páginas
(verticales y horizontales).
RECOMENDACIÓN:
Replantear la fecha de ejecución de esta actividad y mejorar la publicación de los documentos referenciados.
Planeación y
SEGUIMIENTO INFORME 31 DE ENERO DE 2014 CON RESPECTO AL COMPONENTE RENDICIÓN DE CUENTAS
Comunicaciones
En lo que respecta a la publicación de manera mensual de los informes de gestión al tenor de lo dispuesto en el artículo 34 Numeral 36 de la Ley 734 de 2002, al momento de la revisión se evidenció la
publicación del informe de gestión de la vigencia 2013, más no de los informes mensuales de la presente vigencia, es decir que la situación persiste.
RECOMENDACIÓN:
Se reitera la importancia de publicar mensualmente los informes de gestión y revisar conforme al artículo 74 de la Ley 1474 de 2012 la publicación del presupuesto debidamente desagregado, así como
las modificaciones a este o a su desagregación, como quiera que no se observa el cumplimiento de esta obligación.
Planeación
ACTIVIDAD No. 1
Al momento de la revisión se observó que el procedimiento referido al trámite de la peticiones, quejas y reclamos está en proceso de actualización, en el que de acuerdo con lo indagado se incorporará lo
referido al buzón de sugerencias, cabe resaltar que de acuerdo con el cronograma 2014 del plan anticorrupción y atención al ciudadano, esta actividad se programó entre los meses de febrero y marzo de
2014, evidenciando un retraso en la ejecución.
RECOMENDACIÓN:
Culminar con la actualización del procedimiento y socializar los ajustes entre la comunidad institucional. Se debe reprogramar la fecha de ejecución de la actividad
Ninguna
N/A
Planeación
SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
ENTIDAD: INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO. SEGUIMIENTO DEL 1 DE ENERO AL 11 DE ABRIL DE 2014
ESTRATEGIA,
MECANISMO,
MEDIDA, ETC.
ACTIVIDADES
(Estas actividades se tomaron del
cronograma de actividades 2014 adjunto al
Plan Anticorrupción y Atención al
Ciudadano)
PUBLICACIÓN
ANOTACIONES
RESPONSABLE
ENERO 31
MECANISMOS
3.- Actualizar los documentos relacionados a
PARA MEJORAR LA las PQRS en los diferentes medios en los que
ATENCIÓN
AL se encuentren publicados.
CIUDADANO
SI
MECANISMOS
4.- Actualizar los documentos relacionados
PARA MEJORAR LA al Defensor del Ciudadano en los diferentes
ATENCIÓN
AL medios en los que se encuentren publicados.
CIUDADANO
SI
MECANISMOS
5. Alinear el documento "Derechos y
PARA MEJORAR LA Deberes de los ciudadanos" de conformidad
ATENCIÓN
AL con lo previsto en el articulo 5 y 6 de la Ley
CIUDADANO
1437 de 2011
SI
4
ACTIVIDADES REALIZADAS
ABRIL 30
Se evidencia la creación de un vinculo en la página web
referido a las "PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS,
SUGERENCIAS Y ATENCIÓN AL CIUDADANO" el cual
direcciona al relacionado con el servicio al cliente, se
observa la actualización de los siguientes documentos:
1. Defensor del ciudadano 2. Derechos y deberes de los
ciudadanos 3. Información, definición y tiempo en el que
se resuelven las peticiones, quejas y reclamos-PQRS. 4.
Publicación del registro mensual de las PQRS.
Adicionalmente, el vinculo mediante el cual los
ciudadanos pueden registrar su petición, queja o reclamo
se ajustó con el fin de que fuera más visible al público
Frente a esta actividad Control Interno procedió a revisar
el link de la página web referido al defensor del
ciudadano, evidenciando que se publicó un documento
actualizado de la vigencia 2014, a través del cual ilustra
sobre dicha figura, las funciones asignadas al servidor
público que ejerce como tal, tanto el lugar como el
horario de atención del Defensor del Ciudadano, se
realizó un ajuste indicando no el nombre del funcionario
sino el cargo en el cual recae.
El documento de derechos y deberes de los ciudadanos se
actualizó de acuerdo con lo previsto en la Ley 1437 de
2011. En la página web del Instituto se encuentra
publicado en el siguiente vinculo: "PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS, SUGERENCIAS Y ATENCIÓN AL CIUDADANO"
DICIEMBRE 31
Ninguna
N/A
Planeación
Ninguna
N/A
Planeación
Planeación
N/A
Ninguna
SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
ENTIDAD: INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO. SEGUIMIENTO DEL 1 DE ENERO AL 11 DE ABRIL DE 2014
ESTRATEGIA,
MECANISMO,
MEDIDA, ETC.
ACTIVIDADES
(Estas actividades se tomaron del
cronograma de actividades 2014 adjunto al
Plan Anticorrupción y Atención al
Ciudadano)
ACTIVIDADES REALIZADAS
PUBLICACIÓN
MECANISMOS
6.Publicación del cuadro control de PQRS en
PARA MEJORAR LA la pagina web según lo requerido en la
ATENCIÓN
AL circular externa No. 001 de 2011.
CIUDADANO
ABRIL 30
CONSOLIDACIÓN
DEL DOCUMENTO
N/A
ASESORA DE CONTROL INTERNO
SEGUIMIENTO DE
LA ESTRATEGIA NOMBRE: BIBIANA QUESADA MORA
FIRMA: ORIGINAL FIRMADO
5
N/A
CARGO: CONTRATISTA CONTROL INTERNO / ASESORA DE CONTROL INTERNO
NOMBRE: HERNANDO TELLEZ VILLAMIL/ BIBIANA QUESADA MORA
FIRMA: ORIGINAL FIRMADO
DICIEMBRE 31
Se evidencia la publicación de manera mensual del
registro público organizado de los derechos de petición,
cumplimiento con los criterios señalados en la circular
externa No. 001 de 2011 del Consejo Asesor del Gobierno
Nacional en materia de Control Interno, mediante la cual
se relacionan orientaciones para el seguimiento y la
adecuada atención de los derechos de petición
Planeación
Sistemas
y Ninguna
N/A
SI
OTRAS:
OBSERVACIONES
ANOTACIONES
RESPONSABLE
ENERO 31
N/A
N/A
N/A
Con respecto al último seguimiento realizado, se observa un avance referido a la inclusión de los cuatros componentes que integran el plan anticorrupción y atención al ciudadano de la vigencia 2014 y en
especial a la definición de un cronograma que apunta al cumplimiento de las estrategias definidas, no obstante como se evidencia en este seguimiento, es necesario cumplir los plazos programados o
ante circunstancias que afectan el cumplimiento reprogramar y documentar la causa por la que se ajusta .
Por otra parte, es indispensable hacer de la identificación de riesgos un ejercicio dinámico y participativo considerando que son los lideres de proceso a quienes les corresponde realizar esta tarea,
actividad que necesariamente requiere de una instancia facilitadora y coordinadora como lo es Planeación y Sistemas, frente a las múltiples observaciones, este componente requiere de la definición de
planes de acción que contribuyan a superar las situaciones detectadas.